hev prosjektet effektive administrative arbeidsprosesser n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
HeV -prosjektet Effektive administrative arbeidsprosesser PowerPoint Presentation
Download Presentation
HeV -prosjektet Effektive administrative arbeidsprosesser

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 49

HeV -prosjektet Effektive administrative arbeidsprosesser - PowerPoint PPT Presentation


  • 153 Views
  • Uploaded on

HeV -prosjektet Effektive administrative arbeidsprosesser. Kontorsamling 17. september 2013 Hadeland. Program. kl 09.00-09.30 Innledning – overordnede føringer Kl 09.30-10.30 Økonomi – kontoplan, økonomistyring, rapportering, e-bilag

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'HeV -prosjektet Effektive administrative arbeidsprosesser' - candace-coffey


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
hev prosjektet effektive administrative arbeidsprosesser

HeV-prosjektet Effektive administrative arbeidsprosesser

Kontorsamling 17. september 2013

Hadeland

program
Program

kl 09.00-09.30 Innledning – overordnede føringer

Kl 09.30-10.30 Økonomi – kontoplan, økonomistyring, rapportering, e-bilag

Lønn og personal – rekruttering, variabel lønn, reiseregning, personalmeldinger

«Smakebiter» fra systemet

Kl 10.30-10.45 Kaffepause

Kl 10.45-11.45 Fakturabehandling og fakturering

Kl 11.45-12.00 Nytt fra HR-enheten

nytt helhetlig styringssystem omfatter
Nytt helhetlig styringssystem omfatter

Lønns- og personalsystem – lønn, reiseregning, e-slipp, tidsregistrering/fraværsoppfølging, rekruttering, kompetanse

Økonomisystem - regnskap, faktura, budsjett

E-Handel

System for mål- og resultatstyring

resultatm l
Resultatmål

Forenkle og standardisere arbeidsprosessene gjennomgående for alle enheter

Stabile, integrerte og brukervennlige løsninger, herunder mulighet for ekstern pålogging og tilgang fra mobile enheter

Løsningen skal ivareta gjeldende lover, forskrifter og avtaler

Ansatte/brukerdata og data knyttet til arbeidsprosessene skal kunne registreres/slettes en gang på ett sted

Brukerne skal selv kunne utføre oppgaver gjennom selvbetjeningsløsninger

Relevant informasjon skal være lett tilgjengelig

Sikre integrasjon av data mot aktuelle fagsystemer

hovedfaser framdrift
Hovedfaser framdrift
  • Systemplanleggingog opplæring
  • Driftsstart januar 2014
  • Prosjektslutt desember 2014
brukergrupper
Brukergrupper

Medarbeidere

organisering hev prosjektet
Organisering HeV-prosjektet

Styringsgruppe

Felles Styringsgruppe

Produktdirektør Stian Berg, Visma

Kundeansvarlig Gina Grønberg, Visma

Prosjektleder Jorunn Misje, Visma

Fylkesrådmann Rasmus Vigrestad (leder)

HR-sjef Åsmund Haugstad Sandvik

Økonomisjef Tore Løkkeberg

IKT-sjef Petter Kolstad

Fylkesopplæringssjef Inge Myklebust

Hovedtillitsvalgt Signe Marit Steine Jevne

Prosjektleder Visma

Prosjektleder OFK

Jorunn Misje

Åge Solheim

Lønnsrådgiver Jorunn Bueie

Personalrådgiver Eva Holmengen

Regnskapssjef Aud-Unni Kvalen

Økonomirådgiver Leif Roger Stensgård

Økonomirådgiver Bente Steinbakke

Controller Guri Oldertrøen

IKT-rådgiver Kjetil Øyri

Innkjøpsrådgiver Elisabeth Lande

Sekretær Tove Rusten, Vinstra vgs

Avd. leder Ådne Wesnes, Gjøvik vgs

Fagkonsulenter Visma

Prosjektgruppe

Systemgrupper

Systemgrupper

Systemgrupper

Arbeidsgrupper

Arbeidsgrupper

Arbeidsgrupper

hev info
HeV-info

http://www.oppland.no/Aktuelt/Ansattportalen/

kontoplan
Kontoplan

Det er gjort endringer i kontoplan for tilpasning til Visma.

Drift og investering

De samme konteringsdimensjoner som tidligere, men i en annen rekkefølge.

Artene i drift og investering har 5 siffer

Skille mellom driftsregnskap og investeringsregnskap var tidligere på funksjon, i den nye kontoplanen skilles det på art.

Første siffer i art 1 = drift

Første siffer i art 3 = investering

Ellers er artene bygd opp i h.t. kostra, (siffer 2-4) det siste sifferet for ytterligere spesifikasjon

kontoplan forts
Kontoplan forts.

Balansekonti

Endring av konteringsdimensjoner

Ny kontoplan: Alle balansekonti har 9 siffer, første siffer er 2.

Balansekontiene har knytning mot ansvar

Funksjonsbegrepet ikke i bruk i balansen i den nye kontoplanen, skille mellom balansekontiene gjøres ved hjelp av de 9 sifrene.

kontoplan forts1
Kontoplan forts.

Balanse

Eks: Kasse Vinstra vgs

Ny kontoplan:

Art ansvar

210000200 250000

Gammel kontoplan:

Ansvar funksjon art

250000 21000 H000

kontoplan forts2
Kontoplan forts.

Funksjoner

Skille mellom drift og investering i ny kontoplan blir på artsnivå.

Funksjoner består av 4 siffer – de 3 første sifrene tilsvarer kostra-funksjoner, det 4. sifferet benyttes til ytterligere spesifikasjon.

Noen endringer foretatt for å få mest mulig samsvar med kostra-funksjoner

kontoplan forts3
Kontoplan forts.

Prosjekter

Dersom det er behov for ytterligere spesifikasjon i drift, investering eller balanse, kan prosjekt benyttes som tidligere

OBS: Ber om en gjennomgang av prosjekter, ikke aktuelle prosjekter deaktiveres

Ansvar

Det vil bli noen endringer i ansvarsbegrepet

hovedpunkter
Hovedpunkter
  • Rådgiver økonomi – Fagenhet Videregående opplæring
  • Arbeidsoppgaver
  • Nytt system – konsekvenser – Økonomistyring og oppfølging
    • Kontoplan i f.h.t. org. struktur skolene
    • Økonomistyring/rapportering/analyse
opprydding av kontoplan
Opprydding av kontoplan

Gjenspeiler organisasjonen

Hvordan ansvar og myndighet er fordelt

Hvilke hovedoppgaver FK har

Hvordan organisasjonen styres og oppgavene koordineres

e bilag1
E-bilag

Mål: Alle bilag skal være elektroniske

Enhetenes registrering av bilag i hovedbok erstattes av e-bilag, vedleggscannes og følger bilaget

Overgang til e-bilag krever tilrettelegging med utarbeidelse av maler og saksgang for forskjellige typer bilag

e bilag forts
E-bilag forts.
  • E-bilag vil ikke bli tatt i bruk før tidligst mars 2014
  • Inntil e-bilag tas i bruk, må alle bilag registreres sentralt i økonomiavdelingen.
  • Bilag for januar og februar som tidligere ble registrert ved skolene, må derfor sendes økonomiavdelingen for registrering
kontantkasser
Kontantkasser

Det er bestemt at kontantkassene skal avvikles

Vurderer om e-bilag kan tas i bruk ved oppgjør for eventuelle utlegg som de ansatte har hatt – kommer tilbake til saken på et senere tidspunkt

slide26

Lønnarter (tt-koder) og arter

Expense (reiseregninger)

Rekruttering/kompetanse

Variable utbetalinger jan-2014

Konteringsliste / rapporter

Stoppdatoer for gamle systemer

fakturabehandling

Fakturabehandling

Leif Roger Stensgård

slide28

Litt nytt, men det meste blir som før.

  • Nye og bedre skjermbilder.
  • Standardsystem, på godt og vondt.
  • Kommer med mobile løsninger.
fakturaliste
Fakturaliste

Hver bruker har en saksbehandlingskø hvor oversikt over alle fakturaer til behandling ligger.

Denne listen er alltid sortert etter forfallsdato når siden åpnes. Dersom en faktura er forfalt vil dette lyse med rødt i oversikten.

Du klikker på fakturanummeret til venstre i bildet for å se nærmere på fakturadetaljer eller starte saksbehandlingen.

auofullf ring
Auofullføring

Begynn å skriv, så vises forslag.

Liste over hva som er feil eller må fylles ut.

profiler favoritter
Profiler (favoritter)

«En profil er en forhåndsdefinert saksbehandlerrekke og / eller kontering.»

oppl ring
Opplæring

Blir gjennomført tett på oppstart

Kontaktperson på hver skole

Fakturamottak bistår som vanlig

hva blir nytt oppsummering
Hva blir nytt: Oppsummering

Mva-kode kommer på ved kontering.

Bilde av fakturaen kommer under, eller i eget skjermbilde.

Brukerne må velge hvem som skal ha fakturaen etter seg.

Profiler….

Standard programvare.

Godkjenning på mobil og gromfjøl kommer.

ekstra
Ekstra

https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=tSHWsa46Qek (Visma demo mobile løsninger)

https://www.facebook.com/photo.php?v=10151603304592960 (Sørum kommune om mobile løsninger)

http://www.youtube.com/watch?v=eCy9dhgrVnw (Problemløser)

http://www.youtube.com/watch?v=mFCCFS_lhA8 (Viktig å følge med på nye løsninger)

fakturering

Fakturering

Anita Bjørkvold

hva blir nytt
Hva blir nytt

Enklere registreringsbilder

Opprette kunder selv

Mulighet for å legge inn faste oppdrag

Mulighet for elektroniske fakturaer

kunder
Kunder

Søk fram en eksisterende kunde, eller opprett en ny.

Alle kunder må ha org.nr. eller personnr.

Direkte oppslag mot Folkeregisteret.

vedlegg
Vedlegg

Nederst i skjermbildet finner du linken Vedlegg. Klikk på denne og du får opp et eget skjermbilde for knytning av vedlegg.

oversikt
Oversikt

I dette bildet får du presentert ordren i en lettlest form. Ønsker du å skrive ut ordren, kan du klikke på ikonet i øverste ramme.

fullf re fakturaen
Fullføre fakturaen

Direkte fakturering uten saksgang

I direkte faktura får du et ekstra skjermbilde før du avslutter, ”Fullfør faktura”. Her kan du sette en bilagstekst, endre forfallsdato i forhold til oppdragsgivers, endre regnskapsår og periode.

slide49

NSB-app + andre apper

Oppfølgingsforsikring

Splitting av moms på overnatting

Navn og adresse på overnattingssted

Registrere all ferie