ACCESS :MACRO

1. ACCESS :MACRO มารู้จัก Macro กันเถอะ

2. ใครรู้บ้าง MACRO คืออะไร มาโคร ใน Access เป็นชุดคำสั่งสำเร็จรูป สำหรับการบริหาร และควบคุมการทำงานของโปรแกรมและ ระบบฐานข้อมูล เช่น การเปิดฟอร์ม การสั่งพิมพ์รายงาน การเปิดคิวรี่ การแปลงข้อมูลจาก Access ไปเป็นไฟล์ ประเภทอื่น เป็นต้น

3. หน้าต่างมาโคร การสร้างมาโครจะกระทำในหน้าต่างมาโคร รูปแบบของหน้าต่างมาโคร

4. - การกำหนดกิจกรรมที่ต้องการ, คำอธิบาย, และเงื่อนไขลงในเพื่อที่ของหน้าต่าง- ส่วนล่างของหน้าต่างเป็นาอาร์กิวเมนต์บอกซ์ แสดงรายการของกิจกรรมที่เลือกไว้ในส่วนบน จะเปลื่ยนแปลงไปตามกิจกรรมมาโครซึ่งไม่เหมือนกัน- ทางด้านซ้ายของอาร์กิวเมนต์บ็อกซ์จะแสดงรายการของอาร์กิวเมนต์ที่ใช้สำหลับกิจกรรมมาโครที่เลือกไว้ด้านบน- ส่วนทางด้านขวาในอาร์กิวเมนต์บ็อกซ์จะเป็นคำอธิบายสั้นำถึงอาร์กิวเมนต์นนั้นๆ โดยจะเปลี่ยนแปลงไปตามอาร์กิวเมนต์ที่คุณกำลังใช้

5. ทูลบาร์ • ในหน้าต่างมาโครจะมีทูลบาร์ที่ช้วยในการสร้างและการออกแบบมาโครให้เร็วขึ้นปุ่มบนทูลบาร์ที่ใช้มาโครถูกแสดงในตารางดังต่อไปนี้ • - Save ( จัดเก็บมาโคร • - Macro Names (เปิดคอลัมน์ Macro Names ) • - Conditions (เปิดคอลัมน์ Conditions ) • - Run ( สั่งให้มาโครทำงาน ) • - Single Step (ให้มาโครทำงานทีละขั้น)

6. ฟังก์ชั่นคีย์ นอกเหนือจากฟังก์ชั่นยคีย์ส่วนรวบแล้ว ในมาโครยังมีฟังก์ชั่นคีย์ที่ใช้ในมาโครโดยเฉพาะ รายการของฟังก์ชั่นคีย์ถูกแสดงอยู่ในตารางต่อไปนี้ • F11หรือAlt+F11 - ทำให้หน้าต่างฐานข้อมูลเป็นหน้าต่างที่กำลังใช้งาน • F2 - สลับไปมาระหว่างภาวะแนวทางกับภาวะแก้ใข • Shift+F2 - ดึงข้อความยาว ๆ ให้มาเห็นชัดขึ้น • F6 - สลับไปมาระหว่างส่วนบนกับส่วนล่างของหน้าต่างมาโคร • Ctrl+F8 - ใช้เลื่อนคำสั่งมาโครด้วยแป้นพิมพ์ เลื่อนไปถึงกด Ctrl+F8 ใช้ลูกศรต่อ

7. การบันทึกกิจกรรมมาโครการบันทึกกิจกรรมมาโคร • การสร้างมาโครใน Access เป็นสิ่งที่ง่าย คุณไม่ต้องพิมพ์หรือเขียนโปรแกรมดังที่เคยทำในโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลอื่นๆ สิ่งที่คุณต้องการทำส่วนใหญ่มีแต่การเลือกกิจกรรมมาโครและอาร์กิวเมนต์ที่ต้องการ ดังขั้นตอนง่ายๆต่อไปนี้1 คลิกที่ปุ่ม New ในหน้าต่างฐานข้อมูลขณะป้ายออบเจ็คท์อยู่ที่ Macro หรือใช้คำสั่ง New ในเมนู File และเลือก Macro 2 ต่อไปเป็นการสร้างมาโคร โดยคลิกที่ปุ่มลูกศรในช่อง Action รายการกิจกรรมมาโครจะปรากฏขึ้นมา เลือกกิจกรรมที่ต้องการในที่นี้ลองเลือก OpenReport คุณสามารถพิมพ์ชื่อกิจกรรมลงในช่อง Action ได้โดยตรงถ้าจำได้

8. 3 หลังจากเลือกคำสั่งมาโครแล้ว ที่ด้านล่างจะปรากฏรายการอาร์กิวเมนต์สำหลับกิจำกรรมนั้นๆเลือกอาร์กิวเมนต์ที่ต้องการจากรายการที่มีในแต่และช่องถ้ามี4 พิมพ์คำอธิบายเพิ่มเติมลงในช่อง COMMENT ที่อยู่ด้านบน ส่วนนี้เป็นทางเลือกคุณจะใส่หรือไม่ใส่ก็ได้ เป็นเพืยงคำอธิบายสำหรับตัวคุณหรือบุคคลอื่นที่จะมาดูในภายหลังเท่านั้น

9. 5 เลื่อนลงมายังแถวถัดไป และทำตามขั้นตอนข้างต้นจนได้กิจกรรมที่ต้องการทั้งหมด

10. การจัดเก็บมาโคร • หลังจากการที่ได้สร้างมาโครขึ้นมาแล้ว ก่อนที่จะเรียกใช้งานมาโคร คุณจะต้องสจัดเก็บมาโครนี้เสียก่อน โดยใช้คำสั่ง Save หรือคลิกที่ปุ่ม Save บนทูลบาร์ พิมพ์ชื่อที่ต้องการลงในไดอะล็อกบ็อกซ์ Save As ที่ปรากฏขึ้น

11. การใช้งานมาโคร • หลังจากคุณจัดเก็บมาโครแล้ว คุณสามารถเรียกใช้มาโครให้ทำงานตามที่กำหนดไว้ การเรียกใช้มาโครทำได้จากที่หลายแห่งถ้าอยู่ในหน้าต่างฐานข้อมูล การรันมาโครทำได้โดยคลิกที่ปุ่ม Run หรือใช้คำสั่ง Run Macro ในเมนู File ถ้าอยู่ในหน้าต่างมาโคร การรันมาโครโดยคลิกที่ปุ่ม Run บนทูลบาร์หรือใช้คำสั่ง Run บนเมนู Macro

12. การรันมาโครทีละขั้น • ในการทดสอบมาโครที่สร้างขึ้น บางครั้งการทำงานจะเร็วมากจนดูไม่ทัน Access มีวิธีที่ช่วยให้สามารถติดตามการทำงานของมาโครทีละขั้น ทำได้โดยคลิกที่ปุ่ม Single Step บนทูลบาร์ให้บุ๋มลงไป หรือใช้คำสั่ง Single Step ในเมนู Macro มีเครื่องหมายถูกนำหน้า จากนั้นสั่งรันมาโครไปตามปกติ ทีนี้มาโครทำงานไปทีละขั้นโดยมีไดอะล็อกบ็อกซ์ Macro Step แสดงกิจกรรมของมาโครทีละอัน

13. การใช้งาน ถ้าคลิกที่ปุ่ม STEP จะกระทำตามกิจกรรมมาโครอันนี้และไปยังมาโครอันถัดไป ถ้าคลิกที่ HALT จะหยุดการกระทำกิจกรรมมาโครไว้แค่นี้ ส่วนปุ่ม CONTINUE ให้ทำกิจกรรมที่แมโครที่เหลือทั้งหมดต่อเนื่องไปเลย

14. การสร้างปุ่มคำสั่งในแบบฟอร์มการสร้างปุ่มคำสั่งในแบบฟอร์ม ปุ่มคำสั่งคือตัวควบคุมชนิด Command Button ปุ่มคำสั่งสามารถยึดติดเข้ากับมาโครได้ เมื่อมีการคลิกที่ปุ่มคำสั่งมาโครจะถูกเรียกใช้ วิธีการสร้างปุ่มคำสั่งในแบบฟอร์มมีขั้นตอนดังต่อไปนี้1 เปิดแบบฟอร์มที่ต้องการวางปุ่มคำสั่งขึ้นมาในมุมมองออกแบบ2 คิลกที่ปุ่ม Command Button ในทูลบ็อกซ์3 คลิกไปที่บนพื้นที่ออกแบบของแบบฟอร์มเพื่อวางปุ่มคำสั่ง ปุ่มคำสั่งจะมีเลเบลว่า Button1,2,3 ไปเรื่อยๆตามลำดับหากวางปุ่มคำสั่งหลายปุ่ม

15. การสร้างกลุ่มมาโคร กลุ่มมาโครคือมาโครที่ประกอบด้วยมาโครที่มากก่าวหนึ่ง กลุ่มมาโครเป็นออบเจ็คท์เพียงอันเดียวแต่ว่าภายในมีกิจกรรมของมาโครที่เรียกใช้ได้หลายชุด โดยทั่วไปมักนิยมสร้างกลุ่มมาโครเพื่อเป็นคลังห้องสมุดของกิจกรรมมาโครที่สามารถเลือกหยิบใช้ได้ แต่เก็บอยู่ในออบเจ็คท์มาโครอันเดียวแทนที่จะแยกเก็บเป็นออบเจ็คท์หลายๆอัน

16. วิธีการสร้างกลุ่มมาโครโดยการเปิดคอลัมน์ Macro Neme โดยคลิกที่ปุ่ม Macro Nemes บนทูล บาร์จากนั้นสร้างมาโครไปตามปกติแต่กำหนดชื่อของมาโครไว้ในคอลัมน์ Macro Nameการรันมาโครย่อยในกลุ่มมาโครทำได้เหมือนกับการรันมาโครทั่วไปทุกประการ ยกเว้นการอ้างถึงชื่อ ซึ่อจะต้องอ้างอิงชื่อของกลุ่มมาโคร ก่อนจากนั้นตามด้วยจุดและตามด้วยชื่อมาโครย่อยดัง เช่น Print.Print Transcript

17. การเรียกใช้มาโครจากอีกมาโครการเรียกใช้มาโครจากอีกมาโคร ในมาโครหนึ่งสามารถเรียกใช้มาโคร อีกอันหนึ่งขึ้นมาใช้งานได้ ในขณะที่คุณ กำลังรันมาโครอันหนึ่งคุณอาจเรียกให้มาโครอีกอัน หนึ่งขึ้นมาใช้งาน และเมื่อเสร็จก็จะกลับไปยังมาโครอันเดิม เหมือนกับการสร้างซับโปรแกรมไว้ใช้การทำเช่นนี้ทำให้ลดบรรทัดของกิจกรรมมาโครที่ซ้ำซ้อนลงไปได้ คุณสามารถแยกกิจกรรมที่ซ้ำซ้อนไปเก็บไว้อีกแห่ง จากนั้นเรียกใช้จากมาโครอันอื่นๆได้วิธีการเรียกใช้มาโครจากมาโครอีกอันโดยใช้กิจกรรม RunMacro และเลือกชื่อมาโครที่ต้องการในช่อง Marco Name ในอาร์กิวเมนต์บ็อกซ์ที่อยู่ด้านล่าง

18. 4 ดับเบิลคลิกที่ปุ่มคำสั่งที่วางไว้เพื่อเปิดหน้าต่าง Properties 5 กำหนดเลเบลของปุ่มโดยกำหนดช่อง Caption ใน Layout Properties 6 กำหนดมาโครเข้ากับเหตุการณ์ โดยเลือกมาโครจากช่อง On Click ใน Event properies เพื่อให้มี การเรียกใช้มาโครเมื่อมีการคลิกที่ปุ่มคำสั่งบนแบบฟอร์ม

19. มาโครกับเหตุการณ์ นอกเหนือจากการรันมาโครโดยตรงในหน้าต่างของมาโครและการรันจากหน้าต่างฐานข้อมูแล้วคุณอาจยึดมาโครติดข้ากับเหตุการณ์บางอย่าง ถ้าเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้นมาโครจะถูกรันโดในมัติต่อไปนี้คือส่วนที่สามารถยึดเข้ากับมาโครได้แบบฟอร์ม ตัวควบคุมในแบบฟอร์ม เรคคอร์ดบรแบบฟอร์ม รายงาน ส่วนของรายการ

20. เงื่อนไข (Condition) ในมาโคร การกำหนดเงื่อนไขการทำงานของ Action ให้ทำงานเมื่อเงื่อนไขที่กำหนดเป็นจริง เช่น กำหนดให้มาโครทำงาน เฉพาะกรณีที่มีข้อมูลอยู่ในฟอร์ม ถ้าไม่อยู่ใน เงื่อนไข ให้แสดงข้อความ เพื่อบอกความแตกต่างไปจากข้อมูลที่มีอยู่จริง การเพิ่มคอลัมน์เงื่อนไขให้ไปที่ Macro Windows เลือก Condition จากเมนู View (เลือกคำสั่ง View + Condition) หรือคลิกปุ่ม

21. การอ้างอิงชื่อตัว Control หรือฟิลด์ในนิพจน์ ในการอ้างอิงของฟิลด์หรือตัว Control ในมาโครต้องใช้ไวยากรณ์ในนิพจน์ ตามรูปแบบนี้ Forms![Form Name]![Control Name]Reports![Report Name]![Control Name] เช่น Forms![Employees]![EmployeeID]Reports![Employees]![EmployeeID]

22. การประยุกต์มาโครกับ Event มาโครสามารถนำไปประยุกต์ Event ได้เพื่อนำมาใช้ในการควบคุมการ เช่น การคลิกในฟอร์ม การเปลี่ยนเลขหน้ากระดาษใหม่ในรายงาน การสร้างมาโครและกำหนดในคุณสมบัติของฟอร์ม หรือตัว Control ด้วย Macro Builder ที่ Design View ของฟอร์ม เปิดตารางคุณสมบัติ โดยเลือก Properties ที่เมนู View หรือคลิกปุ่ม เลือกฟอร์ม ส่วนของฟอร์ม หรือตัว Control จากนั้น Access จะแสดงตารางคุณสมบัติของฟอร์มหรือตัว Control ที่เลือก ที่ตารางคุณสมบัติคลิก Event ที่จะนำมาใช้งานแล้วเลือกปุ่ม Builder ที่ด้านขวาของช่องคุณสมบัติ Access จะเปิด dialog box ของ Builder ให้เลือก Macro Builder แล้วสร้างมาโครใหม่ขึ้นมา

24. การกำหนด Event ด้วยมาโครที่มีอยู่แล้ว ที่ตารางคุณสมบัติของฟอร์มหรือตัว Control เลือก Event ที่ต้องการ แล้วคลิกลูกศรเพื่อเลือกมาโครจากรายการมาโคร ถ้าเป็นมาโครแบบกลุ่ม จะสังเกตลักษณะของชื่อได้ คือ [ชื่อกลุ่มมาโคร]. [ชื่อมาโคร]

25. การจัดเก็บข้อมูลการยึดติดมาโครเข้ากับเหตุการณ์มีวิธีการดังต่อไปนี้1 เลือกส่วนที่ต้องการยึดมาโคร2 เปิดหน้าต่าง Properties ขึ้นมาจากนั้นเลือกรายการ Event Properties 3 เลือกเหตุการณ์จากรายการที่อยู่ด้านล่าง คลิกที่ปุ่มลูกษรทางด้านซ้ายจะปรากฏรายการของมาโครให้เลือก

26. จัดทำโดย นางสาว เวณิกา ดอกประโคน ชั้น 6.9 เลขที่ 32