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101 年 10 月 1 日 行政 會報

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101 年 10 月 1 日 行政 會報. 總務處報告事項 :. 本校測試時間訂 於: 10/8 日至 11/9 日 學校 平行測試網址 http ://doc2-testmanage.ntpc.gov.tw/atpc_sod20 新北市二代公文自動化網站 http ://doc2.ntpc.gov.tw / 教育園地參看線上教學、教學講義、操作手冊. 壹、 二代公文 系統平行測試事宜.

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101 10 1

101年10月1日行政會報

總務處報告事項:

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本校測試時間訂於:10/8 日至 11/9 日

  • 學校平行測試網址
    • http://doc2-testmanage.ntpc.gov.tw/atpc_sod20
  • 新北市二代公文自動化網站
    • http://doc2.ntpc.gov.tw/
    • 教育園地參看線上教學、教學講義、操作手冊
壹、二代公文系統平行測試事宜
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依新北市政府 101 年 9 月 5 日北府研資字第 1013175777 號函, 請同仁務必在 平行測試階段開始 前完成電腦 環境確認http://doc2.ntpc.gov.tw/download.aspx此部分可請貴校資訊相關人員協助,包含:1. 憑證程式安裝註冊。2. 二代公文環境設定。3. 簽辦流程及角色設定。4. 條碼機是否正常列印 。(資訊組長已將程式整理掛在行政網路硬碟>二代公文安裝程式.ZIP)

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新北市政府第二代公文自動化系統建置推廣暨維運服務委外案新北市政府第二代公文自動化系統建置推廣暨維運服務委外案

【學校平行測試作業說明】

101/09/03

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大綱
  • 平行測試目的、測試期程
  • 登入二代公文系統方式
  • 平行測試方式說明
  • 配合事項
  • 簽(會)辦流程
  • 其他說明

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平行測試目的

  • 於二代公文系統上線前,讓使用者進行實機作業,達到熟悉系統操作及確認測試公文能於二代公文系統完成簽辦與結案歸檔。
  • 達到二代公文系統上線時能平穩且縮短一、二代公文銜接適應期。
  • 環境確認:預備自然人憑證及機關憑證、讀卡機及憑證程式安裝註冊、簽辦流程及角色設定,公文可否正常列印、條碼機是否正常列印。
  • 暸解紙本簽核與線上簽核流程的差異。
  • 線上簽核公文如何使用自然人憑證做加簽及驗證等重要處理程序。

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平行測試期程

  • 實際上線日期,將另行發文通知。

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登入二代公文系統方式

  • 從二代公文測試網址登入
    • http://doc2-testmanage.ntpc.gov.tw/atpc_sod20/

輸入公務帳號、密碼登入

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平行測試方式說明

測試公文(紙本):

複印實際公文

二代公文(管理及製作)

1-1

2

1-3

公文辦理

測試公文(電子):

資訊中心發電子文

(模擬)電子公文

交換系統

(收文、擬辦、會辦、核批、發文、歸檔)

1-2

3

歸檔

(不會真的做電子交換)

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平行測試方式說明

  • 測試項目:
    • 測試紙本簽核。
    • 測試線上簽核。
    • 表單申請。
  • 測試注意事項:
    • 測試公文務必使用測試用公文夾(參考下一頁),避免與正式公文混淆。

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平行測試方式說明(測試用公文夾)

紙本簽核時,請於公文左上方手寫「二代公大測試」等字樣,以便與實際公文區別。

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配合事項-承辦人

  • 測試紙本簽核
  • 每位承辦人至少要創簽稿並登錄取號3份不同格式的公文,簽核方式選擇紙本簽核,進行存查/發文簽辦,最後歸檔。(格式包含簽、函、開會通知單、便簽及常用格式)
  • 測試公文務必於3日內辦結(辦結後之紙本公文請自行銷毀),測試過程中產生的創簽、創稿、發文函皆需列印。
  • 公文放入承辦人自己的測試公文夾辦理該測試公文。
  • 辦理公文的內容上須寫明測試公文。
  • 本案可收文、發文及可受會機關為:測試中之機關名稱(如「測試機關新北市板橋區板橋國民小學」)。
  • 受文機關不可為正式機關名稱,以免誤解,但若不慎輸入正式機關名稱,公文也不會真的電子發文出去。

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配合事項-承辦人(續)

  • 測試線上簽核
  • 使用自然人憑證。
  • 每位承辦人至少要創簽稿並登錄取號3份不同格式的公文,簽核方式選擇線上簽核,進行存查/發文簽辦,最後歸檔。(格式包含簽、函、開會通知單、便簽及常用格式)
  • 測試公文務必於3日內辦結,測試過程中產生的創簽、創稿、發文函皆不需列印。
  • 辦理公文的內容上須寫明測試公文。
  • 本案可收文、發文及可受會機關為:測試中之機關名稱(如「測試機關新北市板橋區板橋國民小學」)。
  • 受文機關不可為正式機關名稱,以免誤解,但若不慎輸入正式機關名稱,公文也不會真的電子發文出去。

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配合事項-承辦人(續)

  • 表單批核
    • 申請表單至少各3份(如速別修改、展期、銷號、調案)。

主管批示紙本:(申請流程選擇後,仍採紙本簽核,主管紙本批示後,由登記桌登錄)

主管於系統中批示:

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配合事項-主管

  • 測試紙本簽核
    • 於「紙本」上進行簽核,並蓋職章(比照實際公文)。
  • 測試線上簽核
    • 使用自然人憑證。
    • 不會收到紙本公文,直接進入二代公文系統,線上批閱公文。
  • 表單批核
    • 紙本表單:主管收到紙本表單,於紙本批示。
    • 線上表單:主管不會收到紙本表單,於系統批示。

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其他說明

  • 於專案網站(http://doc2.ntpc.gov.tw/)提供參考資料,包括:常見問題集、教學講義、操作手冊線上教學等資料。
  • 系統維護停機時間:於平行測試期間每日晚上20:00~23:00。

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貳、完成事務事項
  • 風雨操場側停車區後方花土塌陷、排水改善整理工程。
  • 大小專任辦公室及設備組OA屏風施做完成。
  • 教室及辦公室木門變形損壞維修。
  • 電話消毒與清潔。
  • 水塔清洗完成。
  • 飲水機濾心更換完成。
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參、進行中事務事項
  • 10/1 901等16個九年級班級更新課桌椅,除教育局補助400套外,感謝家長會補助170套。
  • 淨德樓3、4、5樓油漆工程。
  • 靜心樓地下室(易經教室)漏水防漏處理。
  • 變電箱電箱及圍網區域油漆。
  • 校園步道階梯裂縫補強(中平樓北側、淨德樓前、靜心樓804-805、幼稚園前)。
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肆、提醒事項
  • 因工友每日固定於下午2時公出至銀行、郵局等處辦理相關事務,同仁若有信件欲交寄,請於每日下午2時前送至總務處登記。如逾時且需當日寄送者,煩請自行處理,以免延誤。
  • 填列請購單時,請務必填列預估金額,並註明物品規格(例如大小、碳粉匣型號等)、採購數量、預估單價,及預估總金額,並請於憑證上[說明]處完整填寫採購理由。
  • 校園門禁管理需要全體同仁共同合作,若遇見未配戴訪客證的校外人士,請詢問其來校原因,並通知總務處或學務處處理。