دانشگاه شهید بهشتی دانشکده معماری وشهرسازی (پردیس2) موضوع تحقیق: اصول وفنون مذاکره

1. دانشگاه شهید بهشتیدانشکده معماری وشهرسازی(پردیس2)موضوع تحقیق:اصول وفنون مذاکره گروه تحقیق: رضا ذوالقدر-غلامرضا مهرابی امین اله بحرینی-امیر مسعود توکلی

2. عناوین تحقیق

3. عناوین تحقیق

4. 1.مقدمه: NEGOTIATION

5. 1- مقدمه: «ما باید یاد بگیریم که تمام گزینه ها وحالت های ممکن، راکه در جهان پیچیده وبه سرعت تغییر پذیر با مامواجه می شود،کاوش کنیم.باید یاد بگیریم که به استقبال موافقت ها برویم واز آنها نهراسیم»جی دابل یو. فول برایتبا توجه به اینکه یکی ازتعریف های مدیریت پروژه"کاربرد دانش،مهارت ها،ابزار وتکنیک هاست که برای انجام فعالیت های پروژه مورد استفاده قرار می گیرد تا بدین طریق نیازمندیهای پروژه برآورده شود." مذاکره را می توان یکی از ابزارها وتکنیک های نرم این حوزه نام برد که مدیران پروژه ودیگر اعضای پروژه در راستای رسیدن به تحقق خواسته ها وبرآوردن نیازهای پروژه کمک موثری می نماید. مذاکره فرآیندی است متقاعد کننده، نه تنها در معاملات تجاری وصنعتی،بلکه در زندگی روزانه نیز بعنوان بخش مهمی بحساب می آید و همچنین در حوزه های 10 گانه مدیریت پروژه نقش مهم وسرنوشت سازی ایفا می نمایند . در محیط پروژه مذاکره شامل چانه زدن با افرادی گوناگون در رابطه با موضوعاتی مانند انتقال منابع، تولید اطلاعات وانجام فعالیت هاست.

6. 1-مقدمه: در محیط پروژه مذاکره می تواند دربرگیرنده مسائل ملموس(بودجه،زمانبندی،منابع وسیستم مدیریت پروژه) نیز مسائل غیر ملموس(کسب وجهه،اعتماد سازی،اعتماد به نفس وروابط کاری مناسب،ترغیب عملکرد تیمی،حس کامیابی،احساس مشترک مالکیت برحصول یا خدمات باشد. مذاکره یکی از مهم ترین مهارت هایی است که مدیر پروژه باید برای رسیدن به موفقیت پروژه، درباره منابع،مسئولیت ها،اولویت پروزه ها با متخصصین فنی،مدیران حوزه کاری مستقل،مدیران وظیفه ایی، دیگر مدیران پروزه ومدیریت ارشد داشته باشد. همچنین آنها باید در زمینه تغییرات محدوده ،زمان بندی،بودجه واستانداردهای عملکرد با کارفرمایان ودر باب مسائل گوناگون مدیریت پروژه در طی چرخه حیات پروژه با اعضای تیم مذاکره داشته باشد.

8. 2-تعاریفی در باب مذاکره از مذاکره تعاریف وتفسیر های کوناگونی شده است که در ذیل به مواردی از آنها اشاره می نماییم:

9. 2- تعریف مذاکره

11. 3- هدف از انجام مذاکره

12. 3-هدف از انجام مذاکره - نکاتی پیرامون اهداف مذاکره: دستیابی به فرایند بهتر - فرایندی که سبب شودناچار نشویم بین رضایت خاطر از تحصیل آنچه خود را شایسته و سزاوار آن می دانیم واصول اخلاقی خود یکی را انتخاب کنیم. یافتن وجه اشتراک دانستن اینکه هدف از مذاکره پیروزی نیست. اهداف مذاکره باید بصورت عینی وملموس باشد. شرایط اولیه اهداف عبارتند از: قابلیت درج در مواد و بندهایی از توافق باشند. از نظر قانونی ضمانت اجرایی داشته باشد.

14. الف.گروه های مذاکره کننده ب.توافق یا عدم توافق 4- فرآیند مذاکره بازخورد محیط مذاکره

15. -4.فرآیند مذاکره : مذاکره کننده (Negotator):کسی که بطور حرفه ای در امر مذاکره شرکت می کند. نکاتی پیرامون تیم مذاکره: افراد تیم مذاکره بایدتخصص لازم را در زمینه مورد نیازبه خود و مذاکره داشته باشد. بهتر است تیم مذاکره از افرادی با ایده های گوناگون تشکیل شده باشند. توجه به فرهنگ ها،تحصیلات،مذاهب، دیدگاه ها وسلایق ، طرف یا گروه مذاکره کننده مقابل

16. -4.فرآیند مذاکره : بهتر است رئیس تیم مذاکره کننده،نسبت به تمام موضوعات مورد مذاکره اشراف عمومی داشته باشد و در حوزه مذاکره متخصص باشد. تیم مذاکره در مذاکرات تا حد متوسط معمولا بین 3-6 نفر بوده وبهتر است دو رقمی نشود. پیش از شروع مذاکره اعضای تیم مذاکره باید در مورد نحوه برخورد با شرایطی که در حین مذاکره پیش بینی می کنند به هماهنگی برسند.

17. -4.فرآیند مذاکره : مدیران پروژه در این مرحله باید:

18. -4.فرآیند مذاکره :

20. -2-4.مذاکره-:

21. -2-4.مذاکره-:

22. 1-2-4.مذاکره-طبقه بندی

23. -1-2-4.مذاکره- طبقه بندی: • مذاکرات پراکنده( برد- باخت) : • به نگرش سنتی مذاکره مربوط می شود که برد یکطرف مربوط می شود به شکست طرف دیگر. • این رویکرد در مبادلات ومذاکرات یکباره به کار می رود . • هدف شما از این نوع مذاکره یافتن دوستان یا ایجاد روابط بلند مدت نیست، بلکه صرفاً انجام بهترین معامله ممکن است. • غالباً در تعارضات حاد در باب مسائل اقتصادی، همچون مذاکره درباره هزینه یا تاخیرات زمانی رخ می دهد.

24. -1-2-4.مذاکره- طبقه بندی: • مذاکرات یکپارچه( برد- برد) : • در این مذاکره بریافتن راه حلی تاکید می شود که بر اساس آن هر دوطرف منتفع می شوند. • راه حل نهایی همیشه نمی تواند با حالت ایده آل دوطرف تطابق داشته باشد. • وقتی که طرفین اعتماد وانعطاف پذیری خود رانشان می دهند وی توان از این رویکرد استفاده نمود.

25. -1-2-4.مذاکره- طبقه بندی: • مذاکره باخت – باخت : • وقتی که دو طرف قصد دارند تا بالاترین جایگاه را ازآن خود نمایند. • وقتی که مذاکرات برد-باخت به درستی مدیریت نشود ممکن است به حالت باخت- باخت منجر شود. • بطور مثال: یک پیمان با قیمت مقطوع که حداکثر استفاده را از پیمانکار با قیمت مقطوع می برد.

26. -1-2-4.مذاکره- طبقه بندی: مذاکره با مجموع ثابت: مذاکراتی که درآن جمع امتیازی که قرار است بین طرفین تقسیم شود ثابت است(بدست آوردن یکی از دست دادن دیگری) مثال: خریدار وفروشنده آهن آلات (جنس با وجه نقد)

27. -1-2-4.مذاکره- طبقه بندی: مذاکره با مجموع متغیر: مذاکراتی که در آن حاصل ناحیه توافق پذیری ثابت نیست وعوامل دیگری درآن نقش دارد. تجزیه وتحلیل وتلفیق بهینه آنها بهترین نتیجه را به همراه خواهد داشت. مثال: خریدار وفروشنده(جنس با وجه غیر نقد وزمان) 320 میلیون تومان- چک 3ماه - زمان تحویل 30 روزه 300 میلیون تومان – چک2 ماه – زمان تحویل 18 روزه 270 میلیون تومان –چک 3 ماه – زمان تحویل 2 روزه

28. -2-4.مذاکره • دستیابی به توافق از طریق مذاکره در میان افرادی با منافع متعارض مستلزم چهار اصل زیر است: • 1-افراد را از مسئله ومشکل جدا بدانید: تا از درک نادرست وچرخه بی پایان کنش ها وواکنش ها اجتناب شود. • خود را جای طرف مقابل قراردهید ومذاکره را از روابط وشخصیت های در گیر جدا کنید. • برای توصیه وایده های خوب دیگران ارزش قایل شوید. • پیشنهاد سازگار با ارزش های آن ها ومناسب برای هر دو طرف را ارائه دهید. • 2- برمنافع مشترک متمرکز شوید

29. -2-4.مذاکره 3-گزینه هایی را ایجاد کنید که عرضه کننده منافع مشترک است: قبل از شروع مذاکره تعدادی ازگزینه ها وراحل های ممکن را ایجادنماییدکه منافع مشترک رامنعکس وبه منطبق کردن منافع مخالف کمک می نماید. 4-نتایج برمبنای معیارهای استاندارد: در درجه اول نتایج باید بر مبنای اهداف پروژه ومعیارهای موفقیت باشد باوجود این باید معیار های دیگری مانند:هزینه های جایگزین،ارزش سهم بازار، سهم ریسک وتجزیه وتحلیل بلند مدت هزینه/منفعت نیز باید مدنظر قرارگیرد.

30. -2-4.مذاکره • در شروع کار باید در باره تعریف محدوده واهداف کلی پروژه،بودجه ومحدودیت های موجود مذاکره شود تا از مشاجره هاو درکهای نادرست بعدی در پروژه اجتناب شود. • باتوجه به اینکه مدیران پروژه اختیارات محدودی دارند ونفوذ آنها بویژه برمدیران وظیفه ایی وکارکنان ستادی چندان زیاد نیست. باید اهداف ومقاصد پروژه رامحقق نمایند.این فقدان اختیار/آنها رامجبور می نماید تا با مدیران وظیفه ایی و مدیران ارشد بر سر منابع شرکت مذاکره کنند .

31. -2-4.مذاکره-

32. -2-4.مذاکره اغلب افراد به مذاکره به چشم یک دوراهی می نگرند که ااز بین دو شیوه مذاکره یکی را انتخاب نمایند این دوشیوه عبارتنداز: ملایم یا سخت، با این وجود در حقیقت سه شیوه رایج برای مذاکره وجود دارد: مذاکره ملایم: در این شیوه مذاکره کنندگان رابطه دوستانه دارند و براجتناب برتعارض فردی تاکید ویژه می کنند.در این شیوه بیشتر بر روابط تاکید می شود. مذاکرات سخت: مذاکره کنندگان موقعیت خود را مبارزه تلقی می نمایند وهر دو طرف موضع قدرت می گیرند وفردی که در نهایت موقعیت رادر دست می گیرد وبیشتر دوام می آورد، نتیجه بهتری کسب می کند. هدف از مذاکرات سخت «برد» است.

33. -2-4.مذاکره مذاکره اصولی: روش این مذاکره نه ملایم است ونه سخت است بلکه توامانی از هر دو شیوه دارد .این شیوه بر حل مسائل بر مبنای ارزشهای اصولی طرفین تاکید دارد.این شیوه بعنوان رویکرد بله شناخته می شود ودر مورد «ارزشها» سخت گیر ودر مورد «افراد»ملایم است. در مذاکرات اصولی،هر دو طرف با ایجاد نتیجه ای منصفانه،عاقلانه ومسالمت آمیزکه با استفاده از یک استراتژی « برد-برد» انجام می شود باید در حل مسائل توانا باشند. این شیوه پیشنهاد می کند که در هر زمان ممکن به دنبال کسب منافع طرفین باشیم ودر مورد تعارض،نتایج رابر مبنای استانداردهای مجاز ونه بر اساس میل طرفین قراردهیم.

34. -2-4.مذاکره مرحله جلسه مذاکره دارای 5 مرحله مجزاست: 1.پیش نویس تفاهم نامه: در این مرحله شرکت کنندگان با هم آشنا ونزدیک می شوند وچندین اصل اساسی را برای جلسه مذاکره تعیین می کنند 2. کاوش: طرفین در این مرحله عملاً ارتباط خود را آغاز می نمایند.ارتباط زبانی نقش بارزی دارد همینطور مولفه های غیر زبانی مثل ارتباط چشمی،ایما واشاره،لحن صدا ژست گرفتن ها وغیره معنای خاصی دارند.از طریق زبان ،ایماواشاره وزبان اندامی،طرفین سعی دارند منظور یکدیگر رابفهمند. تلاش آنها بر این است که ضعف ها وحوزه های منافع مشترک راشناسایی نمایند.

35. -2-4.مذاکره 3.چانه زنی جدی: برای این کار لازم است با مقاصد وموضوعات مورد بحث خود آشنا باشید وبا اعتماد به نفس وقاطعیت اهداف خود رادنبال کنید. 4.خاتمه: در این مرحله مسائل مربوط به هزینه،زمانبندی وعملکرد نهایی می شوند. توافقات بدست آمده برمبنای موارد فردی جمع بندی می شوند واگر اعتراضی نداشته باشند نوبت به مرحله بعدی یعنی دستیابی به توافق می رسد. 5.توافق: هدف نهایی مذاکره رسیدن به توافق است .گفتگوهایی که در طول این مرحله انجام می گیردعبارتنداز:مکان وزمان شروع کار،زمان جلسه بعدی،نحوه کنترل ونظارت برپیشرفت کار وسایر مسائل جانبی.

36. -2-4.مذاکره • مدیران پروژه باید بدانندکه گاهی اوقات در این مرحله،مذاکرات، دوباره آغاز می شود وبه نقطه صفر باز می گردد. • اگردرجریان مذاکره یکی از طرفین تصور کند. که در حال «باخت» است،مذاکرات پایانی به آن فرد یا گروه امکان می دهد تا با بدست آوردن امتیازاتی «حفظ آبرو» کند. • در مذاکرات موفقیت آمیز باید هر دوطرف حس «برنده شدن» داشته باشند.

37. 2-4.مذاکره- • «اگرکسی قصد داشته باشد بداند که رفتار افراد تحت چه شرایط ، ممکن است تغییر کند،فهم وادراک افراد برای اوبسیار حیاتی است.» هارلود جی لیویت • تفاوتهای فرهنگی،فرآیند وشیوه مذاکره را تغییر می دهد. در نتیجه درک این نکته که در پروژه چه فرهنگی وجود دارد واین فرهنگ چگونه بر مذاکره اثر می گذارد حائز اهمیت است. • ارکان فرهنگی: • 1-فرهنگ مادی • تاثیر برروی پروژه: • محدودیت های مربوط به منابع انسانی ومحدودیت های فنی را مشخص می کند

38. 2-4.مذاکره • 2-زبان تکلم • تاثیر برروی پروژه: • بر ارتباطات اثر می گذارد. • بردرک باورها وارزش ها اثر می گذارد. • 3-زیبا شناسی • تاثیر برروی پروژه: • ارتباطات باز وغیر رسمی را ترغیب می کند. • بصورت مستقیم بر موفقیت اثر می گذارد. • 4-آموزش • تاثیر برروی پروژه: • برنامه ریزی پروژه و مذاکره ها راتحت تاثیر قرارمی دهد.

39. 2-4.مذاکره • 5-مذهب ، باور ها ونگرش ها • تاثیر برروی پروژه: • بر سرعت ووقت شناسی اثر می گذارد. • 6-سازمان اجتماعی • تاثیر برروی پروژه: • بر ارتباطات رسمی وغیر رسمی اثر می گذارد. • برمذاکره در باره تماسهای کاری اثر می گذارد. • 6-حیات سیاسی • تاثیر برروی پروژه: • برتحویل مواد،تدارکات وتجهیزات تاثیر می گذارد. • بر مجوزها وگواهی نامه ها اثر می گذارد.

40. 2-4.مذاکره • سه محقق به نام های سویچ ،بلر،سورنسن مدلی را برای مذاکره به نام اس بی اس ایجاد کردند که این مدل بر این فرض استوار است که بسته به موقعیت پیش آمده،رویکرد مذاکره تغییر می کند. • بر طبق این مدل، بهترین استراتژی مذاکره به نتایج جدی وارتباطی مطلوب بستگی دارد. • استراتژی های ارائه شده طبق این مدل: • 1- استراتژی های یک جانبه • 2- استراتژی های تعاملی

41. 6-2-4.مذاکره- استراتژی • دراین استراتژی مذاکره کنندگان فقط منافع خود یا سازمان خود را در نظر می گیرند بدون توجه به منافع طرف درگیردر مذاکره • این استراتژی شامل 4 حالت زیر است: • 1- همکاری از سر اعتماد: • این استراتژی زمانی بکار می رود که هم روابط وهم نتایج اساسی مهم هستند. • این استراتژی بدنبال یک نتیجه برد-برد است. • مدیران پروژه باید درهنگام مذاکره در باره مسائل مهم با کارفرما،اعضای تیم پروزه ومدیران وظیفه ای از این استراتژی استفاده نمایند.

42. 6-2-4.مذاکره- استراتژی • 2- اطاعت آزاد: • این استراتژی بیشتر بر روابط مثبت فیمابین طرفین توجه دارد تا نتایج اساسی • این استراتژی می تواند دشمنی را فرو نشاند. • مدیران پروژه باید از این استراتژی در مقابل افراد پشتیبان پروژه استفاده کنند. • 3- رقابت سخت: • این استراتژی هنگامی مورد استفاده قرار می گیرد که نتایج اساسی مهم و روابط غیر مهم هستند. • این استراتژی هنگامی استفاده می شود که یکی از از مذاکره کنندگان اعتماد کمی به طرف مقابل دارد • در این استراتژی ممکن است افراد پرخاشگر وبی ملاحظه گردند وطرف مقابل راتهدید کنند.

43. 6-2-4.مذاکره- استراتژی • در این استراتژی مذاکره کنندگان بدنبال نتیجه برد-باخت هستند. • در مدیریت پروژه یک استراتژی بسیار موثر نیست وباید محتاطانه از آن استفاده کرد. • 4-اجتناب فعال: • هنگامی از این استراتژی استفاده می گردد که افرادوسازمانشان هیچ یک از نتایج اساسی وروابط برای آنها اهمیت ندارد. • اجتناب از مذاکره سر راست ترین وفعالانه ترین نوع از این گونه اجتناب است. • این استراتژی در محیط پروژه، به مذاکره موفق منتهی نمی شود و درنتیجه باید بعنوان آخرین راه حل مورد استفاده قرار گیرد.

44. 6-2-4.مذاکره- استراتژی • انتخاب استراتژی مذاکره باید بر مبنای منافع واولویت های هر دوطرف باشد. استراتژی یک جانبه می تواند به بروز مشکل منجر شود. • این استراتژی شامل 5 حا لت زیر می باشد: • 1- همکاری اصولی : • این استراتژی از سر اعتماد بیان می کند که دو طرف باید آزادانه برسر مسائل بحث کنند. • اگر طرف مقابل بی پرده نباشد ویا در فکر رقابت باشد باید از استراتژی اصلاح شده همکاری اصولی استفاده کند. • مذاکره کننده باید به جای تکیه برفقط اعتماد ورابطه دوطرفه،طرف مقابل راقانع کند که برمبنی یکسری اصول توافق شده که منافع هر دو طرف راتامین می نماید مذاکره نمایند.

45. 6-2-4.مذاکره- استراتژی • 2- اطاعت تمرکز نیافته: • دراین استراتژی از طریق کشف وتوافق برسر آن دسته از نیازهای کلیدی، که مورد علاقه طرف مقابل است می توان استراتژی اطاعت آزاد را اصلاح کرد • مدیر پروژه می تواند از این استراتژی در هنگام مذاکره با نهادهای نظارتی از طریق تن در دادن به برخی تقاضا های آنها در زمینه های مبهم آیین نامه استفاده نماید. • 3-رقابت ملایم: • مدل اس بی اس بیان میکند که صراحت موجود در استراتژی سفت وسخت باید ملایم شود. • اگر طرف مقابل قدرتمند وباعث تهدید شود باید از این استراتژی استفاده شود. • مدیر پروژه درهنگام مذاکره با گروه پشتیبانی و مدیران وظیفه ای باید استراتژی رقابتی راملایم کند.

46. 6-2-4.مذاکره- استراتژی • 4- اجتناب منفعل: • بجای امتناع از انجام مذاکره مذاکره کنندگان می توانند از طریق تفویض اختیار به شخص دیگر برای بررسی وکشف نتایج ممکن برای مذاکره، از مذاکره مستقیم اجتناب نمایند. • مدیر پروژه می تواند از این استراتژی در هنگام مذاکره با نهادهای نظارتی از طریق تن در دادن به برخی تقاضا های آنها در زمینه های مبهم آیین نامه استفاده نماید. • 5-اجتناب پاسخ ده: • اگر نتیجه گیری اساسی از مذاکره ونیز رابطه برای یک طرف بی اهمیت باشد.اما برای طرف مقابل نتیجه مذاکره با اهمیت ورابطه بی اهمیت باشد ،مذکره کننده می تواند پاسخ ده باشد. اما همچنان از مذاکره اجتناب کند. • این استراتژی فقط برای مدیران پروژه یا رهبران پروژه عملی است.

47. 5.تحلیل بعد از مذاکره تحلیل بعد از مذاکره که به تحلیل «پس از واقع» معروف است وبه اظهار نظر درباره میزان موفقیت برنامه ریزی ومذاکره می پردازد. در این مرحله بررسی می نمایم که مذاکره انجام شده ، اهداف وخواسته های ما را تامین نموده است .در تامین اهداف، توافق به شکل پیمان یا یادداشت تفاهم نوشته می شود. نحوه ثبت پیمان به کشور مذکور بستگی دارد. با این حال مدیر پروژه بای از بند «حکمیت» مطمئن شود .زیرا این بند ، تعیین کننده کشوری است که مفاد پیمان، مطابق با قوانین آن اجرا شود. در صورت عدم توافق باید به سراغ گزینه های جایگزینی رفت ، که می توانند اهداف ما را محقق کنند.

48. 6.نتیجه گیری جایگاه واثر مذاکره در موفقیت پروژه، سبب توجه بیشتر مجامع علمی وتخصصی به این موضوع گردیده است. باتوجه به اینکه ، موضوع مذاکره دارای ابعاد گسترده ایی است در این تحقیق سعی برآن شد که بیشتر به،فرآیند ،ساختار،اصول ونکات بسیار مهم آن پرداخته شود. یک مدیر پروژه با مطالعه این تحقیق، می داند که در جهت رسیدن به اهداف پروژه باید در مذاکرات ومراحل مذاکره ، به چه مواردی بیشتر توجه داشته واز چه استراتژی استفاده نماید وهمچنین متوجه نکات مهمی از قبیل ارکان فرهنگی وتاثیر آن برمذاکرات، باشد. یک مدیر پروزه می تواند با آمیختن تکنیک ها ومهارت های خود با موضوعات وموارد ذکر شده در تحقیق، بعنوان یک مذاکره کننده موفق، که اهداف پروژه را در مذاکرات برآورده می نماید، شناخته شود.

49. 1-Human Resource Skills For Project Manager(Vijay K.Verma) 2-کتاب Getting To Yes نوشتهFisher, Roger and William Ury 3-گرشاسبی، اصغر، هنر و فن مذاکره، نشر مهاجر، تهران، 1384 4-شوئنفیلد، مارک و ریک شوئنفیلد، هنر و دانش مذاکره، ترجمه: علی مستأجران و مسعود راجی، نشرنی، تهران، 1384. 5-تحقیق اصول وفنون مذاکره -مهندس محمد رضا عظیمی منابع