Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement

1. Journée des acquisitions Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Présentation révisée 2010-11-19

2. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Objectifs de la présentation • Frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien • Définition • Avantages et obligation • Coûts d’impact • Définition • Avantages et contraintes • Cas pratiques d’appels d’offres avec coûts d’impact (CI) • Appel d’offres avec CI possibles • Appel d’offres avec CI non recommandés • Appel d’offres avec CI vs article 13 (4º) LCOP • Bordereau de prix • Pratiques à privilégier • Exemple de bordereau de prix

3. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Approche générale Application des principes de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) (transparence, intégrité, équité, accessibilité) • Appel d’offres public • Gré à gré en vertu de l’article 13 (4º) de la LCOP Application du Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics • Appel d’offres public avec CI

4. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Approche générale (suite) • Description de l’environnement du donneur d’ouvrage • Description détaillée des besoins (éviter de décrire un bien) • Choix d’une stratégie d’acquisition • Appel d’offres • Appel d’offres avec CI • Gré à gré en vertu de l’article 13 (4°) de la LCOP • Bordereau de prix Prix uniquement ou qualité/prix

5. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien • Définition Mise en œuvre du bien par le fournisseur • Frais additionnels connus à l’étape de l’achat d’un bien et encourus une seule fois lors de cet achat en fonction des produits mis en œuvre par le fournisseur ou Transition d’un bien existant à un autre • Frais additionnels, encourus une seule fois lors de l’achat, auxquels le fournisseur aura à faire face si le bien qu’il propose n’est pas compatible en tous points à ceux déjà en place au sein de l’organisme Le fournisseur inscrira les frais, si requis, au bordereau de prix pour s’assurer que le bien qu’il propose s’intègre à l’environnement du donneur d’ouvrage

6. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien (suite) • Avantages • Tiennent compte de l’environnement du donneur d’ouvrage • Déterminés par le fournisseur pour répondre aux besoins du donneur d’ouvrage • Obligation • Le donneur d’ouvrage doit effectuer une description détaillée de l’environnement afin de faciliter l’évaluation de ces frais par le fournisseur

7. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Coûts d’impact • Définition Prise en compte de l’efficacité du bien • Coûts additionnels auxquels un organisme public pourrait avoir à faire face pendant la durée de vie du bien et liés aux performances techniques de ce bien ou Transition d’un bien existant à un autre • Coûts additionnels, encourus une seule fois lors de l’achat, auxquels un organisme public a à faire face si le bien ne s’intègre pas en tous points à celui qu’il possède actuellement

8. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Coûts d’impact (suite) • Avantages • Tiennent compte de l’impact du bien proposé dans l’environnement du donneur d’ouvrage • Tiennent compte des investissements du donneur d’ouvrage • Contraintes • Difficiles à établir • Questionnables par les fournisseurs

9. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Cas pratique 1 Appel d’offres avec CI possibles • Exemple • Logiciels de gestion de files d’attente • Contexte • Logiciels Q-Matic utilisés dans les différents bureaux d’accueil de l’organisme public afin de permettre une gestion centralisée des outils utilisés et l’utilisation de la version française du système • L’organisme public désire mettre à niveau les systèmes Q-Matic existants afin d’obtenir des fonctionnalités additionnelles tout en maintenant le matériel actuel en place

10. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Cas pratique 1 Appel d’offres avec CI possibles (suite) • Coûts d’impact • Afin de permettre au fournisseur d’installer le logiciel retenu, l’organisme public devra fournir des ressources qualifiées pour accompagner le fournisseur et effectuer certains travaux. De plus, l’organisme public pourrait, si les normes en vigueur chez ce dernier ne permettent pas au fournisseur de les effectuer, être appelé à paramétrer ou à modifier certains éléments du logiciel. Le donneur d’ouvrage estime ces efforts à 40 jours/personne, soit 16 000 $. • Frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien • Tout fournisseur qui voudrait proposer des biens autres que ceux identifiés à l’environnement doit tenir compte des éléments suivants et les inclure au montant de sa soumission : • Remplacer la technologie Q-Matic en place chez l’organisme public (aux 6 bureaux d’accueil et au laboratoire du site de Sainte-Foy) tout en respectant les fonctionnalités exigées au devis technique • Indiquer la liste de tout le matériel, les logiciels, les modules ou les parties d’application de la solution qu’il propose pour satisfaire toutes les exigences de l’appel d’offres • Former les ressources qualifiées appelées à intervenir sur le nouveau bien • Fournir la documentation nécessaire à l’utilisation du nouveau bien

11. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Cas pratique 2 Appel d’offres avec CI non recommandés • Exemple • Acquisition de systèmes téléphoniques PBX pour les régions, incluant l’entretien et la réparation, afin de compléter un parc • Contexte • Coûts d'impact détaillés dans les documents d’appel d’offres si un fournisseur autre que NORTEL était introduit : Remplacement de l’environnement actuel par l’organisme public • 900 téléphones (de base) • 300 téléphones avancés • 50 commutateurs avec qualité de service (QOS) • 2 cœurs de réseaux (core switch) avec 1200 licences • 1 serveur de messagerie avec 2000 licences • Donc, un investissement de 955 k$, à part la mise à niveau, le support et l'entretien annuel pour les quatre prochaines années, plus la formation des 1 200 usagers, pour un total d’environ 1 M$ sur une acquisition estimée de 250 k$

12. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Cas pratique 3 Appel d’offres avec CI vs article 13 (4º) LCOP • Article 13 (4º) de la LCOP • Lorsqu’un organisme public estime qu’il lui sera possible de démontrer, compte tenu de l’objet du contrat et dans le respect des principes énoncés à l’article 2, qu’un appel d’offres public ne servirait pas l’intérêt public • Exemple • Ajout d’unités à un aménagement déjà en place de mobilier normalisé • Contexte • Le besoin consiste en l'ajout de neuf postes de travail sur un aménagement déjà en place au sein d’un organisme public, de 139 postes. Ces neuf postes doivent s’intégrer aux 139 en place, de marque « Artopex »

13. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Cas pratique 3 Appel d’offres avec CI vs article 13 (4º) LCOP (suite) Advenant que le bien offert n'est pas compatible avec le bien « Artopex », l’organisme public devrait remplacer les 139 postes en place en plus des neuf nouveaux postes requis Ce contrat, au-dessus des seuils pour un MO, pourrait être octroyé de gré à gré, en invoquant l’article 13 (4°) LCOP, s’il est démontré que la compatibilité demandée est justifiée dans l’environnement de travail

14. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Cas pratique 3 Appel d’offres avec CI vs article 13 (4º) LCOP (suite) Recours à l’article 13 (4º) LCOP • Éléments à considérer • Les répercussions sont telles pour l’organisme que le recours à l’appel d’offres public nuit aux résultats attendus par le donneur d’ouvrage, lors de la définition de son besoin • Les coûts d’impact relatifs à l’ajout d’une quantité accessoire d’un bien à un inventaire existant sont disproportionnés • Gestes à poser • Une analyse documentée démontrant le bien-fondé du gré à gré • Un avis d’intention

15. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Bordereau de prix Pratique à privilégier Biens • Description du besoin d’affaires et des résultats attendus, à titre d’exemples : fonctionnalités, normes, dimensions, capacité, performance Types d’adjudication possibles • Prix uniquement • Qualité/prix

16. Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement Bordereau de prix Exemple de bordereau de prix Section I : Coûts et description des biens proposés Section II : Frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien Exemples : • Service après-vente • Garantie (24/7) • Formation Section III : Prix soumis Section IV : Coûts d’impact et prix ajusté

17. EXEMPLE DE BORDEREAU DE PRIX Description Modèle / Numéro de pièce Quantité Prix liste % escompte Prix escompté Prix total Section I - BIENS Bien 1 Section 1 0,00 $ 0,00 $ Bien 2 Section II Frais d'installation, de fonctionnement ou d'entretien (Liés aux biens définis dans la section 1) 0,00 $ 0,00 $ Section 2 A Total des biens et des frais (A) 0,00 $ B Montant pour acquisitions optionnelles : B = A * % d’acquisitions optionnelles prévu 0,00 $ Section III Prix soumis aux fins de détermination du montant apparaissant au contrat Section 3 0,00 $ 0,00 $ Prix soumis: C = A+B 0,00 $ C Section IV Coûts d'impact D Note : Montant identifié par le client à la section x.x du devis technique. Il doit être inscrit par l’organisme public 0,00 $ Coûts d'impact (D) Section 4 Prix ajusté aux fins d’adjudication 0,00 $ E = D+C Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement