會計業務研習

1. 會計業務研習 經費核銷報支實務及注意事項 主計室 張又中組員

2. 課程大綱 一、前言 二、國內出差旅費報支要點 三、國外出差旅費報支要點 四、出席費、講座鐘點費及演講費 五、預算法第62之1 六、本校採購作業要點及新修訂核銷作業流程宣導 七、電子發票核銷 八、經費核銷宣導事項

3. 一、前言 • 支出憑證處理要點規定第3點 各機關員工向機關申請支付款項，應本誠信原則對提出之支出憑證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關責任。

4. 二、國內出差旅費報支要點

5. (一)規範範圍 • 適用：中央政府各機關員工，因公奉派出差。 • 參照：邀請學者專家已支給出席費者，如係由遠地前往，得衡酌實際情況，參照本要點規定支給必要之費用(各機關學校出席費及稿費支給要點&7) • 參照：外聘講座視實際需要核實支給往返交通費(軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定)。另可由各機關參酌辦理各項訓練或講習時有無提供膳宿情形，在不重領原則下，依本要點衡酌實際需要支給必要之費用(行政院人事行政局91.8.28函)。 • 依本校開源節流措施實施要點：外聘講座得依實際需要支給交通費及住宿費，不支給膳雜費。

6. (二)出差旅費項目 • 交通費 • 住宿費 • 雜費

7. (三)行政院於103年7月7日修正「國內出差旅費報支要點」(三)行政院於103年7月7日修正「國內出差旅費報支要點」

9. 中央機關公務員工國內出差旅費報支數額表

10. 計程車費報支說明 凡公民營汽車到達地區，除因業務需要，經機關核准者外，其搭乘計程車之費用，不得報支。 • 本項為符本校節約措施及節省公帑，請各單位除特殊需求外盡量避免，若因業務需要亦請於填報出差請示單事由欄備註原因，並請單位主管審核後 陳權責長官核示，未書明原因及未經核准者依規定不得報支。 • 如為計畫經費編列項目，得於經費報支前以一次性方式專案簽准。

11. (四)其他規定 (1)陪同外賓出差(&6) 凡陪同外賓出差者，其交通費按外賓所搭乘之交通工具覈實報支，其住宿費得就所宿旅館之統一發票或收據，覈實報支。 (2)委由旅行業代辦(&10) 出差如由旅行業代辦含住宿及交通之套裝行程，得在不超過住宿費加計交通費之規定數額內，以旅行業代收轉付收據報支；搭乘飛機、高鐵、船舶者，應檢附票根或購票證明文件，搭乘飛機者並須檢附登機證存根，作為搭乘之證明。 (3)報支程序(&4) 出差事畢，於十五日內依附表二檢具出差旅費報告表，連同有關書據，一併報請機關審核。

12. (四)其他規定 (4)參加訓練或講習(行政院90.8.28各機關派員參加各項訓練或講習報支費用規定) • 參加訓練或講習性質之各項研習會、座談會、研討會、檢討會、觀摩會、說明會等，如未提供住宿，配合「國內出差旅費報支要點」修正後規定，僅可報支交通費及住宿費。(無雜費) (5)本校開源節流措施實施要點 • 外聘講座得依實際需要支給交通費及住宿費，不支給膳雜費。

14. 案例：某教授於103年7月10日下午前往臺北參加會議，於7月12日下午返程，差假申請為7/10下午至7/12日下午，搭乘交通工具為飛機(來回4,920元)、捷運(松山機場往返目的地共50元)，於臺北住宿(每晚2,000元)，問差旅費如何計算？又須檢附何種單據？案例：某教授於103年7月10日下午前往臺北參加會議，於7月12日下午返程，差假申請為7/10下午至7/12日下午，搭乘交通工具為飛機(來回4,920元)、捷運(松山機場往返目的地共50元)，於臺北住宿(每晚2,000元)，問差旅費如何計算？又須檢附何種單據？ • 答：7/10日當日 交通費2,460元+住宿費1,800元+雜費200元 =4,460元。 7/11日當日 住宿費1,800元+雜費400元=2,200元 7/12日當日 交通費2,460元+雜費400元=2,860元 另需視何日搭乘捷運前往目的地於當日報支捷運往返交通 費25*2=50元。 上述共計9,570元。 經費報支時，需檢附搭機登機證兩式及住宿費收據或統一 發票。

15. 案例：續上頁案例，如住宿未能檢據者，可否報支住宿費？交通往返若為搭乘火車而以郵局代售火車票所收取之手續費18元，可否報支？又如出差係為參加活動而辦理保險，保險費能否報支呢？案例：續上頁案例，如住宿未能檢據者，可否報支住宿費？交通往返若為搭乘火車而以郵局代售火車票所收取之手續費18元，可否報支？又如出差係為參加活動而辦理保險，保險費能否報支呢？ • 答： • 一、依新修訂後之報支要點規定，住宿費未能檢據者，已無修訂前可報支1/2規定，故住宿費報支數為0元。 • 二、依規定國內出差旅費分為交通費、住宿費及雜費，有關手續費，應屬雜費涵蓋項目，故不可併票價報支交通費。 • 三、於國外出差時，考量部分國家之政情、治安、地理環境等因素，風險可能較高，爰有另行投保之規定；而國內出差因政府已訂有「公務人員保險法」，凡因公出差之廣義公務人員均為保險對象，故在已獲保障不重複之情況下，不得再報支保險費。

16. 案例：續上頁案例，如為參加教育部舉辦之教學研習，差旅費如何報支？又出差人改為學生參加展覽活動，差旅費又該如何報支呢？案例：續上頁案例，如為參加教育部舉辦之教學研習，差旅費如何報支？又出差人改為學生參加展覽活動，差旅費又該如何報支呢？ • 答： • 依規定，參加訓練或講習性質之各項研習會、座談會、研討會、檢討會、觀摩會、說明會等，如未提供住宿，配合「國內出差旅費報支要點」修正後規定，僅可報支交通費及住宿費。 • 依本校「出差旅費支給標準表」，在該表未修訂前，配合行政院所修訂之「國內出差旅費報支要點」，學生參加各項比賽或活動，交通費如搭乘火車，報支仍以搭乘莒光號票價為限；住宿費報支上限為每晚600元，無檢據者報支數為0元；每日雜費為200元，其餘規定，則仍依新修訂「國內出差旅費報支要點」辦理。

17. 三、國外出差旅費報支要點

18. (一)基本概念 出差定義(&2) • 公務人員經機關首長核准出國執行任務 • 任務範圍： • 應國外政府、民間團體或國際組織之正式邀請出國訪問。 • 應外交需要從事有關訪問。 • 代表政府出席國際會議或談判。 • 因業務需要出國考察或視察。 • 其他公務。

19. (一)基本概念 • 出差原則(&3) • 視任務性質及事實需要，以儘量縮短行程為原則。 • 出差前簽報機關首長核准其出差行程及日數。 • 除有不可歸責於出差人員之事由外，非經事先核准，不得延期返國。

20. (二)出差旅費項目 1. 項目及內容：

21. (二)出差旅費項目 2. 交通費 • 搭乘等級(&5)

22. (二)出差旅費項目 2. 交通費(續) • 核銷(&6)

23. (二)出差旅費項目 3.生活費(&7、&9-3) • 生活費日支數額表，由行政院另定之。(請參照本室網頁) • 生活費日支數額之劃分：

24. (二)出差旅費項目 • 返國當日之報支(&9-4) • 生活費按該地區生活費日支數額百分之三十限額內報支。 • 久駐同一地點之報支 • 報支數額： • 除外規定：詳國外出差旅費報支要點。

25. (二)出差旅費項目 4.辦公費 • 出國之手續費(&13)：應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據覈實報支。 • 保險費(&14)： • 檢附保險費原始單據覈實報支 • 其保險之項目及保額，由行政院另定之(行政院87.3.23及98.7.3函規定辦理綜合保險400萬元)。 • 辦理保險請循共同供應契約，本年度廠商為明台產物保險公司；如保險公司為其他，請以明台公司400萬元保險額度所需支付之保費為限。 • 行政費(&14)： • 應於出國前，將預計支用之行政費，簽報該機關首長核准。 • 在國外期間因應業務臨時需要，致超出原核定項目或費用者，經敘明理由，簽報機關首長核准後，得併同報支。 • 應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據報支。

26. (二)出差旅費項目 4.辦公費(續) • 禮品交際及雜費(&16、&17)： • 應於限額內報支

27. (三)其他規定 • 報支程序及計算(&19) 1、銷差之日起算十五日內報支。 2、詳細分項逐日登載國外出差旅費報告表，連同有關單據，報機關審核 。 3、出國前未辦理結匯者，應以出國前一日(如逢假日往前順推)臺灣銀行 賣出即期美元參考匯價辦理報支。 4、須於出國前繳交報名等費用者，得以實際支付日匯價辦理報支，該費 用以信用卡支付者，得以信用卡結算匯率辦理報支。

28. (三)其他規定(續) 5、出差之國家倘非使用美元貨幣，檢附原始單據報支部分，得以當地使 用之貨幣，依前項報支方式辦理；無臺灣銀行賣出該貨幣即期匯價者 ，以現金匯價為依據。 6、委託旅行社代辦相關考察活動，其除支日數額10%零用費外，其餘應 依決標金額列報，其與日支數額90%間之差額應視為機關支出之撙節 (行政院主計總處94.4.28函)。 7、原已奉派赴國外出差，因故無法成行，已支付之手續費或委託代辦所 衍生之賠償旅遊費用等，如屬不可歸責於當事人之事由，並經各機關 本從嚴原則予以認定者，仍得列支(行政院90.10.11函)。

29. (三)其他規定(續) 8、行政院及所屬機關軍公教人員因公出國搭乘本國籍航空班機作業規定 (交通部88.3.30函) • 本院及所屬機關因公派員出國、返國或在國外出差，在本國籍航空公司班機到達地點，應一律搭乘本國籍航空公司班機。 • 有下列情形之一者，得由本人填具因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書(可至本室網頁下載)，經機關首長核定後，改搭乘外國籍航空公司班機： • 出國、返國或轉機當日，本國籍航空公司班機客位已售滿。 • 出國、返國或轉機當日，無本國籍航空公司飛航。 • 搭乘本國籍航空公司班機再轉機，其轉機等待時間超過四小時。 • 本國籍航空公司班機無法銜接轉運。 • 其他特殊情況。 • 不依前述規定辦理者，其購買機票之價款不予核銷。

30. 案例：某校長率9人團至歐洲參訪、洽商兩校交換學生及合作事宜，其中1團員為某教授(教育人員俸點為625，相當於一般公務人員710俸點-13職等，無主管加給)，渠等行程及計畫如下：案例：某校長率9人團至歐洲參訪、洽商兩校交換學生及合作事宜，其中1團員為某教授(教育人員俸點為625，相當於一般公務人員710俸點-13職等，無主管加給)，渠等行程及計畫如下： • 10/1 搭乘飛機及接駁車至機場，16時搭乘長榮航空出發，於香港轉機。 • 10/3 抵達荷蘭阿姆斯特丹，租車，住宿於A飯店(含早餐)。 • 10/4 參觀阿姆斯特丹紀念公園及學校，午餐由對方提供招待，當晚入住校方安排之B旅館(含早餐)。 • 10/5 雙方會談，晚間住宿於哈倫郊區之C飯店。 • 10/6 自哈倫搭機回國，於曼谷轉機，10/7抵達台灣。 • 10/8 自機場至台北教育部洽辦校務事宜，於下午搭機回家。

31. 報支說明

32. 四、出席費、講座鐘點費及演講費

33. (一)出席費 定義：各機關學校邀請個人以學者專家身分參與會議，得依本要點之規定支給出席費。 • 非經常性業務會議-(限政策性、重大諮詢事項) • 學者、專家(限本機關以外人員)。 • 邀請本機關以外人員，本校及補助機關(視同本機關)人員不得支領出席費。 • 檢附計畫核准項目或校內簽准文件、出席簽到紀錄，每次會議2,000元為上限。 • 請於報支領據或清冊上註明會議名稱、日期時間及出席人服務機關職稱。

34. (二)講座鐘點費 • 定義：辦理研習會、座談會或訓練機構辦理訓練進修，其實際擔任授課人員講座鐘點費

35. (三)演講費 • 專題演講本校標準(按場次)： • 代墊講師費或給付現金，請檢附講師簽收之領款單。 • 請檢附課程表或學術活動申請表，並於報支清冊上註名日期、時間、題目。 • 請選擇正確表格申報費用。(例：校外人士差旅費印領清冊)

36. 五、預算法第62之1 條文：基於行政中立、維護新聞自由及人民權益，政府各機關暨公營事業、政府捐助基金百分之五十以上成立之財團法人及政府轉投資資本百分之五十以上之事業，編列預算辦理政策宣導，應明確標示其為廣告且揭示辦理或贊助機關、單位名稱，並不得以置入性行銷方式進行。

37. 六、本校採購作業要點及新修訂核銷作業流程宣導六、本校採購作業要點及新修訂核銷作業流程宣導 一、各單位得自行辦理新台幣3萬元以下之各項費用採購，採購案超過3萬元者，應送總務處辦理，不得自行採購，惟特殊情形者，簽奉校長核可後得自行辦理。各單位採購案若交總務處辦理，請購單應先送總務處依規定程序辦理採購。 二、各單位自行辦理採購案之判行：1).新臺幣2萬元以下之採購，授權由系所主管代為決行。2).3萬元以下之採購，授權由院、處、館、部、室、中心一級主管代為決行。3).超過3萬元而未達5萬元之採購，授權由總務長代為決行。4).新臺幣3萬元以下，若交由總務處辦理者，授權總務長代行。 三、各單位依本校採購作業要點自行辦理新台幣3 萬元以下之各項採購，請單位主管依授權權限同時於憑證粘貼單上校長或其授權代簽人欄位核章後送保管組判別，其中購入設備及單價1 千元以上之非消耗性物品，保管組製作財產或物品增加單後擲還請購單位核章，再送主計室核銷。 四、各單位辦理未達1 千元之請購案，請單位主管依授權權限同時於憑證粘貼單上校長或其授權代簽人欄位核章後，逕送主計室辦理核銷。

38. 本校採購作業要點及新修訂核銷作業流程宣導(續)本校採購作業要點及新修訂核銷作業流程宣導(續) • 各單位自行辦理3萬元以下1千元以上之各項採購： 填具支出憑證黏貼單/單位主管依授權於校長或其授權代簽人欄位簽章 送文書財管組 請購單位核章 設備及單價1千元以上之非消耗品/製作財產(物品)增加單 主計室核銷 • 各單位辦理未達1千元之各類採購： 填具支出憑證黏貼單/單位主管依授權於校長或其授權代簽人欄位核章 主計室核銷

39. 各單位自行辦理未達1千元之各類採購： 文書財管組 系所或二級單位主管核章 系所或二級單位主管代決 核章 核章 二級單位主管決行限定為師範、人文及理工學院學術單位，其他單位仍需核章至一級單位。

40. 各單位自行辦理2萬元以下1千元以上之各項採購：各單位自行辦理2萬元以下1千元以上之各項採購： 10,000 文書財管組 系所或二級單位主管核章 系所或二級單位主管核章 系所或二級單位主管核章 文書財管組認定後核章 系所或二級單位主管代決 核章 核章

41. 各單位自行辦理3萬元以下2萬元以上之各項採購：各單位自行辦理3萬元以下2萬元以上之各項採購： 25,000 文書財管組 系所或二級單位主管核章 院處館部室中心主管核章 文書財管組認定後核章 院處館部室中心主管核章 代決 核章 核章

42. 七、電子發票核銷 • 修訂前：應另影印乙份予以核銷。 • 修訂後：於發票或申請動支經費文件等註記發票字軌號碼，俾利模糊時查考之用。

43. 八、經費核銷宣導事項 • 員工訓練機構(含委外辦理)及40人以下之室內會議(如公聽會、業務說明會及研討會等)場合不得提供紙杯、一次用塑膠杯及包裝飲用水，另其他於室內舉辦之集會或活動除有特殊需要者外，應以不主動提供紙杯、一次用塑膠杯及包裝飲用水為原則。(行政院環境保護署97.6.26函) • 依實際需要辦理之開會，除供應茶水及逾用餐時間供應便當外、不供應點心、水果及飲料。(本校開源節流措施實施要點)

44. 八、經費核銷宣導事項 • 便當報支請註明活動當日日期時間活動人數，如：xx月xx日08:00-14:00，午餐便當，80人。另早餐報支上限為50元，中餐及晚餐上限為80元。 • 造立清冊請將匯款銀行以三分類分別造冊：土地銀行、郵局、其他銀行。 • 有關二代健保請購相關問題請至本室網頁/會計研習項下下載。計畫於編列預算時，需編列機關負擔補充保費。

45. 經費核銷宣導事項(續) • 財產分類標準 • 財產：包括供使用土地、土地改良物、房屋建築及設備、暨金額超過一萬元以上且使用年限在二年以上之設備，惟圖書館典藏圖書依有關規定辦理。 • 物品：金額在一萬元以下，或耐用年限二年以下之消耗或非消耗用品。 • 購置財物，請儘量集中辦理，一次填單，勿化整為零，規避政府採購法之規定。

46. 經費核銷宣導事項(續) • 金額在10,000元以上之採購，依國庫法之規定，應將款項逕付受款人，請勿代墊。 • 各單位購置(維修)財物時，請於請購單用途欄上確實填寫購置用途，切勿僅填物品名稱；例如購置內容為「影印」時，請將影印內容或影印用途敘明(維修核銷時，應說明維修內容)，以利審核。

47. 經費核銷宣導事項(續) • 所附收據憑證金額較擬支付金額多時，請於擬支用金額處註明「實支」字樣。 • 收銀機或計算機器開具之統一發票，應輸入各機關統一編號，若未輸入統一編號，應請營業人加註買受機關名稱或統一編號後，加蓋統一發票專用章。若統一發票僅列日期、貨品代號、數量、金額者，應由經手人加註貨品名稱並簽名。 • 「支出憑證黏存單」上經辦人與驗收證明人，不得為同一人。

48. 經費核銷宣導事項(續) • 報支保險費時應檢附被保險人名冊。 • 為減少行政業務量，請各單位以零用金購買文具、事務用品時，盡量以同一廠商、併案方式辦理，並以一次購足一季用量為原則，以簡化作業流程、紓解憑證數量。 • 學生工讀及臨時人員聘用，請於事前辦理聘用申請，以符行政程序。另學生工讀時數紀錄卡，請多加利用學校學務行政管理系統登錄時數，以利控管。

49. 經費核銷宣導事項(續) • 同一案如須由2個以上經費來源分攤，應填製支出分攤表一式多份(配合經費來源數量)與相關其他憑證一併送出。 • 分批(期)付款之收據或統一發票，應附分批(期)付款表，列明應付總額、已付及未付金額等；其訂有合約者，應於第一次付款時檢送合約副本；跨年度之分期付款案件，應將金額修正為契約金額。

50. 經費核銷宣導事項(續) • 支出憑證如有遺失或供其他用途者，應檢附與原本相符之影本，或其他可資證明之文件，由經手人註明無法提出原本之原因，並簽名。 • 向國外採購於網路完成交易，若無法取得國外出具之支出憑證，可列印足資證明支付事實之電子憑證，由經手人簽名或蓋章併同結匯水單辦理報銷。 • 郵票係有價票劵應予控管，郵資核銷時除取得購票證明單，並請註明收件人或檢附郵資清單；運費處理方式亦同。