Program Obsługi Hoteli

1. Program Obsługi Hoteli iHOTEL

2. Wstęp Program iHOTELw pełni automatyzuje pracę związaną z obsługą recepcji hotelowej, od wprowadzania rezerwacji gościa do jego wymeldowania, będąc przy tym rozbudowanym systemem sprzedaży (prowadzenie rachunku gościa).

3. Funkcje i możliwości czytelny graficzny interfejs zajętości pokoi; obsługa cyfrowych zamków hotelowych za pomocą kart chipowych i programatora; obsługa central telefonicznych SLIKAN, PLATAN, MIKROTEL

4. Funkcje i możliwości Raporty sporządzane przez iHOTEL: GUS KT1; raport bazy hotelowej; księga meldunkowa; raport sprzedaży; ruch pokoi.

5. Funkcje i możliwości łatwe tworzenie duplikatów umożliwiające wydruk dokumentu nawet po kilku dniach; drukowanie paragonów fiskalnych.

6. Funkcje i możliwości współpraca z zewnętrznymi programami finansowymi orazz programemWINREST naszej firmy; obsługa faktur zaliczkowych; rezerwacje grupowe; zdalny dostęp via Internet.

7. Funkcje i możliwości możliwość wydruku dokumentów na drukarce w formacie WINDOWS, LATIN II lub MAZOVIA; dowolne kształtowanie wydruku faktur pozwalające na dopasowanie do istniejących druków firmowych; system logowania do programu.

8. Raporty w programie RaportysporządzaneprzeziHOTEL: pokojeniezapłacone; raportbonówśniadaniowych; raportsprzedażyusług.

9. Opis systemu System iHOTEL wykonany jest w technologii SQL na platformie Windows co zapewnia bardzo dużą niezawodność pracy bazy danych.

10. Opis systemu Głównym obszarem poruszania się operatora programu (domyślnie pracownik recepcji) jest intuicyjny grafik obłożenia pokoi.

11. Opis systemu Program łączy dwa najczęściej stosowane w recepcji dokumenty – książkę meldunkową i grafik w jeden zrozumiały i łatwy w obsłudze interfejs.

12. Uprawnienia użytkowników Każdy z użytkowników ma tylko takie uprawnienia do korzystania z opcji menu, jakie udostępniła mu osoba nadzorująca pracę programu. Wszelkie zmiany są monitorowane i rejestrowane przez komputer, tak że zawsze można stwierdzić kto i co zmienił w danych programu.

13. Uprawnienia użytkowników Program wymaga autoryzacji, wpisując swoje dane, użytkownik może pracować tylko z przyznanymi mu wcześniej uprawnieniami.

14. Instalacja programu Instalacja programu jest intuicyjna i prosta. Do prawidłowego działania niezbędna jest baza danych. iHOTEL współpracuje z bardzo dobrą i niezawodną bazą MySql.

15. Uruchomienie systemu Prawidłowo uruchomiony program przywita nas oknem menu głównego.

16. Obsługa systemu Opcje wybiera się przesuwając "belkę" w górę lub w dół za pomocą klawiszy strzałek, przy pomocy myszy, lub palca (na terminalu dotykowym). Po naprowadzeniu "belki" na wybraną opcję należy wcisnąć klawisz ENTER, kliknąć przycisk myszy lub uderzyć palcem w ekran. Inny sposób to przyciśnięcie klawisza o znaku takim, jak pierwszy znak obok wybranej opcji.

17. Parametry programu Wybierając z menu głównego opcję parametry systemu trafimy do panelu funkcji programu, gdzie zgrupowane jest wiele parametrów mających istotny wpływ na poprawną pracę systemu.

18. Parametry programu Panel ustawień programu iHOTEL

19. Parametry - wydruki Możliwość ustawienia ilości egzemplarzy różnego rodzaju wydruków.

20. Parametry – stawki VAT Przyporządkowywanie do poszczególnych liter wartości podatku VAT.

21. Parametry - pracownicy Zakładka pozwalająca dodać nowego pracownika, nadać mu hasło i uprawnienia.

22. Parametry - uprawnienia Okno uprawnień programu iHOTEL

23. Parametry – opcje dodatkowe Zakładka dająca możliwość dopisania nowej opcji do programu.

24. Rezerwacje Z poziomu tego menu program daje dostęp do wszystkich niezbędnych przy rezerwacji, zajęciu i zwolnieniu pokoju narzędzi. Można wystawić paragon, fakturę VAT, fakturę korygującą, fakturę zaliczkową, zmienić wyposażenie pokoju, sprawdzić kto zajął lub zarezerwował pokój, dopisać wydane bony śniadaniowe oraz zarejestrować opłatę za telefon.

25. Grafik pokoi

26. Grafik pokoi

27. Rezerwacja pokoju Okno rezerwacji, dostępne po wybraniu z grafiku reprezentacji okresu zajęcia pokoju.

28. Rezerwacja – pasek operacji Faktura zaliczkowa pozwala na wprowadzanie faktury zaliczkowej do wprowadzonej rezerwacji, w przypadku gdy klient dokonał wpłaty zaliczki za pokój. Zamiast faktury można wprowadzić paragon zaliczkowy. Możliwy jest wydruk rachunku próbnego. W przypadku wystawiania faktury, paragonu za pobyt w hotelu do dokumentu zostanie dodana pozycja uprzednio wprowadzonej zaliczki ze znakiem ujemnym.

29. Rezerwacja – pasek operacji Rezerwacja Wciśnięcie przycisku rezerwacja powoduje zarezerwowanie pokoju. Wówczas w pozycji STATUS POKOJU ukaże się napis Rezerwacja. Możliwe jest Wycofanie rezerwacji za pomocą przycisku usuń.

30. Rezerwacja – pasek operacji Zajęcie Wciśnięcie przycisku zajęcie spowoduje zajęcie pokoju. Wówczas w pozycji STATUS POKOJU ukaże się napis Zajęty, Można pokój zająć bez rezerwacji. Możliwe jest wycofanie zajęcia za pomocą przycisku usuń.

31. Rezerwacja – pasek operacji Zapisz zmiany Wciśnięcie przycisku zapisz zmiany powoduje zapisanie wprowadzonych zmian - dat, gościa, płatnika itd. Nie powoduje zamknięcia okna rezerwacji.

32. Rezerwacja – pasek operacji Posprzątany Wciśnięcie przycisku posprzątany spowoduje zaznaczenie pokoju jako posprzątany.

33. Rezerwacja – pasek operacji Operacje Wciśnięcie przycisku operacje spowoduje otwarcia okienka, w którym mamy szereg funkcji.

34. Wykaz funkcji przycisku operacje Rachunek – pozwala na wystawienie rachunku (faktury, paragonu) dla gościa; Dopisz usługę do pokoju – umożliwia dopisanie z tego miejsca usług do pokoju gościa takich jak fitness, sauna, usługa gastronomiczna, parking itp.

35. Wykaz funkcji przycisku operacje Bony śniadaniowe – dodanie do pokoju gościa bonu śniadaniowego. System nie drukuje bonu, a tylko go ewidencjuje - zapisuje, że bon wydano. Można później zrobić raport z wydanych bonów.

36. Wykaz funkcji przycisku operacje Karta blokująca pokój – system pyta, czy wydać kartę blokującą pokój. Funkcja dostępna przy współpracy z elektronicznym programatorem kart magnetycznych; Karta odblokowująca pokój – system zapyta, czy wydać kartę odblokowującą pokój. Funkcja dostępna tylko przy współpracy z elektronicznym programatorem kart magnetycznych, służących do otwierania pokoju zamiast klucza.

37. Wykaz funkcji przycisku operacje Karta gościa – system zapyta, czy wydać kartę elektroniczną dla pokoju. Jeżeli tak, to po włożeniu karty do programatora zostanie na niej zapisany numer pokoju i termin w którym karta jest ważna i może służyć do otwierania pokoju; Zwrot karty gościa – system zarejestruje zwrot karty elektronicznej do pokoju.

38. Zmiana pracownika Program umożliwia zmianę pracownika w dowolnym momencie pracy. Po wybraniu tej funkcji system pyta o nazwisko i hasło podobnie jak przy starcie programu. Funkcja ta jest wykorzystywana, gdy chce się zmienić uprawnienia pracownika do różnych funkcji bez wychodzenia z programu.

39. Rachunki Za usługi Wystawianie rachunku za pokój jest dwuetapowe. W pierwszym etapie program wyszukuje wszystkich gości, którzy mają tego samego płatnika co wcześniej wybrany gość. System stara się wystawić jeden rachunek za wszystkie pokoje zajęte przez gości jednego płatnika. Po wybraniu tej funkcji system poprosi o wybór gościa ze słownika, a następnie zapyta: czy wyszukać usługi z pokoju gościa.

40. Rachunki Wystawianie rachunku za usługi

41. Rachunki Okno wyboru rodzaju rachunku Okno wyboru formy zapłaty i kwoty wpłaty.

42. Rachunki Próbny rachunek za usługę.

43. Rachunki Za pokój Należy najpierw wybrać gościa ze słownika gości, następnie na ekranie zobaczymy wszystkie usługi z których gość korzystał, włącznie z pobytem w hotelu.

44. Rachunki Wystawianie rachunku za pokój.

45. Rachunki - rozmowy Istnieje możliwość sprzężenia obsługi centrali telefonicznej z systemem iHOTEL, co umożliwia szybkie i łatwe naliczanie należności za rozmowy wychodzące z danego pokoju. Rozmowa, jako usługa jest automatycznie dopisywana do wystawianego rachunku.

46. Szybki paragon System pozwala wystawić w sposób błyskawiczny paragon, nie pytając o płatnika rachunku, sposób zapłaty i kwotę zapłaconą. Jako płatnik wybierany jest automatycznie gość ze słownika o numerze 1. W słowniku ten gość powinien być wpisany jako Detalista. Funkcja działa analogicznie jak rachunek za usługi.

47. Raporty – wykaz gości System posiada funkcję sprawdzania zajętości pokoi, pozwalająca na sporządzenie raportu GUS KT-1 jeśli chodzi o ilościowe podliczenie gości krajowych i zagranicznych; Daje możliwość wydrukowania zestawienia gości, którzy np. uczestniczą w konferencji. Takim gościom należy w słowniku gości wpisać wartość w pole Grupa hotelowa. Wpisanie zadanego oznaczenia do okna jak obok w pozycji Dla grupy pozwoli nam uzyskać raport - uczestników konferencji.

48. Raporty – wykaz gości Przykładowy wykaz gości programu iHOTEL

49. Raporty - przyjazdy wg daty Program umożliwia stworzenie zestawienia pozwalającego na szybkie sprawdzenie jakie osoby meldowały się w hotelu chronologicznie. Funkcja przydatna w celu sprawdzenia, czy goście którzy mieli przyjechać na zjazd już się zameldowali w hotelu itp.

50. Raporty - przyjazdy wg daty Przykładowy raport przyjazdów wg daty programu iHOTEL