Autores: Adriano Graziosi & Márcio Moreira Revisor: Rodrigo Garcia

1. Gestão de Projetos - ExecutivaPlanejamento - Parte 2/2Custos, Qualidade, Aquisições, Comunicações, Riscos e Integração Autores: Adriano Graziosi & Márcio Moreira Revisor: Rodrigo Garcia marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

2. Custos

3. Gerência de custos • Em projeto de escopo pequeno estes processos são quase inseparáveis

4. Conceitos importantes • Análise de valor: • Forma mais barata de se fazer algo • Tipos de Custos: • Diretos: • Decorrentes das ações do projeto • Ex.: Viagens, salários do projeto, materiais do projeto • Indiretos: • Despesas de mais de um projeto (normalmente rateados) • Ex.: Custo do PMO, salas de reunião compartilhadas • Fixos: • Não variam de acordo com a produção • Ex.: Aluguel da empresa, contabilidade • Variáveis: • Variam de acordo com o nível de produção • Ex.: Prêmios por produtividade, comissões, energia • Afundados: • Custos já incorridos no projeto independente de sua aprovação • Ex.: Custo de avaliação da viabilidade do projeto • Marginais: • Custo incorrido devido à aceleração (compressão ou paralelismo) do projeto • Ex.: Custo de horas-extras, custo da contratação de recursos mais caros

5. Planejar a gestão de custos

6. Planejar a gestão de custos • Missão: • Estabelecer políticas, procedimentos e documentação para planejar, gerenciar, gastar e controlar os custos do projeto • Técnicas Analíticas: • Escolher a opção estratégica para suportar os custos do projeto • Ex.: recursos próprios, financiamento com capital próprio ou de terceiros • Definir os critérios decisões de fazer, comprar, locar, financiar, etc. • Estas decisões estão sujeitas às regras financeiras da empresa

7. Plano de gestão de custos • Definições típicas: • Unidades de medida • Nível de precisão • Nível de acurácia • Links com procedimentos organizacionais • Limites de controle • Regras de medição de desempenho • Valor Agregado (Earned Value) • Formato dos relatórios • Descrição dos processos • Custo total de propriedade (TCO) • Etc.

8. Estimar os custos

9. Estimar os custos • Missão: • Desenvolver a estimativa de custos dos recursos necessários para executar as atividades do projeto • Dica: • Antes de cotar no mercado, você deve saber que valores são esperados

10. Análise de reservas Riscos Reservas Reserva de Contingência: Obtidas através do VME (Valor Monetário Esperado) dos Riscos Conhecidos Reservas Gerenciais: Devem suportar problemas de riscos desconhecidos Ex.: % do valor estimado do projeto, valor fixo, etc. Análise de Reservas: À medida que o projeto avança as incertezas vão diminuindo e as reservas vão sendo usadas, reduzidas ou eliminadas

11. Estimar os custos - técnicas e saídas • Custo da Qualidade (CDQ): • Estimativa de custos da atividade: • Mínimo, mais provável e máximo ou mais provável ± % variação aceitável • Base de estimativas: • Modelos e propostas utilizadas, premissas adotadas, restrições conhecidas e nível de confiança da estimativa final

12. Determinar o orçamento

13. Determinar o orçamento • Missão: • Definir o orçamento do projeto e fechar a linha base de custos • Agregação de Custos: • Orça-se custos de atividades, que são agregados em pacotes de trabalho, entregas e finalmente para todo o projeto

14. Determinar o orçamento - técnicas • Relações históricas: • Dados históricos que permitam estimativas analógicas ou paramétricas • Considerar: precisão dos dados, facilidade de uso e escalabilidade do modelo • Reconciliação do limite de recursos financeiros: • Os clientes estabelecem um fluxo de caixa para o projeto • A reconciliação visa equilibrar os custos com o fluxo de caixa podendo gerar necessidade de financiamento ou reagendamento

15. Determinar o orçamento - saídas Alçada do Cliente ou da Alta Administração Alçada do GP

16. Exemplos de questões • 1) Todas as opções a seguir são saídas do processos Estimar os custos, EXCETO: • A. Uma compreensão do risco estimado de custos no trabalho • B. A prevenção da inclusão de mudanças inadequadas na linha de base de custos • C. Uma indicação do intervalo de custos possíveis do projeto • D. Documentação de todas as premissas adotadas durante o processo de Estimar os custos • 2) Um gerente de projeto precisa analisar os custos do projeto para encontrar maneiras de reduzi-los. Seria MELHOR se o gerente de projeto verificasse: • A. Custos variáveis e custos fixos • B. Custos fixos e custos indiretos • C. Custos diretos e custos variáveis • D. Custos indiretos e custos diretos Respostas: B e C

17. Qualidade

18. Gerência de qualidade • Teóricos: • Joseph Juran: • Princípio do 80/20, alta administração e adequação ao uso • W. Edward Deming: • Qualidade Total e ciclo Plan-Do-Check-Act para melhoria contínua • Philip Crosby: • Custo da má qualidade, mais prevenção e menos inspeção, zero defeito e qualidade é conformidade com requisitos e gráficos de dispersão • KaoruIshikawa: • 7 ferramentas: causa e efeito, fluxogramas, planilhas de verificação, diagrama de Pareto, histogramas, gráficos de controle, • O PMI é compatível com eles e mais: ISO, Seis Sigma, Voz do Cliente, CMM, CMMI, MalconBaldrige, etc. • Propósito e responsabilidade: • Visa a satisfação das necessidades (não expectativas) combinadas com o cliente • A qualidade é obra de todos. Mas, é responsabilidade do GP

19. Ferramentas e técnicas de qualidade

20. Conceitos • Conceito de Qualidade para o PMI: • Grau que um projeto cumpre os requisitos combinados com o cliente • Trabalho supérfluo (goldplating): Evitar! • Mais funcionalidades, mais qualidade, melhor desempenho, etc. do que foi combinado • Análise marginal: Ponto máximo de qualidade • Procurar o ponto onde os benefícios ou receitas de qualidade geradas equivalem aos custos de obtê-las • Melhoria contínua (Kaizen): • Buscar continuamente pequenas melhorias de qualidade • Sob demanda (JIT - Just In Time): • As entregas são feitas somente quando são necessárias (zero de estoque) • GQT – Gerenciamento da Qualidade Total: • Todos devem melhorar a qualidade dos produtos e serviços

21. Planejar a gestão de qualidade

22. Planejar a gestão de qualidade • Missão: • Identificar requisitos e padrões de qualidade relevantes ao projeto e ao produto, definir como satisfazê-los e como demonstrá-los • Análise de Custo x Benefício: • Benefícios:  retrabalho,  produtividade,  custo e  satisfação • Benchmarking: • Comparar outros projetos (da empresa ou do mercado) à fim de descobrir o modelo ideal a perseguir

23. Ferramentas de qualidade 7 Ferramentas Básicas Custo da Qualidade (CDQ)

24. Gráfico de Shewhartmodificado por Ishikawa Limite de Especificação Limite de Controle Variação Normal Meta Variação Normal Limite de Controle Limite de Especificação Causa Especial Causas Comuns Regra dos 7 Fora de Controle Causa Especial

25. Planejar a qualidade - técnicas • Projeto de experimentos (DOE: Design of Experiments): • Realizar experiências para identificar fatores que influenciam nas variáveis determinantes da qualidade e o custo dela para o produto • Amostragem estatística: • Escolha de parte representativa da população (amostra) para inspeção • Ferramentas adicionais de qualidade: • Brainstorming, análise de campos de forças, técnicas de grupos nominais, ferramentas de gestão e controle da qualidade • 6 Sigmas: • 3,4 falhas / milhões de ocorrências

26. Planejar a qualidade - saídas • Plano de gestão da qualidade: • Descreve como a equipe de gestão implementará a política de qualidade • Plano de melhoria no processo: • Analisa os processos procurando desperdícios, atividades que não geram valor agregado ou pontos de melhoria do processo • Ele define para os processos: limites, configuração, métricas e metas • Métricas de qualidade: • A qualidade deve ser definida e validada pelos interessados, para que possa ser medida para ser gerenciável. Ex.: MTBF, densidade de defeitos, taxa de falhas, % de retrabalho, disponibilidade, cobertura de testes, etc. • Lista de verificação (checklist) da qualidade: • Feitas especificamente para alguns componentes ou fases do processo para verificar se o necessário foi feito

27. Exemplos de questões • 1) Todas as opções a seguir são usadas no gerenciamento de qualidade, EXCETO: • A. Análise marginal • B. Fornecedores selecionados • C. Desvio padrão • D. A técnica de benchmarking • 2) Gráficos de Pareto ajudam o gerente de projetos a: • A. Concentrar-se nas questões mais críticas para melhorar a qualidade • B. Estimular o raciocínio pensando nas causas de um problema • C. Explorar um resultado futuro desejado • D. Determinar se um processo está fora de controle Respostas: B e A

28. Aquisições

29. Gerência de aquisições • Processos de compras de produtos ou serviços necessários ao projeto, supridos por equipes fora do projeto • Incluem a administração do contrato • Documentos: • NDA, RFP, Proposta, Contrato, Ordem de Compra, Pedido, etc.

30. Planejar a gestão de aquisições

31. Planejar a gestão de aquisições • Missão: • Decidir o que comprar ou fazer, detalhar a abordagem (como), quando e quem pode fornecer e solicitar as propostas dos fornecedores • Análise de fazer ou comprar: • Pode ser feito pela equipe? É melhor comprar? • Comprar, alugar, financiar ou fazer um leasing?

32. Planejar a gestão de aquisições - saídas • Plano de gestão das aquisições • Incluem orientações para: tipos de contratos, gestão de riscos, critérios e métodos de avaliação, gestão de contratos e de fornecedores, documentos padronizados, restrições, premissas, cronograma de aquisições, identificação de fornecedores pré-qualificados, etc. • Documentos da aquisição: • NDA, SoW, RFI, RFP, proposta, minuta de contrato, contrato, etc.

33. Planejar a gestão de aquisições - saídas • Critérios de seleção de fontes: • Objetivos: • São desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as propostas dos fornecedores. Podem ser: • Custo total do ciclo de vida (TCO: Total Cost of Ownership) • Garantia, preço, prazo, etc. • Capacidade financeira, de produção e interesse • Subjetivos: • Nível de entendimento da necessidade • Capacidade técnica • Nível de risco • Abordagem de gerenciamento • Abordagem técnica • Tamanho e tipo da empresa • Desempenho passado dos fornecedores • Referências • Direitos de propriedade e propriedade intelectual

34. Exemplos de questões • 1) Qual processo é responsável pela negociação de um contrato com um fornecedor do projeto? • A. Planejar a gestão de aquisições • B. Realizar as aquisições • C. Controlar as aquisições • D. Encerrar as aquisições • 2) Depois de assinado, um contrato estabelece uma obrigação legal, a não ser que: • A. Uma das partes não possa cumpri-lo • B. Uma das partes não possa financiar sua parte do trabalho • C. Infrinja as leis aplicáveis • D. Seja declarado nulo e sem efeito pelo advogado de qualquer das partes Resposta: B e C

35. Comunicações

36. Comunicações • Responsabilidades: • Gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e entregar informações do projeto de forma adequada e no momento certo • Fatos: • Consome mais de 90% do tempo do Gerente de Projetos • 55% da mensagem é passada de forma não verbal • Modelo de Comunicação: • Emissor – Receptor: Ruído Emissor Mensagem Receptor Codificar Decodificar Ruído Feedback - Mensagem Decodificar Codificar Meio físico

37. Planejar a gestão de comunicações

38. Planejar a gestão de comunicações • Missão: • Identificar as necessidades de informações e definir uma abordagem de comunicação: • Quem precisa de qual informação, quando, como e quem deverá fornecê-la • Análise dos requisitos da comunicação: • Definir e limitar quem comunicará com quem, e quem receberá cada informação • Nº de Canais de Comunicação , onde n = Nº de partes interessadas • Tecnologia das comunicações: • Métodos utilizados para transferir informações: sms, e-mail, celular, reunião, etc. • Dependem de: urgência, disponibilidade, equipe, duração e ambiente

39. Planejar a gestão de comunicações • Modelos de comunicações: • Para receber um aceite, basta enviar a mensagem, ter ausência de negativa, ter uma confirmação positiva ou precisamos do aceite formal? • Métodos de comunicação: • Comunicação interativa: troca bidirecional de informações • Comunicação ativa (push): o emissor envia diretamente ao destinatário • Comunicação passiva (pull): o destinatário é quem busca as informações • O resultado do processo é o Plano de Comunicação contendo: • As necessidades de comunicação e o que será comunicado para quem. Exemplo:

40. Exemplos de questões • 1) Correspondências formais por escrito com o cliente são necessárias quando: • A. São detectados defeitos • B. O cliente solicita trabalho adicional que não está incluído no contrato • C. O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças no caminho crítico • D. O projeto possui estouros de custos • 2) Duas pessoas estão discutindo sobre o que precisa ser feito para completar um pacote de trabalho. Se a gerente de projetos deseja saber o que está ocorrendo, ela deve prestar MAIS atenção a: • A. O que está sendo dito e quando • B. O que está sendo dito, quem está dizendo e a hora • C. Maneirismos físicos e o que está sendo dito • D. A altura e o tom das vozes, e os maneirismos físicos Respostas: B e D

41. Riscos

42. Riscos x Problemas RISCO PROBLEMA Indicadores (sinais) (Probabilidade) Consequências (Impacto) Plano de Contingência Plano de Ação

43. Planos e soluções de riscos e problemas Sinistro  Plano de Contingência Ainda temos o Plano Alternativo, Ainda temos a Solução de Contorno Falha do Plano de Contingência ... Falha do Plano Alternativo ... Falha da Solução de Contorno ... Você está rezando pouco!!

44. Conceitos importantes de riscos • Riscos são eventos incertos que podem trazer impactos (- ou +) ao projeto ou à organização • O Gerente de Projetos deve gerir pelo menos os 10 riscos mais importantes. Se tiver mais, ele deve dividir • Qualificação x Quantificação: • Valor Monetário Esperado: Qual risco é mais significativo? Valor Monetário Esperado = Probabilidade x Impacto

45. Modelo mental da gestão de riscos Planejar a Gestão de Riscos Riscos Conhecidos Riscos Desconhecidos Identificar os Riscos A. Qualitativa Planejamento Riscos Baixos Lista de Observação Riscos Médios Requer Respostas Riscos Críticos A. Quantitativa Legenda: Processos da Gestão de Riscos P. Respostas Riscos de Baixa Probabilidade e Baixo Impacto Riscos de Alta Probabilidade e Médio Impacto Monitoramento & Controle Controlar os Riscos Riscos de Alta Probabilidade e Alto Impacto Autor: Márcio Moreira

46. Planejar a gestão de riscos

47. Planejar a gestão de riscos • Missão: • Decidir como conduzir as atividades da gestão de riscos para este projeto • Deve-se definir tempo, recursos e importância para esta gestão • Fatores ambientais da empresa: • Níveis de risco que a empresa pode suportar • Ativos de processos: • Categorias, padrões, formatos, papéis e responsabilidades, lições aprendidas, etc. já conhecidos

48. Planejar a gestão de riscos - saídas EAR: Estrutura Analítica dos Riscos Plano de Gestão dos Riscos Metodologia: Abordagens, ferramentas e fontes de dados Papéis e responsabilidades: Líder, apoiadores e membros da equipe de gestão de riscos Orçamento: Atribui recursos e estima os fundos necessários para a gestão de riscos Prazos: Frequência de atualização dos riscos, os procedimentos de aplicação das contingências e as atividades que entram no cronograma Categorias: Define a EAR: Estrutura Analítica dos Riscos (RBS: Risk Breakdown Structure)

49. Planejar a gestão de riscos - saídas • Plano de gestão de riscos: • Tolerância a riscos das partes interessadas • Formatos de relatórios • Acompanhamento: Como os riscos serão acompanhados e as lições serão coletadas • Probabilidades e Impactos: • Define as unidades e as escalas (qualitativas) que serão utilizadas

50. Identificar os riscos