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Dewey University Recinto de Río Piedras. ORGANIZACIÓN Y RECURSOS PARA EL ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y EL MANEJO DE DATOS. Patria M. Castro Palmero Francheska M. Cruz Ramos Prof. María Moctezuma ADOF 209. Organización del archivo de Correspondencia equipo materiales

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Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

Dewey University

Recinto de Río Piedras

ORGANIZACIÓN Y RECURSOS

PARA EL ARCHIVO

DE CORRESPONDENCIA

Y EL MANEJO DE DATOS

Patria M. Castro Palmero

Francheska M. Cruz Ramos

Prof. María Moctezuma

ADOF 209


Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos


Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

  • Correspondencia

  • Es todo el conjunto de cartas, informes, memorandos, presupuestos, contratos, mensajes, catálogos, periódicos y toda comunicación que se reciben o se envían por medios electrónicos o en papel

  • externa – que procede de fuera de la empresa

  • interna – que se maneja dentro de la empresa

  • se archiva en expedientes manuales o electrónicos

  • el expediente contiene documentos relacionados a un asunto, individuo o firma

  • Todas las instituciones:

  • producen, manejan, distribuyen y archivan mucha cantidad de correspondencia, datos y formularios comerciales

  • lo hacen de forma manual o electrónica

  • todo empleado de oficina debe saber manejar esa información

  • deben estar al día con los equipos, materiales y la tecnología


Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

  • Equipo, materiales y tecnología para los archivos

  • estos deben satisfacer las necesidades de la empresa

  • deben proveer bienestar físico y mental a los empleados

  • para seleccionarlos se deben analizar aspectos tales como:

    • tendencias en el manejo de documentos

    • tecnología actual

    • nuevos sistemas y procedimientos

    • frecuencia en el uso de los documentos

    • material del documento (físico)

    • capacidad y característica del equipo y sistema

    • necesidades presentes y futuras

  • para seleccionarlos se deben consultar diferentes fuentes de información:

    • internet, periódicos, revistas, catálogos, literatura, asistiendo a ferias o exhibiciones

  • para comprarlos se debe:

    • consultar varios distribuidores

    • contratar un consultor

    • buscar asesoramiento con fabricantes

    • hacer estudio de viabilidad sobre todo lo que hay en el mercado (empresa grande)


Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

  • Sistemas Manuales

  • todas las empresas conservan documentos en papel

  • se archivan en gabinetes laterales o verticales

  • gabinetes especiales para documentos como:

    • microfilms, radiografías, mapas, planos, etc.

  • Gabinete de archivo vertical

  • las carpetas descansan en su lado izquierdo y en posición vertical, una detrás de la otra

  • los rótulos se leen en su parte superior

  • más usados de cuatro a cinco gavetas

  • contienen documentos tamaño carta 8.5” x 11” o legal 8.5” x 14

  • la profundidad varía entre 24” a 28.5”

  • la disponibilidad por gaveta es de 21” a 25” dejando espacio para el manejo de documentos

  • archivos cerrados y resistentes

  • algunos tienen cerraduras con llaves y correderas para fácil manejo, evitando accidentes como caerse las gavetas

  • se pueden añadir marcos de metal con rieles paralelos para sostener carpetas suspendidas


  • Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    Gabinete

    vertical


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    Gabinetes

    Especiales


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Gabinete de archivo lateral

    • más usado en oficinas médicas, hospitales y compañías de seguros

    • los expedientes van en las tablillas en posición vertical con la parte inferior hacia el frente

    • las pestañas y los marbetes quedan en el lado inferior del expediente que usualmente son de colores

    • disponibles para tamaño carta o legal

    • se conservan más documentos en menos espacio

    • más de una persona puede trabajar al mismo tiempo

    • facilita el archivar y localizar los documentos

    • se clasifican en diversos gabinetes como:

      • archivos laterales

      • estanterías abiertas


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Archivos laterales

    • son cerrados y con llaves dando mayor seguridad

    • algunos tienen puertas que se mueven hacia atrás permitiendo ver su contenido

    • algunos con gavetas que se mueven hacia al frente y el contenido se ve de lado que son de dos a cinco gavetas

    • algunos con mecanismo de seguridad que no permite abrir dos gavetas a la vez

    • se pueden usar carpetas suspendidas

    • Estanterías abiertas

    • son económicas, proveen menos protección

    • tienen divisiones separadas verticales para sostener la carpetas verticalmente

    • algunas tienen compartimientos removibles para archivar cómodamente en su escritorio

    • pueden tener puertas corredizas en ambos lados de las tablillas, incluso con cerraduras para protección


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Estanterías abiertas de filas movibles

    • se mueven manualmente, con electricidad o mecánicamente para abrir espacio entre filas de gabinetes

    • requieren rieles empotrados en el piso o en plataformas

    • economiza espacio porque las estanterías están pegadas unas al lado de otras

    • el espacio se crea al mover la estantería

    • Archivos giratorios

    • unidades de tablillas giratorias conectada

    • en una estantería abierta

    • se le da vuelta y puedes acceder a los

    • expedientes que están detrás

    • puede haber dos personas accediendo a

    • ambos lados a la par

    • facilita la tarea de archivar y acceder a los

    • documentos


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    Gabinete Lateral y Estanterías abiertas


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Archivos laterales con control electrónico

    • tiene panel de control electrónico para acceder a las secciones deseadas

    • las secciones giran para facilitar el acceso

    • cumple con las leyes que protegen a las personas con limitaciones físicas

    • Resumen

    • los equipos, materiales y tecnología para el sistema de archivo depende del tamaño de la empresa y la información que manejen

    • antes de diseñar o adquirir estos equipos, materiales y tecnología se debe informar sobre todo lo que existe en el mercado y tener en cuenta las necesidades actuales y la futura expansión

    • todo el personal debe conocer como funciona el sistema que elijan para asegurar el mejor uso y efectividad del mismo


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Materiales para organizar la gaveta del archivo

    • estas son las guías, las carpetas, los marbetes para gavetas y carpetas

    • las carpetas y las guías están hechas de cartón, cartón corrugado, plástico o material reciclado y los marbetes de papel engomado con colores y barras de colores, según sea el caso


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Las Guías

    • tarjetas indispensables para dividir el archivo

    • indican donde archivar o localizar las carpetas

    • se coloca al principio de la sección

    • dan cuerpo y sostén a las carpetas

    • vienen en diversos tamaños

    • la cantidad de guías depende del uso

    • tienen pestaña para colocar el rótulo

    • viene en diferentes materiales

    • viene en corte de tres o de cinco

    • Carpetas

    • cubiertas dobladas donde se guardan documentos

    • dan cuerpo y sostén a los documentos

    • vienen en varios tamaños, colores y materiales

    • usualmente tienen dobleces en su base para poder expandir

    • tienen diversos cortes en su parte superior o lateral

    • los marbetes se colocan en las pestañas, al igual que las barras de colores

    • las carpetas para archivos laterales lleva rótulo en ambos lados de la pestaña

    • hay carpetas regulares, suspendidas, acordeón y tipo sobre



    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Marbetes

    • donde se imprime el rótulo para pegarlo a la carpeta, gaveta o medios electrónicos

      • el rótulo es el título que identifica el contenido de la gaveta, carpeta o medio electrónico

    • vienen en diferentes diseños, colores y tamaños

    • vienen en hojas para prepararlos en la computadora mediante un programa

    • también puede crear un código de barra que son líneas verticales de colores de diferente altura y con espacios que se leen por un escáner porque representan datos.

    • Organización de la gaveta del archivo

    • se organiza con guías principales, guías especiales, carpetas individuales y misceláneas

    • cada gaveta debe estar rotulada adecuadamente, según el sistema de archivo en uso


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Guías principales

    • van al principio de cada sección dividiéndola

    • se colocan en la primera sección o al extremo izquierdo sencillo o doble

    • rótulos cortos, letras, palabras o números

    • se usan tantas como el sistema lo necesite

    • se lleva estricto orden alfabético y numérico

    • Guías especiales

    • se usan para subdividir una sección principal

    • destacan nombres, apellidos, fechas, áreas geográficas o asuntos

    • en estricto orden alfabético

    • en la posición cuarta o quinta

    • Carpetas individuales y misceláneas

    • se abre una carpeta individual cuando se tienen cinco documentos relacionados con una persona, empresa o asunto

    • hay casos en que la ley requiere que se abre carpeta individual para un solo documento como una oficina médica



    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Tecnología para el archivo electrónico

    • se organiza similar al archivo manual con la tecnología de la computadora con un sistema operativo, los dispositivos y los programas de aplicaciones

    • el sistema operativo varía según el tamaño y la capacidad de la computadora

      • de bolsillo – es de uso personal

      • personal – de escritorio o cuaderno (Lap top) para pequeños negocios u oficinas

      • centrales – miles de usuarios usando muchas pantallas o computador personal

      • supercomputadores – aplicaciones complejas

    • la selección del programa de aplicaciones se basa en el uso de la información y la compatibilidad con otros programas

    • la compatibilidad reduce el volumen de datos e información a registrar y conservar para producir otros documentos

      • permite exportar e importar la información producida en otros programas y producir documentos combinando esa información

    • paquete integrado es más económico y práctico que programas individuales, se pueden actualizar y están protegidos por Ley de Derecho de Autor


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • los dispositivos o medios externos son:

      • memoria flash o USB – gran capacidad de almacenaje (915 disquetes)

      • discos ZIP – gran capacidad de información (180 discos flexibles)

      • cintas – para copias de respaldo del disco duro

      • discos compactos grabables (CD-R) – solo se graba una vez y no se cambia

      • discos compactos regrabables (CD-RW) – se regraba

      • DVD-ROM – disco de video digital, copias de respaldo de los programas, bases de datos, etc.


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Tarjeteros y formularios comerciales

    • recursos para manejar los datos cuando es mucha la información en base de datos y formularios

    • se usan para manejar y comunicar datos

    • puede ser base de datos electrónica u organizada en tarjetas archivadas en ficheros o tarjeteros

    • los formularios comerciales se pueden imprimir en papel o tarjetas o crearlos, procesarlos y archivarlos electrónicamente

    • Tarjeteros

    • más usados en bibliotecas y oficinas

    • forma más sencilla de mantener información específica de forma manual

    • ocupan poco espacio, se puede mantener en el escritorio para ser consultado al trabajarse en otro documento en la computadora

    • según su uso hay dos tipos:

      • tarjetero índice

      • tarjetero de asiento


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Tarjetero índice

    • sirve para proveer información de referencia relacionada a los asuntos o localización de expedientes o cierta información

      • direcciones de clientes

      • autores o títulos de libros (bibliotecas)

      • suplidores (bienes y servicios)

    • es una base de datos que provee información de referencia de los corresponsales

      • nombre, dirección postal, correo electrónico, número de teléfono, número de cuenta y otra información necesaria

    • en sistemas numéricos, geográficos y por asunto es necesario organizar una base de datos en forma electrónica y un tarjetero de apoyo

    • la base de datos se hace alfabéticamente

    • al localizar la base de datos se busca la zona geográfica, el asunto o el número asignado


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    Tarjetero índice

    Zona Geográfica

    ID del Cliente

    CONSTRUCTORA NACIONAL 345-460

    CONSTRUCTORA NACIONAL

    CALLE 53 15-35

    BOGOTÁ COLOMBIA

    FÁBRICA DE BLOQUES

    Asunto


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Tarjetero de asiento o registros de anotaciones

    • sirve de referencia en las operaciones diarias

    • se utilizan como registros acumulativos de anotaciones con apuntes periódicamente

      • tarjetas cuando se separa mercancía

      • llevar cuentas de clientes o suplidores

      • llevar mantenimiento y reparación de equipo

      • uso de libros en bibliotecas

      • tarjetas de vacunas

      • tarjetas de presentación con reverso para anotar citas

    • programas de base de datos para conservar y procesar esa información lo que facilita el añadir, eliminar o clasificar los datos



    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Guías

    • dividen el tarjetero en secciones facilitando el archivar o localizar las tarjetas

    • la cantidad de guías dependerá de la frecuencia de uso y de la cantidad de tarjetas que se tenga

    • la pestaña facilita la localización de la tarjeta y pueden estar en diferentes posiciones

    • la guía tiene un rótulo

    • puede incluir un número de control al final indicando el orden de colocación



    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Formularios comerciales

    • impreso con espacios en blanco para anotar datos

    • eficaz para anotar, recopilar, analizar, procesar y tramitar información repetitiva

    • medio de insumo para obtener información

    • medio de egreso para proporcionar información

      • solicitantes de empleo – ingreso, datos importantes para la empresa

      • órdenes de compra – ingreso, mercancía que los clientes quieren comprar

      • factura de compra – egreso, datos detallados y clasificados importantes para facturación y cobro

    • Ventajas del uso de formularios

    • uniformidad en presentar los datos hace fácil su manejo, localización y procesamiento

    • procesos y tramitar en menos tiempo

    • información necesaria sin olvidar datos

    • es importante para la efectividad en las operaciones de la empresa

    • fácil para la búsqueda de datos

    • muchas instituciones tienen formularios en sus páginas de internet, facilita a la persona que los necesita



    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    • Aspectos básicos de los formularios

    • tienen palabras o frases estáticas impresas como: nombre, dirección, fecha, teléfono, lugar de accidente, numero de póliza y sueldo anual

    • tienen espacios en blanco que es información variable

    • pueden estar impresos en diversos materiales o medios: papel, tarjetas, medios electrónicos

    • se conservan en tarjetas, papel o electrónicos

    • los programas de base de dato proveen para diseñar formularios facilitando la entrada y administración de los mismos

    • las carpetas tiene información estática impresa o se les puede imprimir para que sirvan también como formularios de asiento

    • se anota información relacionada al contenido del expediente

    • usadas en oficinas medicas y empresas de seguros

    • las carpetas de los tribunales de Puerto Rico están impresas en todos sus lados (obtienes información sin abrir la carpeta)

    • se diseñan formularios en las computadoras según su necesidad y se debe identificar con una clave o numeración

    • se pueden comprar formularios según su necesidad


    Organizaci n y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos

    Resumen

    • los materiales para organizar las gavetas de archivo varían en tamaños, colores, material, posición y espacio para archivo dependiendo de las necesidades de la empresa

    • la tecnología a usarse también dependerá del tamaño de la empresa y el tipo de información que maneje

    • los formularios y la organización de los archivos manuales o electrónicos son fundamentales para el buen funcionamiento de la empresa

    • las bases de datos y los formularios manuales o electrónicos se usan para registrar, comunicar, procesar y facilitar la información necesitada

    • todo el sistema de archivo permite que las instituciones puedan funcionar efectivamente teniendo sus datos clasificados, organizados y conservados adecuadamente