Incubator Workshop

1. Roger Cowdrey Expert International Incubator Workshop

2. Roger Cowdrey- experienta relevanta 20 de ani de lucru cu SMEs Director executiv al Angentiei pentru Intreprinderi Trainer in cadrul Institutului de Consultanta in Afaceri A pus bazele unui incubator de 4000 mp 150 de afaceri incubate, 500 de locuri de munca Consultant al guvernului GB pe probleme de incubare Proiecte de incubare dezvoltate in Bulgaria, Turicia si Liban

3. Obiectivele Workshop- ului aducerea tuturor participantilor la un nivel comun de intelegere, identificarea problemelor curente/ prezente, compararea situatiei prezente al incubatorului cu standardele comune acceptate, identificarea deficientelor ce contravin standardelor clarificarea intrebarilor relevante pentru vizita de studiu informarea programului de vizite de lucru

4. Observarea Probemelor Curente Luati 15 minute pentru a nota observatiile dumneavoastre referitoare la problemele cu care se confrunta in acest moment incubatorul dumneavoastra Notatile pe o singura hartie de flipchart Incercati sa le separati in domenii cum sunt: Probleme fizice Probleme operationale Probleme privind resursele Probleme locale Etc

5. Privirea din afara a problemelor Concenta asupra problemelor legate de proprietate Lipsa culturii antreprenoriale Probleme legate de datoriile clientilor Nevoia unor procese si standarde consistente Imbunatatirea relatiilor contractuale Un angajament mai puternic in ce priveste sustinerea procesului

6. OPTIUNI Sfatul specialistului Fond nerambursabil Fond samanta Facilitati acordate de specialist Catering Broadband EXTERIOR INTERIOR Procesele de incubare Acces la consilieri Acces la retea Acces la idei si cunostinte Acces la consultanta si instruire in domeniul afacerilor Acces la resurse financiare Consultanta in afaceri si instruire Credibilitate si vizibilitate pentru clienti Facilitati si Infrastructura Facilitati materiale Potrivit obiectivului Monitorizare Flexibilitate Regional incastrat Cadru strategic Obiective clare NUCLEU Selectarea Politicii Strategia de incubare Echipa incubatorului Politica de exit Abilitati si Experienta Din afara Pre-incubare Post Incubare Spirit antreprenorial Retea Experienta in afaceri Centru de informatii Legaturi comerciale din afara tarii Empatie Signposting

7. Standarde Faza de inceput/ temelie Strategii de management si politici eficiente Abilitati si experiente Faza de dezvoltare Sustinerea clientului Un management operational si de proces eficient

8. Faza de inceput/ temelie Elementele fazei de inceput/ temelie sunt acelea care definesc caracteristicile mediului incubatorului cat si a ofertei sale, si impactul sau asupra clienului. Aceste unitati reprezinta abilitatile si activitatile ce fac incubatorul de afaceri diferit, dar complementar, cu alte tipuri de afaceri de sustinere. Totodata furnizeaza temelia pe care poate fi construit un mediu de incubare matur si sustenabil.

9. Strategii de managemnt si politici eficiente Acest domeniu cheie se refera la asigurarea resurselor de management necesare pentru a produce, implementa si a conduce politicile si strategiile ce formeaza miezul critic al pricipiilor de functionare a incubatorului. Totodata are in vedere asigurarea implementarii politicilor si strategiilor in asa maniera incat sa serveasca cat mai bine intereselor atat a incubatorului cat si a clientilor acestuia.

10. Faza de inceput/ temelie Principiul 1 Incubatoarele demonstraza un magementul eficient al politicii de intrare. Indicatori Pentru a evalua propuneri din partea potentialilor clienti, conducerea trebuie sa faca urmatoarele: sa-i selecteze pe aceia carora le va fi cel mai avantajos mediul oferit de incubator satisface obiectivele incubatorului si a actionarilor/ asociatilor sai

11. Cele mai bune practici incercarea unui exercitiu de sarguinta (asupra oamenilor) si o analiza critica ( asupra ideii de afaceri) producerea unei politici de intrare scrise faceti publica aceasta punerea la punct a celor mai potrivite proceduri de selectie, ce vor asigura: punerea in valoare a potentialul de crestere si dezvoltare a clientilor clientii vor intrunii tintele specificate clientii au capacitatea de a produce un plan de afaceri clientii au potentialul necesar pentru a beneficia de pe urma oportunitatilor de invatare si consiliere oferite clientii au capacitatea de a platii serviciile si facilitatile oferite

12. Criteriile de selectie ale incubatorului Ideea de Afaceri Produs, clenti, metoda de vanzare, concurenta, cum sa concureze pe piata Vanzarile prevazute, planul de afaceri, salarizare Aria geografica Echipamentul necesar Numarul de pesoane ce vor fi angjate Obiectivele pe termen scurt/ mediu Experiente similare Bani necesari si proveninta acestora Detinatorul unei case Proprietati ori actiuni ori investitii Motivul pentru care isi conduce propria afacere Daca a mai condus o afacere Bani nu sunt cei mai importanti Sancele de succes prevazute Trasaturile de caracter care il vor ajuta

13. Faza de inceput/ temelie Principiu 2 Incubatoarele demonstraza un magementul eficient al strategiei de incubare pentru dezvoltarea clientilor. Indicatori Pentru a maximiza impactul activitatii managementul incubatorul ar trebui sa: creeze conditii ideale in care sa se realizeze dezvoltarea cu succes a unor parteneriate noi si in crestere

14. Centrul procesului de incubare Detine controlul afacerii, cresterea si deszvoltarea acesteia Icubarea communities Necesarul pentru inceperea unei afaceri

15. Cele mai bune Practici Realizarea unei strategii de incubare ce sa identifice procesul de incubare, facilitatile si infrastructura necesara pentru grupul tinata si care sa intruneasca obiective incubatorilor. Strategia ar trebui sa: confirme nevoile de schimbare ale clietilor, in time evaluarea calitatii serviciilor externe furnizate sa indice sursele cu fluxului de noi clienti sa asigure furnizarea informarii cu privire la procesul de incubare obiectiv/ impartial sa inainteze un cadru de evaluare prin care sa fie evaluat impactul incubatorului asupra economiei largi sa fie complet compatibil cu procesul de selectie prin care sa selecteze clienti carora le va fi cel mai de folos mediul, procesul si facilitatile oferite

16. Cele mai bune Practici identificati metode care sa asigure calitatea resurselor de dezvoltare a afacerilor identificati portofoliul resurselor de dezvoltare a afacerilor, si acolo unde este necesar, facilitatile si infrastructura necesara prin care sa se asigure indeplinirea potentialului de dezvoltare si crester a clientului identificati masuri prin care sa se asigure ca incubatorul se comporta ca un catalizator pentru dezvoltarea economica locala/ regionala stabiliti jaloane si tinete stabiliti scopurile si obiectivele incubatorului si faceti-le publice stabiliti metodologia prin care dependenta clientului de incubator va fi redusa in timp.

17. OPTIUNI Sfatul specialistului Fond nerambursabil Fond samanta Facilitati acordate de specialist Catering Broadband EXTERIOR INTERIOR Procesele de incubare Acces la consilieri Acces la retea Acces la idei si cunostinte Acces la consultanta si instruire in domeniul afacerilor Acces la resurse financiare Consultanta in afaceri si instruire Credibilitate si vizibilitate pentru clienti Facilitati si Infrastructura Facilitati materiale Potrivit obiectivului Monitorizare Flexibilitate Regional incastrat Cadru strategic Obiective clare NUCLEU Selectarea Politicii Strategia de incubare Echipa incubatorului Politica de exit Abilitati si Experienta Din afara Pre-incubare Post Incubare Spirit antreprenorial Retea Experienta in afaceri Centru de informatii Legaturi comerciale din afara tarii Empatie Signposting

18. Faza de inceput/ temelie Principiu 3 Incubatoarele demonstreaza eficienta managementului politicii de exit (iesire). Indicatori Managementul incubatorului ar trebui sa lucreze pentru a reduce dependentei clientilor de sustinere, prin: sustinerea acestora pana la o etapa convenita din dezvoltarea lor incurajarea acestora de a parasi incubatotul odata ce acest lucru s-a implinit asistandu-i in vederea realocarii

19. Cele mai bune Practici realizarea unei polici de exit scrise si facuta publica (e.g. prin materiale de promovare, pagina web si transmiterea acestora prin diferite surse). Politica poate include: limita de timp maxima chirii stepped stimulente financiare la iesire indepartarea subventiilor incheierea unor intelegeri privind stabilirea si dezvoltarea obiectivelor/ tintelor inca de la inceput

20. Cele mai bune Practici stabilirea si caderea de acord cu clienti asupra obiectivelor/ tintelor stabilirea impreuna cu clienti asupra politicii de exit de la inceput puneti la punct procese ce sa incurajeze iesirea din incubator lucrati cu clientii pentru a stabili bazele dezvoltarii dupa ce acestia parasesc incubatorul asistati clienti pentru a gasi spatii dezovoltare Mentineti contactul cu clienti dupa ce acestia parasesc incubatorul (e.g. sustinere post –incubare)

21. Probleme Contractuale Pastrati contractul simplu Permiteti-i sa poata fi modofocat in functie de cerintele clientului Adaugati oferte si anexe Utilizati metode usoare de intrare si iesire pentru proprietatiIn schimb cereti angajament pentru pachetul de sustinere Luati in considerare ca prima visita si primul training sa-l oferiti gratuit

22. Faza de inceput/ temelie Principiul 4 Incubatorul va demonstra eficienta managementului pozitie incubatilor in cadrul strategie general locale/ regionale Indicatori Managementul ar trebui sa faca permita incubatorului sa devina un catalizator pentru activitatea economica locala/ regionala, prin: atragerea unor agentii relevante indreptarea catre un rol de punct principal pentru o activitate economica mai larga

23. Cele mai bune Practici incubatorul si incubatia are un sustinator local participare activa in politica de creatie active prin relatii cu: birourile guvernului – agentiile de dezvoltare – agentile pentru IMM-uri – autoritati locale dezvoltarea unor relatii speciale cu institutii regionale/ de finantare valoare adaugata strategiei de dezvoltare a regiuni prin strategia incubatorului

24. Abilitati si Experienta Domeniul cheie se refera la asigurarea abilitatile si experienta, necesara managementului incubatorului, pentru ca acesta sa functioneze eficient. Implica si asigurarea utilizarii cat mai eficienta resurselor (personal, cunostinte, resurse finaciare), iar contactele si relatiile sa fie mentinute.

25. Faza de inceput/ temelie Principiul 5 Managementul incubatorului detine abilitati de management generale si experienta pentru conducerea eficienta a incubatorului. Indicatori Managementul ar trebui sa ofere posibilitatea incubatorului de a functiona eficient precum o afacere si sa vina in intampinarea nevoilor clientilor oferind posibilitatea de a: satisface/ intruneste obiectivele asa cum au fost prevazute – in stategia incubatorului – politica de intrare – politica de iesire functioneaza eficient in ce priveste finantele (situatia financiara) – resurse – planificare – managementul timpului - oamenii

26. Cele mai bune Practici angajarea/ contractarea unei echipe de management ce detine abilitati si experiente corespunzatoare in ce priveste incubarea, experiente ce sa cuprinde – finantele – resursele – planificarea – managementul timpului – resurse umane crearea unui mediu 'hothouse' realizarea unei strategii de incubare realizarea unei politici de intrare realizarea unei politici de iesire furnizarea unei remuneratii corespunzatoare pentru echipa de management implicarea activa a actionarilor si asociatilor in sustinevera echipei de management implicarea in incubare ca proces

27. Faza de inceput/ temelie Principiul 6 Incubatorul demonstreaza experientele de afaceri generale. Indicatori Pentru a fi eficient in accelerarea cresterii si dezvoltarii prin expertize generale in afaceri managementul/ conducerea ar trebui: sa demonstreze experienta acumulata in afaceri sa mentina functionarea detaliata a cunostintelor despre afaceri constrirea cunostintelor de afaceri prin dezvoltarea profesionala continua

28. Cele mai bune Practici politica de recrutare necesita oameni cu experienta in afaceri mentinerea poziie de membru in cadrul organizariilor relevante utilizarea publicatiilor corespunzatoare utilizarea altor surse de informare mentinerea legaturilor cu agentiile de sprijin pentru afaceri participarea la conferinte si seminarii corespunzatoare identificarea si utilizarea unor domnii deosebile in cadrul managementului

29. Faza de dezvoltare Domeniile cheie alte fazei de dezvoltare sunt legate de acele abilitati si activitati ce vor creste pe masura ce mediul de incubare se dezvolta. Aceste domenii cheie sunt importante pentru mediul de incubare si se prevede necesitatea incubatoarele de a dezvolta capacitatea lor de a le intampina pentru a deveni un incubator matur (i,.e. pentru a atinge un nivel in care acestea vor putea furniza o gama larga de servicii clientilor, atingerea obiectivelor si pentru a devin o intredevar o afacere viabila si sustenabila).

30. Sprijinirea clientului Acest domeniu cheie se refera la a asigura managementului incubatorului cu abilitatile necesare pentru a comunica eficient, in diverse circumstante, pentru a evalua nevoile clientului si a i se adresa acestuia. Totodata implica asigurarea existentei abilitatilor necesare pentru a ajuta clientul sa beneficieze de oportunitati in vederea imbunatatii propriile afaceri.

31. Faza de dezvoltare Principiul 7 Managementul incubatorului demonstreaza capacitatea de a castiga increderea si empatia clientilor. Indicatori Pentru a castiga increderea clientilor si pentru a construi o relatie deschisa si sustenabila este important: sa existe o comunicare normala clientii sa inteleaga ca au acces la managementul incubatorului exista o cultura de sustinere sa fie stabilita o relatie autentica clientii stiu/ sunt constienti, ca problemele lor sunt auzite si se va actiona asupra acestora fie mentinuta confidentialitatea

32. Cele mai bune Pratici realizare unui protocol prin care : - este stabilit la ce anume se poate astepta clientul de la incubator – si ce anume asteapta incubatorul de la client revizuite regulile de conduita incurajarea comunicarii informale intre clietii si intre clienti si management/ conducere comunicare intr-o maniera care sa demonstreze un interes clar pentru nevoile si interesele clientilor Empatie

33. Faza de Dezvoltare Princilpiul 8 Managementul incubatorului demonstreaza o abordare antreprenoriala Indicatori Pentru a asista clienti in vederea indeplinirii obiectivelor afacerii si atingerea scopului propus, managementul/conducerea trebuie sa-i ajute in realizarea urmatoarelor: sa evalueze si actioneze asupra oportunitatilor de accesare, atunci cand este cazul, a diferitelor piete sa evalueze si sa actoneze asupra oportunitatilor de imbunatatire a eficientei sa evalueza si sa actioneze asupra oportunitatilor de furnizare de noi produse/ servicii

34. Cele mai bune Practici identificarea pietelor tinta utilizarra bazei de date utilizarea altor surse incurajarea inovatiei sa fie la curent de tredul pietei (sa fie in pas cu trendul pietei) sa fie la curent cu modificarile legislative sa ofere acces la sursele de cunostinte tehnologice si noi idei

35. Faza de dezvoltare Principiul 9 Managementul incubatorului asista clienti in vederea dezvoltarii abilitatilor de lucru in retea, pune in practica sistemul si sprijia lucru in retea. Indicatori Pentru a asista clientii in vederea realizatii unor relatii benefice cu tertii, managementul/ conducerea trebuie sa : dezvolte retele prin relatii/ cunostinte formeze/ construiasca o imagine de ansamblu asupra clientilor/ segmentelor de ‘actori’ seminificanti identificarea oportunitatilor de a urmari piata construiasca raspunderea si increderea interna construiasca raspunderea si increderea in sprijinul local al afacerilor si in sectorul de retele furnizeze aces la cunostinte si idei

36. Cele mai bune Practici furnizarea/ oferirea de timp si spatiu pentru intrunirea periodica a retelelor sustinerea periodic a ‘schimburilor de informatii’ participarea la intruniri/ seminarii/ workshops (ateliere) atunci cand este cazul revizuirea periodica a activitatii pietei organizarea evenimentelor potrivite dezvoltarea unor modele de brokeraj (intermediere) identificarea si intermedierea relatiei cu alte agentii in vedrea sprijinirii afacerilor la nivel local si a segmentului de retel, cum ar fi: - asociatii comerciale – retele ale segmentelor de baza – retele al intreprinzatorilor – retele de clienti – organizatii de cercetare publice si private – corporatii – autoritati locale – Universitatii/ Colegii Locale – bancii- contabili-

37. Cele mai bune Practici furnizarea ajutorului, sprijinului si brokeraj acestor agenti impartial si independent asigurarea ca aceste agentii sunt informate cu privire la activitatile si domeniile de expertiza ale incubatorului identificarea opotunitatilor de colaborare si partenerite garantarea confidentialitatii clientului organizarea seminariilor ‘potrivire'

38. Oferta/propuneri pentru sustinerea afacerilor Acordarea gratuita de servicii o jumatate de ora incubatilor Acordarea oportunitatii de a vorbi la intalniri Intocmirea unei liste cu afaceri suport Acordarea oportunitatii de a vorbi la cursuri Sponsorizari pentru incubator

39. Faza de dezvoltare Principiul 10 Managementul incubatorului demonstreaza ca detine abilitatii de consultant (mentor) sau ca poate oferi acces la acestea. Indicatori Pentru asistarea clientilor in vederea luarii unor decizii tehnice si de afaceri eficiente, pentru a gasi o solutie si pentru al consilia in privinta metodologiilor, managementul/ conducerera trebuie: sa raspunda la nevoile clientilor intr-o maniera pozitiva si contructiva sa asiste clientii la panificarea afacerii (planul de afaceri) si imbunatatirea produselor/ serviciilor sa asiste clientii la trecerea in vedere/ revizuirea modficarilor sa decida daca, si in ce circumstante, sa ofere serviciile consilierilor externi si sa stabileasca procesul de selectie, sa admita si sa dezvolte consultanti (mentori) externi sa se realizeze un acord prin care sa se specifice clar care sunt domeniile de responsabilitati ale fiecarei parte

40. Cele mai bune Practici furnizarea informatiilor care sa ofere reale optiuni oferire clientilor surselor directe pentru a beneficia de sfaturile experitilor asistatea clientilor in evaluarea pozitie lor curente mentinerea detaliata a informatiilor cu privire la pozitia clientilor in afaceri mentinerea detaliata a informatiilor cu privire la produsele si serviciile clientilor stabilirea legaturii cu retelele de mentori

41. Cele mai bune Practici recrutarea consultantilor cu experienta interventiilor vor fi la un nivel non - executiv stabilirea “buy in” a clientului in acordul de consultanta includerea rolului de consultant in procesul de instalare includerea in procesul de panificare a consultantei inregistrarea informatiilor atunci cand este cazul

42. MENTORAT/CONSILIERE/SFATUIRECLIENT BUSINESS MENTORING CONSILIERE Sfatuire

43. CICLUL DE INVATARE(Honey & Mumford) ACTIUNE IMAGINE PLANIFICARE TEORIE

44. CICLUL DE INVATARE & MODALITATILE DE INVATARE ACTIUNE Persoana Activa Programator PLANIFICARE IMAGINE Reflector TEORIE Teoreticianul

45. Managementul eficient al operatiunilor si poceselor Acest domeniu cheie are in vedere asigurarea ca managementul detine abilitatile si experienta necesara pentru a conduce eficient mediul de incubare ca un intreg, iar sistemul si procesele individual. Pentru a asista clientii in dezvoltarea afacerilor lor este important ca managementul incubatorului sa detina operatiunile si procesele corespunzatoare si eficiente atat pentru echipa cat si pentru clienti.

46. Faza de dezvoltare Principiul 11 Managemenul incubatorului monitorizeaza eficient performantele incubatorului si a clientilor sai. Indicatori Pentru a imbunatatii in mod continuu serViciile oferite clientilor, si pentru a intruni obiectivele managementul trebuie sa: defineasca obiectivele si tintele/ scopurile propuse in mod corespunzator si realist proiecteze/ schiteze cum anume vor fi atinse stabileasca procesele de masurare a performantelor

47. Cele mai bune Practici sa fie consultata echipa asupra proceselor de planificare comunicarea obiectivelor atunci cand este cazul stabilirea unor criterii cat mai transparente pentru masurarea performantelor revizuirea/ trecerea in revista a progreselor clientului stabiliti tinte incurajati feedback-ul informal Anchete privind satisfactia clientilor legati tintele propuse de procesul de selectie si strategia de iesire

48. Faza de dezvoltare Principiul 12 Managementul incubatorului dezvolta, pune in practica, sprijina sistemele de invatare a clientului “bespoke”, informatii, consiliere si intruire. Indicatori Pentru a dezvolta si a pune in practica un sprijin flexibil pentru procesul de invatare al clientilor, pentru ai ajuta pe acestia sa depaseasca barierele intalnite in procesul de dezvoltare si crestere. managementul trebuie sa: estimarea eficientei sprijinului acordat si a modului in care acesta a fost furnizat realizarea unei “librarii” cu informatii an surse de invatare asigurarea disponibilitatii resurselor necesare

49. Cele mai bune Practici identificarea celor mai relevante tipuri de informatii, invatarea corecta si a instruirii necesaea diferitilor clienti estimati cele mai bune ocazii de a crea noi modalitati de sprijin a clientilor in ceea ce priveste modalitatile de invatare preferate/ agreate de acestia dezvoltati o strategie prin care sa asigurati un acces egal pentru toti clienti la procesul de invatare, consultanta, informare si instruire estimati periodic nevoile clientilor (vezi procesul de revizuire) periodic evaluati resuselor necesare pentru consultanta, invatare si instruire organizatii seminarii, workshop si instruiri utilizand furnizori esterni oferiti clientilor sprijinul si consultanta adecvata

50. Cele mai bune Practici formatii/ relatii si negociati preturi cu furnizorii de servicii si consultanta de specialitat identificati in mod continuu oportunitatile de dezvoltare profesionala recrutatipersonal cu experienata si cunostinte in domeniile cheie cum sunt: planul de afaceri, marketing si vanzari, team - building monitorizati in timp modalitatea de utilizare/ folosire a serviciilor