LE STOCKAGE FORMATION GESTION DE STOCK PROPOSEE PAR OADCPH TOGO LOME Juillet 2014

1. LE STOCKAGEFORMATION GESTION DE STOCKPROPOSEE PAR OADCPHTOGO LOMEJuillet 2014

2. LE STOCKAGEGESTION DE STOCK OADCPH JUILLET 2014 • LES DIFFERENTES OPERATIONS DE STOCKAGE Power Point réalisé par Yves MAZARD pour OADCPH

3. Objectif général Renforcer les capacité des intervenants dans la gestion de la chaîne logistique et particulièrement dans la gestion et l’organisation du magasin. 3/25

4. Objectifs spécifiques OS 1: La Gestion de Stock (Physique et Administrative) OS 2: LesOutils de Gestion (Documents et Méthodes) OS 3:L’Aménagement du Lieu de Stockage OS 4: L’Organisation des Activités liées à la Gestion de Stock (réception, expédition, stockage, inventaire, etc.) OS 5:La Sécurité OS 6: LaGestion des Matières Dangereuses 4/25

5. SOMMAIRE DU DIAPORAMA. I. LA RECEPTION DU MATERIEL. I.A. L’arrivée du/des véhicules. I.B. Les pièces administratives. I.C. Le déchargement/Contrôle. J II. LE STOCKAGE & LA GESTION DE STOCKS. II.A. Occupation de l’espace & rangement de l’espace (FIFO/ABC). II.B. Inventaire & connaissance des marchandises stockées. II.C. Hygiène & propreté. J III. L’EXPEDITION DES MARCHANDISES. III.A. La préparation des commandes. III.B. La préparation des pièces administratives. Mini-Conclusion: RAPPELS... J 5/25

6. Partie I. A: L’arrivée du/des véhicules I. LA RECEPTION DU MATERIEL. J • Le camion peut-il manœuvrer librement pour accéder à l’entrepôt? • Est-il facile de gérer l’arrivée de plusieurs véhicules sans occasionner de « bouchons »? • Les équipes du magasin ont-elles été informées à temps pour se préparer? • La zone de réception est-elle adéquate? Permet-elle de travailler correctement? • En cas d’arrivée de marchandises en vrac (non palettisées ou sans palettes), comment vous prépareriez-vous? POURQUOI? - Préparer et réfléchir à l’arrivée d’une livraison permettra aux équipes de réaliser une réception, une mise en stock rapide et éviter l’encombrement du stock. C’est aussi permettre d’émettre des réserves - Documents administratifs importants à partager entre tous les intervenants responsables (archivage, autorisations) 6/25

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8. Partie I. B: Les pièces administratives • Quels sont les documents qui doivent être remis à réception de la marchandise? • Bon de Livraison (Fournisseur/Transporteur). • CMR (routier), BL (maritime) ou Air Way Bill (aérien) • Autres certificats en fonction des caractéristiques des marchandises (exemple de la déclaration de Matières Dangereuses) • Copie du Bon de Commande correspondant à la livraison. • Bon de Réception. • POURQUOI? • - Disposer des documents permettant de savoir quelles marchandises sont livrées et de connaître leur provenance. • La copie du Bon de Commande permettra aussi de connaître l’affectation et la destination du matériel. • Importance de VERIFIER/CONTRÔLER L’ARRIVEE DES MARCHANDISES!!! 8/25

9. Partie I.C. Le déchargement/Contrôle • Pourquoi doit-on faire le plus rapidement possible un contrôle qualitatif et quantitatif des marchandises reçues? • Comment s’organiser pour réaliser un déchargement correct ? • Pertes? • Savez-vous ce qu’est un Reliquat ? Comment gère-t-on un reliquat? • POURQUOI? • Réfléchir et organiser la phase de Déchargement permettra un travail plus rapide et limitera les erreurs de comptage. • Pour effectuer un déchargement, il faut s’assurer de disposer d’équipes de journaliers organisés et en nombre suffisant. • Contrôler permettra aussi de s’assurer que la marchandise est utilisable voire émettre des réserves si nécessaire. PHASE DE CONTRÔLE EXTREMEMENT IMPORTANTE! A REALISER OBLIGATOIREMENT! • La gestion du reliquat permet de suivre les commandes non clôturées, c’est-à-dire les commandes qui n’ont pas été livrées en TOTALITE. 9/25

10. Partie II. A. Occupation de l’espace & rangement des marchandises (FIFO/ABC). II. LE STOCKAGE & LA GESTION DE STOCKS. J • Connaissance des mouvements des marchandises les plus consommées. • Organisation de l’espace selon le type de marchandises selon leur poids, leur volume et leur spécificité (exemple matières dangereuses/nourriture). • Quels équipements sont-ils nécessaires pour faciliter l’opération de stockage des marchandises? FIFO? « First IN, First OUT » ou « Premier Entré, Premier Sorti » A, B, C ? Entreposage/Stockage des marchandises dans l’espace et sur les racks selon la fréquence des entrées/sorties, leur taux de rotation, leur poids, leur volume et leur spécificités. • POURQUOI? • Réfléchir sur la répartition du matériel dans un entrepôt permet de libérer les travées, de disposer de zones de travail (livraison, expédition…) • ABC? Il est préférable de stocker à l’extérieur de l’entrepôt du fer à béton plutôt que des sacs de ciments • ABC? Exemple d’un stock nourriture où l’on trouve aussi des produits chimiques ( = matières dangereuses) 10/25

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12. COMMENTAIRES ?REACTIONS ? 12/25

13. OK!!! MAUVAIS 13/25

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15. LES MATIERES DANGEREUSES SIGLES/LOGOS Bacs récupérateurs 15/25

16. Partie II. B: Inventaire & connaissance des marchandises stockées. • Qu’est qu’un inventaire? • A quoi sert un inventaire? • Quelle est la fréquence d’un inventaire? • Comment organiser un inventaire selon vous? • STATUT des marchandises? UNE BONNE GESTION DE STOCK FACILITE L’INVENTAIRE! ELLE DOIT ETRE RIGOUREUSE SUR LES PLANS PHYSIQUE ET ADMINISTRATIVE • POURQUOI? • Limiter les erreurs. • Limiter la présence de matériel pendant des années. • Trouver des solutions à du matériel stocké, en bon état mais plus utilisé (don, réaffectation, destruction). • - Faire tourner le matériel des programmes d’urgence. 16/25

17. Le Logiciel de Gestion de Stock • Qu’est qu’un Logiciel de Gestion de Stock? • Quel est l’intérêt de cet outil? • Le Logiciel de Gestion de Stock: • Limiter les erreurs. • Disposer de la quantité et de du type de marchandises dans les magasin à tout moment. • Disposer d’un outil fiable si il est utilisé correctement • OUTIL OPERATIONNEL UNIQUEMENT SI…. • Nécessité de disposer d’informations FIABLES. • Une information ne pourra être FIABLE uniquement si les procédures administratives et techniques ont été rigoureuses dans la Gestion et l’Organisation du magasin. 17/25

18. Partie II. C: Hygiène & propreté • Pour quelles raisons un magasin doit-il toujours être tenu propre? • Quels sont les conséquences pour le matériel ou les marchandises stockées dans un milieu insalubre? • Quelle est la moyenne ou la fréquence d’un nettoyage ? • POURQUOI? • - Eviter que le matériel ne se détériore. • Travailler dans une aire propre est toujours plus agréable pour les équipes. • Nettoyer régulièrement un magasin et sa zone extérieure limitera la présence de la vermine et tout risque d’incident (incendie, etc…) • Le nettoyage régulier est aussi un moyen de contrôle (emballage détérioré, palettes cassées etc…) 18/25

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21. Partie III. A: La préparation des commandes JIII. L’EXPEDITION DES MARCHANDISES. • Quels documents doivent être remis pour préparer la/les commande(s) ? • Comment organisez-vous la préparation des commandes ? POURQUOI? - Anticiper la préparation d’une/des commande(s) permettra d’éviter de travailler dans la précipitation, et donc de limiter les erreurs au moment du chargement. 21/25

22. Zone Préparation Commandes 22/25

23. Partie III. B: Plan de chargement & plan de distribution • Qu’est-ce qu’un Plan de Chargement? • Qu’es-ce que la Charge Utile (CU) pour un camion ? • Pourquoi est-ce important de connaître la CU d’un véhicule? • Qu’est-ce qu’un Plan de Distribution? • POURQUOI? • - Optimiser les opérations de chargement. • Pour vérifier que la totalité des marchandises rentrera dans le camion sans déborder de la caisse et sans forcer/insister sur la fermeture des portes. • Pour éviter que le véhicule roule en surcharge. • Pour faciliter les opérations de déchargement des camions lors du circuit de distribution. 23/25

24. Demande de Livraison Autorisation RAPPEL DE LA CHAÎNE Recevoir EtControler Entreposer Commande Client Envoyer (FIFO) Controler Operations journalières entrepôt Bon De Reception Magasin Fiche de Pile Fiche deStock Bon de Livraison Documents Notifier les pertes et les dommages à la reception INVENTAIRE Notifier les pertes pendant l’entreposage et le transport Controle Comptage physique Rapport de Perte Rapport de Destruction L’inventaire doit etre effectué obligatoirement au moins une fois par an mais peut etre effectuer de facon aléatoire Inventaire 24/25

25. RAPPEL: LES REGLES D’OR Faites tourner le stock. Utilisez la règle: FIFO (First In First Out). Empilez avec sécurité vos marchandises. Rangez vos marchandises pour y accéder et les retrouver facilement. Enregistrez TOUS les mouvements. N’attendez pas pour remplir les document necéssaire a la Gestion Administrative. Planifiez: De quels marchandises/personnels/transport aurai-je besoin demain? La semaine prochaine? Le mois prochain? Gardez vos marchandises en sécurité. Gardez votre magasin propre. Prévoyez des nettoyages périodiques. Débarrassez vous vite et correctement des marchandises impropres. Communiquez efficacement. Faites des inventaires régulièrement et dans de bonnes conditions. 25/25

26. CETTE PRESENTATION A ETE REALISEE POUR LE COMPTE DE: L’ORGANISATION AFRICAINE POUR LE DEVELOPEMENT DES CENTRES POUR PERSONNES HANDICAPEES LOME - TOGO PAR Yves MAZARD: yves.mazard@yahoo.fr OADCPH – Juillet 2014