“ 自强”是申办高水平国际会议的基础

1. “自强”是申办高水平国际会议的基础 高能物理研究所 许同舟 2004年11月19日

2. 1990年以后我所举办的各类国际会议/讲习班的数目每年平均3-5个，其中特大型的、需要经过较严格的正式申办程序的到目前为止我所举办过2个，一个是1995年的国际轻子、光子大会，另一个是2004年的国际高能物理大会。

3. 一、“自强”是申办高水平国际会议的基础 二、国际会议的申办工作 三、国际会议的组织工作

4. 一、“自强”是申办高水平国际会议的基础 自身高水平的研究工作是申办高水平国际会议的基础。我国高能物理研究的发展经历了一个从小到大、从弱到强的过程。

5. 1、 成功建造北京正负电子对撞机 • 成功建造北京正负电子对撞机是我国高能物理研究实现跨越发展的标志。上世纪五十年代，我国老一代的高能物理学家曾远赴苏联进行高能物理研究工作，拥有自己的高能物理实验装置是我国几代高能物理科学家的梦想。 • 高能物理研究的对象小到夸克等基本粒子，大到宇宙，它的实验手段主要是通过各类高能加速器来完成的。研究的对象越小，实验装置要求越大，从几百米周长到几十公里周长的加速器，造价也从几亿到数百亿人民币不等。在国际上，只有不太多的发达国家拥有专用的高能物理实验装置，因此，拥有高能物理研究实验装置已成为衡量一个国家科技发展水平的标志之一，小平同志关于我国要在高科技领域占有一席之地的讲话就是针对高能物理研究讲的。 • 在几代国家领导人的支持和广大科研人员的努力下，我国1984-1988年成功建成了北京正负电子对撞机，从此我们拥有了自己的高能物理实验装置。目前，国际上公认的专用高能物理实验装置有8个，中国位列其中。

7. 2、 令人瞩目的科研成果 北京正负电子对撞机建成后，我们做出了一系列的科研成果，得到了国际同行的广泛认可和赞许。这些成果包括：积累了6600万J/事例、1800万事例、8 pb-1的（3770）数据、25 pb-1的数据和20 pb-1的Ds数据，成为国际上在2-5GeV能区数据积累量最大的加速器和探测器；1992年对轻子质量的精确测量获得了τ轻子质量的最新结果，其精度比先前的测量值提高了十倍，在验证轻子普适性理论上起了重要作用；还有1999年对2-5GeV能区的强子R值的精确测量等。这些重大成果使我们在-粲物理实验研究领域处于国际领先地位。

8. 3、 北京正负电子对撞机重大改造 1999年以后，我国高能物理界一直在酝酿对北京正负电子对撞机实施重大改造。2003年，我国政府批准在未来5年中投入6．4亿元人民币实施这一重大改造工程。我们将采用当今世界上最先进的双环交叉对撞技术“改造”对撞机。改造后的北京正负电子对撞机将在世界同类型装置中继续保持领先地位，将使亮度这一对撞机的重要参数在目前水平上提高约100倍，性能将是美国同类装置的三到七倍，届时将成为国际上最先进的双环对撞机之一。采用双环方案改造后的北京正负电子对撞机在世界-粲物理研究领域将继续处于领先地位，并有望取得原创性的重大物理成果。这些成果不仅可以使我们在国际高能物理领域继续占有一席之地，而且使我们成为国际高能物理研究链条中不可缺少的一环。

9. 4、 广泛参与国际合作 广泛参与国际合作、广交朋友也是自身力量的重要组成部分。我所国际合作活动的规模自北京正负电子对撞机建成以来一直比较大，特别是1990年以后，我所每年双向来往的人员都在500-600人次左右。我所鼓励科研人员积极参加重要的国际会议和国际科技组织，我所资深的科学家一直是IUPAP C-11委员会的成员。近些年来，本着“有所为、有所不为”的原则，我所积极参与了一些国际上最大规模的高能物理实验。 从1998年开始，我所参加了欧洲大型强子对撞机上的CMS实验装置建造。该合作吸引了来自31个国家的1700多位物理学家。高能物理所和北京大学共同承担了CMS磁铁支架的研制，端部μ探测器系统的研制和桶部μ探测器系统高压板12000块的组装测试。这是我国首次在境外基础科学研究领域的国际合作中投入超过千万人民币的项目。 ATLAS也是欧洲大型强子对撞机上的一个大型实验，来自世界30多个国家的近2，000名科研人员参加了该合作。由我所牵头包括南京大学、山东大学和中国科技大学在内的中国合作组1998年成为ATLAS合作组的正式合作成员。除此之外，我所还通过中美高能物理合作的渠道参与了美国的D0、BaBar等实验合作、日本AMY、BELLE，欧洲 L3等大型高能物理实验合作。 所有这一切使我们成为国际高能物理界不可缺少的一员，使得国际高能物理界更加了解我们，从而为我们申办国际会议打下了坚实的基础。

10. 二、国际会议的申办工作 高能物理是我所的主要研究方向，同时我们还有天体物理、核物理和同步辐射等学科。至此我所只主办过高能物理学科的特大型国际会议，因此今天只汇报高能物理学科的国际会议申办情况。

11. 1、 申办渠道 高能物理学科属国际纯粹及应用物理协会（IUPAP）下属的C-11委员会（粒子物理和场论）。该委员会项下有二个定期召开的特大型国际会议：国际高能物理大会和国际轻子、光子大会，均在千人以上的规模。这两个会议交叉进行，一年国际高能物理大会，一年国际轻子、光子大会。国际高能物理大会倾向于高能物理实验，国际轻子、光子大会则倾向于理论。但近些年来两会的分别越来越小。申办的原则是： - 地域轮换， - 遵守IUPAP关于科学家自由流动、多样化等原则， - 申办单位最好拥有高能物理实验设施。 申请和批准的方式一般是前一次会议批准下一次会议，也就是说至少要提前2年提出申请。申请方式包括提交内容详实的书面材料，还需到C-11委员会会议上作口头报告，并回答问题。

12. 2、 准备要充分 要申办成功，除了要具备“自强”的基础条件外，具体的准备一定要充分。简言之，你要让接受你申请的机构相信你有组织好大会的资格和能力。因此在申请材料中应详尽地介绍你的科研能力、科研成果、组织能力、会议设施和当地的人文情况等。

13. 3、 申办中可能遇到的问题 • 因为北京正负电子对撞机的成功建造及其后取得的重大研究成果，如1992年对t轻子质量的精确测量使我们有信心提出主办1995年的国际轻、光子大会。整个申请过程总的还是顺利的，但当时89事件的影响依然存在，当我们到C-11委员会会议上作口头报告时，该委员会的部分法国委员提出中国未能保证科研人员的自由流动并列举了方励之的例子，称我们不符合IUPAP主办会议的原则。因事前有所准备，我们向他们指出：第一，你们并不了解中国的具体情况和事情真相，许多报道是不实的；第二，这不是讨论政治问题的场所。 • 在遇到这一类的问题时我们采取的方式大体上是不讨论政治。可能现在发生此类事情的机率不大了，但我们仍应对在申办过程中可能出现的节外生枝的问题有所准备。 • 因为我们1995年成功地举办了国际轻子、光子大会及在那之前和之后所取得的丰硕研究成果，到2001年我们要求申办2004年的国际高能物理大会时几乎可以说是水到渠成，没有任何波折。所以我们的经验仅就国际会议的申办来讲自身的科研水平、在国际同领域中占有的地位、广泛的国际合作是申办高水平国际会议的基础，这也是报告题目中“自强”的含义。

14. 三、国际会议的组织工作 大型国际会议的组织工作非常复杂、非常琐碎。下面仅就我所的情况谈几点体会。 关键机构的合理设置是成功的一半 有关会议组织的几项重要工作

15. 1、关键机构的合理设置是成功的一半 关键机构的设立和选择好其成员是组织好大型国际会议的关键因素。

16. a.国际顾问委员会（名誉性）International Advisory 该委员会的性质主要是名誉性的，成员包括高能物理领域的一些诺贝尔奖得主、知名高能物理学家和国际上主要高能物理研究机构的所长、主任等。该委员会除其名誉性的功能外，很重要的就是在组织过程中如发生某些难以解决或调和的矛盾时请他们出面。

17. b.科学议程委员会（咨询性）Scientific Program 这是一个十分重要的委员会，组成的原则主要是考虑地区分布、研究机构分布和学术水平等因素。在以上原则的基础上，绝大多数成员都应是活跃在一线的高水平研究人员，并了解本领域的研究现状和发展趋势。该委员会的职责主要有： - 审议科学议程 - 审议并推荐大会报告和报告人 - 审议分组专题并推荐分组召集人

18. c.组织委员会 （支持+决策） 组委会的工作无所不包，是大会真正的工作和决策机构，它的工作水平和效率直接关系到会议的成败。我们在第三十二届国际高能物理大会上的组织委员会结构如下：

20. 从以上的图表我们可以看出大会组织的分级责任结构：大会主席> 组委会主席 > 总协调人 > 组长 > 任务负责人。这个责任结构确定之后，我们强调坚守岗位、各司其职，有特殊情况及时汇报，无特殊情况按任务进度定期检查。进入会期前半年的时候，我们基本上是一周一小会，一月一大会。 以上组织结构和工作机制的确立是大会组织工作成功的一半，余下的工作只要做得认真细致应该不会有大的问题。

21. 2、有关会议组织的几项重要工作

22. a. 会议网页的设计和制作 网页是所有会议信息的发布平台，在设计的时候我们力求内容全面、清晰，功能操作简便、实用。在2004年的第三十二届国际高能物理会的组织过程中，我们没有发过各类的纸制通知，一切都是通过网页完成的，比如，大会的几轮通知，会前的注册、文章摘要的提交等等。一个好的网页设计对于大会组织的效率和成功起着非常关键的作用。

24. b. 大会报告的选择程序 要有一批对本领域最新发展了解透彻的高水平研究人员，他们有能力提出大概的区域、研究机构和人员分布，否则，我们就只能依赖科学议程委员会Scientific Program，而完全依赖科学议程委员会是十分危险的。首先是时效性，在组委会为某一议题发出征询意见函后，往往是泥牛入海无消息，如果一味等待则拖住整个组织工作的后腿；其次是公平性，而公平性与报告的水平直接相关。我们在组织2004年的第三十二届国际高能物理大会的过程中就碰到过此类的情况，美国某大型国立高能物理实验室的一位委员提出该实验室应该发表的大会报告几乎囊括了高能物理发展的大部分领域，不论从政治角度、还是从学术角度考虑都极为不妥，因此我们没有采纳他的提议。简言之，我们选择大会报告的原则是水平第一，同时兼顾区域和研究机构的分布。报告的选择程序是： - 组委会就报告题目和研究机构拿出具体建议， - 征求科学议程委员会Scientific Program意见（限期答复）， - 组委会根据科学议程委员会Scientific Program的意见作出修改， - 再征求科学议程委员会Scientific Program的意见， - 大会组委会决策。 我们一般不直接提具体报告人，待报告确定之后，多数情况是由所在研究机构确定报告人。

25. c. 分组召集人的选择 有分组会的国际会选择好分组召集人十分重要。在我所组织的第三十二届国际高能物理会上按该会的惯例安排有三天的分组会，共设了十三个分组，每一个分组都代表着本领域的一个重要研究方向。选择程序是： - 组委会确定如何分组和每组的时间分配， - 征求科学议程委员会Scientific Program意见（限期答复）， - 选择分组召集人。 分组召集人的主要职责是根据大会组委会分配给他那个组的总时间去选择分组报告并决定分组报告人，最后排出他那个分组的会议议程。

26. d. 大会学术秘书 大会组委会为每一位分组召集人、大会报告人安排一位学术秘书协助他工作。我们还为每一个分组设立一个秘书组协助所有的分组报告人。除协助工作外，这些学术秘书的一项重要工作是与报告人保持密切的接触确保他们能按时、按要求提交报告。

27. e.大会信息总表 从第一位代表注册开始，我们就把所有有关该代表的信息输入一张信息总表中，到现场注册完毕我们就拥有了所有会议代表的所有相关信息。 我们任务负责人以上人员人手一份该信息表。接机、注册、追踪报告人、大会相关活动的安排等全靠此表，发挥了极大的作用。