青岛市中小学校档案分类编号办法解释

1. 青岛市中小学校档案分类编号办法解释

2. 青岛市中小学校档案分类编号办法 一、范围 青岛市所属高中、中专、初中、小学等学校,普 通中等专业学校、职业学校和幼儿园可参照执行

3. 二、档案的类目设置 一级类目的设置 管理类 学籍类 教学类 校舍类 设备仪器类 会计类 教职工类 照片类 声像类 实物类 学校亦可根据具体需要增减一级类目，一般情况不再单设一级类目

4. （一）管理类 主要包括： ·学校党委（总支、支部）、行政、工会、共青团、少先队、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录； ·各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。具体如下:

5. 序号 归档范围 保管期限 1 上级党组织的决议、决定、条例、办法、规定及针对本校党、团、工会工作的文件材料 （1）重要的 永 久 （2）一般的 短 期 2 本校党、团组织的年度工作计划、总结、统计报表 永 久 3 本校党、团组织的会议记录、纪要 永 久 4 本校召开的教代会、团代会及有关会议的文件材料 （1）重要的 永 久 （2）其他的 短 期 5 本校党、团组织关系介绍信存根 长 期 6 本校工会、妇女、老干部工作等方面的文件材料 短 期 7 党组织关于理论学习的决定、通知、计划、总结 长 期 8 学生、党员、新团员的名单及有关文件 永 久

6. 9 表彰和奖励先进党、团支部、优秀党、团员的文件材料 长 期 10 党、团员名册 长 期 11 学校党团组织成员名单 长 期 12 学生会文件材料 长 期 13 本校关于廉政建设、表彰、违纪等文件材料 长 期 14 本校关于处理来信来访的文件材料 （1）重要的 永 久 （2）一般的 长 期 15 团组织、学生会各种活动的情况总结 短 期 16 国旗下的讲话 短 期

7. 17 少先队组织的有关文件材料 短 期 18 本校校长会议记录、行政办公会会议记录、纪要和全体教职工大会会议记录 永 久 19 本校及各部门年度工作计划、总结、大事记、校务日志及行政管理的规定、办法、通知 永 久 20 本校机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印章的通知 永 久 21 本校教职工录用、转正、定级、调资的报告、请示、通知 永 久 22 本校教职工退休、离休、伤亡、抚恤、劳保福利、困难补助的报告、请示、通知 永 久 23 学校综合年报、老干部情况年报 永 久 24 职称评定的有关文件材料 永 久

8. 25 专业技术人员年度考核文件材料 永 久 26 教职工花名册 永 久 27 学校关于表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料 永 久 28 学校的请示、报告和批复 永 久 29 学校与有关单位及个人的合同、协议 长 期 30 学校关于向学生收费的文件材料 长 期 31 学校组织教职工政治学习的计划、总结、通知 长 期 32 校史、校友、校庆工作文件材料 永 久

9. 33 学校发展规划 永 久 34 学校周工作日程、值班表、作息时间表 短 期 35 教职工考勤记录 短 期 36 学校评估文件材料 永 久 37 学校档案全宗介绍 永 久 38 全校性的规章制度 永 久 39 对教职工的处分或复查、撤销处分的文件材料 永 久 40 教师工作量的规定及执行情况 长 期

10. 41 房屋调整、调配使用、转移等的规定、总结 长 期 42 防震、防汛工作的文件材料 长 期 43 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定 长 期 44 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 长 期 45 校园绿化、伙食工作的有关文件材料 短 期 46 外事活动及学校与外国友人的信件 永 久 47 社会治安综合整理文件材料 短 期 48 宣传学校的有关材料 长 期

11. （二）学籍类 主要包括： 学籍卡片 毕业生登记表 去向跟踪调查表 转学休学退学开除报批表等

12. （三）教学类 主要包括：反映教学管理、教学实践、教学研究、德育教育、课堂教学、教师队伍建设、教材和外事交流等活动中形成的文件材料 教师成长档案包括： 自我简介，个人成长三年规划，主要荣誉，获奖或发表论文，公开或研究课，精品教案，教科研，教育教学案例，所教得意学生成就或成果，教学成绩，政治业务笔记等

13. 序号 归 档 范 围 保管期限 1 上级关于教育教学改革和管理及专业设置、课程设置的规定、办法等 永 久 2 本校年度教学计划、方案、大纲、总结、课程总表 永 久 3 本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案 短 期 4 本校制定的教学规章制度、办法、规定 长 期 5 本校各科试卷（空白）及答案、评分标准、试本分析、学科成绩统计及成绩分析、市区统考成绩统计 长 期 6 本校教学实习实验大纲、计划、指导书、讲义、总结及有典型意义的报告 短 期 7 本校学生开展社会调查、义务劳动、军训、野营、夏令营等活动的通知、安排、总结 短 期 8 教研组工作计划、总结、活动记录 短 期

14. 9 学校评选教学能手的有关材料 短 期 10 教学进度表 短 期 11 班主任和任课教师安排情况 短 期 12 活动课（选修课）计划、安排、考核、总结 短 期 13 本校教师进修、培训的计划、安排 短 期 14 本校招生计划、总结、新生名册 长 期 15 本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡 长 期 16 本校新生入学成绩统计表、中考、会考、高考成绩统计表、分析表 长 期

15. 17 学生座谈会情况 短 期 18 本校毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料、学生意外伤害登记 长 期 19 班级量化管理成绩统计 短 期 20 学生思想品德登记评定、成绩统计 短 期 21 教师家访、家长来访情况 短 期 22 学生奖惩的有关材料 短 期 23 学生国家体育锻炼标准达标率、优秀率、体育合格标准合格率 短 期

16. 24 指导学生课外活动（文艺、美术、科技）的计划、措施、获奖情况及总结 （1）重要的 长 期 （2）一般的 短 期 25 本校各类活动的材料（学校运动会、冬季越野赛、艺术节等） 短 期 26 学校体育代表情况（队员名单、队员个人档案、训练计划总结、比赛成绩） 短 期 27 初中毕业升学体育考试成绩统计 短 期 28 疾病预防和治疗措施，健康教育情况、心理咨询 短 期 29 学生参加各学科竞赛的情况 长 期

17. 序 号 归 档 范 围 保管期限 1 本校科研计划、实施方案、鉴定的文件材料 长 期 2 本校科室、教研组科研计划、总结 短 期 3 教职工科研项目的申请、立项和批复 永 久 4 本校教职工的论文、论著及其出版情况 永 久 5 本校教师在各种刊物上发表和在学术会议上交流的论文、论著及专家评价材料 长 期 6 本校教师自编讲义、教材、典型教案 长 期 7 教职工科研计划、总结 短 期 8 本校教师、学生参加科研活动的成果材料 永 久 9 本校开展外事、校际学术交流活动的文字材料、领导讲话等 （1）重要的 永 久 （2）一般的 短 期 注:中小学的科研项目不多,不再单独设立科研类,如果有就把科研课题形成的材料归在教学类中.具体收集范围如下:

18. 归 档 范 围 保管期限 本校校舍拆迁、新建、维修、征地等的申请、报告、批准文件，校舍规划图、平面图，本校基建工程概、预、决算、经费划拨、收支文件、表格，基建工程承建合同、协议书、勘测、设计、施工、竣工、验收的图纸、资料，校园地下管网等 永 久 （四）校舍类 A、确权档案内容 1、土地使用证书 2、房屋所有权证书 3、建设的请示、审批文件 4、征用土地的请示、审批文件及协议等 5、权属来源证明书 6、权属变更的文件资料 7、产权估值资料 8、其它文件

19. B、基建档案内容 1、可行性研究文件 2、规划、环保、消防、卫生等方面的文件 3、地质勘察文件 4、设计任务书、设计合同、初步设计、技术设计、施工图设计、设计计算书等设计文件 5、施工任务书、工程承发包合同和协议书、招标投标文件、开工通知书、开工报告、质监委托书、质监通知书等 6、工程技术要求、技术交底、图缴获会审记录等 7、设计变更、工程更改、材料代用的洽商审核文件 8、永久性水准点的坐标位置、建筑物施工定位测量及其沉陷、位移、变形观测记录

20. 9、原材料、构件及设备的出厂证明、质量鉴定材料、建筑材料试验报告9、原材料、构件及设备的出厂证明、质量鉴定材料、建筑材料试验报告 10、隐蔽工程验收记录 11、工程事故处理报告 12、设备和管线调试、调压、试运转记录 13、工程质量检查评定文件 14、竣工验收文件 15、竣工图 16、工程预、决算书 17、查勘鉴定文件 18、维修文件 19、其它文件

21. C、管理类档案目录 1.学校管理人员一览表 2.学校建设历史简况 3.房屋、土地情况总表 4.房屋基本情况明细表 5.房屋基本情况分幢登记表 6.房屋查勘鉴定分幢记录表 7.房屋修缮分幢记录表 8.房屋、土地变更情况记录表 9.房屋使用分类统计表 10.运动场地及其他建筑物总表 11.校园总平面图 12.总体规划图 13.地下管线图 14.照片 15.其他情况

22. 另还有: 《学校管理人员一览表》 《学校建设历史简况》 《房屋土地情况总表》 《房屋基本情况明细表》 《房屋基本情况分幢登记表》 《房屋查勘鉴定分幢记录表》 《房屋修缮分幢记录表》 《房屋土地变更情况记录表》 《房屋使用分类登记表》 《运动场地及其他建筑物总表》

23. 序 号 归 档 范 围 保管期限 1 本校大型非教学设备、供暖锅炉、配电系统等的材料 永 久 2 本校校办工厂设备的说明书、图纸、维修记录及产品设计、生产图纸、工艺、配方、检验合格证、质量标准、经济效益等材料 长 期 3 本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、修改记录、概预决算 短 期 （五）设备仪器类 主要包括教学设备，办公设备。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接受、使用、维修和改进工作中产生的文件材料 可参考企事业单位设备仪器文件材料归档案范围

24. 设备仪器文件材料归档范围 A1 自制设备仪器 A1．1 技术任务书、申请报告、批复。 A1．2 技术调查报告。 A1．3 设计研制计划、方案。 A1．4 计算书、公式。 A1．5 全套设计图样。 A1．6 设备仪器组装、调试、试运行记录和检测报告。 A1．7 技术攻关记录、成果。 A1．8 安装使用说明书。 A1．9 设备仪器安装竣工图样调试、试运行记录、安装总结、验收材料。 A1．10 操作规定、维护保养规定。 A1．11 重大事故分析及处理报告。 A1．12 大修计划、记录等。 A1．13 报废鉴定书、申请报废鉴定报告、批复和处理结果材料 参考：

25. A2 外购设备仪器 A2．1 申请外购报告、批复。 A2．2 调研、考察材料。 A2．3 外购合同、协议与外商谈判、洽谈记录、纪要、备忘录、合同协议和来往函件。 A2．4 设备仪器开箱验收记录。 A2．5 设备合格证、装箱单、说明书等随机图样及文字材料（原文和译文）。 A2．6 设备安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收报告等。 A2．7 运行记录及重大事故分析处理报告。 A2．8 大修计划、记录及变更文件。 A2．9 报废鉴定书、申请报废报告、批复和处理结果。 A2．10 技术、质量上的异议和处理结果材料。

26. 序号 归 档 范 围 保管期限 1 上级有关财务会计工作的文件材料 永 久 2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等 长 期 3 财务档案移交清册 永 久 4 财务档案销毁清册 永 久 5 决算报表 永 久 6 预算会计报表 短 期 7 年度以上各种统计报表（含工资报表） 长 期 8 会计月、季报表 短 期 9 总账 长 期 (六)会计类

27. 10 预算内账簿（含明细账、分户或登记帐） 短 期 11 预算外账簿（含明细账、分户或登记帐） 短 期 12 日记账 往来帐 长 期 13 长 期 14 预算内各种原始凭证、记账凭证 短 期 15 预算外各种原始凭证、记账凭证 短 期 16 学校基金各种原始凭证、记账凭证 短 期 17 银行存款余额调节表 短 期 18 银行对外账单 短 期 教职工工资单

28. (七)照片类 1、本校历届领导人及全体教职工的照片2、上级领导、社会著名人物来本校检查、视察、指导工作的照片3、本校召开的各种会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议）的照片4、本校各种工作成果的照片5、本校宣传报道工作的照片6、本校外事活动的照片

29. 7、本校发生的各种重大事件、事故的照片8、本校在职能活动中主办或承办的重大活动的照片9、本校获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、礼品、纪念品、宣传品的照片10、本校单位建设发展史的照片。反映本校特点的新旧建筑物、构筑物和校园面貌的照片7、本校发生的各种重大事件、事故的照片8、本校在职能活动中主办或承办的重大活动的照片9、本校获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、礼品、纪念品、宣传品的照片10、本校单位建设发展史的照片。反映本校特点的新旧建筑物、构筑物和校园面貌的照片 11、本校组织或参加的其它重要活动的照片 12、毕业班集体照片 13、学校、教师、学生获各类先进称号和各种竞赛获奖照片

30. 序 号 归 档 范 围 保管期限 1 反映本校教育、教学重要活动的录音带、录像带 长 期 2 本校重大活动（校庆、校友会、运动会、教代会、上级领导来校视察、外事接待等）照片、录像带 永 久 3 本校参加校外各级体育比赛的照片、录像带 长 期 (八)声像 主要指学校在社会活动中直接形成的具有保存价值的录音带和录像带

31. 序 号 归 档 范 围 保管期限 1 本校及其教职工获得、接收的各种奖杯、锦旗、奖状、证书、牌匾及其它有纪念意义和凭证作用的物品等 （1）省级以上的 永 久 （2）市级以下的 长 期 2 本校接收的国外友人、友好团体、校友等馈赠的纪念品、书画、文字资料 永 久 (九)实物类 主要指本校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物 (十)教职工类 执行国家有关规定

32. 提 示 一 凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，本单位需要长久利用的文件材料，应列为永久保存。 凡是在相当长的时间内本单位需要查考利用的文件材料，应列为长期保存。 凡是在较短的时间内本单位需要查考利用的文件材料，应列为短期保存。

33. 提 示 二 确定归档文件材料保管期限参考依据： A、《档案工作指南》： 《归档文件整理规程》附录A B、《档案工作文件选编》： 财会字[1998]32号《会计档案管理办法》 国档发 [1988]4号《基本建设项目档案资料 管理暂行规定》 C、山东省中小学校档案管理暂行办法(鲁教办字[2000]23号) D、青岛市档案局《企业档案工作制度建设规范》

34. 二级及二级以下类目的设置 1、管理、学籍、教学、照片类档案按教学年度设置二级类目，需要设置三级类目的按其保管期限设置。(档号中涉及年度时均代表为教学年度)2、校舍类档案设置确权、基建、管理三个二级类目，按项目设置三级类目。3、设备仪器类档案一般按设备仪器使用性质或部门设置二级类目，按单台（套）设备仪器设置三级类目。

35. 4、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目。4、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目。 5、声像类档案一般按载体形式设置二级类目，可视需要按年度设置三级类目。 录音带、录像带 6、实物类档案按其种类或年度设置二级类目，一般不设置三级类目。 印章 奖状 奖杯 奖牌 锦旗 证书等

36. 注：其它企事业单位还应有以下类别的档案 产品，科研，基建

37. 三、档号的编制 档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定 和反映档案排列顺序的一组代码。 主要包括：全宗号、类目号、件号及间隔号组成。 （一）全宗号 全宗号由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆之前该号暂空。

38. （二）类目号1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写（二）类目号1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写 GL：管理 XJ：学籍 JX：教学 XS：校舍 SB：设备仪器 KJ：会计 JG：教职工 ZP（SP）：照片类 SX：声像类SW：实物类

39. 2、二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字“1-9”或“01-99”表示；2、二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字“1-9”或“01-99”表示； • 3、设备仪器类档案，按使用性质设置二级类目，有型号的，一般应优先采用代号（型号）进行三级类目；无代号的，采用阿拉伯数字编写。（设备简单，可直接以设备型号设置二级类目） • 4、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示， • 如： • 二00五年用“2005”表示。 • 5、保管期限 永久（50年以上）—“1” • 长期（15-50年）—“2” • 短期（15年以下）—“3”

40. （三）件号的编制 1、管理、学籍、教学、照片类档案在同一年度内按三个不同保管期限分别编写件号 2、声像类档案按其载体类型或在各年度内编写起止件号。 3 、实物类档案按其种类分别编写起止件号。 4、校舍、设备仪器类档案分别以最低一级类目依次编写件（案卷）号。

41. 5 、会计档案: 一册为一件 分别按二级类目编写件号 财务报告 采用大流水形式编写件号。 即按财务报告形成的年度顺序自“1”始编写件号。 一个年度占有一个件号 财务凭证和帐簿分别在年度内编写件号， 即一年一个起止件号。

42. 6．科技类档案-- 分别按其最低一级类目编写件号。

43. （四）间隔号 1、阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“• ”隔离。 2、分类号与件号中间用间隔号“-”隔离。

44. 四、档号示意 （一） GL 2006·1—001 件号 保管期限代号 教学年度代号 管理类代号

45. （二） XJ2006—001 件号 教学年度代号 学籍类代号 也可设三级类目 XJ2006.1-001

46. （三） JX 2006·1—001 件号 保管期限代号 教学年度代号 教学类代号

47. （四） XS2·1—001 件或卷号 教学楼代号 基建类代号 校舍类代号

48. （五） KJ3·2006—001 件号 年度代号 凭证类代号 会计类代号

49. （六） ZP2006100001 件号 保管期限代号 教学年度代号 纸质照片类代号 注：照片档案的整理及档号编写应与《青岛市照片档案整理规范》一致

50. （六） SW1·2006—001 件号 年度代号 荣誉证书类代号 实物类代号 实物类档案一般不设三级类目，如的确需要则可按以上格式设置