Chi è il Prefetto?

2. Chi è il Prefetto? Il Prefetto è colui che cura il lato formale del club, e delle sue attività gestendone l’organizzazione.

3. Per cominciare… • Appena entrati in carica ricordatevi di: • STUDIARE IL CERIMONIALE !!! • Verificare l’equipaggiamento indispensabile di Club: • Gagliardetti • Stendardo • Inni • Spillini • Scambiare informazioni con il Prefetto precedente, riguardo eventuali fornitori e farsi passare tutti i contatti necessari per affrontare l’anno. • Iniziare ad organizzare il vostro passaggio delle consegne.

4. Passaggio delle consegne • Prendere accordi con il ristorante adatto per l’occasione e concordare il menù. • Contattare fioraio per i centrotavola. • Studiare la grafica del menù in base ai colori del tovagliato, e inserire il nome del presidente uscente e quello entrante con i relativi motti. • Preparare gli inviti per le autorità sia Rotariane/Rotaractiane, e non (gli inviti alle autorità le invia il segretario, ma è il prefetto che fa l’accoglienza). • Ricordarsi campana, martelletto, bandiere, stendardo e guidoncino. • Leggere attentamente il cerimoniale (non lo ripeterò mai abbastanza!!!) • Preparare i tavoli nominali con particolare attenzione a quello Presidenziale (segue schema).

5. Schema Passaggio Consegne Stendardo Presidente Uscente Inni: S.Marino Italia Europa Rotary Int. Presidente Entrante DZ Bandiere Eventuale Autorità RI/RTC, tranne RD Eventuale Autorità Locale Campana Guidoncino Centrotavola Tavolo d’onore 2 Tavolo d’onore 1

6. Regole generali • Cercare di avere le prenotazoini il prima possibile per poter organizzare i tavoli e, in caso di interclub, mescolare i soci dei club presenti per favorire la socializzazione. • ATTENZIONE AL TAVOLO PRESIDENZIALE: Presidente al centro, ospite più importante (relatore) alla sua destra, eventuale autorità a sinistra. Meglio alternare, quando possibile, uomo/donna. Non superare le 7/8 persone. • Bandiere e stendardo alle spalle del tavolo presidenziale (come da schema che segue). • Ricordarsi CAMPANA e MARTELLETTO.

7. Schema per conviviale Stendardo Presidente Inni: S.Marino Italia Europa Rotary Int. Relatore Autorità Bandiere Moglie dell’autorità Moglie del Relatore Campana Guidoncino Centrotavola Tavolo d’onore 2 Tavolo d’onore 1

8. Altre Regole generali • La disposizione del tavolo presidenziale cambia in funzione del tipo di serata. L’RD siede a destra del presidente SOLO se in visita ufficiale (come da schema seguente). • Il Prefetto è colui che fa accomodare gli ospiti, che gestisce i tempi della serata, e in caso di posti vuoti nei tavoli, soprattutto in quelli d’onore, ci si siede. • Quando sono presenti ospiti donne (mogli dei relatori o di autorità) un mazzo di fiori è gradito. • Ricordarsi i guidoncini da dare agli ospiti.

9. RD in visita ufficiale Stendardo distretto Stendardo di club Presidente Inni: S.Marino Italia Europa Rotary Int. RD DZ Bandiere Segretario Vice Guidoncino RD Guidoncino Club Campana Centrotavola Tavolo d’onore 2 Tavolo d’onore 1

10. Piccoli accorgimenti per le cene… • In una cena è gradito l’aperitivo di benvenuto. • Menù e centrotavola (meglio se floreali), in coordinato con il tovagliato. • I centrotavola non devono superare i 20 cm. di altezza. • Verificare la funzionalità dell’impianto per gli inni. • Procurarsi, in caso di necessità, proiettore e schermo per la relazione. • Essere pronti ad affrontare eventuali imprevisti restando vigili su ciò che accade in sala.

11. Mi raccomando… Studiate il cerimoniale!!!