ยินดีต้อนรับสู่ การนำเสนอโดย

1. ยินดีต้อนรับสู่การนำเสนอโดยยินดีต้อนรับสู่การนำเสนอโดย นาวสาวพัชรา เวชไธยสงค์ หลักสูตร ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง สาขางาน การบัญชี

2. สื่อการเรียนการสอนเรื่องการวางระบบบัญชีเกี่ยวกับการขายและการควบคุมลูกหนี้สื่อการเรียนการสอนเรื่องการวางระบบบัญชีเกี่ยวกับการขายและการควบคุมลูกหนี้

3. บทที่ 1บทนำ • ความเป็นมาของโครงงาน ในปัจจุบันการประกอบธุรกิจ หน้าที่การขายหรือการหารายได้ ถือได้ว่าเป็นหน้าที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจ ที่มีวัตถุประสงค์ในการหากำไร ธุรกิจทุกประเภทจะสามารถดำเนินงานต่อไปได้ก็ต้องอาศัยการวางแผนวางระบบอย่างรัดกุมเกี่ยวกับการขายและการควบคุมลูกหนี้เพราะถือว่าเป็นตัวแปรที่สำคัญในการขับเคลื่อนกิจการให้ดำเนินงานต่อไปได้ เจ้าของกิจการจึงให้ความสำคัญและมุ่งเน้นในการวางระบบบัญชี

4. ในการเรียนการสอนนั้นย่อมจะต้อง มีสื่อการสอนที่เป็นความจริงสามารถที่จะสื่อให้ผู้เรียนเข้าใจได้ ดังนั้นสื่อการเรียนการสอนจึงจำเป็นอย่างมากสำหรับผู้สอนที่จะทำให้นักศึกษาแต่ละคนเข้าใจในรายวิชานั้นอย่างลึกซึ้ง เพราะการเรียนรู้หากจะเรียนในหนังสือเรียนอย่างเดียวก็จะทำให้น่าเบื่อจำเจ นักศึกษาก็จะเกิดกระบวนการเรียนรู้ได้ยากและช้า ดังคำที่กล่าวไว้ว่า สื่อการเรียนการสอนนับว่าเป็นสิ่งสำคัญที่มีบทบาทอย่างมากในการเรียนการสอนนับแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน เนื่องจากเป็นสื่อตัวกลางที่ช่วยให้การสอนระหว่างผู้สอนและผู้เรียนดำเนินไปอย่างมีประสิทธิ์ภาพทำให้ผู้เรียนได้เข้าใจความหมายในเนื้อหาบทเรียนได้ตรงตามที่ผู้สอนต้องการไม่ว่าจะเป็นสื่อแบบใดชนิดใดก็ล้วนแต่เป็นทรัพย์กรที่สามารถอำนวยความสะดวกในการเรียนรู้ได้ทั้งสิ้น

5. ดังนั้น ผู้จัดทำจึงได้จัดทำสื่อการเรียนการสอนเรื่องการวางระบบบัญชีเกี่ยวกับการขายและการควบคุมลูกหนี้ โดยจัดทำในรูปแบบสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ในโปรแกรม Proshowgoldเพื่อเป็นสื่อการเรียนการสอนในรายวิชา ระบบการบัญชี

6. วัตถุประสงค์ของโครงงานวัตถุประสงค์ของโครงงาน 1.2.1 เพื่อใช้เป็นสื่อการเรียนการสอนเรื่องการวางระบบบัญชีเกี่ยวกับการขายและการควบคุมลูกหนี้ 1.2.2 เพื่อเผยแพร่สื่อการเรียนการสอนในเรื่องการวางระบบบัญชีเกี่ยวกับการขายและการควบคุมลูกหนี้ ให้ผู้เรียนสนใจเข้ามาศึกษาเอกสารทางการบัญชี

7. ขอบเขตของโครงงาน 1.3.1 การวางระบบบัญชีเกี่ยวกับการขายและการควบคุมลูกหนี้ 1.3.1.1 วัตถุประสงค์ของระบบบัญชีเกี่ยวกับการ ขายและการควบคุมลูกหนี้ 1.3.1.2 ประเภทของการขาย 1.3.1.3 ระบบการขายเชื่อ 1.3.1.4 ระบบการส่งคืนสินค้าและการให้ส่วนลด 1.3.1.5 วิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการให้สินเชื่อและการจัดทำ บัญชีลูกหนี้ 1.3.1.6 การควบคุมภายในเกี่ยวกับการขายและ บัญชีลูกหนี้ 1.3.2 สื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ในโปรแกรมProshowgold

8. ประโยชน์ที่ได้รับจากโครงงานประโยชน์ที่ได้รับจากโครงงาน 1.4.1 ใช้เป็นสื่อการเรียนการสอนเรื่องการวางระบบบัญชีเกี่ยวกับการขายและการควบคุมลูกหนี้ 1.4.2 สามารถเผยแพร่สื่อการเรียนการสอนในเรื่องการวางระบบบัญชีเกี่ยวกับการขายและการควบคุมลูกหนี้ ให้ผู้เรียนสนใจเข้ามาศึกษาเอกสารทางการบัญชี

9. วิธีการดำเนินการ ตารางที่ 1.1 ตารางวิธีการดำเนินการ

12. บทที่ 2 ทฤษฎีและหลักการที่เกี่ยวข้อง • วัตถุประสงค์ของการวางระบบบัญชีเกี่ยวกับการขายสินค้าและการควบคุมลูกหนี้ 1. ค้าขายทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นขายเงินสดหรือขายเงินเชื่อก็ตาม ได้มีการบันทึกไว้อย่างถูกต้องและทันเวลา 2. การนำสินค้าออกไปจากที่เก็บ ไม่ว่าจะนำไปขายหรือเพื่อการใดก็ตาม จะต้องได้อนุมัติและอยู่ในความควบคุมอย่างดีเพื่อป้องกันการทุจริต 3. เงินที่ได้รับชำระหนี้จากการขาย ได้มีการลงบัญชีอย่างถูกต้อง

13. 4. การรับคืนสินค้านั้น ได้เป็นไปตามระเบียบที่วางไว้ ทั้งนี้เพื่อป้องกันการทุจริต และผิดพลาด 5. มีการแยกหน้าที่เกี่ยวกับการขายและการรับเงินออกจากกัน โดยให้มีการตรวจสอบซึ่งกันและกันเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับเงินจากค่าขายทุกรายการครบถ้วน 6. มีการควบคุมอย่างพอเพียงสำหรับการขายเชื่อ ทั้งนี้เพื่อให้มีการตรวจสอบความถูกต้องได้เป็นประจำ และมีการควบคุมภายในเกี่ยวกับลูกหนี้อย่างดีด้วย

14. ประเภทของการขายสินค้าประเภทของการขายสินค้า การขายสินค้าหรือบริการ จะแบ่งตามลักษณะของการขาย ได้ดังนี้ - ประเภทการขายแยกตามเกณฑ์การชำระเงิน - ประเภทการขายแยกตามผู้จำหน่าย ประเภทการขายแยกตามเกณฑ์การชำระเงิน 1. ขายเป็นเงินสด (Cash Sale) คือการขายสินค้าที่ได้รับชำระเงินทันทีที่ขายและมีการตกลงกับลูกค้า โดยจะส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าแล้วจะเรียกเก็บเงินทันทีซึ่งไม่มีการให้เครดิต แต่ถ้าขายสินค้าจำนวนมาก ก็อาจเรียกบางส่วนจึงส่งมอบสินค้าก็ได้ เมื่อส่งมอบสินค้าครบก็จ่ายเงินส่วนที่คงเหลือทันที

15. การแบ่งหน้าที่เกี่ยวกับการขายเป็นเงินสดการแบ่งหน้าที่เกี่ยวกับการขายเป็นเงินสด 1.การเสนอราคา เมื่อลูกค้าติดต่อสอบถามราคามาที่แผนกขายเพื่อต้องการทราบราคาของสินค้าที่ต้องการซื้อ แผนกขายจะจัดทำเอกสารใบเสนอราคาขึ้นมา 3 ฉบับ ฉบับที่ 1 (ต้นฉบับ) ส่งให้กับลูกค้า ฉบับที่ 2 (สำเนา) ส่งให้แผนกบัญชีเพื่อตรวจสอบกับเอกสารใบสั่งจอง ใบสั่งขายและใบส่งของ/ใบกำกับภาษี ฉบับที่ 3 (สำเนา) เก็บเข้าแฟ้มที่แผนกไว้เป็นหลักฐาน

16. 2.การสั่งจอง หลังจากที่ลูกค้าได้รับทราบราคาสินค้าที่แผนกขายเสนอให้แล้วนั้น หากมีความพอใจในราคาของสินค้า ลูกค้าจะจัดทำเอกสารใบสั่งซื้อให้กับแผนกขาย และเมื่อแผนกขายได้รับเอกสารใบสั่งซื้อจากลูกค้าแล้วจะจัดทำเอกสารใบสั่งจองขึ้นมา 3 ฉบับ แล้วส่งให้กับแผนกคลังสินค้า เมื่อแผนกคลังสินค้าได้รับเอกสารใบสั่งจองแล้วตรวจสอบจำนวนสินค้าตามใบสั่งจองว่ามีสินค้าตามของจองมาหรือไม่ จากนั้นจะลงชื่อในเอกสารใบสั่งจองเพื่อบ่งบอกว่าทางแผนกสินค้าได้จองสินค้าตามที่ขอจองมาไว้ให้แล้ว แลจัดส่งเอกสารให้กับที่ต่าง ๆ ดังนี้ ฉบับที่ 1 (ต้นฉบับ) ส่งให้กับแผนกขายเพื่อบ่งบอกว่าสินค้าที่แผนกขายต้องการนั้นคลังสินค้าได้จองไว้ให้ไว้แล้ว

17. ฉบับที่ 2 (สำเนา) ส่งให้แผนกบัญชีเพื่อตรวจสอบกับเอกสารใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ใบกำกับภาษี ฉบับที่ 3 (สำเนา) เก็บไว้ที่แผนกไว้เป็นหลักฐาน 3.การสั่งขาย สำเนาเอกสารใบสั่งจองที่แผนกคลังสินค้าส่งมาให้กับแผนกขายแล้วนั้น แผนกขายจะตรวจสอบว่าแผนกคลังสินค้าได้จองสินค้าได้จองสินค้าให้หรือยัง แล้วจัดทำเอกสารใบสั่งขายสินค้าขึ้นมา 2 ฉบับ แล้วจัดส่งให้กับแผนกบัญชี เมื่อแผนกบัญชีได้รับเอกสารใบสั่งขายจากแผนกขายแล้ว จะตรวจสอบรายการสั่งขายว่าสั่งขายให้กับลูกค้ารายใด และตรวจสอบรายละเอียดของลูกค้าที่สั่งขาย เช่นยอดหนี้คงค้างของลูกค้ารายนี้ วงเงินอนุมัติ หลังจากนั้นจะลงชื่อในใบสั่งขายและจัดส่งเอกสารให้กับสถานที่ต่าง ๆ ดังนี้

18. ฉบับที่ 1 (ต้นฉบับ) ส่งให้กับแผนกขายเพื่อแจ้งว่าสามารถขายให้กับลูกค้ารายนี้ได้ ฉบับที่ 2 (สำเนา) เก็บเข้าแฟ้มที่แผนกไว้เป็นหลักฐาน 4.การออกบิลหรือการบันทึกขาย งานในหน้าที่นี้จะเหมือนกับระบบของการขายเชื่อต่างกันในส่วนที่มีการจัดทำเอกสารใบเสร็จรับเงินพร้อมกับเอกสารใบสั่งของ/ใบกำกับภาษีด้วย เอกสารใบเสร็จรับเงินนี้จะจัดทำ 2 ฉบับ แล้วจัดส่งเอกสารใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินให้กับแผนกคลังสินค้าเพื่อทำการจ่ายสินค้าและจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า 5.การจ่ายสินค้า งานในหน้าที่ของการจ่ายสินค้าจะเหมือนกับการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเอกสารที่จัดส่งให้กับลูกค้ามีใบเสร็จรับเงินด้วย

19. 6.การรับเงิน เมื่อสินค้าส่งถึงมือลูกค้าแล้ว ลูกค้าจะทำการตรวจนับและลงชื่อรับของในเอกสารใบส่งของ/ใบกำกับภาษีและจ่ายเช็คให้ และเมื่อพนักงานเก็บเงินได้รับแล้วจะลงชื่อรับเงินในเอกสารใบเสร็จรับเงินและให้ต้นฉบับเอกสารใบเสร็จรับเงินกับลูกค้า ส่วนสำเนาใบเสร็จรับเงิน เช็ค และสำเนาใบส่งของ/ใบกำกับภาษี 2 ฉบับ พนักเก็บเงินจะนำกลับมาที่แผนกบัญชี หลังจากแผนกบัญชีได้รับเอกสารแล้ว จะถ่ายสำเนาเช็ครับ และทำใบนำฝากเพื่อนำเช็คฝากธนาคาร แล้วจัดทำเอกสารใบสำคัญรับแนบรวมกับเอกสารสำเนาใบส่งของ/ใบกำกับภาษี (ฉบับที่ 3) สำเนาใบเสร็จรับเงิน สำเนาเช็ครับ สำเนาใบนำฝาก สำเนาใบเสนอราคา สำเนาใบสั่งจอง สำเนาใบสั่งขาย

20. บันทึกรายการในสมุดรายวันรับเงินแล้วเก็บเข้าแฟ้มใบสำคัญรับเรียงตามเลขที่ใบสำคัญ ส่วนสำเนาใบกำกับภาษี (ฉบับที่ 2) เก็บเข้าแฟ้มสำเนาใบกำกับภาษีเพื่อจัดทำรายงานภาษีขาย เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายเงินสด ได้แก่ ใบเบิกสินค้า,ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี/ใบกำกับสินค้า,ใบสำคัญรับ,รายงานสินค้าคงเหลือ เป็นต้น

21. 2. ขายเป็นเชื่อ (Credit Sale) คือ การขายสินค้าที่ยังไม่ได้รับเงินในขณะที่ทำการขายเพื่อต้องการเพิ่มยอดขายให้กับกิจการมากขึ้น การขายสินค้าเป็นเงินเชื่อจะส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าไปก่อนและให้ระยะเวลาแก่ลูกค้าในการชำระหนี้ตามเงื่อนไข เช่น 2/10,n/30 เป็นต้น การแบ่งหน้าที่เกี่ยวกับงานขายเป็นเงินเชื่อ กิจการแต่ละแห่งควรมีการแบ่งหน้าที่ต่าง ๆ เกี่ยวกับการเสนอราคา การสั่งจอง การอนุมัติการขาย การจ่ายของและการรับเงินค่าขายออกจากกันเพื่อประโยชน์ในการควบคุมภายใน ทั้งนี้ต้องกำหนดวิธีการให้รัดกุมและใช้แบบฟอร์มต่าง ๆ เพื่อช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

22. หน้าที่ต่าง ๆ แบ่งออกได้ดังนี้ - การเสนอราคา การสั่งจอง การสั่งขาย งานในหน้าที่ของการเสนอราคา การสั่งจองและการสั่งขาย หลังจากนั้นจะสั่งขายนี้จะเหมือนกับงานของระบบการขายสินค้าเป็นเงินสด - การออกบิลหรือการบันทึกขาย หลังจากที่แผนกบัญชีส่งเอกสารใบสั่งขายให้กับแผนกขายแล้ว จะจัดทำเอกสารใบส่งของ/ใบกำกับภาษีขึ้นมา 5 ฉบับ และบันทึกรายการขายในสมุดรายวัยขาย หลังจากนั้นจะส่งเอกสารทั้ง 5 ฉบับให้กับแผนกคลังสินค้า

23. - การจ่ายสินค้าการจ่ายสินค้า เมื่อแผนกคลังสินค้าได้รับเอกสารใบส่งของ/ใบกำกับภาษีแล้ว ก็จะจัดสินค้าตามรายการในเอกสาร และดึงสำเนาฉบับที่ 4 ของเอกสาร ไปลงรายการใบบัตรสินค้า และเก็บเข้าแฟ้มไว้เป็นหลักฐาน แล้วจัดส่งสินค้าพร้อมเอกสารให้กับลูกค้า หลังจากที่ลูกค้าได้รับสินค้าแล้วจะคืนเอกสารสำเนาใบส่งของ/ใบกำกับภาษีฉบับที่ 2 และ 3มาที่แผนกบัญชี แผนกบัญชี แผนกบัญชีจะเก็บเอกสารฉบับที่ 2เข้าแฟ้มสำเนาใบกำกับภาษีเพื่อจัดทำรายงานภาษีขาย ส่วนฉบับที่ 3 แนบกับสำเนาเอกสารใบเสนอราคา ใบสั่งขาย เก็บเข้าแฟ้มลูกหนี้รายตัวเรียงตามวันครบกำหนด

24. 3. ขายผ่อนชำระ (Installment Sale) คือ ขายสินค้าให้กับลูกค้า โดการส่งมอบสินค้าให้แก่ผู้ซื้อซึ่งลูกค้าต้องจ่ายเงินชำระค่าสินค้าบางส่วนก่อนเรียกว่าเงินดาวน์ (Down Payment) ส่วนที่เหลือจะชำระเป็นงวด ๆ ตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ซึ่งตามกฎหมายถือว่าการผ่อนชำระนั้น กรรมสิทธิ์ในสินค้าจะตกเป็นของผู้ซื้อทันทีที่มีการตกลงซื้อขาย สำหรับการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับการผ่อนชำระจะมีลักษณะที่แตกต่างจากการขายปกติ โดยเฉพาะเรื่องการรับรู้รายได้

25. บางครั้งกิจการก็ประสบปัญหาในการรับรู้รายได้ให้เป็นไปตามมาตรา 65 คือ การใช้เกณฑ์สิทธิในการคำนวณรายได้ ซึ่งเป็นการนำรายได้ที่เกิดขึ้นในรอบระยะเวลาบัญชีใดบัญชีหนึ่ง แม้จะยังไม่ได้ รับชำระในรอบบัญชีนั้น มารวมคำนวณเป็นรายได้ในบัญชีรอบนั้น และให้นำรายจ่ายที่เกี่ยวกับรายได้นั้น แม้จะยังมิได้จ่ายในรอบบัญชีนั้นมารวมคำนวณเป็นรายจ่ายในรอบบัญชีนั้น เช่น กิจการขายสินค้าไปแล้วในปี 2550 แต่จะได้รับเงินในปี 2551 การใช้เกณฑ์สิทธิจะถือเป็นรายได้ของปี 2550 เป็นต้น การวินิจฉัยตีความของสรรพากร จะยึดตามมาตรา 65 และหลักเกณฑ์มาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 37 เรื่องการรับรู้รายได้ ซึ่งกล่าวไว้ว่ากิจการต้องรับรู้รายได้จากการขายสินค้าเมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขทุกข้อดังนี้

26. 1. กิจการได้โอนความเสี่ยง และผลตอบแทนที่เป็นสาระสำคัญของความเป็นเจ้าของสินค้าให้กับผู้ซื้อแล้ว เช่น ความล้าสมัย การเสื่อม หรือผลตอบแทนที่จะได้ในอนาคตซึ่งลูกค้าเป็นผู้รับผิดชอบ 2. กิจการไม่เกี่ยวข้องในการบริหารสินค้าอย่างต่อเนื่อง ในระดับที่เจ้าของพึงกระทำ หรือไม่ได้ควบคุมสินค้าที่ขายไปแล้วทั้งทางตรงและทางอ้อม 3. กิจการสามารถวัดมูลค่าของจำนวนรายได้ ได้อย่างน่าเชื่อถือ 4 . มีความเป็นไปได้ที่กิจการจะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจของรายการบัญชีนั้น 5. สามารถวัดมูลค่าของต้นทุนที่เกิดขึ้นหรือเนื่องจากรายการบัญชีนั้นน่าเชื่อถือ

27. การบันทึกรับรู้รายได้จากการขายสินค้าโดยปกติแล้ว จะต้องบันทึกเป็นรายได้ของกิจการ เมื่อได้ส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้า เพราะเข้าเงื่อนไขทั้ง 5 ข้อ ตามมาตรฐานการรับรู้รายได้ แต่ก็มีบางกรณีที่แม้จะยังไม่ได้ส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้า ก็จะต้องบันทึกรับรู้รายได้ เช่น ทำการขายและเตรียมสินค้าไว้พร้อมนำส่งแล้ว แต่ยังไม่ได้ส่งมอบ เนื่องจากความประสงค์ของลูกค้าและกรรมสิทธิ์ในตัวสินค้าได้เป็นของลูกค้าหมดแล้ว ถือว่าย่อมต้องรับรู้เป็นรายได้ ในกรณีการรับรู้รายได้จากการขายสินค้าอย่างมีเงื่อนไข โดยทั่วไป กิจการจะรับรู้เป็นรายได้ เมื่อส่งมอบสินค้าให้ กับผู้ซื้อแล้ว แต่หลายครั้งที่กิจการจะต้องขานสินค้าไปอย่างมีเงื่อนไข เช่น ต้องติดตั้งสินค้าให้แก่ลูกค้า มีการรับประกัน เป็นต้น ซึ่งหากกิจการไม่ปฏิบัติตาม ลูกค้าก็มีสิทธิ์ที่จะบอกเลิกไม่รับสินค้านั้นได้ โดยที่ลูกค้าไม่ต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้ว

28. ดังนั้นกิจการจะไม่รับรู้รายได้จนกว่าผู้ซื้อจะยอมรับ และได้ตรวจรับสินค้านั้นแล้ว เมื่อเทียบกับเงื่อนไขการรับรู้รายได้ตามมาตรฐานการบัญชีแล้ว ดังนี้ 1. กิจการได้โอนความเสี่ยง และผลตอบแทนที่เป็นสาระสำคัญของความเป็นเจ้าของสินค้าให้กับผู้ซื้อแล้ว เช่น สินค้าล้าสมัย สินค้าเสื่อมสภาพ หรือการสูญหายของสินค้า ผลตอบแทนที่จะได้จะสินค้าในอนาคต ลูกค้าจะเป็นผู้รับผิดชอบ 2. กิจการไม่เกี่ยวข้องในการบริหารสินค้าอย่างต่อเนื่อง ในระดับที่เจ้าของพึงกระทำ หรือ ไม่ได้ควบคุมสินค้าที่ขายไปแล้วทั้งทางตรงและทางอ้อม

29. ประเภทการขายแยกตามผู้จำหน่ายประเภทการขายแยกตามผู้จำหน่าย ขายปลีก คือ การขายสินค้าที่เป็นลักษณะปลีกย่อยเป็นรายชิ้น เช่น ร้านขายเสื้อผ้าสำเร็จรูป ร้านเซเว่นอีเลฟเว่น ฯลฯ ขายส่ง คือ การขายสินค้าในแต่ละครั้งในปริมาณมากโดยตรงจากผู้ผลิตสินค้า ยี่ปั๊ว เป็นต้น ถ้าหากเป็นกิจการขนาดย่อมหรือร้านขายของทั่วไป ลักษณะการขายจะเป็นการขายปลีกหน้าร้าน แต่ถ้าเป็นหน้าร้านขายของที่ใหญ่ขึ้น ก็อาจจะขายในลักษณะการขายส่งด้วย ถ้าเป็นห้างหุ้นส่วนหรือบริษัทก็จะเป็นการขายเชื่อที่มีลักษณะเป็นการขายส่ง หรืออาจจะมีการขายที่เป็นเงินสดด้วยก็ได้

30. การแบ่งแยกหน้าที่ที่เกี่ยวกับการขายส่งและการขายปลีกการแบ่งแยกหน้าที่ที่เกี่ยวกับการขายส่งและการขายปลีก - การขาย (พนักงานขาย) เมื่อลูกค้าต้องการซื้อสินค้าชนิดไหน ก็จะแจ้งให้พนักงานขายทราบ หลังจากนั้นพนักงานขายจะลงรายการในใบรายการขายประจำวันของตนเองและนำใบรายงานการขาย สินค้าและเงินที่ได้รับจากลูกค้าไปให้กับพนักงานรับเงินที่จุดรับชำระเงิน - การรับเงิน (พนักงานรับเงิน) พนักงานรับเงินจะบันทึกรายการขายในเครื่องบันทึกเงินสดและออกใบเสร็จรับเงินจำนวน 3 ฉบับพนักงานรับเงินจะลงชื่อรับเงินในใบเสร็จรับเงินและในใบรายงานการขายของพนักงานและจะนำสินค้ามาบรรจุหีบห่อ แล้วนำต้นฉบับใบเสร็จรับเงินพร้อมกับสินค้าที่บรรจุหีบห่อแล้วให้กับพนักงานขายเพื่อส่งให้ลูกค้า สำเนาฉบับที่ 1 ส่งให้กับแผนกบัญชีเพื่อตรวจสอบกับรายงานการขายของพนักงานขาย ส่วนสำเนาฉบับที่ 2 ติดเล่มไว้เป็นหลักฐาน

31. ระบบบัญชีการขายเชื่อ ระบบบัญชีการขายเชื่อ ในการขายเงินเชื่อ เปรียบเสมือนกับผู้ขายได้ให้เงินทุนกับผู้ซื้อ ดังนั้นผู้ขายเชื่อย่อมต้องใช้เงินทุนมาก และผู้ขายยังเสียเปรียบในการไม่ได้รับชำระหนี้ หรือเกิดหนี้สูญ ซึ่งจะต้องเสียค่าใช้จ่ายในการติดตามทวงหนี้ หรือฟ้องร้องบังคับชำระหนี้ แต่อย่างไรก็ดีการขายเชื่อยังมีผลดี คือ ทำให้ขายสินค้าได้มากขึ้น และช่วยให้ประกอบธุรกิจมีความคล่องตัวและขยายตัวได้อย่างกว้างขวาง ดังนั้น ก่อนที่จะมีการขายเชื่อ ผู้ขายควรพิจารณาว่า สมควรจะให้เครดิตหรือไม่ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดหนี้สูญ ในการให้เครดิต ควรพิจารณาข้อมูลดังนี้ 1. ศึกษาถึงภาวะของธุรกิจโดยทั่วไปว่าเหมาะสมที่จะขายเชื่อหรือไม่ 2. ถ้าหากเป็นลูกค้าเดิมให้พิจารณาจากบัญชีของลูกค้า หรือหลักฐานเก่า ๆ ที่ธุรกิจบันทึกเอาไว้

32. 3. สำหรับลูกค้าใหม่ ก่อนที่จะพิจารณาให้เครดิตจะต้องทราบที่อยู่ รายได้ รายจ่ายโดยประมาณหรือธนาคารที่ลูกค้าที่มีเงินฝากอยู่หรือชื่อเสียงโดยการสอบถามจากธุรกิจอื่น ๆ ที่ลูกค้าเคยติดต่อด้วย วิธีปฏิบัติเกี่ยวกับระบบบัญชีการขายเชื่อ มีดังนี้ 1. แผนกขายได้รับใบสั่งซื้อจากลูกค้า ก็จะสอบถามแผนกคลังสินค้าว่ามีสินค้าเพียงพอที่จะขายหรือไม่ แล้วจึงส่งใบสั่งซื้อไปให้แผนกสินเชื่อ แผนกสินเชื่อจะพิจารณาประวัติการติดต่อกับบริษัท ฐานะการเงินของลูกค้า แล้วจึงอนุมัติให้สินเชื่อแก่ลูกค้าในใบสั่งซื้อและส่งกลับคืนไปให้แผนกขาย 2. เมื่อแผนกขายได้รับใบสั่งซื้อกลับคืนมาก็จะตรวจสอบว่ามีการอนุมัติจากแผนกสินเชื่อหรือไม่ เมื่ออนุมัติแล้วจึงจัดทำใบกำกับสินค้าจำนวน 6 ฉบับ ดังนี้

33. ฉบับที่ 1,2 ส่งให้แผนกออกบิล ฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกจัดส่งสินค้าหรือแผนกส่งของ ฉบับที่ 4,5,6 ส่งให้แผนกคลังสินค้า 3. เมื่อแผนกคลังสินค้าได้รับใบกำกับสินค้าทั้ง 3 ฉบับแล้ว ก็จะจัดส่งสินค้าพร้อมเซ็นชื่อในใบกำกับสินค้าทั้งหมด และส่งใบกำกับสินค้าฉบับที่ 6 แนบไปพร้อมกับสินค้าส่งให้แผนกจัดส่งสินค้า ฉบับที่ 4 ส่งให้กับแผนกบัญชี ส่วนฉบับที่ 5 แผนกคลังสินค้าจะเก็บไว้เป็นหลักฐานต่อไป 4. เมื่อแผนกอกบิลได้รับใบกำกับสินค้าฉบับที่ 1,2 ก็จะตรวจสอบราคาสินค้าและเงื่อนไขการชำระเงิน ว่าตรงกับใบแจ้งราคาที่ให้ไว้กับลูกค้าหรือไม่

34. 5. แผนกจัดส่งสินค้า เมื่อได้รับสินค้าพร้อมใบกำกับสินค้าฉบับที่ 6 แล้ว ก็จะตรวจสอบสินค้ากับรายการในใบกำกับสินค้าฉบับที่ 3 จึงนำไปบรรจุหีบห่อและส่งใบกำกับสินค้าฉบับที่ 3,6 ให้แผนกออกบิล 6. แผนกออกบิลจะนำใบกำกับสินค้าฉบับที่ 3.6 ไปเปรียบเทียบกับฉบับที่ 1,2 แล้วจึงมอบใบกำกับสินค้าฉบับที่ 1,2,3,6 ส่งให้แผนกจัดส่งสินค้า 7. แผนกจัดส่งสินค้า จะนำสินค้าพร้อมใบกำกับสินค้าฉบับที่ 1,2,3,6 ซึงรับมาจากแผนกออกบิลส่งให้ลูกค้าเซ็นชื่อในใบกำกับสินค้าทั้ง 4 ฉบับ และจัดส่งดังนี้

35. ฉบับที่ 1 ส่งให้แผนกการเงิน เพื่อเป็นหลักฐานในการเก็บเงิน ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกบัญชี เพื่อบันทึกรายการบัญชีขายลบัญชีลูกหนี้รายตัว ฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกขาย เพื่อแจ้งว่าได้มีการส่งสินค้าให้ลูกค้าแล้ว ฉบับที่ 6 ส่งให้ลูกค้า 8. เมื่อมีการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าแล้ว แผนกออกบิลจะเก็บรวบรวมใบกำกับสินค้าหรือใบส่งของที่ผู้ซื้อเซ็นรับของแล้วออกบิลเก็บเงินโดยอ้างถึงเลขที่หรือใบส่งของ บิลเก็บเงินจะมี 3 ฉบับ ดังนี้ ฉบับที่ 1 (ต้นฉบับ) ส่งให้ลูกค้า ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกการเงินเพื่ออกใบเสร็จรับเงิน ฉบับที่ 3 แผนกออกบิลจะเก็บไว้เป็นหลักฐาน

36. 8. เมื่อมีการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าแล้ว แผนกออกบิลจะเก็บรวบรวมใบกำกับสินค้าหรือใบส่งของที่ผู้ซื้อเซ็นรับของแล้วออกบิลเก็บเงินโดยอ้างถึงเลขที่หรือใบส่งของ บิลเก็บเงินจะมี 3 ฉบับ ดังนี้ ฉบับที่ 1 (ต้นฉบับ) ส่งให้ลูกค้า ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกการเงินเพื่ออกใบเสร็จรับเงิน ฉบับที่ 3 แผนกออกบิลจะเก็บไว้เป็นหลักฐาน

37. ผังทางเดินเอกสาร-ระบบบัญชีการขายเชื่อผังทางเดินเอกสาร-ระบบบัญชีการขายเชื่อ

38. ระบบบัญชีการขานเงินสดระบบบัญชีการขานเงินสด การขายเงินสด ผู้ซื้อจะต้องชำระเงินทันที หรือชำระให้ทันกำหนดระยะเวลาที่ผู้ขายให้ส่วนลดเงินสด (Cash Discount) ซึ่งส่วนลดเงินสดนี้ มักจะคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ของราคาสินค้า มีเงื่อนไขการชำระเงินที่เกี่ยวกับการขายเงินสด เช่น C.O.D (Cash on Delivery หรือ Collect on Delivery) หมายความว่า ผู้ซื้อจะต้องชำระเงินก่อนที่จะได้รับสินค้า หรืออาจจะชำระให้ทันทีที่ได้รับสินค้า

39. การแบ่งแยกหน้าที่ที่เกี่ยวกับการขายสดการแบ่งแยกหน้าที่ที่เกี่ยวกับการขายสด 1. การเสนอราคา (แผนกขาย) การสั่งจอง (แผนกขายและแผนกคลังสินค้า) การสั่งขาย (แผนกขายและแผนกบัญชี) งานในหน้าที่ของการเสนอราคา การสั่งจอง และการสั่งขายนี้จะเหมือนกับงานของระบบการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ 2. กรออกบิลหรือการบันทึกขาย (แผนกบัญชี) งานในหน้าที่นี้จะเหมือนกับระบบของการขายเชื่อ ต่างกันที่มีการจัดทำเอกสารใบเสร็จรับเงินพร้อมกับเอกสารใบส่งของ / ใบกำกับภาษีด้วย เอกสารใบเสร็จรับเงินนี้จะจัดทำ 2 ฉบับ แล้วจัดส่งเอกสารใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินให้กับแผนกคลังสินค้าเพื่อทำการจ่ายสินค้าและจัดส่งให้กับลูกค้า

40. 3. การจ่ายสินค้า (แผนกคลังสินค้า) งานในหน้าที่ของการจ่ายสินค้าจะเหมือนกับการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ เอกสารที่จัดส่งให้กับลูกค้าจะมีใบเสร็จรับเงินด้วย 4. การรับเงิน (แผนกบัญชี) เมื่อสินค้าส่งถึงมือลูกค้าแล้ว ลูกค้าจะทำการตรวจนับและลงชื่อรับของในเอกสารใบส่งของ / ใบกำกับภาษีและจ่ายเช็คให้ และเมื่อพนักงานเก็บเงินได้รับแล้วจะลงชื่อรับเงินในเอกสารใบเสร็จรับเงินและให้ต้นฉบับเอกสารใบเสร็จรับเงินกับลูกค้าส่วนสำเนาใบเสร็จรับเงิน เช็ค และสำเนาใบส่งของ / ใบกำกับภาษี 2 ฉบับ พนักงานเก็บเงินจะนำกลับมาที่แผนกบัญชี

41. หลังจากแผนกบัญชีได้รับเอกสารแล้ว จะถ่ายสำเนาเช็ครับ และนำใบนำฝากเพื่อนำเช็คฝากธนาคาร แล้วจัดทำเอกสารใบสำคัญรับแนบรวมกับเอกสารสำเนาใบส่งของ / ใบกำกับภาษี (ฉบับที่ 3) สำเนาใบเสร็จรับเงิน สำเนาเช็ครับ สำเนาใบฝาก สำเนาใบเสนอราคา สำเนาใบสั่งจอง สำเนาใบสั่งจอง สำเนาสั่งขาย บันทึกรายการในสมุดรายวันรับเงินแล้วเก็บเข้าแฟ้มใบสำคัญรับเรียงตามเลขที่ใบสำคับ ส่วนสำเนาใบกำกับภาษี (ฉบับที่ 2) เก็บเข้าแฟ้มสำเนาใบกำกับภาษีเพื่อจัดทำรายงานภาษีขาย

42. วิธีการปฏิบัติเกี่ยวกับระบบบัญชีการขายเงินสด มีดังนี้ 1. หลักในการวางระบบบัญชีการขายเงินสดจะมีวิธีการเหมือนกับการขายเงินเชื่อ แต่ระบบบัญชีการขายเงินสดจะไม่ยุ่งยาก สลับซับซ้อน 2. เมื่อแผนกออกบิลได้นับใบกำกับสินค้าฉบับที่ 1,2 ก็จะตรวจสอบราคาสินค้าและเงื่อนไขการชำระเงินว่าตรงกับใบแจ้งราคาที่ให้ไว้กับลูกค้าหรือไม่ และส่งไปให้แผนกการเงินเพื่อออกใบเสร็จรับเงินและลูกค้าก็จะรับมอบสินค้า เมื่อลูกค้าชำระเงินพร้อมทั้งสำเนาฉบับที่ 2 เรียบร้อยแล้ว จึงส่งให้แผนกบัญชีเพื่อบันทึกรายการในสมุดรายวันเงินสด

43. 3. ในกรณีที่กิจการได้รับเงินสดจากรายได้ค่าบริการ ให้วางระบบบัญชีการรับรู้รายได้ให้สอดคล้องกับมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 37 (ปรังปรุง) ดังกล่าวไว้ข้างต้นแล้ว

44. ระบบบัญชีรับคืนสินค้าและการให้ส่วนลดระบบบัญชีรับคืนสินค้าและการให้ส่วนลด วิธีการปฏิบัติเกี่ยวกับระบบบัญชีรับคืนสินค้าและการให้ส่วนลด มีดังนี้ 1. เมื่อมีการนำสินค้ามาคืน ต้องมอบหมายให้พนักงานคนใดคนหนึ่งรับผิดชอบในการรับคืนและให้ส่วนลดแก่ลูกค้า โดยติดต่อที่แผนกรับคืนสินค้าของกิจการ 2. เมื่อมีการอนุมัติรับคืนแล้ว ลูกค้าก็จะนำใบขอคืนพร้อมกับสินค้าไปให้แผนกรับของ ซึ่งแผนกรับคืนสินค้าจะจัดทำใบรับคืนสินค้าจำนวน 5 ฉบับ ดังนี้

45. ฉบับที่ 1 ส่งให้ผู้ซื้อ (ลูกค้า) เพื่อเป็นหลักฐานการรับคืน ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกคลังสินค้าพร้อมสินค้าที่คืน ฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกบัญชี ฉบับที่ 4 ส่งให้แผนกออกบิล เพื่อออกใบลดหนี้ ฉบับที่ 5 แผนกรับของจะเก็บไว้เพื่อเป็นหลักฐาน 3. แผนกออกบิลได้รับใบรับคืนฉบับที่ 4 ก็จะนำไปเปรียบเทียบกับใบกำกับสินค้าออกให้ลูกหนี้แล้วทำใบลดหนี้ (Cash Note) จำนวน 3 ฉบับ ดังนี้

46. ฉบับที่ 1 ส่งให้ลูกค้า ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกบัญชี เพื่อบันทึกบัญชีลูกหนี้ ฉบับที่ 3 เก็บไว้เป็นหลักฐานและแนบติดไว้กับใบรับคืนสินค้า 4. ถ้าสินค้าที่รับคืนมานั้นอยู่ในสภาพที่ดี ก็จะส่งเข้าไปเก็บไว้ในคลังสินค้าเพื่อขายต่อไป

48. การควบคุมภายในเกี่ยวกับการขาย 1. มีการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษร 2. คำสั่งซื้อของลูกค้ามีการตรวจสอบอนุมัติก่อน โดย - ผู้จัดการแผนกขาย - ผู้จัดการแผนกสินเชื่อ 3. ใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษี จัดทำโดยพนักงานที่ไม่เกี่ยวกับ - การจัดส่งของให้ลูกค้า - บันทึกบัญชีลูกหนี้ - การรับจ่าย และเก็บรักษาเงินสด

49. 4. มีการเรียงลำดับหมายเลขของ ใบส่งของหรือใบอินวอยซ์/ใบกำกับภาษี ไว้ล่วงหน้าทั้งหมด 5. มีการตรวจสอบราคา โดยพนักงานที่รับผิดชอบกับรายการราคา (Price List) 6. รายการราคา (Price List) ได้มีการตรวจสอบโดยผู้จัดการขายเป็นครั้งคราว 7. พนักงานตรวจสอบใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษี ซึ่งเป็นคนละคนกับพนักงานส่งของ พนักงานการเงิน พนักงานบัญชีลูกหนี้ จะต้องกระทำการตรวจสอบในเรื่อง - ราคาและการลดราคา - บันทึกบัญชีลูกหนี้ - การรับจ่าย และการรักษาเงินสด

50. 8. เมื่อมีการยกเลิกใบส่งของหรือใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษีฉบับใด จะต้องเก็บสำเนาทุกฉบับไว้ด้วยกัน 9. พนักงานนำของไปส่งให้ลูกค้าจะต้องนำต้นฉบับที่มีลายเซ็นรับของมาเก็บไว้ที่แผนกรับเงิน เพื่อเป็นหลักฐานการเก็บเงิน 10. มีการตรวจสอบ เปรียบเทียบใบสั่งซื้อของลูกค้ากับใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษี