Архивы электронных документов: опыт реализации проектов

1. Архивы электронных документов:опыт реализации проектов Евгений Сергеев ООО «CОФТКЛУБ» e.sergeev@softclub.by + 375 17 260 08 54 + 375 29 630 7436

2. Расходы на ведение традиционного архива • Бумага • Амортизация и сервисное обслуживание принтеров • Расходные материалы • Помещения для хранения (аренда, коммунальные платежи) • Трудозатраты на печать, удостоверение и поиск документов

3. Банки: самые массовые документы • Мемориальные ордера • Кассовые ордера • Внебалансовые ордера

4. ИБС SC BANK NT: процесс подготовки документов • Разработаны форматы документов (XML) • Реализовано формирование ЭД • Гибкая классификация ЭД по характеру операции • Интеграция с СКЗИ • Настройка маршрутов удостоверения ЭД • Формирование и удостоверение описи в форме ЭД • Группировка документов в электронные дела и их передача в SC-АРХИВ

5. Преимущества подхода • Полный контроль над процессом, включая сверку с балансом • Формирование сопроводительных документов для смешанного архива • Интеграция в операционные процессы • Привычная для специалистов банка среда работы

6. Электронные документы: особенности • Консервативность специалистов • Нормативно-правовые акты не в полной мере отражают особенности работы ЭД в архиве • Недостаточное внимание со стороны руководства, определение ответственности ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 28 декабря 2009 г. N 113-З, «ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТЕ И ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ» ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 25 ноября 2011 г. N 323-З, «ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ» ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 11 мая 2012 г. N 120, «ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В АРХИВАХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ»

7. Электронные документы: особенности • Номенклатура дел и классификация • Сроки хранения • Полнота информации в документах • для обеспечения взаимосвязей документов • для воспроизведения форм внешнего представления 100 000 ордеров в день < 80 Гбайт в год (с учетом ведения рабочего экземпляра и эталона, базы данных)

8. SC-АРХИВ • Прием документов из разнородных источников в различных форматах (ASCII, XML, PDF, проч.) • Проверка подлинности документов при приеме на архивное хранение • Проверка целостности документов при получении документа из архива и по расписанию (СТБ 1176.1-99) • Учет документов в архиве • Гибкая система управления доступом к документам: • пессимистичная политика безопасности • доступ на уровне объектов, групп объектов, по значениям реквизитов

9. SC-АРХИВ IP-сеть SC-АРХИВ • Раздельное хранение реквизитов документов и самих документов: • Упрощает регламентные процедуры резервного копирования базы данных • Обеспечивает дополнительную защиту от НСД • Использование различных устройств для физического хранения: • Традиционные дисковые массивы • Специализированный ПТК EMC Centera СУБД Oracle Кластер Centera Кластер Centera

10. SC-АРХИВ IP-сеть • Регистрация новых устройства хранения в процессе эксплуатации • Организация распределенного хранения больших объемов документов: прием свыше миллиона документов в день, эффективное сжатие • Автоматическое создание двух экземпляров документов: рабочий и эталон (в том числе на разнородных устройствах) • Контроль уникальности документов при загрузке в архив SC-АРХИВ

11. SC-АРХИВ • Динамическое формирование метаданных архива и форм внешнего представления документов по их содержимому: • оптимизация объемов хранения • поддержка версий форматов документов и форм внешнего представления • Прозрачное для пользователя объединение массивов документов, в том числе хранящихся на различных устройствах • Эффективные механизмы поиска документов • Утилизация документов с истекшим сроком хранения

12. Преимущества решения

13. Благодарю за внимание Евгений Сергеев ООО «CОФТКЛУБ» e.sergeev@softclub.by + 375 17 260 08 54 + 375 29 630 7436