mpi netherlands chapter board retreat 2009 2010 n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
MPI Netherlands Chapter Board retreat 2009 - 2010 PowerPoint Presentation
Download Presentation
MPI Netherlands Chapter Board retreat 2009 - 2010

play fullscreen
1 / 106

MPI Netherlands Chapter Board retreat 2009 - 2010

128 Views Download Presentation
Download Presentation

MPI Netherlands Chapter Board retreat 2009 - 2010

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

  1. Rotterdam, 2009 • June 7 & 8 MPI Netherlands ChapterBoard retreat 2009 - 2010 02:37

  2. Agenda June 7 • 17:30 Introduction • How long have you been an MPI member • Role & Expectation • What do you do in real life • 18:00 Output NL & UK Exchange • 18:15 Doris / CORIC • Stuurwheel / Review Presentatie & Afspraken • 18:30 Terugblik op 2007-2009 • Stoplicht -> MPI NL Business Plan 2007-2009 02:37

  3. Agenda June 7 • 19:00 15 minute introduction Maria Jacobsson • MPI Intl update • metrics for 2009-2010 timeframe • 19:15 What does 2009-1011 look like? • Nominations Committee • Organisation structure 2009 Board • 19:30 Aperitif • 20:00 Dinner 02:37

  4. Agenda 8 juni, ochtend • 08:00 Breakfast 08:30 – 9:00 Doelstelling • 1. Jaarplanning met calender, milestones, taken • 2. Business plan • Splitsen in 2 groepen • 09:00 – 9:30 Uitleg werkwijze voor de 2 tracks • Track 1 = Nl sessie - Planning & Calender 2011 • Praktische sessie • De Ideale Educational • Proces optimaliseren • Instructie en input in MPI Central Desktop • Track 2 = Engels - Business Plan 2009-2011 • Strategische sessie 02:37

  5. Agenda 8 juni vervolg • 11:00 - 11:15 k/t pauze • 12:30 - 12:45 Wrap up & wie gaat wat presenteren • 12:45 - 13:45 Lunch • 13:45 - 14:30 Parallel • 13:45 - 14:45 Plenaire terugkoppeling • 14:30 - 14:45 Break • 14:45 Presentatie Business Plan track 2 • 15:30 Presentatie educationals track 1 • 16:15 – Actielijst & afspraken • 16:30 - 17:30 Borrel 02:37

  6. When Board Retreat Successful • Business Plan 2009-2010 formulated together (targets and how to achieve) • Calendar 2009 -2010 created and planned with tasks • Central Desktop instructed & implemented with activity plan calendar available for all volunteers • Everyone a few simple, concrete and achievable tasks • Agreements and deadlines are met • Open discussion on objectives, with clear responsibilities and actions • As a team enthusiastically spreading the vision • All facing the same direction and everyone is conscious of his/her role. 02:37

  7. Our Vision and Mission • Vision • Build a rich global meeting industry community • Mission • Make our members successful by building connections to: - Knowledge/ ideas - Relationships - Marketplaces 02:37

  8. Strategic Imperatives The Vision is activated by four strategies: 02:37

  9. Objectives • What are the results we want to achieve? • What (SMART) results we have to achieve in the short and medium term in order to achieve the long term ambitions? 02:37

  10. Performance indicators • What makes our vision and objectives measurable? • Which values can we connect? What are the targets? • How can we monitor processes and create feedback loops in order to (re)act timely? 02:37

  11. MPI Board Retreat 7&8 June 2009 • Novotel Rotterdam Brainpark

  12. UK – NL Chapter Exchange highlights • Share ideas, knowledge, experiences • Connecting as chapter leaders -> benchmark for common interests and challenges • Positive and pro-active approach to practical applications for our chapters • Honest and open sharing of successes and failures • Establish basis for long term exchange • Tangible results

  13. Tangible results • Student membership/scholarship • Board member report • Sponsorship rfp / target definition • Planner lunches / specialised events • Separate education tracks/ quality over quantity • Joint events / board & grant projects • Levels of support to the board • External board coach/moderator (incl. board monitor) • Bonding/recognition of volunteers (@ board retreat) • Technology sharing (like new member cd-rom / linkedIn/ Central desktop, mindmap)

  14. MPI NederlandFlashback Algemene Leden Vergadering • 24 Augustus 2007

  15. MPI Global Vision and Mission • Vision • Build a rich global meeting industry community • Mission • Make our members successful by building connections to: - Knowledge/ ideas - Relationships - Marketplaces

  16. Adjust & Plan Launch and Implement Baseline Nu Concept Visie VISIE 2009 Co-creatie process Jul - Aug Sept - Oct Oct - 2009 Juli 07

  17. BUSINESS PLAN

  18. Business Plan 2007-2009 11:22

  19. VISIE -> MISSIE -> THEMA 2009 Visie: We berusten niet in het zijn van een vereniging met leden en activiteiten. We streven naar het doorontwikkelen tot een interactieve gemeenschap; gedreven door participatie en co-creatie. Missie: MPI leden zijn gedreven in het treffen van elkaar en het overtreffen van verwachtingen als het gaat om kennis, ideeënuitwisseling, netwerken voor persoonlijk en zakelijk belang.

  20. Vision 2009 – 7 Critical Challenges 11:22

  21. KERNPUNTEN BUSINESS PLAN status 2008 • Focus op het runnen van de vereniging als een business • Autonome taken en budgetten per commissie • Behoefte aan professionele ondersteuning & tools • Centraliseren van front & back office • Werking en rol secretariaat uitbouwen • Co-creatie middels web 2.0 technieken • Introductie wikifarm voor bestuur en commissies • Inkomsten en uitgaven op elkaar afstemmen • Financiering sponsorship beleid strategisch invullen • Innoveren en verrassen

  22. KERNPUNTEN BUSINESS PLAN status 2009 • Focus op het runnen van de vereniging als een business • Autonome taken en budgetten per commissie • Behoefte aan professionele ondersteuning & tools • Centraliseren van front & back office • Werking en rol secretariaat uitbouwen • Co-creatie middels web 2.0 technieken • Introductie wikifarm voor bestuur en commissies • Inkomsten en uitgaven op elkaar afstemmen • Financiering sponsorship beleid strategisch invullen • Innoveren en verrassen

  23. Uitgangspunten Kwaliteit is pas kwaliteit als het resulteert in tevreden en meer leden Iets is pas goed als we er resultaat mee bereiken Kwaliteit is geen doel maar een middel om resultaat te bereiken

  24. Vooruitblik Educatieve Commissie (2008) • To Meet & Exceed • Co-creation • Advisory Board • Allianties met andere verenigingen • Educationals op 2 niveaus (beginners/gevorderden) • Bijzondere aankondiging/innovatieve NL Conference

  25. Vooruitblik Educatieve Commissie (2009) • To Meet & Exceed • Co-creation • Advisory Board • Allianties met andere verenigingen • Educationals op 2 niveaus (beginners/gevorderden) • Bijzondere aankondiging/innovatieve NL Conference

  26. Educatieve Commissie 18/01/08 - Nieuwjaarsbijeenkomst/BoomChicago: 8,1 (69,7% response) 14/02/08 - NL Conference 2008: 7,2 (66,5%) 09/04/08 - Evenement Experience: 7,4 (70%) 03/06/08 - Fifteen/CSR: 7,6 (57%) 28/08/08 - ALV & Work-life balance: 7,8 (66,7%) 08/10/08 - Richard Lamb (@ MICE Travel Fair): 7,2 (54%) 08/01/09 - Nieuwjaarsbijeenkomst/Theo Kortsen: 7,4 (66%) 02/02/09 - NL Conference 2009: 6,6 (79,6%) 30/03/09 - CultureActive Tool (NL/BE): 8,3 (65%) 23/04/09 - Rampen & Realiteit: 7,3 (75%) 03/06/09 - Strategic Meeting Management - nog te ontvangen

  27. VP ADMINISTRATIE (2008) • Professionaliseren van back en front office • Aansturen van secretariaat • Procesbeheer van bestuursactiviteiten • Integratie financiële administratie MPI & NL Conference • Interne samenwerking optimaliseren • Procesbeheer • Centraal online collaboratie platform • GroupSpace MPI Nederland • GroupSpace MPI Board & Commissies (besloten) • Central Desktop MPI Nederland (www.centraldesktop.com )

  28. VP ADMINISTRATIE (2009) • Professionaliseren van back en front office • Aansturen van secretariaat • Procesbeheer van bestuursactiviteiten • Integratie financiële administratie MPI & NL Conference • Interne samenwerking optimaliseren • Procesbeheer • Centraal online collaboratie platform • GroupSpace MPI Nederland • GroupSpace MPI Board & Commissies (besloten) • Central Desktop MPI Nederland (www.centraldesktop.com )

  29. Communicatie commissie (2008) • Nieuw thema ‘To Meet & Exceed’ • MPIweb.nl in lijn met MPIweb.org • MPI meest zichtbaar in media • MPI leider in kennis en als authoriteit • Innovatie interne- en externe communicatie • Retentie sponsoren • Werving nieuwe sponsoren

  30. Communicatie commissie (2009) • Nieuw thema ‘To Meet & Exceed’ • MPIweb.nl in lijn met MPIweb.org • MPI meest zichtbaar in media • MPI leider in kennis en als authoriteit • Innovatie interne- en externe communicatie • Retentie sponsoren • Werving nieuwe sponsoren

  31. Leden commissie (2008) • Transparantie toegevoegde waarde lidmaatschap • Informatiesessies over tools en benefits • Nieuwkomersessies bij elke educational • Contact plan – regelmatig contact met (prospect) leden • Needs Assessment • 90% retentie (gem. YTD = 84%) • 300 leden per 1/7/2008 (YTD Mei 2008=246)

  32. Leden commissie (200) • Transparantie toegevoegde waarde lidmaatschap • Informatiesessies over tools en benefits • Nieuwkomersessies bij elke educational • Contact plan – regelmatig contact met (prospect) leden • Needs Assessment • 90% retentie (gem. YTD = 84%) • 300 leden per 1/7/2009 (YTD Juni 2009=267)

  33. Begroting 2007 - 2008 • Secretariaat is verhoogd van € 12.500 naar € 16.350 • de NL Conference - nog steeds een aparte stichting – is geïntegreerd en zorgt voor een stijging van 33.000 • Verder dient vermeld te worden dat: • bestuurskosten zijn verhoogd € 1.450 (collaboratie platform) • accountant kosten zijn verlaagd. • board retreat is verhoogd (het belang en het rendement) • rebates verhoogd naar € 17.500 (230 leden) • € 3.000 opgenomen uit het eigen vermogen.

  34. begroting (2008) • Met een budget van € 67.000 wordt gestreefd naar een 0 resultaat • dit uit zich onder meer in de doelstelling dat de Educationals ( 4 x € 1.500) en de NL Conference • (€ 33.000) budgetneutraal moeten zijn. • Daarvoor is het noodzakelijk om totaal € 18.500 aan contanten gesponsord te krijgen (sponsor packages zijn met 50 % verlaagd ten opzichte van vorig jaar).

  35. begroting (2009) • Met een budget van € 67.000 wordt gestreefd naar een 0 resultaat • dit uit zich onder meer in de doelstelling dat de Educationals ( 4 x € 1.500) en de NL Conference • (€ 33.000) budgetneutraal moeten zijn. • Daarvoor is het noodzakelijk om totaal € 18.500 aan contanten gesponsord te krijgen . • Kwartaal rapportages met helder inzicht

  36. MPI Netherlands ChapterBoard 2007-2009 • Patricia Oosterhof – Oosterhof Organizing • Nico Meijer – QMatters / Congreswereld.nl • Max Schreuder – Maxxeffect • Chris Lindeboom – Chagall Hotels & Restaurants • Jarno de Boer – Congrex • Michiel Middendorf – World Forum • Nicolette van Erven - MCCM • Jeroen Sirag – Stage Entertainment • Jochem Treu – Mediscon • Thomas Wieringa – Obsession Live Communication • Caroline van Egmond – Koninklijke NIVRA • Peter Boogaard – Cygnea • Roel Frissen – Parthen • Harmy Jansen – QCS • Ruud Janssen – TNOC

  37. MPI Netherlands ChapterBoard 2009-2011 • Roel Frissen – Parthen – President 2009-2011 • Nico Meijer – QMatters / Congreswereld.nl – VP Finance 2009-2011 • Michiel Middendorf – World Forum – VP Communications 2009-2011 • Xander Kranenburg – Live Solutions – NL Conference 2010 • Peter Boogaard – Cygnea – VP Educations 2009-2011 • Frank Tiebosch – Hotels van Oranje – VP Membership 2009-2011 • Gijs Verbeek – Hospitality Solutions – Exec Director - Elect • Harmy Jansen – QCS – Admin support • Ruud Janssen – TNOC – Immediate Past President 2009-2010

  38. MPI The NetherlandsBoard coach - Paul de Weger

  39. The starting points for teams • Clarity • Openness • Respect • Integrity • Cooperation C.O.R.I.C.

  40. 7 point Scale and progress 2 years • CORIC total:Increased from 4.7 to 5.4 (coverage 77%) • C.O.R.I. from under 5 now above 5Increased from 4.72 to 5.55 (coverage 80%) • Last ‘C’ is most difficult. Increased from 4.7  4.8 (coverage 69 %)

  41. Clarity • Everyone knows what is expected from him / her and what is expected of his/her environment.

  42. Clarity(4.7  5.2) • - Since CDT not improved as hoped / expected, time to start working on this, discipline • - Clarity is one thing, but needs to lead to results, still a way to go • - Clarity (communication) between committees can be improved who is doing what by when • - Rather put items in manuals instead to mentor new member

  43. Openness • Whenever a committee or board member faces problems with your environment or performance, it is expected that this is raised by the member self.

  44. Openness(4.7  5.5) • - Difficult to involve everyone, one meeting not attended can mean two months between contact • - Would even be better when items are summarized and shared instead of putting everything on CDT • - More interaction between committees so Openness can happen

  45. Respect • Respect means accepting and respecting hierarchy • Respect means that you try to accept characteristics of colleague members to pursuit of a productive atmosphere

  46. Respect(4.8  5.8) • + Respect for roles and positions

  47. Integrity • Words as correct, honest, reliable and just come in mind. • It is expected that these qualities are practised in your performance