การจัดทำรายงานการจัดซื้อ/จ้าง/เช่า

1. การจัดทำรายงานการจัดซื้อ/จ้าง/เช่าการจัดทำรายงานการจัดซื้อ/จ้าง/เช่า

2. การจัดทำรายงานการซื้อ/จ้าง/เช่าการจัดทำรายงานการซื้อ/จ้าง/เช่า ข้อสังเกต องค์ประกอบของรายงาน ต้องประกอบด้วย 1. เหตุผลและความจำเป็น 2. รายละเอียดของพัสดุ 3. ราคามาตรฐาน หรือราคากลางของทางราชการ หรือราคาที่เคย ซื้อหรือจ้างครั้งหลังสุดภายในระยะเวลา ๒ ปีงบประมาณ 4. วงเงินที่จัดซื้อ/จ้าง 5. กำหนดเวลาที่ต้องการพัสดุ หรือในงานนั้นแล้วเสร็จ 6. วิธีการซื้อหรือจ้าง 7. ข้อเสนออื่น

3. ข้อดังกล่าวพบข้อสังเกตว่า หน่วยงานมักไม่มีที่มาของการดำเนินการ ขอซื้อหรือจ้าง โดยมักใช้ข้อความว่าหน่วยงานประสงค์ขอซื้อ/จ้าง แนวทางการใช้เหตุผลเพื่อรายงานตามข้อ 1 ก. ตัวอย่างกรณีที่ต้องการซื้อ/จ้าง เพื่อสำรอง/เพิ่มเติม ที่ถูกต้อง เช่น “ฝ่ายพัสดุ ได้ตรวจสอบรายการพัสดุ ปรากฏว่ามีของในคลังพัสดุไม่เพียงพอกับการใช้งาน จึงประสงค์ขอดำเนินการจัดซื้อ/จ้าง เพิ่มเติมจำนวน..................รายการ” 1. เหตุผลและความจำเป็นที่ต้องซื้อหรือจ้าง

4. ข. ตัวอย่างกรณีที่ต้องการซื้อ/จ้าง เพื่อใช้ในโครงการที่ถูกต้อง เช่น “ฝ่ายพัสดุ ประสงค์ดำเนินการจัดซื้อ (จ้าง) ตามโครงการควบคุมระบบสินทรัพย์ GFMIS ของฝ่าย GFMIS จำนวน......................รายการตามรายละเอียดโครงการที่แนบ” “ฝ่ายพัสดุ ขออนุมัติจ้างถ่ายเอกสาร ในโครงการ............................................................................................จำนวน........................รายการ รวม....................................แผ่น เพื่อแนบให้ผู้เข้ารับการอบรม ตามรายละเอียดที่แนบ”

5. “ฝ่ายพัสดุ ได้รับแจ้งจากฝ่ายการเงิน ขอให้ดำเนินการเช่า เครื่องคอมพิวเตอร์ Note Book เพื่อใช้ในโครงการอบรม .......................................ระหว่างวันที่.................................. ตามรายละเอียดที่แนบ ค. ตัวอย่างกรณีที่ต้องการซื้อ/จ้าง กรณีกลุ่ม/ฝ่ายแจ้งให้จัดหาที่ถูกต้อง เช่น “ฝ่ายพัสดุ ได้รับแจ้งจากฝ่ายบัญชี ประสงค์ดำเนินการ จัดซื้อ...................................เพื่อใช้ในราชการของฝ่ายบัญชี กองคลัง จำนวน...................รายการ ตามบันทึกที่แนบ”

6. “ตามหนังสือสำนักงานเลขานุการกรม ที่ สธ 0801/ ......................ลงวันที่.................................................... ประสงค์ขอให้ฝ่ายพัสดุกองคลัง ดำเนินการจัดจ้างเหมารักษาความปลอดภัยงานสัปดาห์สุขภาพจิต ระหว่างวันที่.............. ................................................... ตามรายละเอียดที่แนบ”

7. 2.รายละเอียดของพัสดุ ควรมีรายละเอียด • 1. กรณีรายการจัดซื้อ/จ้าง น้อยรายการ ควรระบุชื่อและรายเอียดพัสดุหรือรายการที่จะจัดหา เช่น ขอซื้อกระดาษถ่ายเอกสาร ขนาด เอ.4 จำนวน 50 รีม หรือขอจ้างพิมพ์เอกสารแพ่นพับ เรื่องวิธีแก้ปัญหาความเครียดด้วยตนเอง จำนวน 1,000 แผ่น เป็นต้น • 2. กรณีรายการซื้อ/จ้าง หลายรายการ ควรระบุ ดังตัวอย่าง เช่น “ตามรายละเอียดขอซื้อ จำนวน 25 รายการ ที่แนบ” โดยรายละเอียดขอซื้อให้แนบกับรายงานขอซื้อ/ขอจ้าง • 3. กรณีอ้างใบเสนอราคาของผู้ขายหรือผู้รับจ้าง เช่น “ตามใบเสนอราคาของ..........................เลขที่..........ลงวันที่.....................ที่แนบมาพร้อมนี้”

8. 3. ราคามาตรฐาน หรือราคากลางของทางราชการ หรือราคาซื้อหรือจ้างครั้งสุดท้ายภายในระยะเวลา ๒ ปี งบประมาณ • กรณีตามข้อ 3 จากการตรวจพบว่ามักไม่มีรายงานตามข้อ 3 ปรากกฎในรายงานขอซื้อขอจ้าง ซึ่งจะเป็นปัญหาว่าผู้ปฏิบัติไม่ปฏิบัติตามระเบียบ • แนวทางในการปฏิบัติ คือ 1. ต้องมีการร่วมรวมประวัติการจัดหา ราคามาตรฐาน หรือราคากลาง 2. ในกรณีที่ตรวจสอบแล้วไม่มีราคามาตรฐาน หรือราคากลาง หรือ การจัดหาย้อนหลัง 2 ปี ให้ระบุว่า “ไม่มีประวัติการจัดหาดังกล่าว” 3. รายการจัดซื้อวัสดุที่ใช้งานราชการปกติซึ่งใช้เป็นประจำ ไม่เหตุที่จะ บันทึกรายการว่าไม่มีประวัติการจัดหารายการดังกล่าว

9. 4. วงเงินที่จัดซื้อ/จ้าง สิ่งที่ต้องระบุตามรายงานข้อ 4 คือ • วงเงินที่จัดหา หรือวงเงินงบประมาณที่ตั้งไว้เพื่อจัดหารายการดังกล่าว หรือวงเงินประมาณการที่จะจัดหา (ในกรณีไม่สามารถทราบวงเงินที่แน่นอนของรายการที่จะจัดหาในคราวนั้น ๆ) • ต้องระบุแหล่งเงิน (เงินงบประมาณ หรือเงินบำรุง หรืออื่น ๆ)ปีงบประมาณที่จัดซื้อ/จ้าง และใช้งบประมาณของหน่วยใด • กรณีทราบแผนงบประมาณ/ผลผลิต/กิจกรรมหลัก, รหัสงบประมาณ,รหัสกิจกรรมหลัก ควรระบุเพื่อให้เกิดความสะดวก ในการสร้าง PO และตรวจสอบและควบคุมค่าใช้จ่ายของหน่วยงานได้ถูกต้อง

10. ตัวอย่าง การรายงานตามข้อ 4 • ตย.ที่ 1 “จัดจ้างด้วยเงินงบประมาณและเงินบำรุง งบดำเนินการประจำปี 2551 ของศูนย์สุขภาพจิตที่ ๑๓ ภายในวงเงิน 90,000.00 บาท (เก้าหมื่นบาทถ้วน) • ตย.ที่ 2 “จัดซื้อด้วยเงินงบประมาณปี 2551 งบลงทุน ของกองคลัง กรมสุขภาพจิต ผลผลิตที่ 3 องค์ความรู้และเทคโนโลยี่ด้านสุขภาพจิตกิจกรรมหลักที่ 3.1 (210080600500000,210081000C4122) ภายในวงเงิน 45,000.00 บาท (สี่หมื่นห้าพันบาทถ้วน)”

11. 5. กำหนดเวลาที่ต้องการพัสดุ หรือในงานนั้นแล้วเสร็จ • สามารถกำหนดเวลา ตามลักษณะของความต้องการ ตามตัวอย่างดังนี้ 1. กรณีประสงค์ที่จะให้ส่งมอบภายในช่วงเวลาที่ต้องการ เช่น “ กำหนดเวลาที่ต้องการใช้ ภายใน...15...วัน หลังจากได้รับอนุมัติ” 2. กรณีประสงค์จะระบุวันเวลาที่จะส่งมอบ เช่น “กำหนดสงมอบพัสดุ ภายในวันที่ 25 ตุลาคม 2550” 3. กรณีประสงค์ระบุให้ส่งมอบหลังจากงานแล้วเสร็จ เช่น “กำหนดส่งมอบงานทุกสิ้นเดือน มีกำหนด 10 เดือน ตั้งแต่ เดือนพฤศจิกายน – สิงหาคม 2550”

12. 6. วิธีการซื้อหรือจ้าง • รายงานการขอซื้อหรือจ้าง ต้องระบุวิธีการ พร้อมเหตุผลตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ เช่น 1. ตย.ที่ 1 กรณีวงเงินจัดซื้อจ้าง (ไม่เกิน 100,000.00 บาท) “จัดจ้าง โดยวิธีตกลงราคา เนื่องจากวงเงินการจัดจ้างดังกล่าว ข้างต้นไม่เกิน 100,000.00 บาท ทั้งนี้ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ.2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2)พ.ศ. 2538 ข้อ 19”

13. 2. ตย.ที่ 2 กรณีวงเงินเกินกว่า 100,000.00 บาท 2.1 จัดซื้อ/จ้าง ที่มีน้อยราย(เฉพาะราย) เช่น “จัดซื้อโดยวิธีพิเศษ เนื่องจากวงเงินจัดจ้างเกินกว่า 100,000.00 บาท (หนึ่งแสนบาทถ้วน)ทั้งนี้ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และ ที่แก้ไขเติม ข้อ 23(6) เป็นพัสดุที่จำเป็นต้องระบุยี่ห้อเป็นการเฉพาะ ” 2.2 จัดซื้อ/จ้าง ที่มีกฎหมายหรือตามมติ ครม. “จัดจ้างโดยวิธีกรณีพิเศษ เนื่องจากการจ้างดังกล่าวกับหน่วยงานดังกล่าว มีมติคณะรัฐมนตรีกำหนด ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ข้อ 26 เป็นหน่วยงานที่มีกฎหมายบัญญัติให้มีฐานะเป็นรัฐวิสาหกิจ”

14. 7. ข้อเสนออื่น ๆ • หมายถึง ข้อเสนอเพิ่มเติมในคราวนั้น ๆ เช่น ข้อเสนอการแต่งตั้งกรรมการชี้แจงหรือชี้สถานที่, คณะกรรมการกำหนดรายละเอียดคุณลักษณะ , และการขอแต่งตั้งคณะกรรมการตามระเบียบพัสดุฯ ข้อ 34 หรือความเห็นเพิ่มเติม(ถ้ามี) ตัวอย่างเช่น “7. ขออนุมัติแต่งตั้งนางสาว..................... ตำแหน่ง...................... เป็นกรรมการตรวจรับพัสดุ ทั้งนี้ให้มีหน้าที่ตามระเบียบพัสดุฯ ข้อ 71 และให้รายงานภายใน 3 วันทำการ นับตั้งแต่วันส่งมอบ”

15. การจัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างการจัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง • เมื่อได้รับความเห็นชอบหรือได้รับอนุมัติ ตามรายงานข้อ 27 แล้วจะต้องทำเอกสารใบสั่งซื้อสั่งจ้าง 1. เป็นรายการทีมีวงเงินดำเนินการเกินกว่า 10,000.00 บาท 2. เป็นรายการที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างระบุต้องการเอกสารการส่งซื้อ/จ้าง 3. กรณีการออกใบสั่งจ้าง ต้องเรียกอากรแสตมป์จากผู้รับจ้าง ในอัตรา 1,000.00 บาท ติดอากร 1.00 บาท เศษเกินกว่า 1,000.00 บาท ให้เพิ่มอีกหนึ่งบาท

16. การบันทึกรายงานการตรวจรับพัสดุ/การจ้าง ประกอบด้วย • การรายงานผลการตรวจรับ จะต้องรายงานในรูปของบันทึกข้อความ • โดยปกติการจัดทำรายงานควรเป็นวันเดียวกับวันที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างส่งมอบ และกรรมการหรือคณะกรรมการตรวจรับ ได้ตรวจความถูกต้อง ครบถ้วนทุกประการ • รายงานการตรวจรับ ต้องอ้างถึง หนังสือรายงานขอซื้อ/จ้าง, วงเงิน,รายการพัสดุ, ชื่อ (บริษัท/ห้าง/ร้าน) ของผู้ขายหรือผู้รับจ้างที่ได้รับอนุมัติ, เอกสารใบแจ้งหนี้/ใบส่งมอบของ/งาน พร้อมระบุเลขที่ และความเห็นของกรรมการหรือคณะกรรมการตรวจรับ

17. สิ่งที่ตรวจพบข้อบกพร่องในรายงานตรวจรับสิ่งที่ตรวจพบข้อบกพร่องในรายงานตรวจรับ 1. หน่วยงานบางแห่งมักไม่ระบุรายการตรวจรับ 2. ไม่ระบุเล่มที่/เลขที่ ของเอกสารการส่งมอบหรือใบแจ้งหนี้ 3. ผลการตรวจสอบ หน่วยงานมักจะใช้ไฟล์เดิมทำให้ไม่มีการ เปลี่ยนแปลงข้อมูลการพิจารณาให้สอดคล้องกับความเป็นจริง 4. บันทึกรายงานขาดการรายงานของเจ้าหน้าที่พัสดุ เสนอผู้มีอำนาจ ทราบและอนุมัติเบิกจ่าย หรือไม่มีการรายงานเพื่อทราบหรืออนุมัติ เบิกจ่าย 5. ในกรณีที่มีการสร้าง PO ระบบ G FM IS ควรระบุเลขที่ PO เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบหรือดำเนินการต่อไป