Gerência de Projetos de TI 9. Comunicação

1. Gerência de Projetos de TI9. Comunicação Adriano Graziosi & Márcio Moreira marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

2. O que a comunicação pode fazer por sua equipe!

3. Comunicações

4. Comunicações • Responsabilidades: • Gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e entregar informações do projeto de forma adequada e no momento certo • Fatos: • Consome mais de 90% do tempo do Gerente de Projetos • 55% da mensagem é passada de forma não verbal • Modelo de Comunicação: • Emissor – Receptor: Ruído Emissor Mensagem Receptor Codificar Decodificar Ruído Feedback - Mensagem Decodificar Codificar Meio físico

5. Planejar a gestão de comunicações

6. Planejar a gestão de comunicações • Missão: • Identificar as necessidades de informações e definir uma abordagem de comunicação: • Quem precisa de qual informação, quando, como e quem deverá fornecê-la • Análise dos requisitos da comunicação: • Definir e limitar quem comunicará com quem, e quem receberá cada informação • Nº de Canais de Comunicação , onde n = Nº de partes interessadas • Tecnologia das comunicações: • Métodos utilizados para transferir informações: sms, e-mail, celular, reunião, etc. • Dependem de: urgência, disponibilidade, equipe, duração e ambiente

7. Planejar a gestão de comunicações • Modelos de comunicações: • Para receber um aceite, basta enviar a mensagem, ter ausência de negativa, ter uma confirmação positiva ou precisamos do aceite formal? • Métodos de comunicação: • Comunicação interativa: troca bidirecional de informações • Comunicação ativa (push): o emissor envia diretamente ao destinatário • Comunicação passiva (pull): o destinatário é quem busca as informações • O resultado do processo é o Plano de Comunicação contendo: • As necessidades de comunicação e o que será comunicado para quem. Exemplo:

8. Exemplos de questões • 1) Uma equipe de projeto tem seis pessoas quando o gerente de projetos acrescenta mais três. Quantos canais de comunicação adicionais há? • A. 9. • B. 15. • C. 36. • D. 21. • 2) Uma gerente de projetos acaba de receber a designação de uma equipe que vem de vários países, incluindo Brasil, Japão, Estados Unidos e Grã-Bretanha. Qual é sua MELHOR ferramentas para obter sucesso? • A. A MDR (matriz de responsabilidade). • B. A teleconferência. • C. Comunicação da equipe com a EAP. • D. Comunicação e habilidades pessoais bem desenvolvidas.

9. Exemplos de questões • 3) Um gerente de projetos de um projeto de implementação de um site numa multinacional está numa festa e conversa com seus amigos, que serão usuários avançados do novo site quando o projeto estiver completo e o site for lançado. Eles descrevem alguns aspectos irritantes do site atual. O gerente de projetos leva esse feedback ao patrocinador e incentiva mudanças no design e no escopo. Qual opção a seguir descreve MELHOR o que gerente de projetos fez? • A. Verificar o escopo. • B. Controle integrado de mudanças. • C. Planejamento do escopo. • D. Análise das partes interessadas. • 4) As comunicações referentes a um contrato devem tender para: • A. Comunicação escrita formal. • B. Comunicação verbal formal. • C. Comunicação escrita informal. • D. Comunicação verbal informal.

10. Gerenciar as comunicações

11. Gerenciar as comunicações • Missão: • Criar, coletar, armazenar e distribuir as informações do projeto de acordo com o plano de gestão das comunicações • Deve considerar: modelo emissor – receptor, escolha da mídia, estilo de escrita, técnicas de gestão de reuniões, técnicas de apresentação, técnicas de facilitação e técnicas de escuta • Sistemas de gestão de informação: • Digitalização de documentos, comunicações eletrônicas e ferramentas eletrônicas do projeto • Reportando o desempenho: • Avaliação do passado, análise do futuro, situação de riscos e problemas, trabalho concluído no período, trabalho a concluir no próximo período, sumário das mudanças aprovadas, etc.

12. Gerenciar as comunicações - saídas • Comunicações do projeto: • Além de feitas, devem ser arquivadas • Documentos do projeto atualizado: • Registro de questões, cronograma do projeto e requisitos financeiros do projeto • Ativos de processos atualizado: • Notificações feitas às partes interessadas • Relatórios do projeto • Apresentações do projeto • Registros do projeto • Feedbacks recebidos das partes interessadas • Documentação de lições aprendidas

13. Exemplos de questões • 5) Duas pessoas estão discutindo sobre o que precisa ser feito para completar um pacote de trabalho. Se a gerente de projetos deseja saber o que está ocorrendo, ela deve prestar MAIS atenção a: • A. O que está sendo dito e quando • B. O que está sendo dito, quem está dizendo e a hora • C. Maneirismos físicos e o que está sendo dito • D. A altura e o tom das vozes, e os maneirismos físicos • 6) A finalidade da reunião de acompanhamento de projeto é: • A. Trocar informações sobre o projeto. • B. Fazer com que os membros da equipe relatem o que estão fazendo. • C. Emitir autorizações de trabalho. • D. Confirmar a precisão dos custos informados pela equipe.

14. Exemplos de questões • 7) No gerenciamento das comunicações do projeto, o que o gerente de projetos deve ter em mente? • A. As habilidades de comunicação são mais importantes durante a execução do projeto. • B. O receptor é responsável por assegurar comunicações claras. • C. Somente os membros da equipe precisam se preocupar em se comunicarem uns com os outros. • D. A opção deve ser feita sobre como se comunicar adequadamente. • 8) Um gerente de projetos tem um problema com o desempenho de um membro da equipe. Qual é a MELHOR forma de comunicação para abordar esse problema? • A. Comunicação escrita formal. • B. Comunicação verbal formal. • C. Comunicação escrita informal. • D. Comunicação verbal informal.

15. Controlar as comunicações

16. Controlar as comunicações • Missão: • Monitorar e controlar as comunicações durante o ciclo de vida do projeto para garantir que as informações necessárias estejam disponíveis para as partes interessadas na hora certa • Alguns elementos de comunicação (problemas ou indicadores de desempenho) podem requerer ações imediatas, os impactos e a repercussão no projeto devem ser considerados • Plano de gestão do projeto: • Entrada: Requisitos de comunicações, frequência e horário das comunicações, etc. • Saídas: Plano de gestão de: comunicações, recursos humanos, partes interessadas, etc. • Comunicações do projeto: • Situação das entregas, progresso do cronograma, custos incorridos, etc.

17. Controlar as comunicações - saídas • Informações de desempenho do trabalho: • Serão utilizadas pelo Monitorar e controlar o trabalho do projeto para entregar o Relatório de Desempenho (Relatório de Status) • Solicitações de mudança: • Revisão da estimativa de custo do projeto, sequencia de atividades, etc. • Solicitação de ajustes em documentos do projeto • Ações preventivas ou ações corretivas • Plano de gestão do projeto atualizado: • Plano de gestão de comunicações • Plano de gestão de recursos humanos • Plano de gestão de partes interessadas • Ativos de processos organizacionais atualizado: • Formatos de relatórios, lições aprendidas sobre documentos, etc.

18. Exemplos de questões • 9) Qual das opções a seguir sobre relatórios de desempenho está CORRETA? • A. É feito durante o planejamento e a execução do projeto. • B. É feito durante o planejamento e o monitoramento e controle. • C. É feito durante o monitoramento e controle e o encerramento. • D. É feito durante a execução e o monitoramento e controle do projeto. • 10) Correspondências formais por escrito com o cliente são necessárias quando: • A. São detectados defeitos • B. O cliente solicita trabalho adicional que não está incluído no contrato • C. O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças no caminho crítico • D. O projeto possui estouros de custos

19. Exemplos de questões • 11) Um grande projeto de construção tem passado por inúmeras mudanças de cronograma devido a problemas meteorológicos não previstos. Quem é MELHOR notificar sobre essas mudanças? • A. Partes interessadas. • B. Patrocinador. • C. Equipe do projeto. • D. Gerentes funcionais. • 12) Se um gerente de projetos desejar relatar os resultados reais do projeto em comparação com os resultados planejados, ele deve usar um: • A. Relatório de análise de tendências. • B. Relatório de análise de previsões. • C. Relatório de análise de situação. • D. Relatório de análise de variações.

20. Obrigado!