”Da pedagogen møtte arkivaren”

1. ”Da pedagogen møtte arkivaren” ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

2. Bakgrunn for arbeidet i Moss kommune • Vi innførte elektronisk arkivsytem i 2006, for de som var i et arkivsystem fra før. • Skolene var ikke med. • Det var spørsmål rundt elevmapper. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

3. Innføring av skolene • Lovverk og planer som initierer digitale mapper i skoleverket. • Høsten 2008 gjøres vedtak i ledergruppa i Moss kommune om digitale elevmapper for alle elever. • Mål: 1/1-09 innføres elektronisk arkivering og postbehandling for skolene • Skolene skal betrakte Sak/Arkiv som sitt eneste arkiv ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

4. Innføring av skole i WebSak • Ikke alt for gode forutsetninger for innføringen for skole • Det var ingen postombringing • Innføring uten omfattende kjennskap til fagområdet skole • Skolene jobbet ikke i elektronisk arkivsystem fra før, papirjournal og k-koder. • Ingen ekstra ressurser på arkivet ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

5. Post inn via arkivets postmottak Dette basert på erfaringer fra andre kommuner: • Økning av antall registrerte arkivverdige dokumenter etter at posten går via sentralarkivet, istedenfor direkte til virksomhet. • Likelydende rutine og praksis for hele kommunen • Unngå evtskanner-innkjøp og mellomlagringsproblematikk på skolene. • Alle skoler og barnehager meldte adresseforandring og informerte ut. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

6. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

7. Sentralarkiv er viktig! • Fagmiljø • Jobbe med arkiv på heltid, ikke venstrehåndsarbeid • Styrker arkivets rolle i organisasjonen • Fører til økt kvalitet på arkiv og arkivfag Arkivforskriftens § 2-1.Organisering av arkivarbeidet        Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

8. Forts...Post inn via arkivets postmottak • Postombringing uten bud har gått veldig greit. • Arkivverdig post får de opp på skjermen. Reklame osv hentes 1-2 ganger i uka på Rådhuset. Samtidig som post leveres ned. Skolene har frimerker for hasteutsendelser. • Søknad om fri har vi bedt sendes via post@moss.kommune.no ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

9. Problemstillinger i innføringen • Svært krevende å innføre skolene • Mange nye problemstillinger: • Tilganger elektronisk og fysisk • Hva skal journalføres? • Sensitiv informasjon – senere foil • Skal arkivet få lese post mellom skole og barnevernet? • Aktiv bruk av notater mellom skolene og Rådhuset. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

10. Hva med sensitiv informasjon? • Digital arkivering trigger en rekke spørsmål om sikkerhet og behandling av sensitiv info. • Presentert for Acos krypteringsmodul. • Gjennomført risikoanalyse som viser at det var fornuftig. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

11. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

12. Krav til leverandør - kryptering Hva krypteres? Allerede eksisterende saker? Dokumenter som skannes inn, dokumenter som importeres inn? Dokumenter som overføres fra eventuelle fagsystem? Kan man velge kryptering av arkivdel, enkeltdokumenter osv? ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

13. Litt om integrasjon med fagssystem • Flest mulig arbeidsprosesser på en arbeidsflate • Rapportmuligheter • Oversikt over elever, foresatte, prøveresultater m.m. Skolene har behov for eget fagssystem. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

14. Sak/arkiv integrasjon fra skole/barnehage fagsystem • Mål om at all arkivverdig dokumentasjon som oppstår i fagsystemet skal arkiveres direkte. • Ved opprettelse av dokumenter skal det være mulig å velge overføring til sak/arkiv. • Dokumentliste med journalpostnummer synlig i fagsystemet. • Likelydende brev/ flettebrev til flere objekter, men individuelle journalposter. • Man opprette elevmapper (saker) automatisk ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

15. Overføring fra fagsystem veldig bra. Barnesykdommer for eksempel unødvendig dobbel tekst. Skriveregler følges da ikke. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

16. Kode for intern mal kommer i tittelfeltet. Arkivet ønsker ikke unødvendig rusk i journalen fra ulike fagsystemer. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

17. Et uttall varianter om fødselsdato og evt personnummer 07.04.71 07.04.1971 070471 070471 17283 07047117283 ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

18. Visma skole fagssystem har foreslått en god løsning: <dd.mm.åå> <xxxxx> <dd.mm.åååå> Man kan her velge om man vil ha mellomrom mellom fødselsdato og personnr, og man kan velge om man skal fire siffer i årstall. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

19. Våre erfaringer • Arkivmengden har øket betraktelig. • Skolene fornøyd med digitale elevmapper. • Skolene kommer oftere med innspill selv i fht arkivering. • Ikke optimale tilgangsløsninger for lærere. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

20. Vår vei videre • Bedre tilgangsløsninger for lærere. • Øke inngående post på elektronisk format. Det er mye som i dag signeres av foreldre og derfor må skannes. • Mer kunnskap om muligheter for integrasjon fra andre systemer. • Jobbe for bedre tilpasninger jmf skriveregler/standarder i fagsystemene – stille krav til leverandør • Lage innkjøpsrutiner og ikt strategi-planer som tar hensyn til mulige integrasjoner mot sak/arkivsystemet . • Jobbe for at arkivering ved integrasjon skal bli så fullstendig at vi kan avvikle fagsystemer uten tap av dokumentasjon. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

21. Tips og råd til andre • Sett fokus på arkivering ved innkjøp av fagsystemer. • Still krav til leverandører om fleksibilitet, skriveregler osv. • God kartlegging/avklaring av dokumentering og saksflyt i egen kommune. • Skole bør vurdere enkelte krav til kommunikasjonsform for egne brukere. • Rutineavklaring i organisasjonen før man starter, og krav om at de følges.* • Nødvendig samarbeid mellom det enkelte fagområde, arkiv og IT-avdeling • Bruk god tid på planlegging av innføringsprosessen. • Et skikkelig prosjekt for arkivet i seg selv • Supportvakt på arkivet, og mulighet til å hjelpe og vise på skjerm ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

22. Spørsmål? Ta kontakt med Moss kommune Rita Lynghaug, Arkivleder tlf 41 51 58 66 - rita.lynghaug@moss.kommune.no Kontaktperson IT: Jon Olsen, Ikt veileder 48 18 00 81 - jon.olsen@moss.kommune.no ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011