第三章 办公自动化软件－－ excel2000

1. 一、Excel2000的认识 二、Excel2000工作表的基本操作 三、Excel2000工作表的格式化 作业部分 四、公式与函数 五、数据的筛选（自动筛选和高级筛选） 六、数据的排序和分类汇总 作业部分 七、数据透视表的生成 八、数据图表的建立和编辑 九、窗口及记录有关操作 十、数据工作表的打印设置 第三章　办公自动化软件－－excel2000

2. 基本概念 什么是Excel:Excel是一种以“表格”形式管理和分析数据的软件，通过它可以完成一些数据报表的制作。 工作表（sheet)：它是Excel编辑的对象，是一张网格表，Excel可以同时编辑多张工作表。 一张工作表有256列，（编号从A~Z,AA~ZZ,……..IA~IV);65536行(编号1~65536) 工作表中的网格线,是一种虚线,不是实际输出的线条。 工作薄 (BOOK)：它是工作表的集合。 一个Excel文件实际上就是一张工作薄，Excel文件的扩展名是.xls 一张工作薄最多可以由255张互相独立的工作表组成。 在Excel2000主窗口中，系统默认打开3张工作表，其名称分别是sheet1,sheet2,sheet3。 一、Excel2000的认识

3. 单元格：工作表中每个行、列交叉点处的小格；单元格：工作表中每个行、列交叉点处的小格； 单元格的引用：单元格以行、列名作为标识名，称为单元格的地址。例如：A1表示第A列第1行的单元格，要引用A1单元格，只须在所引用处输入A1既可。 活动单元格：选中的单元格称为活动单元格，用粗线框表示，Excel97中的任何操作都是针对活动单元格的。 名称框：用来定位某个单元格（单元格区域），或给某个单元格（单元格区域）命名。例如：将单元格X100命名为“新闻框”。 Excel2000窗口的组成 标题栏:标题栏上显示当前打开的工作薄的文件名;其默认名称是BOOK1。 菜单栏：Excel特有的菜单：数据，工具；它们也是最重要的，最能体现Excel软件功能的菜单。 工具栏：工具栏按钮既可以显示也可以隐藏。 工作表区域（注意：工作表左上角的全选框按钮 ） 编辑栏

4. 工作薄的新建、打开、保存：方法1：可以通过“常用工具栏”中的“新建”、“打开”、“保存”按钮来实现；方法2：可以通过“文件”菜单中的“新建….”、“打开…..”、“保存”命令来实现。工作薄的新建、打开、保存：方法1：可以通过“常用工具栏”中的“新建”、“打开”、“保存”按钮来实现；方法2：可以通过“文件”菜单中的“新建….”、“打开…..”、“保存”命令来实现。 工作表的有关操作 工作表的插入：右击选中某一工作表，在弹出的快捷菜单中点击“插入”既可；或者，单击“插入”菜单中的“工作表”；此时，所插入的工作表出现在选中的工作表的前面。 工作表的重命名：方法1：右击选中工作表，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”；方法2：用鼠标左键双击工作表，此时，工作表名变成黑亮色，表明可以进行重命名。方法3：选中工作表，单击“格式”菜单中的“工作表”“重命名”。 二、Excel2000的基本操作

5. 工作表的复制：右击选中工作表，在弹出的菜单中选择“移动或复制工作表”命令，再选中“副本”即可。工作表的复制：右击选中工作表，在弹出的菜单中选择“移动或复制工作表”命令，再选中“副本”即可。 区域（单元格）的选取：方法一：通过鼠标拖动选取方法二：单击其中一个单元格，再按F8，然后再单击另外一个单元格。 行、列的操作 选取：单击行标或列标即可选取某一行或列 插入：右击选中某一行（列），在弹出的菜单中选择插入即可。 删除：右击选中要删除的行（列），在弹出的菜单中选择“删除”命令。

6. 单元格中数据的有关操作 单元格中数据编辑：鼠标单击选中某个单元格表示重新向单元格输入内容；鼠标双击某个单元格，表示对单元格内容进行修改。 单元格中数据的移动：选中某个单元格（区域），将鼠标指针移动到被选中的单元格（区域）的边框上，当变成空心箭头时，按住鼠标左键移动它。 单元格中数据的复制：选中对象，右击选择“复制”命令，或单击常用工具栏的“复制”按钮，或者按住ctrl键，进行拖动。 粘贴和选择性粘贴：前者是粘贴剪贴板中的全部内容，后者是选择粘贴剪贴板中的一部分内容。 单元格中数据的填充：在单元格中输入一项内容，然后选中一小片单元格区域，单击“编辑”菜单中的“填充”命令；或者，直接通过鼠标拖动。例如：在单元格F1~F7中填入“星期一~星期日”。

7. 单元格的修饰（以“设备清单.xls”文件为例讲解“格式”菜单中“单元格”命令的各个选项）单元格的修饰（以“设备清单.xls”文件为例讲解“格式”菜单中“单元格”命令的各个选项） “数字”选项卡： 日期：用来设置单元格中日期的格式。例如：将例文中的“日期”一列中的日期格式改成“一九九七年十月九日”的形式。 时间：与日期一样，是用来设置时间的格式。若出现####,则表示单元格宽度不够显示内容,需要加大. 文本：将某些非文本的内容以文本的形式输入到单元格中。例如：将例文中的“编号”项内容格式改成0001……0008的形式。 数值：主要用来设定小数位数和千位分隔符。 “对齐”选项卡： 水平和垂直对齐：用来设定水平和垂直方向的位置，还可以转动某个单元格中的内容。 合并单元格：将多个单元格合并成一个单元格，往往在做标题的时候用这个命令选项。例如：将例文中的A1~G1单元格合并，并使它在水平和垂直方向上都居中。 三、Excel2000工作表的格式化

8. 字体：其各个命令所代表的意义与word2000中的一样。例如：将“设备清单”设置成“小三、隶书、红色的字体。字体：其各个命令所代表的意义与word2000中的一样。例如：将“设备清单”设置成“小三、隶书、红色的字体。 边框：用来设置数据清单中的表格边框线，以便能实际输出。例如：给例文的数据部分加上深红色的双实线外边框，蓝色的虚线内边框。 图案：用来给数据部分添加底纹。例如：给例文的数据部分加上6.25%的绿色底纹。 保护：与“工具”菜单中的“保护”命令一起使用，用来保护工作表的访问权限。 自动套用格式 单击“格式”菜单中的“自动套用格式”，系统自动弹出一系列可以套用的图案，例如：经典1，简单等格式。另外，还可以单击“选项”命令，通过“数字”，“字体”，“边框”等各种应用格式种类进行修改。 例如：复制“设备清单.xls”工作表,将其中的数据部分套用“会计2”格式.

9. 将工作表sheet1改名为“设备清单报表”. 给“设备清单报表”做一个副表,并将它移动到sheet3工作表之后。 在sheet3工作表后插入一张新的工作表“新闻”，并在该工作表的X100单元格中输入“中国队终于出线了！”。 利用填充命令，在“新闻”工作表中输入“sun,mon,tue,wedn,thur,fri,satur”。 完成例文中的操作。 完成实验六。 作业部分

10. 公式（几点说明） 公式是由数字、运算符、单元格引用和函数构成。 在单元格中输入公式一般以“=”开头，如有正号或负号开头时，可以不必键入等号，Excel97会自动加上。 单元格显示的虽是计算结果，但真正存储的是公式。 例如：利用公式求出“工资表（教案示例2）”中赵清和谢玲的实发工资。 运算符的应用例子：=3^3(结果是27) =浙江省&宁波市(结果是浙江省宁波市);=78>76(结果是True) 单元格引用（分为三种：相对引用、绝对引用、混合引用） 四、公式与函数

11. 单元格相对引用: 概念：把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变。 例如：利用填充柄求出“职工工资”表中H3~H8中的实发工资；然后分别双击各个单元格，观察其变化。 注意：作相对引用时，单元格地址会随位移的方向与大小而改变 单元格绝对引用： 概念：指的是在把公式复制或者填入到新位置时，公式中的单元格地址保持不变。引用时，只需在单元格地址的行号和列标前面添加“＄”即可。 例如：利用单元格绝对引用求王莉莉的实发工资填在H11单元格中，再利用填充柄往下拖动至H15，观察其变化。 注意：作绝对引用时，单元格地址不会随位移的方向与大小而变化。

12. 混合引用： 概念：指的是在一个单元格的地址中，既有绝对地址引用，又有相对地址引用。 例如：利用混合引用求李学月的实发工资，再用填充柄拖动至H15，观察其变化 注意：B1：B10表示是从单元格B1到B10这片区域。 函数（主要介绍如下几个函数的功能及使用，通过单击“插入”菜单中的“函数”实现） 求和函数Sum。 功能和格式：求和，sum(num1,num2,…..) 操作：第一步：先用鼠标定位好存放结果的单元格，再单击插入菜单，“函数”，找到sum函数，确定。第二步：点击折叠按钮，选中求和区域，再点击折叠按钮（ ）即可。第三步：点击确定。 例如：求住房工积金的总和，将它填在F18单元格中。

13. 求平均值函数Average 功能和格式：求平均值。格式：average(num1,num2…….) 操作与sum类似。 例如：将“学生成绩”工作表中的每个学生的平均成绩求出来，并填入单元格F2~F8中。 Max和Min函数 功能和格式：求某个工作区域中的最大值和最小值。格式：MAX（num1,num2……)或MIN(num1,num2………) 操作与sum类似。 例如：求出“职工工资”表中的各项最大和最小值，分别填入相应区域中。 Count函数 功能和格式：求出某区域内数值的个数 操作与sum类似。 例如：求出“职工工资”工作表中的职工个数。

14. AND,OR函数 AND功能：逻辑与函数。格式：AND（logical_value1,logical_value2……) 操作：基本与sum类似，只是多个条件中要用逗号隔开 例如：判断E3，F5，G6是否都大于60；将其结果填入G20。 条件函数IF 格式：IF（logical_value,value1,value2); 功能：若逻辑表达式（logical_value)的值为true,则函数返回第一个参数（value1)的值；否则返回第二个参数（value2)的值。 操作：在Logical_test输入框中输入条件；在value1和value2中输入相关的数据。 例如：给“职工工资”表中煤补金额大于等于40的员工，煤补金额减10，改变的员工煤补金额填入在“调整后的煤补”列中。.

15. 自动筛选 作用：用来筛选出符合某个条件的记录，自动筛选一次只能是筛选满足一个条件的所有记录。 操作步骤： 单击数据清单中的任一单元格 选择“数据”菜单的“筛选”，“自动筛选”命令。 此时，在数据清单的每个字段名的右端会一个向下的箭头，单击某个条件进行筛选。 例子： 筛选出“学生成绩”表中语文成绩大于70的学生记录，并将它复制到A10开始的单元格区域中。 筛选出“职工工资”表中，基本工资大于等于850且小于1000的所有职工记录，并将它复制到A20开始的单元格区域中。 五、数据的筛选

16. 高级筛选（补充） 作用：一次性筛选出满足多个条件的记录。 操作步骤： 复制被筛选数据表的标题各项到某个空白区域。 在各项中填入相应的条件，注意：某项中如有多个条件要将条件填在同列中，（即：它们之间是“且”的关系）；若不同项中有不同的条件，则每个条件要填在不同列中，而且各个条件不能同行。 单击“数据”菜单中的“筛选”，“高级筛选”。 通过折叠按钮，在“条件区域”、“数据区域”分别填入相应的数据范围。 选定筛选后的数据置放位置，点击“确定”即可。 例子： 筛选出“煤补”大于等于30，且住房公积金大于70的职工记录，放在任何一个空白区域。 筛选出“医药补贴”大于35，或是服务科的职工人员。

17. 高级筛选对话框

18. 数据排序 操作 单击数据区域的任何一个单元格。 单击“数据”菜单中的排序；在弹出的对话框中分别设定相关关键字。 其中“次要关键字”是在“主关键字”相同时排序所依据的条件，“第三关键字”是在次关键字相同时排序所依据的条件。 例子：对“学生成绩”数据表，按照“语文”成绩递增排序。 分类汇总 概念：在数据清单中，对记录按照某一字段的内容进行分类，即把该字段值相同的记录归为一类，然后对每一类做出统计，即分类汇总。 六、数据的排序和分类汇总

19. 操作： 单击数据区域中的任何一个单元格，再单击数据菜单中的“分类汇总”。 在弹出的对话框中：“分类字段”项是用来设定按哪个类别进行分别；“汇总方式”是用来设定各种数据处理方式；“汇总项”用来设定各个汇总选项。 设好之后，点击确定。 例子：对“学生成绩”数据表按班级，对语文和数学进行求和汇总。如下图所示。

20. 数据透视表实际上是数据排序、筛选和分类汇总的三项操作的结合。数据透视表实际上是数据排序、筛选和分类汇总的三项操作的结合。 区别：数据透视表是以“新工作表”还是以“嵌入式工作表”形式生成。 创建数据透视表的操作步骤 说明：在创建数据透视表之前，先去掉所有的筛选和分类汇总的结果。 第一步：鼠标定位在数据清单中的任何一个单元格。 第二步：选择“数据”菜单中的“数据透视表”，屏幕上出现“数据透视表向导——4”，选择数据源，默认为“Microsoft Excel数据清单或数据库”。 七、数据透视表的生成

21. 第三步：选定数据区域。 第四步：在如下的对话框中，按题目要求，将对话框右边显示的字段名拖到“行”，“列”，“数据”和“页”位置，点击确定生成透视表。如下图所示。 例子：给“教案示例3”中的数据，生成一张透视表，要求：以“出版社”作为分页筛选项，其它任意。

22. 几个基本知识 概念:它是工作表数据的图形表示,为了更直观、清晰地反映出数据情况。 图表有两种：嵌入式图表和工作表图表。 图表的建立（步骤） 第一步：选中用于制表的数据区域。（注：在选定数据时，最好包含行、列标题文字，这样在生成图表时，EXCEL会自动将它们用作坐标轴中的标记和图例文字） 第二步：选择“插入”菜单中的“图表”，在弹出的对话框中选择其中一种图表类型。 第三步：可以重设数据源区域和数据系列的组织形式（产生在“行”还是在“列”）。 第四步：在“图表选项”对话框中设置标题、坐标轴、网格线、数据标志和数据表。 第五步：选择确定是“嵌入式图表”还是“工作表图表”，单击完成。 八、数据图表的建立和编辑

23. 例如：给“教案示例3”中的“产品”工作表插入一副“嵌入式工作表图表”，来反映各种照相机在四个季度的销售情况。（思考：若要求建立一张反映每个季度各种照相机的销售情况，该如何做）。例如：给“教案示例3”中的“产品”工作表插入一副“嵌入式工作表图表”，来反映各种照相机在四个季度的销售情况。（思考：若要求建立一张反映每个季度各种照相机的销售情况，该如何做）。 数据图表的编辑 绘图区格式。 （右击图表，在弹出的菜单中进行选择）弄清哪部分是绘图区；以及它的颜色填充操作。例如：将上题产生的嵌入式工作表图表的绘图区颜色改成无色。 图表区格式： （右击图表，在弹出的菜单中进行选择）弄清哪部分是图表区；以及它的颜色填充操作。例如：将图表区的填充效果设为“茵茵绿原”。 图表选项的设置（右击图表，在弹出的菜单中进行选择） 例如：给上题生成的图表加一个名为“季度产品销售量”的图表标题；同时要求将图例的位置置于“底部”。 例如：将上题图表的数据标志显示出来。

24. 坐标轴格式和网格线格式：可以用来设置最大刻度和次序反转。例如：将上题图表中的最大刻度设置成300。坐标轴格式和网格线格式：可以用来设置最大刻度和次序反转。例如：将上题图表中的最大刻度设置成300。 图表的位置移动、大小调整和删除。移动：选中图表，此时图表周围出现黑色的小方框（称为尺寸柄），用鼠标拖动既可。大小调整：选中图表之后，用鼠标在边框拖动。删除：选中它，单击DEL键即可。

25. 窗口的操作 窗口的重排。平铺、水平并排和垂直并排、层叠等。 窗口的冻结和拆分 拆分： 第一种情况：单击工作表中需要分隔窗口的某一行或列；再点击“窗口”菜单中的“拆分”窗口命令。 第二种情况：单击选中工作表中的某个单元格进行拆分时，则会以该单元格的左上顶点为拆分点进行拆分。 冻结：也是两种情况，所不同的是：“拆分窗口”命令能使拆分的窗口移动，而“冻结”则不能移动。 九、窗口及记录单操作

26. 记录单 两个概念： 记录：在EXCEL数据表中，一行称为一条记录。 字段名：通常在EXCEL数据表中列标题称为字段名。 记录单 功能：可以通过它进行记录的“添加”、“删除”、“修改”等操作。 注意：添加的记录总是添加到数据清单的末尾。 例如：给“产品”工作表添加一条三菱冰箱的记录，要求该记录放在“DVD机新科”之后，各个季度的数据自己给定。

27. 操作方法：单击“文件”菜单中的“页面设置”进行各个选项的设定。操作方法：单击“文件”菜单中的“页面设置”进行各个选项的设定。 各个选项： 页面和页边距:这两个选项与word文档中的页面设置中的选项意义一样。 页眉页脚:与word中有点不同。它的内容需要通过自定义来实现。例如:定义一个页眉，其内容如下：左侧是页码，中间是总页数，右侧是日期。(字体为隶书、四号） 工作表： 打印区域的设置：选择一部分数据区域，点击“文件”菜单中的“打印区域”，“设置打印区域”。 打印标题行的设置：当设置某一部分为打印区域时，需要设置数据表中的标题行进行打印，此时可通过“页面设置”中的“工作表”选项进行设置。 例如：将“产品”数据表中中的照相机数据部分打印出来，要求标题行也要打印。 十、数据工作表的打印设置

28. 上机作业： 实验七、实验八 教材P211，T24~31 作业部分： 一、单选题：1，4，5，7，10，12，18，22 二、多选题：2，3，7，10 三、填空题：5，7，13，15 作业部分

29. 上机作业 完成演示文稿中的例文操作。（必须要完成） 实验五 教材P210，T15~23 作业部分