秘书写作实务

1. 秘书写作实务 谭一平 王茹曹有根 编著 外语教学与研究出版社

2. 第一章 概述

3. 第一节 秘书写作概述 一、礼仪的含义 写作能力对于秘书来说是一项必备的技能。按照领导指示起草和制作各种文件，处理各种文书，是秘书的重要工作。 。公文全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的文件。 企业公文是企业经常使用的具有一定格式的文书的总称，它是企业发布领导人指示和传达企业内外各种信息的手段，因而是企业管理的一种重要工具。

4. 第二节 企业公文的分类 一、从形式上分 • 企业公文从形式上可分为信函、报告和备忘录三大类。 1. 信函 • 信函是人们按照一定的格式和礼仪表达自己愿望或交换信息的公文。 2. 报告 • 这里的报告，是指向上级（部门）汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问时使用的有一定篇幅而内容又比较重要的公文。 3. 备忘录 • 备忘录是一种录以备忘的公文，一般用来提醒、督促对方或就某个问题提出意见或看法。

5. 二、从内容上分 • 企业公文从内容上可分为行政性公文、社交性公文、运营性公文和商务性公文四大类。 1. 行政性公文 • 企业行政性公文主要是由行政部门起草的用于行政管理的公文，常用的文种有决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、计划、总结、简报、讲话稿、启事等。 2. 社交性公文 • 社交性公文是企业（或上司）与客户交往的应酬性公文，常用的文种有请柬、贺信、邀请信、感谢信和唁函等。

6. 3. 运营性公文 • 运营性公文主要是由业务部门起草的用于企业运营指挥、协调沟通的公文，常用的文种有计划、报告、方案等。 4. 商务性公文 • 商务性公文主要是由业务部门起草的用于与客户（如果企业规模比较大，也会用于与其他部门）沟通的公文，大多以电子邮件和传真的形式传送，常用的文种有合同、协议、投标书和函等。 • 当然，这种分类只是相对的，有些公文既可以归类于行政性公文，也可以归类于运营性公文。

7. 第三节 企业公文与行政机关公文的区别 一、制发程序简捷 • 行政机关发文一般都要经过草拟、审核、签发、复核等多道程序，制发周期长。 • 对于企业来说，一方面，市场竞争瞬息万变，机会稍纵即逝，这就要求企业能快速作出应对；另一方面，企业领导人工作繁忙，需要作各种各样的指示，所以，与行政机关公文相比，企业公文的制发周期大大缩短 。

8. 二、不过分拘泥于形式 • 企业公文由于需要追求时效性，不过分拘泥于形式，格式比较灵活。 • 所以，企业公文没有必要也不可能像行政机关公文那样拘泥于形式。

9. 第四节 企业公文的基本要求 一、内容正确 • 企业公文如果内容不正确，不仅会没有效果，而且有可能导致混乱，甚至引起纠纷。 1. 准确。使用的材料必须真实可靠、准确无误。 2. 专业。企业公文的写作涉及企业经营的各个方面，内容上具有很强的专业性。 3. 运用数据准确无误。企业公文往往大量运用绝对数、倍数、百分数等各种数据，使用数据必须做到准确无误。

10. 二、主题明确 • 企业公文要想说明什么问题，主题应当明确，而且要做到严谨，以免引起误解甚至混乱。 三、针对性强 • 企业公文一般要就事论事，不能把无关的内容写进去。 四、格式规范 • 虽然企业公文不一定要像行政机关公文那样拘泥于形式，但至少要做到结构完整、格式规范 。

11. 五、简洁明了 • 企业公文大多是用于商务信息的交流，要求简洁明了。 六、通俗易懂 • 为了让受文者完全明白自己的想法和观点，自然要写得通俗易懂。 七、语法正确 • 秘书在学校读书时都多少学过语法知识，但是，无论是在说话还是写文章的过程中，常常出现一些语法错误，影响交流和沟通，所以一定要高度注意。

12. 第二章企业公文写作的基本方法

13. 第一节 准备阶段 一、确定目标 • 当上司把起草公文的任务交代下来之后，秘书首先要确定上司要实现的目标。 二、了解受文者 • 如果秘书了解受文者，知道用什么样的语气和表达方式来沟通，将会大大提高公文沟通的成功率。 三、收集材料 • 材料按来源可分为直接材料和间接材料。 • 直接材料又叫第一手材料，是秘书直接从日常工作中经历或观察了解得来的。 • 秘书写作中的间接材料，多是从报纸、杂志、书籍、网络当中收集来的，如事例、概述、数字、经验、成果等。

14. 第二节 构思阶段 一、立意选材 • 立意就是确立主题，主题是一篇文章的灵魂和统帅。 1. 主题的确立 • 主题就是公文的中心思想，它是作者对自己所写的客观事物持有的基本观点、态度和评价。 • 公文的主题应该做到正确、集中、针对性强。 （1）正确 • 正确是指符合上司的想法或意图；反之，就是不正确。

15. （2）集中 • 集中就是指秘书写作只阐明一个主题，表达一个思想，讲清一个问题，提出一个措施建议，沟通一种情况。 （3）针对性强 • 针对性强就是要求公文表达的意思有较强的针对性，最好是开门见山说明某问题。

16. 2. 材料的选择 • 选择材料必须依据主题的需要，这是最根本的原则。 • 选择材料应该做到真实、典型和新鲜生动。 （1）真实 • 材料是表现主题的事实基础，只有基础牢靠，主题才能站得住脚，公文才能起到应有的作用。 （2）典型 • 要使材料能充分地表现主题，就要善于选择最具有代表性、最能概括和揭示事物本质的材料，这就是典型材料。 （3）新鲜生动 • 新鲜生动的材料能更好地表现思想和主题。

17. 二、材料的剪裁 • 剪裁就是根据主题的需要，对选定的材料确定主次、详略，进行加工处理。 • 总之，剪裁材料要根据主题的需要，该详则详，该略则略，详而适当，略而不苟，有详有略，相互配合。

18. 三、谋篇布局 • 所谓谋篇布局，就是对材料排列组合，即通常所说的“搭架子”、安排结构。 • 企业公文结构布局一般要做到以下几点： 1. 突出主题 • 在开头点明主题，然后通过主体内容集中阐发主题，并把它贯穿始终。 2. 结构严谨 • 公文都要求结构严谨，层次脉络清晰，过渡与照应恰当。 3. 完整匀称 • 完整就是指通篇构成一个统一的整体，首尾贯通，前后呼应，浑然一体。

19. 4. 遵循一般结构 （1）标题 • 标题是公文的纲领和眉目，是公文内容的精粹。 （2）开头 • 开头就是公文正文的开始。好的开头，就会像磁铁般吸引着受文者 。 （3）主体 • 主体是公文的主干和核心部分，表达公文的主要内容。 • 第一，紧扣主题。 • 第二，段落分明，层次清楚。 • 第三，过渡和照应。 （4）结尾 • 结尾是全文的收束。

20. 5. 列提纲 • 列提纲就是把想好的公文的格局用文字固定下来，以此作为写作时遵循的“蓝图”。 （1）可帮助作者树立全局观念，从整体出发，去检验每一部分所占的地位、所起的作用。 （2）可使作者的思路条理化、系统化。 （3）可使作者成竹在胸，加快写作速度。提纲的写法多样，没有定格，可以写得粗一些，也可以写得细一些。

21. 第三节 起草阶段 一、起草初稿 • 基本步骤如下： 1. 先写结论。按照结论、原因和经过、意见与提案的顺序来写。 2. 内容简洁。每段文字尽量精简，内容复杂时则以条列的方式说明。 3. 使用浅显易懂的句子，尽可能具体地说明。 4. 不采用模棱两可的表达方式。 5. 反复阅读，确认标题与内容是否吻合，内容有无矛盾之处、是否完整，意思是否明确，数字、名称是否有误。

22. 二、表达修辞 1. 表达 • 一般的表达方式主要有五种，即说明、叙述、议论、描写和抒情。 • 以下重点介绍说明、叙述、议论这三种表达方式。 （1）说明 • 说明在公文中用得较多。 （2）叙述 • 叙述是一种叙说、介绍事物发展过程的表达方式。 （3）议论 • 议论是通过逻辑推理来证明观点、辩明是非，借以说服人的表达方式。

23. 2. 修辞 • 修辞是根据表达和写作的需要对语言加以运用和调整，也就是选择最恰当的语言形式以加强表达效果。 （1）选词炼句 • 选词应注意确切和平易这两个问题。 （2）修辞格的运用 • 修辞格是在修饰、调整语言，提高语言表达效果中形成的语句结构形式，如比喻、借代、排比等。

24. 三、选择适当的语气 1. 适当的语气 • 一份成功的公文所应采用的语气就是“尊重”这两个字。 2. 符合上司的“口味” • 第一，要讲上司想说的话。 • 第二，要讲听众想听的话。

25. 四、起草应注意的问题 1. 拟题目 • 题目是公文的眉目，是公文首先给读者印象的部分。 • 从内容上讲，题目要有高度的概括性，或点明主题，或点明要用的主要材料、要写的对象，或同时暗示出所用的体裁。 2. 恰当利用提纲 • 起草时既要按提纲去写，但又不要拘泥于提纲。

26. 第四节 修改阶段 • 写作过程就是一个不断修改的过程，修改是写作的重要环节。 一、树立精益求精的意识 • 企业公文的时效性很强，但这并不意味着可以应付了事，起草公文一定要有精益求精的意识。 二、修改方法 • 修改时首先要着眼于内容，同时也要注意表现形式，讲究达意与精准。 • 修改的方法比较灵活，可在文中直接改，也可以在草稿纸的左边或右边改 。

27. 第三章企业行政性公文的写作

28. 第一节 企业行政性公文的一般格式 一、标题 • 标题一般由企业名称、事由、文种三部分组成 。 • 撰拟标题时，企业的名称应写全称或规范化的简称。 • 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 二、受文者 • 受文者指公文的主要接受者和阅读者，应当使用全称或规范化的简称。

29. 三、正文 • 正文位于受文者名称下一行，每自然段左空两字，回行顶格。 四、附件 • 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 • 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标明“附件”，有序号时标明序号，附件的序号和名称前后应一致。

30. 五、成文日期 • 成文日期的书写位置，通常有两种情况： 1. 文尾标注 • 其书写位置一般是在成文日期右空四格，也可以不空格。 2. 题下标注 • 用于经法定会议通过的公文，如决议、决定以及规定、条例等规章性公文。 • 公文的成文日期一定要用汉字书写，零要写作“○”，年、月、日要写全。

31. 六、加盖印章或签名 • 除“会议纪要”等文种外，都要加盖印章或上司签名。 • 加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

32. 第二节 常用企业行政性公文的写作 一、决定 1. 定义及适用范围 • 决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求有关单位或部门贯彻执行的指令性公文。 • 适用于企业对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位、部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定等事项。

33. 2. 写作要点 • 决定由标题、受文者、正文和落款四部分组成。 （1）标题 • 决定的标题一般采用完全标题，即由企业、事由和文种三部分组成。 （2）受文者 • 受文者名称要用全称或规范的简称。 （3）正文 • 正文包括决定缘由、决定事项和结尾。 （4）落款 • 落款要署上发文者和成文日期。

34. 3. 注意事项 • 决定可分为知照性决定和指挥性决定两类，在写作要求上有所不同。 （1）知照性决定 • 表彰决定、处分决定、任免决定以及机构设置决定等。 • 写法上要求开门见山，直接陈述，语言简洁。 （2）指挥性决定 • 具有规范性、指示性、指导性以及处理重要问题的决定。 • 用语要准确，行文要简练，语气要肯定。

35. 4.例文 • 例文1 天龙集团公司关于任命李强同志为青岛分公司经理的决定 公司各部门，各分公司： 经研究决定，任命李强同志为青岛分公司经理。 天龙集团公司 二○○八年六月十八日

36. 例文2 天津武龙股份有限公司关于召开 2007 年度股东大会的决定 各位董事： 天津武龙股份有限公司 2007 年度股东大会将于 2008 年3 月 17 日召开，望各位作好相关准备。 一、会议的基本情况 1. 会议召集方：天津武龙股份有限公司董事会 2. 会议时间：2008 年 3 月 17 日（星期一）上午 9 时 3. 会议地点：天津市 ×× 路 121 号公司会议室 4. 会议表决方式：现场投票表决，选举董事采用累计投票制

37. 二、会议审议事项 1. 审议《天津武龙股份有限公司 2007 年度董事会工作报告》； 2. 审议《天津武龙股份有限公司 2007 年度监事会工作报告》； 3. 审议《天津武龙股份有限公司 2007 年度财务决算报告》； 4. 审议《天津武龙股份有限公司 2007 年度利润分配方案（草案）》； 5. 审议《关于续聘中和正信会计师事务所为公司 2008 年度会计报表审计机构的决定（草案）》； 6. 审议《2008 年度与日常经营相关的交易合同及协议（草案）》； 7. 审议《关于募集资金使用情况的专项报告》。

38. 三、会议出席人员 1. 截至 2008 年 3 月 10 日下午收市时在深圳证券登记有限公司登记在册的本公司全体股东。因故不能出席会议的股东，可以书面委托代理人代为出席和表决，该代理人不必是公司股东。 2. 公司董事、监事和高级管理人员。 3. 公司聘请的律师。 4. 其他有关人员。 四、会议登记方法 1. 出席会议的个人股东应持本人身份证、股票账户，受托代理人持本人身份证、授权委托书、委托人股票账户，法人股股东代表持公司营业执照复印件（加盖公章）、股票账户、授权委托书及出席人身份证办理登记手续。异地股东可以用信函或传真方式办理登记手续。 2. 登 记 时 间：2008 年 3 月 16 日（ 星 期 日 ） 上 午 8：30—11：30下午 2：30—5：30 3. 登记地点：天津市 ×× 路 121 号公司证券部

39. 五、联系人：马红 张倩 电话： 022）×××××××× 传真： 022）×××××××× 邮编：×××××× 会期半天，与会股东或代理人交通费、食宿费自理。 六、备查文件 1. 经董事会和会议记录人签字确认的董事会决议、会议记录； 2. 所有提案的具体内容。 请各位董事予以审议。 天津武龙股份有限公司董事会 二○○八年二月二十六日

40. 例文3 中湘基金管理有限公司关于员工马华的处理决定 近日，我公司收到中国证券监督管理委员会的正式通知，对我公司员工马华个人涉嫌利用内幕信息从事违规投资活动进行了立案调查。我公司在积极配合监管机构调查的同时，对马华的问题作了进一步查证，发现马华涉嫌利用掌握的信息进行违规投资活动，也未按照公司制度实申报个人及家属的投资行为，欺骗公司，严重违反了公司制度。马华原任中湘成长先锋股票型证券投资基金基金经理。根据相关法律法规以及公司制度，我公司已于昨日免去马华担任的基金经理及其他一切职务，并予以辞退，并保留进一步追究其法律责任的权利。 从马华目前涉嫌的违规行为来看，其作为属于个人行为，与成长先锋基金的投资管理没有任何联系。马华无视法规和公司制度，严重违反了基金从业人员应有的行为操守和职业道德，违背了对公司的承诺，严重损害了公司声誉，我公司予以严厉谴责。公司将虚心汲取教训，认真总结经验，进一步加强和完善对从业人员的管理，将继续履行诚实信用、谨慎勤勉之义务，努力为广大投资人利益服务。 目前，成长先锋基金由刘军全面负责，并在公司投资团队的支持下保持平稳运作。 特此公告。 中湘基金管理有限公司 二○○八年六月二十七日

41. 二、公告 1. 定义及适用范围 • 公告是国家权力机关、行政机关、企事业单位、社会团体向国内外郑重宣布重大事件和决议、决定时所用的一种公文。 • 适用于向企业内外宣布重要事项或者法定事项。 2. 写作要点 • 公告由标题、正文、落款三部分构成。 （1）标题。 • 公告的标题有三种形式：一是由企业名称、事由和文种三部分构成，二是由企业名称和文种两部分构成，三是直接以文种“公告”作为标题。

42. （2）正文。 • 内容较多的可采用条款式结构。 • 结束语应另起一行，通常以惯用语“特此公告”作结。 （3）落款。 • 公告落款应写明企业名称和发文时间。 3. 注意事项 • 公告的庄重性特点被忽视，只注意到广泛性和周知性，以致公告逐渐演变为“公而告之”。

43. 4.例文 北京宏源科技股份有限公司公告 北京宏源科技股份有限公司（以下简称“公司”）董事会于 2008 年9 月 20 日收到张涛先生递交的书面辞职申请，请求辞去公司所担任的董事长职务（因个人原因）。根据有关规定，董事会同意张涛先生辞职，辞职报告于送达公司董事会时生效。公司将于 2008 年 10 月 8 日召开董事会选举新任董事长。公司及董事会对张涛先生任职期间勤勉尽责的工作表示肯定。 特此公告。 北京宏源科技股份有限公司董事会 二八年九月二十六日

44. 三、通知 1. 定义及适用范围 • 通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让受文者知道或执行的公文。 • 凡向下级告知事项、布置工作、安排活动、召开会议、任免人员、交流信息、传达重要指示等等，都可以使用通知。

45. 2. 通知的种类 • 按其内容和功用的不同，通知可分为： （1）发布性通知。用于发布重要的行政法规和规章。 （2）批转性通知。用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文。 （3）事务性通知。用于告知某一具体事项。 （4）任免性通知。用于任免工作人员。 （5）会议性通知。用于通知会议的召开及有关事项。

46. 3. 写作要点 • 通知由标题、受文者、正文、附件和落款构成。 （1）标题 • 通知的标题有两种形式：一是采用完全标题，二是省略企业名称。 （2）受文者 • 通知的受文者可以是一个，也可以是多个。如果受文者太多，也可以用泛称。 （3）正文 • 发布性通知的正文一般由发文依据、通知事项和执行要求三部分构成。 • 批转性通知的正文一般由开头和执行要求两部分组成。 • 事务性通知一般由开头、主体和结尾三部分构成。 • 任免性通知的正文一般比较简单，直接写明任免依据、任命谁担任什么职务或者免去谁的什么职务即可。 • 会议性通知的正文一般包括发文缘由和通知事项两部分。

47. （4）附件 • 如有附件，可随正文后。 （5）落款 • 写明企业名称和成文时间。 4. 注意事项 • 在下发通知时，如果内容涉及不相隶属的部门或个人，而需要他们知晓的，可采用抄送的形式，注意不要超越职权范围行文。

48. 5. 例文（1）发布性通知 中国工商银行关于下发《中国工商银行财务管理制度》的通知 各省、自治区、直辖市分行，计划单列市分行： 《中国工商银行财务管理制度》业经财政部批准，现印发各行贯彻执行，并就有关问题通知如下： 一、《中国工商银行财务管理制度》是国家财会制度改革后，我行在总结实践的基础上，制定的一部较为系统的经营管理制度，对于贯彻落实朱镕基副总理提出的会计工作“约法三章”、加强全行经营管理、规范财务行为具有重要作用。各级分行要根据本制度的各项规定和要求，坚持以效益为中心，加强财务管理，进一步改善我行经营状况。 二、各行要做好本行及所属机构财会人员的培训工作，要求行长、主管行长、有关业务部门了解本制度，各级财会管理人员能熟练掌握本制度。

49. 三、有关新旧财务管理制度的衔接问题，总行将逐项明确过渡办法( 如资本金的转换 )，统一操作。各级分行不得擅自调整会计科目及账户，进行账务处理。为了更好地实行新制度，总行将陆续制定具体管理细则，在总行管理细则未下发之前，各行可根据本制度并结合本行实际制定实施办法，并报总行批准。 四、根据本外币业务合并的要求，有关外汇存贷款利息收支也要进行相应归并。从今年 7 月 1 日起，各行不得再使用外汇存贷款利息收支账户，《中国工商银行损益明细表》按新格式报送。有关财务会计报表软件程序维护问题，总行另行通知 。 中国工商银行总部 ×年×月×日 附件： 中国工商银行财务管理制度》（略）

50. （2）批转性通知 北京中商公司关于下发《办公设备维修审批制度》的通知 公司各部门： 经公司研究决定下发《办公设备维修审批制度》，从即日起实施，请贯彻执行。 特此通知。 北京中商公司 二○○九年三月十八日 附件： 办公设备维修审批制度》（略）