Benoît Girard, conseiller stratégique au réseau des webmestres DAPC, MSG

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2. Le rôle de l’équipe webet ses relations avec les autres intervenants dans l’application du nouveau règlement Benoît Girard, conseiller stratégique au réseau des webmestres DAPC, MSG

3. Introduction • L’obligation de diffuser l’information par défaut crée un lien plus étroit entre les archivistes et l’équipe Web • Il faut définir clairement le rôle de chacun et jeter les bases de la collaboration plus étroite à venir.

4. Le rôle de l’équipe Web • Diffuser l’information

5. Le rôle de l’équipe Web • Diffuser l’information • S’assurer que l’information est intelligible pour les usagers à qui elle est destinée;

6. Le rôle de l’équipe Web • Diffuser l’information; • S’assurer que l’information est intelligible pour les usagers à qui elle est destinée; Le foyer de toutes les interventions de l’équipe Web: le service aux usagers.

7. Le rôle des archivistes et des détenteurs de contenus • Centré sur la qualité des documents diffusés.

8. Le rôle des archivistes et des détenteurs de contenus • Centré sur la qualité des documents diffusés. • Exactitude du contenu

9. Le rôle des archivistes et des détenteurs de contenus • Centré sur la qualité des documents diffusés. • Exactitude du contenu • Exhaustivité du contenu;

10. Le rôle des archivistes et des détenteurs de contenus • Centré sur la qualité des contenus à diffuser. • Exactitude du contenu • Exhaustivité • Conformité aux normes • Etc.

11. Croisement des commandes • Pour assurer la diffusion conformément au règlement, les archivistes passent des commandes à l’équipe Web ; • Pour assurer un service adéquat aux usagers, l’équipe Web passe des commandes aux détenteurs de contenus et aux archivistes.

12. Le contexte de la collaboration • La collaboration va se dérouler dans le cadre de deux ensembles distincts d’opérations : • La chaîne normale de traitement de l’information

13. Le contexte de la collaboration • La collaboration va se dérouler dans le cadre de deux ensembles distincts d’opérations: • La chaîne normale de traitement de l’information • L’implantation initiale du règlement;

14. Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents adaptée au règlement

15. Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents adaptée au règlement Réception du document, nouvellement créé (ou ayant fait l’objet d’une demande d’accès recevable) Création ou document existant

16. Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlement Le document arrivant est-il assujetti ? (oui ou nno) Si oui, il est destiné au site Web. Création ou document existant Assujetti ?

17. Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlement Le document est ensuite indexé. Création ou document existant Assujetti ? Indexa- tion

18. Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlement Le document est ensuite élagué pour en masquer les renseignements personnels à protéger Création ou document existant Assujetti ? Indexa- tion Élagage PRP

19. Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlement Le document est ensuite préparé pour le site Web. Création ou document existant Assujetti ? Indexa- tion Élagage PRP Prépa- ration

20. Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlement Le document est ensuite préparé pour le site Web. Création ou document existant Assujetti ? Indexa- tion Élagage PRP Prépa- ration Numérisation ?

21. Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlement Le document est ensuite préparé pour le site Web. Création ou document existant Assujetti ? Indexa- tion Élagage PRP Prépa- ration Numérisation ? Reconnaissance optique des caractères ?

22. Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlement Le document est ensuite préparé pour le site Web. Création ou Document existant Assujetti? Index- ation Élagage PRP Prépa- ration Numérisation ? Reconnaissance optique des caractères ? Changement de format ?

23. Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlement Le document est ensuite préparé pour le site Web. Création ou Document existant Assujetti? Index- ation Élagage PRP Prépa- ration Numérisation ? Reconnaissance optique des caractères ? Changement de format ? Traduction, etc. ?

24. Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlement Le document est ensuite préparé pour le site Web. Création ou document existant Assujetti ? Indexa- tion Élagage PRP Prépa- ration Numérisation ? Reconnaissance optique des caractères ? Changement de format ? Traduction, etc. ? Multimédia ?

25. Au terme de la période d’implantation,une chaîne de traitement des documents adaptée au projet de règlement Le document est enfin mis en ligne. Création ou document existant Assujetti ? Indexa- tion Élagage PRP Prépa- ration Mise en ligne Dépôt du document en ligne. Ajout à la navigation.

26. Autre terrain de collaboration • Les coûts d’opération courante ne sont pas les seuls auxquels les ministères et organismes devront consentir ; • L’implantation de la nouvelle chaîne de traitement constitue une démarche elle-même onéreuse.

27. Une démarche d’implantation Dans la liste des documents assujettis, quels sont ceux qui nous concernent ? En quelle quantité ? Inventaire

28. Une démarche d’implantation Dans la liste des documents assujettis, quels sont ceux qui nous concernent ? En quelle quantité ? Inventaire Nécessité de statuer sur les cas ambigus.

29. Une démarche d’implantation Certains documents requis devront peut-être être créés spécialement pour faire partie du site. Inventaire Création

30. Une démarche d’implantation L’information elle-même doit-elle être corrigée et nettoyée avant sa diffusion ? Inventaire Création Mise à niveau

31. Une démarche d’implantation Aménager les menus de navigation, les répertoires et les textes de présentation des nouveaux documents. Inventaire Création Mise à niveau Adaptation du site

32. Une démarche d’implantation Expliquer les nouvelles responsabilités ; Décréter des consignes et des règles ; S’assurer qu’elles sont correctement appliquées ; Établir des points de contrôle de qualité. Inventaire Création Mise à niveau Adaptation du site Nouvelle procédure

33. Conclusion • J’espère que ces quelques remarques vous aideront à partir du bon pied dans la collaboration qui vous attend. • Je vous invite à amorcer les contacts le plus tôt possible. Comme tout autre processus d’apprivoisement, celui-ci nécessite un mûrissement qui prend du temps. 

34. Merci de votre attention Des questions ?