Руководитель протокольного офиса: Добрынина Людмила Александровна

1. Международная компания СВАПротокольный офис КитаяТема совещания:«Протокол деловых встреч и переговоров» Руководитель протокольного офиса: Добрынина Людмила Александровна Сотрудники: Королёва Юлия Юрьевна Мельчакова Анна Сергеевна Токарь Юлия Игоревна Швец Александра Александровна Шанхай 2013

2. Подготовка помещения • Строгий дизайн; • Оборудование для отображения информации; • Оборудование для озвучивания; • Оборудование для видеоконференцсвязи; • Оборудование для интегрированного управления; • Элементы декора.

3. Встреча гостей • Гостей принято приветствовать стоя; • Рукопожатия следует осуществлять со всеми прибывшими, в том числе и с женщинами, принято поклониться со словами «Нихао» (здравствуйте); • При рукопожатии следует придержать невидимые одежды; • Главе делегации необходимо представить членов своей группы, каждый из которых вручает свою визитную карточку.

4. Правила размещения за столом переговоров • Размещение за столом переговоров должно быть произведено в соответствии с учетом протокольного старшинства и служебного положения участвующих; • Место переводчика располагается по левую руку от ведущего переговоры.

5. Протокольные аспекты ведения переговоров • Внимательное отношение к сбору информации, касающейся предмета переговоров, слабых и сильных сторон противоположной стороны; • Склонность четко разграничивать отдельные этапы деловых встреч: первоначальное уточнение позиций, их обсуждение и заключительная стадия переговоров; • На начальном этапе уделяется особое внимание поведению партнеров, внешнему виду, взаимоотношениям; • Стремление воздействовать на позицию партнеров по переговорам прежде всего, через людей, которые, так или иначе, демонстрируют симпатии; • Подход на уступки возникает лишь в конце переговоров, тем самым переговоры возобновляются.

6. Международные стандарты ведения переговоров • Стратагемность китайского национального стиля на международных переговорах, направленный на обеспечение долговременных целей и решение кардинальных задач; • Стремление с самого начала четко разграничить отдельные этапы переговорного процесса: первоначальное уточнение позиций, их обсуждение, принятие соглашения, заключительный этап подписания документов; • Стратегия в переговорном процессе основана на парадоксальном постулате «управлять, не действуя».

7. Повестка дня • Составляется секретарем на основе указаний председателя; • Учитывается сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для переговоров время.

8. Формальный диалог и деловая часть • Сдержанное поведение; • Недопустимы объятия, хлопки по спине, поцелуи и легкие прикосновения; • Банкеты, игра в гольф во время делового общения – обычное дело; • Избегание слова «нет»; • Выжидательная тактика.

9. Правила организации кофе - брейка • Заранее накрываются столы, расставляются чашки для кофе и чая, чайники с горячей водой. • К горячим напиткам обычно подаются конфеты, пирожные, выпечка, бутерброды, канапе, сахар, сливки и молоко.

10. Особенности неформальной беседы как части протокольного мероприятия • Создание соответствующей обстановки; • Концентрация на разговоре; • Проявление внимания к мимике, жестам, позам; • Сохранение зрительного контакта.

11. Окончание встречи, проводы гостей • Каждая сторона должна высказать свое мнение по поводу заключения переговоров – положительное или отрицательное; • Обе стороны приходят к завершению по достаточному количеству пунктов и могут переходить к реализации достигнутых соглашений; • Обсуждение перспективы новых встреч.

12. Благодарственные письма • Благодарственное письмо должно быть написано в течение нескольких дней после деловой встречи; • Составляется в свободной форме, но ценится выше, когда написано от руки; • В благодарственном письме не следует лебезить и заискивать.

13. Особенности проведения круглых столов, пресс-конференций • Достойное поведение; • Доскональное изучение всех аспектов проблемы; • Участие высококвалифицированных специалистов; • Четкое изложение сути проблемы.

14. Список используемых источников • Крысько В. Т. Этнопсихология и межнациональные отношения. Курс лекций. М., 2012 • Лядов П. Ф. Дипломатический протокол и международное сотрудничество. М., 2005 • http://www.rusexporter.ru/business-etiquette/407/ • http://aboutchina.ru/post28.html • http://mirchina.ru/biznes-v-kitae/kak-vesti-peregovori/ • http://person.eduevents.ru/corporate/programs/negotiation • http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5428 • http://www.cateringintime.ru/cafe/

15. Спасибо за внимание!