บทที่ 1

บทที่ 1 แนะนำโปรแกรม Word

ความสามารถที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานความสามารถที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน • เครื่องมือการแก้ไขและการทบทวนสำหรับการสร้างเอกสารที่สละสลวยได้ง่ายดายกว่าที่เคย โดยใช้ Ribbon ใหม่ • ช่วยประหยัดเวลาและใช้ความสามารถที่มีประสิทธิภาพของ Word ได้อย่างเต็มที่ด้วยการเลือกจากแกลเลอรีลักษณะ รูปแบบตาราง รูปแบบรายการ ลักษณะพิเศษทางกราฟิกและอื่นๆ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า • Fluent user interface (การใช้ Office ได้อย่างง่าย) ช่วยขจัดการคาดเดาเมื่อนำการจัดรูปแบบมาใช้ในเอกสาร • ได้มีการนำแบบเอกสารสำเร็จรูปมาใช้สำหรับการเพิ่มเนื้อหาที่จัดรูปแบบไว้แล้วลงในเอกสาร

ความสามารถที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (ต่อ) • นำลักษณะหน้าตาใหม่ไปใช้กับเอกสารได้ทันที ด้วยการใช้ ‘ลักษณะด่วน’ และ ‘ชุดรูปแบบเอกสาร’ • หลีกเลี่ยงการสะกดผิดได้โดยง่าย โดยตัวตรวจสอบการสะกดในโปรแกรมต่างๆ ของ 2007 Microsoft Office system • หาข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ซ่อนในเอกสารและเอาข้อมูลนั้นออกจากเอกสาร ก่อนที่จะใช้เอกสารร่วมกับผู้อื่น • การเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลหรือบรรทัดลายเซ็นลงในเอกสาร ช่วยให้เกิดความมั่นใจในเรื่องความน่าเชื่อถือ ความสมบูรณ์ และแหล่งที่มาของเอกสาร

ความสามารถที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (ต่อ) • การแปลงเอกสาร Word เป็น PDF หรือ XPS เป็นการสนับสนุนการส่งออกแฟ้มในรูปแบบต่อไปนี้ • Portable Document Format (PDF) PDF เป็นรูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ที่มีเค้าโครงตายตัว ซึ่งจะรักษาการจัดรูปแบบเอกสารและช่วยให้สามารถใช้แฟ้มร่วมกันได้ • XML Paper Specification (XPS) XPS เป็นรูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ที่รักษาการจัดรูปแบบเอกสารและช่วยให้สามารถใช้แฟ้มร่วมกันได้ • การกู้คืนโปรแกรม ขีดความสามารถที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อช่วยป้องกันการสูญเสียงานขณะโปรแกรมปิดการทำงานอย่างผิดปกติ

การติดตั้ง Microsoft Office 1. ให้ทำการติดตั้ง Office 2007 Eng ก่อน โดยเลือกที่ Microsoft Office Enterprise 2007

การติดตั้ง Microsoft Office (ต่อ) 2. จากนั้นก็ทำการใส่คีย์ลงไป

การติดตั้ง Microsoft Office (ต่อ) 3. ให้เลือกที่ Customize

การติดตั้ง Microsoft Office (ต่อ) 4. ก็ให้เลือกตัวแอพพลิเคชันที่จะใช้งานตามความต้องการ

การติดตั้ง Microsoft Office (ต่อ) 5. ให้มาในส่วนของ Office Shareed Features -> Profing Tools -> English Proofing Tools -> Run all from My Computer

การติดตั้ง Microsoft Office (ต่อ) 6. จากนั้นก็รอให้โปรแกรมติดตั้งจนเสร็จ

การติดตั้ง Microsoft Office (ต่อ) 7. เมื่อเสร็จก็ให้คลิกที่ Close

การติดตั้ง Microsoft Office (ต่อ) 8. เมื่อติดตั้ง Office 2007 Eng เสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็ให้มาติดตั้ง Office 2007 Thai ต่อ ก็เลือกที่ Microsoft Office Enterprise 2007

การติดตั้ง Microsoft Office (ต่อ) 9. ให้เลือกที่ เพิ่มหรือเอาคุณลักษณะออก

การติดตั้ง Microsoft Office (ต่อ) 10. ให้เลือกถูกที่ ไทย

การติดตั้ง Microsoft Office (ต่อ) 11. ตรวจสอบดูว่า เครื่องมือพิสูจน์อักษรภาษาไทย เป็นแถบสีขาวหรือยัง ถ้ายังก็ให้เลือก ติดตั้งทั้งหมดลงคอมพิวเตอร์

การติดตั้ง Microsoft Office (ต่อ) 12. รอจนโปรแกรมติดตั้งเสร็จ

การติดตั้ง Microsoft Office (ต่อ) 13. คลิกที่ปิดเมื่อติดตั้งเสร็จ

การลบโปรแกรม Microsoft Office 1. คลิกที่ Start > Control Panel

การลบโปรแกรม Microsoft Office (ต่อ) 2. ดับเบิ้ลคลิกเลือกรูปไอคอน Add or Remove Programs

การลบโปรแกรม Microsoft Office (ต่อ) 3.จะปรากฏหน้าต่าง ให้คลิกเลือก Change or Remove Programs แล้วทำการเลือก ชุด Microsoft Office 2007 จากนั้นคลิก Remove ดังภาพ

การลบโปรแกรม Microsoft Office (ต่อ) 4.โปรแกรมจะยืนยันการลบโปรแกรม ถ้าต้องการตอบ Yes แต่ถ้าไม่ให้ตอบ No โปรแกรมจะทำการถอดถอนการลบโปรแกรม เครื่องจะจัดการให้เรียบร้อยโดยอัตโนมัติ

การเรียกใช้โปรแกรม Word การเรียกใช้โปรแกรม Word มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกปุ่ม Start > Program > Microsoft Office > Microsoft Word

ดับเบิลคลิกที่ Microsoft Office การเรียกใช้โปรแกรม Word (ต่อ) 2.เลือกคลิกที่ไอคอน (Shortcut) บนหน้าจอ ดังรูป

ปุ่มควบคุมหน้าต่าง แถบชื่อเรื่อง (Title bar) แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access toolbar) ปุ่ม Office (Office Button) ริบบอน (Ribbon) จุดแทรก (Insertion point) พื้นที่เอกสาร ไม้บรรทัด (Ruler) แถบสถานะ (Status bar) รายละเอียดจอภาพการทำงาน

การเลือกระบบภาษาของเมนูคำสั่งการเลือกระบบภาษาของเมนูคำสั่ง • เมนูคำสั่งของ Word2007 สามารถกำหนดภาษาในการแสดงได้ ดังนี้ • หากเรียกโปรแกรมไว้ก่อนหน้านี้ให้ปิดโปรแกรมออกไป • Click ที่ปุ่ม • เลื่อนหารายการ All Program > Microsoft Office > Microsoft Office Tools • คลิกที่รายการ Microsoft Office 2007 Language Settings

การเลือกระบบภาษาของเมนูคำสั่ง (ต่อ)

การเลือกระบบภาษาของเมนูคำสั่ง (ต่อ) • ปรากฏกรอบโต้ตอบการเลือกระบบภาษาของเมนูคำสั่ง ดังนี้ • เลือกภาษาที่ต้องการ แล้ว Click ที่ปุ่ม

การแสดงปุ่ม และแถบคำสั่ง Word2007 • ปุ่ม Microsoft Office (Microsoft Office Button) เรียกสั้นๆ ว่า ปุ่ม Officeเป็นปุ่มที่อยู่มุมซ้ายสุดของหน้าต่างโปรแกรมใช้ในการเรียกใช้คำสั่งพื้นฐานที่ใช้ในการทำงาน เช่น การเปิดไฟล์, การบันทึกไฟล์, การพิมพ์ เป็นต้น ปุ่มนี้ใช้แทนเมนูFileในรุ่นก่อน

แถบคำสั่งด่วน การแสดงปุ่ม และแถบคำสั่ง Word2007 (ต่อ) • แถบคำสั่งด่วน (Quick Access Toolbar) แถบคำสั่งด่วน (Quick Access Toolbar) เป็นแถบเครื่องมือที่ไว้แสดงไอคอนของคำสั่งที่ต้องใช้บ่อยๆ เพื่อให้สามารถเรียกใช้ได้อย่างรวดเร็ว โดยปกติจะถูกจัดวางไว้มุนบนซ้ายถัดจากปุ่ม Office ในแถบคำสั่งด่วนนี้ในเบื้องต้นจะมีไอคอนคำสั่งตามที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ แต่สามารถเพิ่มเติมหรือปรับได้ตามใจ

การแสดงปุ่ม และแถบคำสั่ง Word2007 (ต่อ) • การย้ายตำแหน่งแถบคำสั่งด่วน แถบคำสั่งด่วนสามารถจัดวางไว้ได้ 2 ตำแหน่งด้วยกันคือไว้บนสุดทางซ้ายของปุ่ม Office เหนือริบบอน (ตำแหน่งปกติ) หรือ วางไว้ด้านล่างของริบบอน ซึ่งการย้ายตำแหน่งจะกระทำได้โดย คลิกปุ่ม Customize Quick Access Toolbar (กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง) ซึ่งอยู่ทางตอนท้ายของแถบแล้วเลือกคำสั่ง Show Below the Ribbon (แสดงใต้ Ribbon) หรือ Show Above the Ribbon (แสดงเหนือ Ribbon)

ปุ่ม Customize Quick Access Toolbar อยู่เหนือริบบอน อยู่ใต้ริบบอน การแสดงปุ่ม และแถบคำสั่ง Word2007 (ต่อ)

แท็บ (Tab) กลุ่ม (Group) ไอคอน (Icon) การแสดงปุ่ม และแถบคำสั่ง Word2007 (ต่อ) • ริบบอน (Ribbon) ริบบอน (Ribbon) เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งทั้งหมดของโปรแกรม โดยจัดแบ่งเป็นหมวดหมู่เรียกว่า แท็บ (Tab)ในแต่ละแท็บจะแบ่งออกเป็น กลุ่ม (Group)ที่มีคำสั่งให้เราเลือกใช้งานโดยจะแสดงในรูปของรูปภาพ เรียกว่า ไอคอน (Icon)

Mini toolbar เมนูเหล่านี้จะเปลี่ยนไปตามส่วนที่เรียกใช้ การแสดงปุ่ม และแถบคำสั่ง Word2007 (ต่อ) • เมนูลัด (Shortcut menu) การเรียกใช้เมนูลัด จะกระทำได้ดังนี้ คลิกปุ่มขวาของเมาส์หรือกดปุ่ม Shift+F10บนแป้นพิมพ์

การแสดงปุ่ม และแถบคำสั่ง Word2007 (ต่อ) • การเรียกใช้ส่วนช่วยเหลือของโปรแกรม 1. คลิกที่ไอคอน ซึ่งอยู่ทางด้านบนขวาของริบบอน หรือ กดปุ่ม F1

สารบัญ การแสดงปุ่ม และแถบคำสั่ง Word2007 (ต่อ) 2. คลิกที่ไอคอน เพื่อเปิด ส่วนของสารบัญ 3. คลิกที่หัวข้อที่ต้องการจะปรากฏ หัวข้อย่อย 4. คลิกที่หัวข้อที่ต้องการ จะปรากฎ อธิบายของหัวข้อนั้นทางซีกขวา

การแสดงปุ่ม และแถบคำสั่ง Word2007 (ต่อ) • การเปิด-ปิดส่วนต่างๆ ของหน้าต่างเวิร์ด สามารถกำหนดให้แสดงหรือไม่แสดงส่วนต่างๆ ของหน้าต่างเวิร์ดได้ดังนี้ คลิกที่แท็บ View (มุมมอง) แล้วเลือก / ไม่เลือกส่วนต่างๆ ในกลุ่ม Show/Hide (แสดง/ซ่อน) ถ้าหน้าคำสั่งนี้มีเครื่องหมาย อยู่ข้างหน้าแสดงว่าให้แสดง

ข้อแนะนำเกี่ยวกับการใช้เครื่องหมายวรรคตอนในการพิมพ์เอกสารข้อแนะนำเกี่ยวกับการใช้เครื่องหมายวรรคตอนในการพิมพ์เอกสาร • ช่องว่างควรเคาะช่องว่างเพียง 1 ช่องเท่านั้น • นขลิขิตหรือวงเล็บ (เครื่องหมายวงเล็บ ( )) ควรเว้นวรรค 1 ครั้งก่อนเปิดวงเล็บ และเว้นวรรค 1 ครั้งหลังปิดวงเล็บ ข้อความภายในวงเล็บควรติดกับเครื่องหมายวงเล็บเปิด และเครื่องหมายวงเล็บปิด ตัวอย่างเช่น xxx (yyy) xxx • อัญประกาศหรือเครื่องหมายคำพูด (เครื่องหมาย “ก”) ควรเว้นวรรค 1 ครั้ง ก่อนเปิดเครื่องหมายคำพูด และเว้นวรรค 1 ครั้ง หลังปิดเครื่องหมายคำพูด ข้อความภายในเครื่องหมายคำพูด ควรติดกับเครื่องหมายคำพูดเปิด และเครื่องหมายคำพูดปิด ตัวอย่างเช่น xxx “yyy” xxx

ข้อแนะนำเกี่ยวกับการใช้เครื่องหมายวรรคตอนในการพิมพ์เอกสารข้อแนะนำเกี่ยวกับการใช้เครื่องหมายวรรคตอนในการพิมพ์เอกสาร • ไม้ยมก (เครื่องหมาย ๆ) ควรอยู่ติดกับข้อความ หลังเครื่องหมายไม้ยมกเว้นวรรค 1 ครั้ง ตัวอย่างเช่น xxxๆ yyy • ไปยาลน้อย (เครื่องหมาย ฯ), จุลภาคหรือจุดลูกน้ำ (เครื่องหมาย ,) จุดคู่ (เครื่องหมาย :) และอัฒภาคหรือจุดครึ่ง (เครื่องหมาย ;) ควรอยู่ติดกับข้อความ หลังเครื่องหมายควรเว้นวรรค 1 ครั้ง ตัวอย่างเช่น xxxฯ yyy หรือ xxx; yyy • การใช้เครื่องหมายจุด ควรอยู่ติดกับข้อความ หลังเครื่องหมายจุดควรเว้นวรรค ตัวอย่างเช่น xxx. yyy

เครื่องมือจัดพารากราฟเครื่องมือจัดพารากราฟ • การพิมพ์โดยจัดพารากราฟให้ข้อความด้านซ้ายอยู่ในแนวระดับเดียวกัน เรียกว่า จัดชิดซ้าย (Align Left) • การพิมพ์โดยจัดพารากราฟให้ข้อความอยู่กึ่งกลางของบรรทัด เรียกว่า จัดกึ่งกลาง (Center) • การพิมพ์โดยจัดพารากราฟให้ข้อความด้านขวาอยู่ในแนวระดับเดียวกัน เรียกว่า จัดชิดขวา (Align Right) • การพิมพ์โดยจัดพารากราฟให้ข้อความด้านซ้ายและด้านขวาอยู่ในแนวระดับเดียวกัน เรียกว่า จัดซ้าย - ขวา (Justify) • การพิมพ์โดยจัดเหมือนชิดขอบ แต่มีการเพิ่มช่องไฟระหว่างอักษรและประโยคในภาษาไทยให้มีความสวยงามมากยิ่งขึ้น เรียกว่า กระจาย (Thai Distributed) • การพิมพ์โดยจัดระยะห่างระหว่างบรรทัด เรียกว่า ระยะบรรทัด (Line Spacing)

เลื่อนตำแหน่งไปต้นหรือท้ายเอกสารเลื่อนตำแหน่งไปต้นหรือท้ายเอกสาร งานเอกสารจะมีปริมาณของงานเป็นจำนวนมาก ดังนั้น การเลื่อนตำแหน่งเพื่อไปยังจุดที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ทำให้การทำงานเอกสารนั้น ๆ เกิดผลสำเร็จอย่างรวดเร็วตามไปด้วย Word2007 เตรียมคำสั่งในการเลื่อนตำแหน่งไปต้นเอกสาร คือ <Ctrl> <Home> และท้ายเอกสารอย่างรวดเร็ว คือ <Ctrl> <End> ตามลำดับ

ระบุหน้าที่ต้องการ การเลื่อนหน้ากระดาษอย่างรวดเร็ว การเลื่อนหน้ากระดาษอย่างรวดเร็วให้ใช้การกดปุ่ม F5 > พิมพ์เลขหน้า แล้วกดปุ่ม Enter หรือคลิกที่ปุ่ม ไปที่ (Go To)

เพิ่มความรวดเร็วในการเลื่อนหน้ากระดาษขณะพิมพ์หรือแก้ไขเอกสารเพิ่มความรวดเร็วในการเลื่อนหน้ากระดาษขณะพิมพ์หรือแก้ไขเอกสาร ถ้างานพิมพ์หน้ากระดาษไม่มีภาพกราฟฟิกใด ๆ ควรตั้งโหมดของหน้าเอกสารเป็นมุมมองปกติโดยการคลิกเลือกที่แท็บ View (มุมมอง) > Print Layout (เค้าโครงเหมือนพิมพ์) ซึ่งจะช่วยให้การเลื่อนดูเอกสาร กระทำได้รวดเร็วกว่าโหมด มุมมอง Print Layout (เค้าโครงเหมือนพิมพ์) หรือกดที่ปุ่มมุมมองปกติ ด้านล่างขวา

การเลือกข้อมูล (Selection) • การเลือกข้อมูล (Selection) เป็นการกำหนดกลุ่มข้อมูลเพื่อทำงานใด ๆ ในช่วงเวลาหนึ่ง ซึ่งในกรณีของการเลือกข้อมูลที่เป็นข้อความมักจะใช้คำว่า “การระบายแถบสี, การระบายดำ” จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้ใช้งานโปรแกรมต่างๆ • เปลี่ยนแปลงรูปแบบ (ตัวปกติ เป็นตัวหนา หรือตัวเอียง) • ยกเลิกรูปแบบเดิม (ตัวขีดเส้นใต้ ยกเลิกสภาวะขีดเส้นใต้ออก) • ลบ คัดลอก หรือย้ายตำแหน่ง

การระบายแถบสีด้วยแป้นพิมพ์การระบายแถบสีด้วยแป้นพิมพ์ • เลื่อน Cursor ไปต้นข้อความ (หน้าตัวอักษรตัวแรก) • กดปุ่ม ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศร • จะปรากฏแถบสีดำคลุมข้อความตามทิศทางของลูกศร • เมื่อได้กลุ่มข้อความที่ต้องการ แล้วปล่อยปุ่ม และลูกศร • ทำงานตามที่ต้องการ (ผลของงานมีเฉพาะข้อความในแถบสี)

การระบายแถบสีด้วยเมาส์การระบายแถบสีด้วยเมาส์ • เลื่อน Mouse Pointer ไปต้นข้อความ (หน้าตัวอักษรตัวแรก) • กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้แล้วลากเมาส์ • ปรากฏแถบสีคลุมข้อความตามทิศทางของเมาส์ • เมื่อได้กลุ่มข้อความที่ต้องการให้ปล่อยปุ่มเมาส์ • ทำงานตามที่ต้องการ (ผลของงานมีเฉพาะข้อความในแถบสี)

การเลือกข้อมูลแบบคอลัมน์การเลือกข้อมูลแบบคอลัมน์ • การเลือกข้อมูลแบบคอลัมน์ ให้กดปุ่ม Alt ค้างไว้ ขณะที่ลากเมาส์คลุมข้อมูล (Selection) ตัวอย่างการเลือกข้อมูลแบบคอลัมน์ • ข้อควรระวัง ขณะที่มีการสร้างแถบสี อย่ากดปุ่มใด ๆ ยกเว้นปุ่มลูกศร มิฉะนั้นจะทำให้ข้อมูลหายไปได้ ถ้าเผลอกดปุ่มใด ๆ ไปแล้วให้รีบใช้คำสั่งที่ แถบคำสั่งด่วน > เลิกทำ (Redo > Undo) หรือคลิกที่ปุ่ม Customize Quick Access Toolbar (กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง) ซึ่งอยู่ทางตอนซ้ายของแถบ แล้วเลือกคำสั่ง Redo/Undo

การตรวจคำสะกดและไวยากรณ์การตรวจคำสะกดและไวยากรณ์ โปรแกรม Word มีฟังก์ชันตรวจสอบคำสะกดและไวยากรณ์ขณะที่พิมพ์ข้อมูลให้ โดยอัตโนมัติ จะแสดงผลเป็นเส้นใต้สีแดงและสีเขียว เมื่อข้อมูลนั้นพิมพ์ผิดหรือไม่ปรากฏในพจนานุกรมของระบบ ดังรูปนี้

การแก้ไขคำสะกด สามารถกระทำได้โดยนำเมาส์ไปชี้ที่คำที่โปรแกรมขีดเส้นใต้สีแดง แล้วคลิกปุ่มขวาของเมาส์ โปรแกรมจะแสดงเมนูคำที่ถูกต้อง ดังนี้

เทคนิคการพิมพ์งานอย่างรวดเร็วเทคนิคการพิมพ์งานอย่างรวดเร็ว • การพิมพ์เนื้อหา ให้พิมพ์ไปเรื่อย ๆ Enter ไม่ต้องกดปุ่ม เมื่อถึงจุดสิ้นสุดบรรทัดเพราะโปรแกรมจะตัดคำขึ้นบรรทัดใหม่ให้อัตโนมัติ • เมื่อพิมพ์ผิด สามารถใช้ปุ่มลบ ได้แก่ ปุ่ม Backspace • กดปุ่ม Enter เมื่อจบหัวเรื่อง พารากราฟ หรือขึ้นบรรทัดใหม่ (บรรทัดว่าง) • การขึ้นบรรทัดใหม่ โดยให้เป็นข้อความในพารากราฟเดิม ให้กดปุ่ม Shift + Enter • การย่อหน้า ใช้ปุ่ม Tab (หรือคำสั่ง Tab หรือคำสั่งจัดย่อหน้า) ระยะกระโดดของ Tab สามารถปรับเปลี่ยนได้ • ไม่ควรเคาะช่องว่างระหว่างคำมากกว่า 1 ช่อง • งานพิมพ์บน Word20003 จะมีสัญลักษณ์บางอย่างที่ไม่แสดงผลในสภาพปกติ เรียกว่า “Nonprinting Character” เช่น เครื่องหมายจบพารากราฟ (Paragraph Mark) เครื่องหมายขั้นบรรทัดใหม่ (Line-Break Character) ซึ่งสามารถควบคุมให้แสดงหรือไม่ต้องแสดงโดยใช้ปุ่ม Show/Hide

บทที่ 1

บทที่ 1

Presentation Transcript