Déclaration des activités professionnelles en ligne Guide de l’utilisateur

1. Déclaration des activités professionnelles - Guide de l’utilisateur Déclaration des activités professionnelles en ligne Guide de l’utilisateur 1 07/02/2008

2. Sommaire Processus Première connexion Créer une mission- Missions complètes ou partielles avec travaux- Mission de projet architectural limité au permis de construire concernant les maisons individuelles et les immeubles- Mission sans exécution de travaux et autres missions- Coordination en matière de sécurité et de protection de la santé sur les chantiers- Le cas spécifique des chantiers supérieurs à 20 millions d’euros Rechercher une mission Modifier une mission Clôturer votre déclaration En cas de problème…

3. A - Processus Clôture de votre déclaration Envoi à la MAF :- Lettre financière (à retourner signée)- Règlement Création/modification de vos missions Avant le31 mars 3

4. B – Première connexion Page d’accueil Internet Connectez-vous à votre espace adhérent via le site Internet maf.fr.Utilisez comme identifiants, votre numéro d’adhérent (sans la lettre clé) et le mot de passe qui vous a été indiqué sur votre appel de cotisation fin 2007.Une fois connecté à votre espace adhérent personnalisé, cliquez sur le lien « Gérer mes déclarations en ligne » :- S’il s’agit de votre première connexion à la déclaration en ligne, vous serez redirigé vers un écran de confirmation de votre adresse mail. Cette étape est nécessaire afin que la MAF dispose d’une adresse actuelle, à laquelle vous avez facilement accès, pour vous contacter en cas de besoin.Cette adresse devient la seule connue par la MAF.Une fois renseignée, un écran de confirmation vous indiquera la marche à suivre pour activer votre accès à la déclaration en ligne.Cette étape n’apparaîtra plus une fois votre accès activé.- Si ce n’est pas votre première connexion, vous arriverez sur la page d’accueil de la déclaration en ligne. Page d’accueil Espace adhérent Connexion à l’espace adhérent Première connexion Connexions suivantes 4 Confirmation de votre adresse mail Confirmation de prise en compte Accueil de la déclaration en ligne

5. C – Créer une mission (1/3) Accueil « Tableau de bord » des missions Depuis la page d’accueil de la déclaration en ligne, deux liens vous permettent de créer une nouvelle mission.« Visualiser, créer ou modifier mes missions » vous donne accès à votre tableau de bord, où toutes vos missions sont enregistrées. Un lien « Déclarer une nouvelle mission pour l’exercice » vous renvoie vers la page de choix d’un type de mission. Vous devez alors choisir parmi les types proposés, celui qui correspond à la mission que vous souhaitez créer.« Déclarer une nouvelle mission pour l’année » est un raccourci qui vous évite de passer par le tableau de bord pour créer une mission. Vous arrivez directement sur la page de choix d’un type de mission. Vous devez alors choisir parmi les types proposés, celui qui correspond à la mission que vous souhaitez créer. Choix d’un type de mission 5

6. C – Créer une mission (2/3) Une fois le bon type de mission choisi, vous devez remplir le formulaire correspondant. Des info-bulles et les FAQ du panneau de droite vous donneront les réponses à vos questions pour progresser dans la création de votre nouvelle mission. Si besoin, vous pourrez également prendre contact par mail directement avec votre correspondant de la direction des contrats de la MAF.Les champs de saisie en rouge doivent obligatoirement être renseignés.Tous les autres champs peuvent être complétés ultérieurement.En cas d’erreur sur le choix du type de mission, vous pouvez appuyer sur le bouton « retour » qui vous redirigera vers votre tableau de bord.Une fois vos informations renseignées, vous pouvez soit « sauvegarder » votre mission (vous la retrouverez dans votre tableau de bord, mais la MAF n’a pas accès à ces informations), soit la « déclarer » (des contrôles de calcul sont effectués par la système et la MAF a accès aux informations de cette mission).ATTENTION : Vous devez confirmer la sauvegarde ou la déclaration d’une mission. Formulaire de la mission choisie 6 Confirmer la sauvegarde Confirmer la déclaration

7. C – Créer une mission (2/3) Mission complètes ou partielles avec travauxRemplissez les champs au maximum à l’aide des éléments dont vous disposez.MissionVotre référence du dossier : sert à identifier votre mission pour la retrouver aisément dans votre tableau de bord, une fois enregistrée ou sauvegardée.Date réglementaire d’ouverture du chantier (DROC) : correspond à la date à laquelle les travaux débutent effectivement ou date de premier ordre de service.Assurance PUC : Indiquer la compagnie auprès de laquelle le maître de l’ouvrage a souscrit la Police unique de chantier. Cette police unique de chantier réunit l’assurance dommages ouvrages et l’assurance de la responsabilité décennale des différents intervenants. Eléments financiersMontant prévisionnel des marchés HT : Prévision sur le montant total du chantier toutes années confondues. Ce champ n’a qu’une valeur informative et n’est pas pris en compte dans les calculs.Mission terminée : Indiquez si la mission se termine dans l’exercice en cours ou non.Montant de la mission : pour ajouter le montant des travaux à déclarer sur l’exercice en cours, indiquez simplement la somme correspondante. Si vous souhaitez retrancher un montant, précédez la somme de l’opérateur « - » (moins). Toutefois, vous ne pouvez pas retirer plus de 10% du total du montant déclaré, à moins de prendre contact avec votre correspondant de la direction des contrats MAF.Taux de la mission : reportez-vous à la circulaire pour connaître le taux qui s’applique sur votre mission.Part d’intérêt : Votre part d’intérêt. Elle varie suivant les participants que vous ajouterez ou non dans l’onglet suivant « Cotraitants/sous-traitants ».Cotraitants/sous-traitantsCréation d’un nouveau participant : ajoutez un nouveau participant sur la mission en cours de création le cas échéant. S’il s’agit d’un sous-traitant hors MAF-EUROMAF, seuls 50% de la part d’intérêt sont pris en compte. Pour tous les autres cas, 100% de la part d’intérêt sont pris en compte.ATTENTION : le bouton « retour » annule vos saisies en cours. 7

8. C – Créer une mission (2/3) Mission de projet architectural limité au permis de construire concernant les maisons individuelles et les immeublesRemplissez les champs au maximum à l’aide des éléments dont vous disposez.MissionVotre référence du dossier : sert à identifier votre mission pour la retrouver aisément dans votre tableau de bord, une fois enregistrée ou sauvegardée.Date réglementaire d’ouverture du chantier (DROC) : correspond à la date à laquelle les travaux débutent effectivement.Eléments financiersSuivant le type de construction choisi (« individuelle » ou « collective »), vous devez définir le type d’habitation et le nombre total de modèles du même type (uniquement pour les constructions individuelles).La surface SHON à déclarer est la surface du modèle x le nombre de modèlesCotraitants architectesCréation d’un nouveau participant : ajoutez un nouveau participant sur la mission en cours de création le cas échéant.ATTENTION : le bouton « retour » annule vos saisies en cours. 8 Confirmer la sauvegarde Confirmer la déclaration

9. C – Créer une mission (2/3) Mission sans exécution de travaux et autres missionsRemplissez les champs au maximum à l’aide des éléments dont vous disposez.Eléments financiersLes missions générales (type 6) sont séparées des missions assujetties à des conditions spécifiques (type 7). Elles sont différenciées par couleur : violet pour les missions générales et orange pour les missions assujetties à des conditions spécifiques.ATTENTION : le bouton « retour » annule vos saisies en cours. 9 Confirmer la sauvegarde Confirmer la déclaration

10. C – Créer une mission (2/3) Coordination en matière de sécurité et de protectionde la santé sur les chantiersLa déclaration des missions SPS nécessite au préalable la souscription d’un contrat SPS.Remplissez les champs au maximum à l’aide des éléments dont vous disposez.MissionVotre référence du dossier : sert à identifier votre mission pour la retrouver aisément dans votre tableau de bord, une fois enregistrée ou sauvegardée.Etendue de votre mission : reportez-vous à la circulaire SPS en ligne pour connaître les détails concernant l’étendue de votre mission.Date réglementaire d’ouverture du chantier (DROC) : correspond à la date à laquelle les travaux débutent effectivement.ATTENTION : le bouton « retour » annule vos saisies en cours. 10 Confirmer la sauvegarde Confirmer la déclaration

11. C – Créer une mission (3/3) Le cas spécifique des chantiers supérieurs à 20 millions d’euros Le système de déclaration en ligne vous permet de gérer vos demandes préalables pour les chantiers dont le montant prévisionnel des travaux HT est supérieur à 20 millions d’euros.Les jeunes adhérents (inscrits à la MAF depuis 2006) sont limités à des chantiers de 5 millions d’euros pendant 3 ans.Vous accédez au tableau de bord « Grands chantiers » en cliquant sur le lien « Gérer mes demandes préalables Grands chantiers » depuis la page d’accueil de la déclaration.Pour tous les détails sur cette procédure spécifique de déclaration, consultez le « guide d’utilisation des demandes préalables grands chantiers » accessible dans cette rubrique. Page d’accueil de la déclaration 11

12. D – Rechercher une mission Pour retrouver une mission précédemment sauvegardée ou déclarée, vous devez accéder à votre tableau de bord depuis la page d’accueil de la déclaration en ligne par le lien « Visualiser, créer ou modifier mes missions ».Sur le tableau de bord, le bandeau de recherche vous permet d’afficher vos missions par type, par année ou de faire une requête particulière à l’aide d’un mot-clé.L’onglet « Déclaration en cours de préparation » correspond au listing des missions sauvegardées.L’onglet « Déclaration enregistrée à la MAF » correspond au listing des missions déclarées.ATTENTION :Seules les missions de l’onglet « Déclaration enregistrée à la MAF » seront prises en compte pour votre déclaration de l’exercice en cours. Les missions apparaissant en bleu dans le tableau de bord correspondent aux missions automatiquement reportées sur votre déclaration en cours, lorsque cette mission était renseignée comme non terminée lors de votre déclaration de l’exercice précédent. Page d’accueil « Tableau de bord » des missions 12

13. E – Modifier une mission Tant que vous n’avez pas clôturé votre déclaration pour l’exercice en cours, toutes les missions, qu’elles soient sauvegardées ou déclarées, peuvent être modifiées, voire supprimées.Pour modifier une mission, vous devez accéder à votre tableau de bord et cliquer sur l’icône du formulaire correspondant à la mission concernée.Vous êtes alors redirigé vers le formulaire correspondant au type de mission et pouvez intervenir sur tous les champs nécessaires.Une fois vos modifications apportées, n’oubliez pas de les déclarer. 13

14. F – Clôturer votre déclaration (1/2) Clôturer votre déclaration signifie que vous avez déclaré toutes les missions de votre activité professionnelle pour l’exercice en cours.La clôture entraîne le calcul de votre cotisation à la MAF et l’impossibilité de modifier ultérieurement les missions déclarées.Pour clôturer votre déclaration, cliquez sur le lien « Gérer mes déclarations » depuis la page d’accueil de la déclaration en ligne.Vérifiez bien les informations affichées sur la page récapitulative avant de cliquer sur le bouton « Je clôture ma déclaration » en bas de l’écran.En cas de problème, prenez contact avec votre correspondant de la direction des contrats de la MAF. Page récapitulative de la déclaration 14

15. F – Clôturer votre déclaration (2/2) Page récapitulative de la déclaration Après avoir cliqué sur le bouton « Je clôture ma déclaration », le système vérifie automatiquement que :- les missions présentes dans l’onglet « Déclaration en cours de préparation » ne sont pas à inclure dans votre déclaration pour l’exercice en cours,- les missions déclarées avec un montant de 0€ ne proviennent pas d’une erreur de saisie.Une fois ces étapes passées, la clôture est effective. Vous devez :- imprimer et signer la lettre financière- régler le montant de cotisation indiqué- renvoyer le tout à la MAF dans les meilleurs délais Clôture Confirmation de clôture (vérification des montants = 0€) Confirmation de clôture (vérification des missions sauvegardées mais non déclarées) 15

16. G – En cas de problème … Si vos questions ne trouvent pas de réponse dans les différentes aides en ligne mises à votre disposition (circulaires, info-bulles, FAQ), vous pouvez prendre contact avec votre correspondant depuis la rubrique « Informations personnelles » en bas de page ou contactez notre assistance téléphonique dédiée :Hotline technique : 01 53 70 32 06 16