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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定. 松滋市档案局 张远莫. 美国国家档案馆外景. 老布什小学一年级的成绩单 (07 年 5 月 30_6 月 1 日展出 ). 2005 年 4 月 29 日，北京大学 向连战主席赠送纪念品. 连战母亲 在北大学习时的照片.
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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 松滋市档案局 张远莫
美国国家档案馆外景 老布什小学一年级的成绩单 (07年5月30_6月1日展出)
2005年4月29日，北京大学 向连战主席赠送纪念品 连战母亲 在北大学习时的照片
2006年12月18日，国家档案局局长杨冬权签署第8号令，正式发布施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这是我国档案工作的又一项重大改革，对各级机关正确界定文件材料的归档范围和保管期限，具有重要意义，标志着我国档案工作法制化、规范化工作又有了新的进展，是各级机关档案基础业务建设的法规依据和执行标准。
第一讲 认识《规定》的创新特点 一、新《规定》是将两个文件合二为一，并将业务文 件上升为行政法规 这次发布施行的新《规定》，是国家档案局根据新时期机关档案工作面临的新形势、新问题和新要求，对1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》（国档发[1987]27号）两个业务文件进行合并，并加以充实和修订，重新发布的一个重要法规。 新《规定》以“令”的形式颁布施行，首次将业务文件上升为行政法规，使其具有法律效力，这充分体现了国家档案行政管理部门对机关确定文件材料归档范围和划分档案保管期限工作的高度重视。 新《规定》的发布实施必将对机关今后正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保国家档案资源的齐全完整起到积极的推动作用。
二、对文书档案保管期限的划分方法作 了 重大改革 • 1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》中的保管期限为“永久”、“长期”和“短期”三种，“短期”保管期限为1～15年，“长期”为16～50年，时间期限界定较为模糊、冗长。 • 新《规定》中仅有“永久”和“定期”二种，并且对“定期”保管期限实行了标时制，分为30年和10年两个具体年限，时间期限规定更为明确、具体。 • 这样既有利于档案保管流程的畅通，使机关库藏档案处于优化状态，又解决了档案保管的有期无限和鉴定而不毁的问题，有利于引导对到期档案的及时处置,提高了档案价值鉴定工作的质量和效率。
三、突出了立档单位的主体地位 • 《规定》在界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限时，与原来的规定相比，新的规定充分体现了“以我为主”的指导思想，突出立档单位的主体地位，淡化非立档单位的作用和地位，涵盖了本机关主要职能活动的所有范围，特别是各类反映单位主要职能活动、基本历史面貌、与群众切身利益息息相关的业务档案全部纳入归档范围，避免了重要文件材料的散失和缺漏，解决了各部门之间文件材料的重复归档问题。 • 永久保管的文书档案主要限定在本机关形成的文件。在表中涉及本机关自身活动的保管期限有77项，占总共84项的91.7%，有利于维护本机关文件的完整性。 如《规定》在界定机关文件材料归档范围时，增补了“机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料”条款，以强化立档单位的主体地位。
四、条款进一步细化，充实了一些新领域的文件材料四、条款进一步细化，充实了一些新领域的文件材料 这次随《规定》颁布的《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款为84项，比1987年的63项增加21项。 • 一是新《文书档案保管期限表》对有关名词术语解释更加科学、规范，概念定义更加清晰、细化。如新表中重新对“机关物资”和“国有资产管理”等文件材料进行了充实和增补。 • 二是新的文书档案保管期限表中还充实了一些有关行政管理、行政审批、产权关系和个人权益等新领域的文件材料。如：在新《文书档案保管期限表》中，增补了“行政管理、执法活动中形成的文件材料”、“房产、土地所有权和使用权的文件材料”、“职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续”、“纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料”、“人事考核、职称评审工作文件材料”、“保卫部门的安全检查、调查记录”等多项条款。
五、调整了一些文件材料的保管期限 • 新《文书档案保管期限表》中，凡是涉及与个人权益有关的档案，这次绝大多数调整为永久保管。如：“职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料”由长期调整为永久保管。人事任免、人事考核、职称评审等文件材料全部调整为永久保管。 • 新增加的涉及行政执法、行政审批、产权关系有关的档案，大多数被界定为永久保管。如：“不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料”、“20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料”等被界定为永久保管。 • 上级或下级机关的文件材料，在本机关归档时，其保管期限也有所下调。如“上级机关制发的属于本机关主管业务的一般文件材料”由长期下调为10年保管；“下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料”由长期下调为10年保管。
六、“备案制”改为“审批制”，加大了档案行政六、“备案制”改为“审批制”，加大了档案行政 管理力度。 • 在1987年的规定中，各机关制定的文书档案保管期限在经本机关领导人审查批准施行后，报同级档案行政管理部门备案。新的规定改变了过去备案的做法，将“备案制”改为“审批制”，建立了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批制度，即“各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”。 • 通过该项条款，切实加大了各级档案行政管理部门的管理力度，对建立行之有效的机关文件材料归档的监督和管理体系必将起到重要的作用。
第二讲 文件材料归档与不归档及保管期限的规定第二讲 文件材料归档与不归档及保管期限的规定 一、机关文件材料归档范围 • 三要素： 1、本机关工作活动中形成。即公文的内容真实地再现本机关产生发展的历史轨迹，客观地反映机关的管理活动。 2、办理完毕。指公文在处理程序上已经运转结束。发文，各个工作环节已经完成。收文，完全实现了文件的现实执行效用。
3、具有查考利用价值。指： （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （2）在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （3）本机关需要贯彻执行的上级机关，同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
二、机关文件材料不归档范围 1.上级机关普发的不需本机关办理的文件材料； 2.任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料； 3.本机关文件材料中的重份文件、复印本； 4.无查考利用价值的事务性、临时性文件； 5.一般性文件的历次修改稿、校对稿； 6.不需办理的一般性人民来信、来访纪录、电话记录。 7.外机关与内部机构抄送的文件材料； 8.本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料； 9.有关工作参考的文件材料； 10.无特殊保存价值的信封； 11.下级机关报送的供参阅的信息材料； 12.其他无查考利用价值的文件材料。
三、档案保管期限的划分 • （一）永久： 1.本机关制定的法规政策性文件材料；2.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4.本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；5.本机关机构演变、人事任免等文件材料；6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 6 2
（二）定期： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 5 4
要注意的两点: 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
第三讲 机关文件材料归档范围及保管期限的拟订第三讲 机关文件材料归档范围及保管期限的拟订 • 一、文件材料归档范围及保管期限表拟订的前期准备工作： • 建立机关文件材料归档范围和档案保管期限表，是一个机关科学合理、系统完整甄别文件价值、划分保管期限的标准性文件，是每个单位档案工作中必不可少的档案业务文件，也是各单位必须要建立的一项重要制度。 • １、认真理解国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，吃透《规定》的要求，把握《规定》的实质精神。在总原则下，以部门的主要职能，文件材料的情况作为划分保管期限的依据。 • ２、了解掌握本单位及各内设机构的职能、性质、工作范围、工作程序、形成文件的种类、数量、载体情况等； • ３、结合本单位实际情况，体现本单位的职能特点，围绕与主要职能相关的内容制定条款。
二、拟订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表所要遵循的原则：二、拟订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表所要遵循的原则： • １ 、坚持“以我为主，突出重点”的原则，始终以自己形成的文件为主，以围绕自身主要职能活动的文件为主。 • ２、坚持 “宜细不宜粗”的原则，条款的拟制尽量不使用“重要的”、“一般的”等模糊词语； • ３、 坚持“以人为本”的原则，凡是涉及人的内容的文件，都要慎重处置； • 4、坚持“集中统一管理”的原则，对本单位全部档案，即各种门类和载体的档案均要纳入管理的范畴；任何个人不得据为己有或拒绝归档。同时，还必须依法按规定向同级档案馆移交。 • 5、坚持“申报审批”的原则，对拟好的本单位的归档范围和档案保管期限表，按规定须向同级档案行政管理部门申报后，由同级档案行政管理部门审批后执行。
三、文件材料归档范围及保管期限表拟订的要求：三、文件材料归档范围及保管期限表拟订的要求： • １、明确文件材料的归档范围。 • ２、科学制定《档案保管期限表》。 • ３、严格控制普发文件。 • ４、重大活动、重要事件档案，要纳入档案管理。 • ５、从宽从长保存特色档案。 • ６、注重文件之间的必然联系。
四、文件材料划分“永久”的要求： • 本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； • 本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 • 具体拟定时，需要注意以下一些问题： • 1、突出本机关自身的文件材料； • 2、突出本机关主要职能的文件材料； • 3、突出反映本机关演变和人事任免的文件材料。
五、文件材料划分“定期”的要求： • 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般文件材料；本机关一般事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 • 划分定期时： • １、 要掌握什么是“一般的”原则； • ２、 要明确不属于本机关主管业务又要“贯彻执行的”.
第四讲 我市实施意见的要求 • 一、 对文件材料归档范围的要求： 国家档案局的新《规定》明确要求所归档的范围是“机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”。因此，我们在拟订本机关归档范围时，必须将本机关各种门类和载体的档案，全部纳入进去。
１、凡是国家档案局与主管部门出台了文件的，对某种档案的归档范围有明确规定的，一律按有关规定来确定归档范围；１、凡是国家档案局与主管部门出台了文件的，对某种档案的归档范围有明确规定的，一律按有关规定来确定归档范围； • ２、文件处理单要与文件一并归档，不得随意剔出； • ３、照片档案在归档范围中还须明确，要将该照片的文字说明一并归档； • 4、磁盘光盘及电子档案等，在归档时，必须将元数据及相关的背景信息纳入归档范围，否则日后这些档案将因元数据或相关背景信息的缺失而成为废物。 • 5、凡是联合行文的，归档时，以主办方作为主要归档的一方，其保管期限就要划长一些。
二、文件材料归档范围和档案保管期限表的编制二、文件材料归档范围和档案保管期限表的编制 松滋市招商引资办公室 文件材料分类方案、归档范围、保管期限表
三、申报及审批： • 各单位报送的文件材料分类方案、归档范围和档案保管期限表，须经本单位分管负责人审核、批准、盖章后报市档案局。报送时，提交电子文本和纸质文本各一份，经审查后，电子文本连同《文件材料归档范围和档案保管期限表审查申报表》一份返回各单位。 • 单位机构、职能有变化，必须修改“三合一”制度的，必须报送一份完整、准确反映本单位的主要职能、历史沿革、内部机构及其职能的材料，并附相关说明。 • 市档案局将认真及时审查报送的文件材料分类方案、归档范围和档案保管期限表。由业务部门审查并提出修改意见，经主管负责人审查后，告知报送单位，重新进行修订。各单位修订后的定稿再送同级档案局审批。 • 各单位在执行文书档案新的保管期限时，文书档案按照永久、30年、10年分别进行排列和编目；会计、基建、照片等其它专门档案，仍按原有规定进行排列和编目。 • 按照国家档案局8号令的要求，我市文书档案统一于2008年开始执行新的归档范围和文书档案保管期限表。2007年以前的文书档案归档范围和档案保管期限，仍按原规定执行。
档案管理现代化 一、概念 档案管理现代化就是用科学的思想、现代化的方法和手段对档案工作进行有效的管理，并获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。 含义： • 档案管理中运用现代化的技术和手段； • 档案管理人员掌握了现代科学知识； • 建立起现代化和科学的档案管理机制。
二、主要内容 主要包括档案工作技术手段的现代化（收集、整理、储存及保管、现代化库房、档案保护技术、计算机管理档案、档案信息开发利用、电子文件归档和电子档案管理等）、音像技术、缩微技术、激光光盘技术、静电复印技术等。随着科学技术的进一步发展，还将会增加一些新的内容。
三、我市目前运用的档案管理现代化技术 档案保管及防护： 密集架 去湿机 防磁柜
市档案局网站: www.hbsz.gov.cn/szdaj Email: hbszda@yahoo.com.cn 本人QQ: 11288570 谢谢大家，祝大家 工作顺利，笑口常开！ 再见！
