งานนำเสนอ เรื่อง งานสำนักงาน รหัส 22012409

1. งานนำเสนอ เรื่อง งานสำนักงาน รหัส 22012409

2. บทที่ 1 ความหมายของสำนักงาน

3. สำนักงานนั้นเป็นที่ทำงานของภาครัฐ เอกชน หรือรัฐวิสาหกิจ ซึ่งในแต่ละหน่วยงานจะแบ่งงาน สำนักงานออกตามหน้าที่ต่าง ๆ และมีผู้ปฏิบัติ หน้าที่นั้นโดยเฉพาะ ดังนั้นพนักงานผู้ปฏิบัติหน้าที่ จะต้องมีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติหน้าที่ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถใช้เครื่องมือต่าง ๆ ได้อย่างคล่องแคล่ว ดังนั้นการศึกษาเรื่องสำนักงาน จึงจำเป็นสำหรับพนักงานผู้ปฏิบัติงานทุกคน

4. ความสำคัญของสำนักงาน • เป็นศูนย์กลางของการติดต่อ • เป็นหน่วยงานที่ก่อให้เกิดรายไก้ • เป็นส่วนที่ทำให้ปริมาณลูกค้ามากขึ้นหรือน้อยลง • ทำให้เกิดผลกำไรทางอ้อมแก่หน่วยงาน • เป็นหน่วยงานบริการให้ความสะดวกสบายแก่พนักงาน • งานส่วนใหญ่มีลักษณะเป็นงานเอกสารจำนวนมาก • เป็นส่วนกลางของการเก็บรักษาข้อมูลเรื่องราวต่าง ๆ

5. วัตถุประสงค์ของสำนักงานวัตถุประสงค์ของสำนักงาน • เพื่อให้บริการแก่ลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าเกิดความพอใจ • เพื่อประสานงานทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน • เพื่อให้สภาพแวดล้อมมีความสวยงานเป็นระเบียบ • เพื่อเป็นศูนย์กลางของการดำเนินธุรกิจ

6. เป้าหมายของงานสำนักงานเป้าหมายของงานสำนักงาน • งานของแต่ละฝ่ายสำเร็จลุล่วงอย่างเรียบร้อย • ให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการติดต่องาน • ให้ได้ผลงานที่ดีมีคุณภาพ สะอาดประณีต • ช่วยประหยัดและลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น • ช่วยให้เกิดภาพพจน์ที่ดีต่อหน่วยงาน • ช่วยรักษาทรัพย์สิน เครื่องมือเครื่องใช้ อุปกรณ์

7. คุณสมบัติของผู้ปฎิบัติงานในสำนักงานคุณสมบัติของผู้ปฎิบัติงานในสำนักงาน • ด้าน Personal Appearance มีบุคลิกภาพที่ดี • ด้าน Personality บุคลิกลักษณะการวางท่า กิริยา มารยาท การเจรจา น้ำเสียง • ด้าน Mental Alertness มีความพร้อมทางด้านจิตใจ • ด้าน Dependability มีความไว้วางใจได้ • ด้าน Production Ability ปฏิบัติงานให้ได้ผลงานเป็นเยี่ยม รู้จักปรับปรุงงานให้ทันสมัย

8. บทที่ 2 กิจกรรในสำนักงาน

9. งานเลขานุการ งานบัญชีและการเงิน งานจัดทำแผนงาน งานด้านภาษีอากร งานเอกสาร งานพิธีและกิจกรรม งานด้านพัสดุ งานอาคารสถานที่ งานติดต่อสื่อสาร งานบุคลากร งานประชาสัมพันธ์ งานประชุม กิจกรรมในสำนักงาน

10. ควรทำ เป็นมิตร มีมารยาท ยิ้มแย้มแจ่มใส ให้ความสบายใจ ให้ความช่วยเหลือ ไม่ควรทำ หน้าบูดบึ้ง เคร่งเคียดกับงาน ไม่สนใจผู้มาติดต่อ ไม่สุภาพ ไม่ยิ้มแย้มสีหน้าบึ้งตึง ไม่ช่วยให้กำลังใจ พูดสั้น ๆ ไม่สนใจ ไม่รับฟัง ไม่แนะนำ สิ่งที่พนักงานควรทำและไม่ควรทำ

11. บุคคลที่ต้อนรับ • ผู้ที่มาติดต่อธุรกิจตามปกติ ได้แก่ ลูกค้า พนักงานขาย ผู้แทนจากหน่วยงานอื่น ๆ พนักงานของหน่วยงานอื่น • สมาชิกในครอบครัว หรือญาติของพนักงานในสำนักงาน • ผู้ที่ไม่เคยรู้จักมาก่อน/บุคคลทั่วไป/เพื่อนฝูง • เจ้าหน้าที่รับ-ส่งเอกสาร พัสดุ พนักงานเดินหนังสือ(MASSENGER)

12. บทที่ 3 หน้าที่ความรับผิดชอบ

13. รับผิดชอบอาคารสถานที่รับผิดชอบอาคารสถานที่ รับผิดชอบสายงาน รับผิดชอบระบบงาน รับผิดชอบการบริหารงานเอกสาร รับผิดชอบเครื่องมือเครื่องใช้ รับผิดชอบการติดต่อสื่อสาร รับผิดชอบการจัดองค์กร รับผิดชอบการจัดบุคคลเข้าทำงาน รับผิดชอบความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น รับผิดชอบการกำหนดแบบฟอร์ม หน้าที่ความรับผิดชอบของงานสำนักงาน

14. บทที่ 4 งานสารบรรณในสำนักงาน

15. ความสำคัญของงานสารบรรณความสำคัญของงานสารบรรณ • ความสำคัญต่อผู้บริหาร เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้บริหารในด้านการจัดทำเอกสารต่าง ๆ เพื่อติดต่อสื่อสารและการตัดสินใจพิจารณา • ความสำคัญต่อผู้ปฏิบัติงาน ในการนำข้อมูลเอกสารไปใช้ในการดำเนินงาน และเก็บรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงเมื่อได้ดำเนินการเสร็จสิ้น • ความสำคัญต่อระบบการทำงาน เป็นศูนย์กลางในเรื่องเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ

16. งานสารบรรณในสำนักงาน • การรับเอกสาร • การเปิดผนึกซองเอกสาร • การปฏิบัติงานเกี่ยวกับจดหมายออก • การส่งจดหมาย หรือเอกสาร • การเก็บหนังสือเอกสาร • การรักษาหนังสือเอกสาร • การทำลายเอกสาร

17. แบบหนังสือราชการ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ • หนังสือราชการภายนอก • หนังสือราชการภายใน • หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ • หนังสือสั่งการและโฆษณา • หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

18. หนังสือราชการด่วน • หนังสือด่วนที่สุดให้ปฏิบัติทันทีอย่างเร็วที่สุด • หนังสือด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติให้เร็วที่สุด • หนังสือด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติให้เสร็จเร็วกว่าปกติ • หนังสือด่วนที่หน้าซองมีกำหนดเวลา ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติให้เสร็จเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้

19. บทที่ 5 การจัดเก็บเอกสาร

20. เพื่อใช้ประโยชน์ ค้นหาง่าย เข้าใจง่าย ประหยัด ยืดหยุ่นได้ สถานที่ในการจัดเก็บ การอ้างอิง การเก็บเพื่อรอการทำลาย ระบบการจัดเก็บเอกสาร

21. หลักเกณฑ์การจัดเก็บเอกสารภาษาไทยหลักเกณฑ์การจัดเก็บเอกสารภาษาไทย • จำแนกตามชื่อบุคคลหรือหน่วยงาน • การจำแนกเอกสารตามเรื่องที่ติดต่อ • การจำแนกเอกสารตามสถานที่ตั้งหรือภูมิศาสตร์ • การจำแนกเอกสารตามตัวเลข

22. การนำเอกสารที่ใช้แล้วไปเก็บได้ การจัดทำดัชนี การจัดทำรหัส การอ้างอิง การจัดเรียงลำดับเอกสาร การเก็บรักษา การนำเสนอเอกสารออกมาใช้ ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร

23. ข้อควรคำนึงถึงในการจัดเก็บเอกสารที่ดีข้อควรคำนึงถึงในการจัดเก็บเอกสารที่ดี • สามารถรองรับการขยายต่อในอนาคต • ผู้เก็บเอกสารมีความรู้ในเรื่องจัดเก็บเอกสาร • ระบบการจัดเก็บมีความเหมาะสมประเภทชนิดของเอกสาร • สามารถค้นหาเอกสารได้ง่าย • เป็นระบบที่ง่ายแก่การเข้าใจ • ควรใช้กระดาษสีหรือปากกาสีช่วยในการจัดเก็บ

24. บทที่ 6 เครื่องใช้สำนักงาน

25. ประเภทของเครื่องพิมพ์ดีดประเภทของเครื่องพิมพ์ดีด • เครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา เหมาะกับงานพิมพ์เอกสารติดต่องานภายในสำนักงาน ซึ่งมีลักษณะข้อความสั้น ๆ • เครื่องพิมพ์ไฟฟ้า ปัจจุบันล้าสมัยไปแล้ว เหมาะกับงานเอกสารที่มีความยาวมาก และมีปริมาณงานพิมพ์มาก • เครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเครื่องพิมพ์ดีดที่มีสมรรถนะการทำงานสูง เหมาะกับงานพิมพ์เอกสารที่ใช้งานเป็นประจำ

26. การจำแนกประเภทเครื่องถ่ายเอกสารการจำแนกประเภทเครื่องถ่ายเอกสาร • เครื่องถ่ายเอกสารขนาดเล็ก • เครื่องถ่ายเอกสารขนาดกลาง • เครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่แบบตั้งพื้น

27. อุปกรณ์อื่น ๆ • เครื่องอัดสำเนาแบบกระดาษไขและเครื่องออฟเซต • อุปกรณ์จัดเก็บและทำลายเอกสาร • โทรศัพท์เคลื่อนที่และไร้สาย • เครื่องโทรสาร (FAX) • เครื่องบันทึกข้อความและตอบรับ • เครื่องพิมพ์ กระดาษที่ใช้พิมพ์ • การใช้ซีดีรอมในงานธุรกิจ

28. บทที่ 7 การติดต่อสื่อสารในสำนักงาน

29. บุคคลที่ติดต่อ บุคคลภายนอกหน่วยงาน บุคคลภายในหน่วยงาน แบบของการติดต่อสื่อสาร การติดต่อสื่อสารจากเบื้องบนสู่เบื้องล่าง การติดต่อสื่อสารเบื้องล่างขึ้นสู่เบื้องบน การติดต่อสื่อสารตามแนวนอน การติดต่อสื่อสารในสำนักงาน

30. อุปกรณ์ที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารอุปกรณ์ที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร • โทรศัพท์แบบหมุนและแบบกดปุ่ม • โทรเลข (Telegrams) • เครื่องโทรพิมพ์ (Telex) • โทรสาร (FAX)

31. บทที่ 8 การเขียนจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

32. ข้อแนะนำในการเขียนจดหมายธุรกิจข้อแนะนำในการเขียนจดหมายธุรกิจ • ใช้ถ้อยคำสำนวนกะทัดรัดได้ใจความ • ใช้ภาษาเรียบง่าย • ใช้ถ้อยคำที่ทำให้เกิดความรู้สึกที่ดีต่อหน่วยงาน • ให้น้ำหนักไปทางที่ก่อให้เกิดความน่าเชื่อถือ • ใช้แบบฟอร์มจดหมายที่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์

33. จดหมายสอบถาม จดหมายตอบสอบถาม จดหมายสั่งซื้อสินค้า จดหมายร้องเรียน จดหมายขอเครดิต จดหมายทวงหนี้ จดหมายเชิญและตอบ รับการเชิญ จดหมายแสดงความเสียใจ จดหมายแสดงความดีใจ จดหมายที่นิยมใช้เพื่อการติดต่อทางธุรกิจ

34. หัวจดหมาย ที่อยู่ผู้ส่ง ที่อยู่ผู้รับ เรื่องที่ติดต่อ สิ่งที่ส่งมาด้วย ชื่อผู้รับ คำขึ้นต้นจดหมาย เนื้อความจดหมาย คำลงท้าย ลายเซ็น ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ

35. บทที่ 9 การบริหารพัสดุในสำนักงาน

36. การจัดหาพัสดุมาใช้งานการจัดหาพัสดุมาใช้งาน การตรวจรับพัสดุ การจัดเก็บรักษาพัสดุ พิจารณาความต้องการของผู้ใช้ การพิจารณามาตรฐานพัสดุ การจัดทำระเบียบคุมพัสดุ หลักเกณฑ์ในการบริหารพัสดุ

37. บทที่ 10 การจัดสำนักงาน

38. วัตถุประสงค์การจัดสำนักงานวัตถุประสงค์การจัดสำนักงาน • การจัดพื้นที่ให้เพียงพอแก่ความต้องการ • เพื่อให้การปฏิบัติงานคล่องตัว • เพื่อให้เกิดบรรยากาศที่ดีในการทำงาน • เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อ • เพื่อให้การควบคุมทำง่ายขึ้น • เพื่อเกิดสุขอนามัยที่ดีในการทำงาน • ทำให้เกิดความเหมาะสม

39. ปัจจัย 7 ประการในการจัดสำนักงาน • การแออัดของบุคลากร • การเคลื่อนไหวของบุคลากร • เสียงรบกวน • ห้องสุขา • แสงสว่าง • อุบัติเหตุ • การควบคุม

40. THE END