Programma di Azione (Reg. 867/2008/CE) – Azione 4a) Rintracciabilità di Filiera 2010 step by step

1. Programma di Azione (Reg. 867/2008/CE) – Azione 4a)Rintracciabilità di Filiera 2010stepbystep

2. Adesione dell’Associazione L’Associazione Territoriale/OP compila la Domanda di Adesione al Sistema di Rintracciabilità di Filiera e sottoscrive la nota sul trattamento dei dati personali. Contestualmente compila la seconda pagina e il capitolo 11 del Manuale Operativo.

3. L’Associazione Territoriale organizza appositi incontri con gli olivicoltori e i frantoiani al fine di illustrare le finalità dell’attività di progettazione/realizzazione di Sistemi di Rintracciabilità di Filiera certificati ai sensi della norma UNI EN ISO 22005:2008 e conformi al Reg. n. 178/2002/CE Sensibilizzazione • Utilizzo brochure divulgative realizzate nell’ambito del precedente progetto triennale; • Compilazione registro partecipanti.

4. Qualifica delle aziende Per verificare l’affidabilità delle Organizzazioni interessate ad aderire al progetto di certificazione l’Associazione effettua verifiche di qualifica. Rapporto di Audit Azienda (rev 3.0) Rapporto di Audit frantoio ( rev 2.0) Le aziende che risultano qualificate devono compilare e sottoscrivere l’Adesione al Patto di Filiera e la nota sul trattamento dei dati personali. L’Associazione ritira le adesioni (gli originali) e lascia una copia alle parti interessate.

5. Documenti da inviare al Nodo di Coordinamento L’Associazione dopo aver raccolto l’adesione di tutte le aziende compila il Mansionario e la Lista Aziende e provvede alla prima spedizione dei documenti al RRN - Adesione al Patto Filiera e nota sul trattamento dei dati personali (originali); - Mansionario; - Lista Aziende.

6. L’Associazione inserisce/aggiorna i dati delle aziende sul portale AIPO oppure compila il fascicolo aziendale e provvede ad inviarlo ad AIPO (vd. Guida Utente all’uso di Fascicolo Aziendale). In caso di aziende agricole non aderenti ad AIPO-UN, acquisisce il fascicolo aziendale e aggiorna i dati relativi alle anagrafiche in connessione con il Nodo di Coordinamento. Aggiornamento dati aziende e frantoio Nel caso in cui il frantoio non utilizzi la modalità di estrazione automatica dei dati, l’Associazione Territoriale lo assiste nella compilazione del file excel da inviare ad AIPO (vd. Manuale Utente Rintracciabilità).

7. Documenti da inviare al Nodo di Coordinamento L’Associazione consegna i documenti della Rintracciabilità alle aziende che hanno aderito al Sistema. Contestualmente compila e fa sottoscrivere all’olivicoltore la seconda pagina del Manuale Operativo e la Lista Distribuzione (rev 3.0) che attesta l’avvenuta consegna dei documenti. - Manuale Operativo Azienda (rev 3.0) con allegati i Moduli AP (rev 3.0) e i moduli CAP dei conferimenti; - Procedura gestione Non Conformità, gestione Azione Correttiva/ Preventiva, gestione Ritiro/Richiamo, gestione Documentazione e Registrazioni

8. L’Associazione assiste l’azienda nella compilazione: -della scheda “identificazione produttore olivicolo” (cap. 12 Manuale); - del Modulo AP (vd. Specifica tecnica azione 2b rev. 3.0); - del Quaderno di Campagna (vd. Specifica tecnica az. 2b rev. 3.0 e Manuale Utente Buone Prassi) Contestualmente stampa le ortofoto relative agli appezzamenti inserendo il numero di piante per foglio. Il Modulo AP deve essere firmato dal titolare dell’azienda Assistenza alle aziende

9. I documenti di cui sopra devono essere allegati al Manuale Operativo e archiviati in originale presso l’azienda. Una copia viene conservata dall’Associazione che provvede a spedirne copia al Nodo di Coordinamento. Il Quaderno di Campagna verrà spedito al Nodo di Coordinamento nella versione aggiornata e sottoscritta dall’olivicoltore a fine campagna. Assistenza alle aziende

10. L’Associazione fornisce al frantoio la Lista delle Aziende che partecipano al Sistema e i relativi Moduli AP in cui vengono evidenziati gli appezzamenti coinvolti nella Rintracciabilità. Se necessario assiste il frantoio nell’identificazione della zona di stoccaggio olive dedicata alle aziende da tracciare. Cartello Zona Stoccaggio. Assistenza al frantoio

11. L’Associazione stampa per le aziende i Moduli CAP relativi agli appezzamenti coinvolti nella Rintracciabilità e se necessario le assiste nella loro compilazione (vd Guida Utente Stampa modulo CAP). L’originale di questi moduli deve essere consegnato dall’olivicoltore al frantoio in fase di conferimento; una copia viene conservata dall’Associazione e dall’olivicoltore. L’Associazione deve conservare anche copia della Bolletta di Pesata in cui deve controllare che vi sia apposto il timbro AIPO e, nel caso in cui le olive siano stoccate sfuse, il progressivo del Modulo CAP. Assistenza alle aziende

12. Assistenza al frantoio Nella Fase di Stoccaggio olio, se necessario, l’Associazione assiste il frantoio nell’identificazione del silos/vasca dedicata all’olio tracciato AIPO e gestisce la scheda stoccaggio olio. • Scheda Stoccaggio Olio; • Cartello Silos/Vasche.

13. Gestione elettronica delle informazioni L’Associazione Territoriale provvede ad inserire (sul portale AIPO sezione Buone Prassi - Quaderno di Campagna) la data di inizio raccolta per ogni appezzamento coinvolto ed a confermare/verificare gli altri “eventi raccolta” generati in automatico dal Sistema per ogni conferimento registrato nel frantoio di riferimento.

14. Visite ispettive Per verificare l’efficacia dell’implementazione del Sistema di Rintracciabilità di Filiera l’Associazione Territoriale effettua visite ispettive a campione nelle Organizzazioni coinvolte Rapporto di Audit Azienda