Költségvetési táblázat kitöltése, elszámolható költségek tervezése

1. Költségvetési táblázat kitöltése, elszámolható költségek tervezése Belügyminisztérium Külső Határok Alap 2010. szeptember 27.

2. Segédletek pénzügyi tervezéshez • 2008/456/EK határozat XI. melléklete – költségek elszámolhatóságára vonatkozó szabályok Elérhetőség: www.solidalapok.hu / KHA / jogszabályok Módosítása folyamatban. • Európai Bizottság kézikönyve az elszámolható költségekről (angol nyelvű) Elérhetőség: SOLID MIR / dokumentum sablonok / Külső Határok Alap / szabályzók • Hazai számviteli, pénzügyi, közbeszerzési és egyéb vonatkozó jogszabályok • Pályázó belső szabályozói

3. Általános szabályok Azok a költségek számolhatók el, amelyek: • a 2007/574/EK határozat célkitűzéseihez kapcsolódnak; • a többéves és éves programban szereplő projekt céljának megvalósítását szolgálják; • megfelelnek a jó ár-érték arány és a költséghatékonyság elvének; • ténylegesen felmerültek; • kifizetett számlákkal, szigorú számadású bizonylatokkal, egyéb pénzügyi-számviteli bizonylattal alátámaszthatóak; • a Kedvezményezett könyvelésébe, adózási dokumentumaiba bekerültek; • azonosíthatóak, ellenőrizhetőek; • a projekt előzetes költségvetésében szerepelnek; • visszaigényelhető ÁFA-t nem tartalmaznak; • megfelelnek a KHA területi és időbeli hatályának.

4. Időbeli hatály • Alapszabály (mód. szerint):a támogathatósági időszak az éves programot jóváhagyó finanszírozási határozatban említett év (n) január 1-től a második év (n+2) június 30-ig tart. • Az alábbi időszakban felmerült költségek számolhatók el: • 2011. évi allokáció: 2011. január 1. – 2013. június 30. • A számla teljesítési dátuma a támogathatóság időszakra essen, azonban a kifizetés dátuma lehet a projekt időszakon kívül, de a záró jelentés benyújtásának határidején belül kell lennie. • Projektmegvalósítás kezdő dátuma előtti teljesítés és/vagy kifizetés nem elszámolható.

5. Területi hatály Főszabály: a tagállamok területén felmerült, projekttel kapcsolatos kiadások támogathatók. Kivétel: • tagállamok harmadik országbeli konzuli vagy egyéb szolgálatai által szervezett tevékenység költségei, melyek a tagállamok és a harmadik országok területén is felmerülhetnek; • külső határok őrizetével kapcsolatos tevékenységek költségei, melyek a tagállamok területén belül és kívül is felmerülhetnek. A harmadik országbeli partner költségei nem támogathatók.

6. Költségvetés

7. Elszámolható közvetlen költségek • Személyi költségek („A”): Bruttó bérköltség (A1) + Munkaadót terhelő járulékok (A2) + Egyéb személyi juttatások (A3) (étkezési hozzáj., munkába járás ktg-e stb.),ha ténylegesen és véglegesen a Pályázót terheli. A projekt megvalósításban közvetlenül résztvevők, ill. kulcsfontosságú személyek személyi költségei számolhatók el (projektszemélyzet): • projektmenedzser (folyamatos koordinátori feladat) • egyéb személyek, akik a projekt szakmai megvalósításában részt vesznek pl.: összekötő tisztek A támogató szerepet betöltő személyek bére közvetett költségnek minősül (pl.: vezető, raktáros, könyvelő, személyügy stb.). Ezen személyek bére akkor is felmerülne, ha nem lenne a projekt. A ténylegesen elvégzett munka finanszírozható (munkaidő-kimutatás alapján).

8. Elszámolható közvetlen költségek Személyi költségek („A”) Általános megállapítások: • Elszámolás munkaszerződés/kinevezés alapján. Menedzsment tevékenység nem szerződtethető ki. • Megbízási szerződéssel „D” költségnembe tervezendő (projektmenedzsment nem). A szakértői költség „E4” költségkategóriába. • Nem haladhatják meg a Kedvezményezettnél általában alkalmazott bérek összegét (jogszabály alapján megállapított bérek). • A minden munkavállalónak egységesen biztosított egyéb juttatások számolhatók el a projekt terhére. • Nem tartalmazhatnak jutalmat vagy bármilyen ösztönző jellegű kifizetést. • Elszámolható és nem elszámolható személyi költségek: elszámolható költségről szóló kézikönyv Staffcosts/Eligiblecostsunderstaffcosts(42. oldal) (pl.: elszámolható – 13. havi fizetés, szabadság, műszakpótlék, betegszabadság, szülési szabadság (pályázót terhelő) stb.; nem elszámolható – végkielégítés, betegszabadság, szülési szabadság (nem a pályázót terhelő), haszontárgyak (autó, mobil))

9. Elszámolható közvetlen költségek Személyi költségek („A”) Államháztartási szervek esetében személyzeti költség csak akkor számolható el: • ha a projekt nem elsősorban eszköz beszerzésére, beruházás megvalósítására irányul, • fontos a személyzet folyamatos aktív munkája (képzések szervezése, tapasztalatcsere, összekötő tiszt kihelyezése). Ilyen esetben azon személy bére számolható el, akit: • határozott időre, csak a projekttel kapcsolatos munkára alkalmaznak, • alapfeladaton túl többletfeladatként túlóradíjazásért végzi. • kirendelnek a projektfeladatra és helyettesítéssel látják el az alapfeladatát. Határozatlan munkaviszonnyal célhoz kötött bevételből fedezett költségek közé kell tervezni.

10. Elszámolható közvetlen költségek Személyi költségek („A”) Változás végrehajtási határozat módosításaival: Olyan mértékben számolható el bér, amilyen mértékben többletfeladat jelentkezik a projektmegvalósítás miatt az állami szervnél. Helyettesítés, túlóradíjazás kritériuma törlődik. ↓ Határozatlan munkaviszonnyal foglalkoztatott személy bére is elszámolható a személyi költségek között. ↓ Célhoz kötött bevételből fedezett költségek kategória törlődik. Személyi költségek csak az „A” költségnemben számolhatók el. ↓ Második körös pályáztatáskor „I” költségnembe tervezett költségek áthelyezése „A” költségnembe. A személyt ki kell rendelni a projekt megvalósítására!

11. Célhoz kötött bevételből fedezett költségek („I”) Elszámolható: • határozatlan munkaviszonnyal foglalkoztatott munkabére, • hozzájuk kapcsolódó utazási, ellátási költség. Feltételek: • a feladat kifejezetten a projekthez kapcsolódik, nem a szervezet jogszabályon alapuló hatásköréből adódik, • határozattal kirendelik a feladat elvégzésére a személyt, • értéke nem haladja meg a (számviteli) bizonylatokkal alátámasztott mértéket, ellenőrizhető. Munkaidő-kimutatással alátámasztott bér számolható el. Nem túlóra. Mértéke: max. a saját erő 50 %-a (BM irányítású szervek esetén + BM társfinanszírozás 50 %-a). (Ne keverjük össze a saját teljesítéssel!) Végrehajtási határozat módosításával megszűnik. → Ide tervezett költségek az „A” költségnembe teendők át a 2. körös pályáztatáskor.

12. Elszámolható közvetlen költségek Eszközök („B”): Főszabályként az 1 évnél hosszabb ideig használatban lévő eszközök beszerzése tartozik ide. Alkalmazásfejlesztés is. Vásárlás teljes költsége elszámolható, ha: • közvetlenül kapcsolódik a projekt megvalósításához; • a beszerzett eszköz rendelkezik a projekthez szükséges műszaki tulajdonságokkal; • közbeszerzési törvény megfelelő alkalmazása (végrehajtási határozat módosítása 5.000-100.000 EUR között 3 árajánlat, felette Kbt.); • teljesül a továbbüzemeltetési követelmény (IT eszközök 3 év; helikopterek, hajók, repülök 10 év; egyéb 5 év) – adatlap 25. pontjának kitöltése! • Ha a projektcélra való továbbüzemeltetést a pályázó nem vállalja, akkor amortizációarányos elszámolás. • Eszköz részbeni projektcélra történő felhasználása esetén, a beszerzési érték arányos elszámolása.

13. Elszámolható közvetlen költségek Eszközök („B”): Bérelt vagy lízingelt eszköz: a kiadások a projekt céljára történő bérlet vagy lízing időtartamától függően számolhatók el. Képzési segédeszközök: a projekt időszakában történő tényleges felhasználás arányában értékcsökkenés alapján számolhatók el. (Kivétel: továbbüzemeltetési követelmény vállalása) Korábban vásárolt eszközök: projekt időszakára eső amortizációs költség számolható el. De amennyiben az eszköz előzőleg közösségi forrásból került beszerzésre, nem elszámolható költségnek minősül. Napi használatú adminisztratív eszközök: nem számolhatók el közvetlen költségként (pl.: nyomtató, fax, fénymásoló, számítógép stb.). – A végrehajtási határozat módosítása ezt a szabályozást hatályon kívül helyezi. (Összekötő tisztes projekteknél volt probléma! Nem összekeverendő a közvetett jellegű adminisztratív eszközökkel!)

14. Elszámolható közvetlen költségek Ingatlan („C”): Ingatlant lehet: • vásárolni, • építeni, • felújítani (nem összekeverendő a karbantartással, üzemeltetéssel), • bérelni (terembérlet is). Elszámolható: • a teljes költség, • a költség egy része, ha csak az ingatlan egy részét használják a projekt céljára, • a projektidőszakra eső értékcsökkenés mértéke.

15. Elszámolható közvetlen költségek Ingatlan („C”): Elszámolhatóság szabályai: • elengedhetetlen a projekt végrehajtása szempontjából, • kapcsolódik a projekt céljaihoz, • megfelel a szükséges technikai elvárásoknak, • független értékbecslő igazolásának beszerzése, • közbeszerzési törvény megfelelő alkalmazása, • teljes vagy részleges finanszírozás esetén a projekt lezárta után min 10 évig a projekt céljára kell használni, écs. alapú elszámolás esetén min 5 évig, • vásárlás, bérlés esetén a projektet megelőzően az ingatlant nem más közösségi támogatásból építették.

16. Elszámolható közvetlen költségek Ingatlan („C”): Oktatási projekt esetén: saját ingatlan igénybevétele terembérlet és/vagy szállás biztosítása érdekében önköltségszámítás alapján itt elszámolható (saját teljesítés). Feltétel: érvényes és jogszabályoknak megfelelő önköltségszámítási szabályzat megléte, mely a költségkalkuláció módját tartalmazza. Pályázó mindennapi tevékenységét szolgáló irodahelyiségek vásárlása, építése, felújítása és bérlése közvetett költségnek minősül. A végrehajtási határozat módosítása ezt a szabályozást hatályon kívül helyezi.

17. Elszámolható közvetlen költségek Alvállalkozók („D”): Közvetlenül a projekt célját megvalósító, nem a pályázó által végzett szolgáltatások (pl.: nyelvképzés). Főszabály: a pályázó képes a projekt önálló végrehajtására. Mértéke nem haladhatja meg a támogatható közvetlen költségek 40%-át. (Végrehajtási határozat módosításával úgy változik, hogy egy-egy alvállalkozó költsége nem haladhatja meg a közvetlen költségek 40 %-át.) Indokolt esetben a Felelős Hatóság felmentést adhat a pályázó kérelme alapján (adatlap 22. pontja).

18. Elszámolható közvetlen költségek Alvállalkozók („D”): Jellemzői (uniós elszámolhatósági kézikönyv 6. fejezetében, 63. oldal): • Üzleti feltételeken alapuló kétoldalú szerződés. • Profit tartalmú árat határoznak meg. • A vállalkozó a Kedvezményezett közvetlen felügyelete nélkül dolgozik. • Felelősség a Kedvezményezettet terheli. Nem támogatható: • projektmenedzsment kiszerződése, • tanácsadók, közvetítők, ha a %-os díjban részesülnek, • ha nem felel meg a jó ár-érték aránynak. Közbeszerzési törvény előírásainak alkalmazása kötelező.

19. Elszámolható közvetlen költségek Egyéb közvetlen költségek („E”): „E1” Úti és ellátási költségek „E2” Készletek „E3” Szolgáltatások „E4” Szakértői díjak „E5” Uniós finanszírozással kapcsolatos költségek

20. Elszámolható közvetlen költségek • Úti és ellátási költségek („E1”): • Projektmenedzsment („A”), célközönség, és indokolt esetben támogató szerepet betöltött személyek költségei, amennyiben közvetlenül a projekt megvalósításához kapcsolódnak. • A tömegközlekedés legolcsóbb formája támogatható. • Repülőutak: oda-vissza 800 km-nél hosszabb utak esetében, vagy ha a földrajzi rendeltetési hely indokolttá teszi. (Végrehajtási határozat módosítása: beszállókártya kritériuma kikerül, amennyiben más módon is bizonyítható az utazási költség felmerülése (pl.: jelenléti ív).) • A hazai jogszabályok szerint, ill. a Pályázó belső szabályozóiban rögzített módon tervezendő a költség: • Gépkocsi használat: APEH üzemanyagnorma alapján vagy a szervezet saját belső normájában meghatározottak szerint. • Jogszabály szerinti napidíjakkal (40 EUR, kivéve rendőri szerv) kell tervezni. Ingyenes ellátás esetén, a napidíj összege csökken. • A kiutazáshoz kapcsolódó dologi költségek és szállásköltség is itt tervezhető. Elszámolás alapja a tényleges felmerülés lesz. • Munkába járás költsége - „A3” egyéb személyi juttatások . • „I” Célhoz kötött bevételből fedezett költségek közzé tervezett személy utazási és ellátási költség az „I” költségnembe tervezendő.

21. Elszámolható közvetlen költségek Készletek („E2”): Főszabályként itt elszámolható az 1 évnél rövidebb ideig használatban lévő eszközök beszerzése, ami a célcsoportnak biztosított fogyóeszközök, készletek beszerzését jelenti - pl.: oktatási segédanyag, CD, védőoltás. A beszerzéseknek azonosíthatóknak és a projekthez közvetlenül hozzárendelhetőnek kell lenniük. Nem készletezhetők a projektidőn túl! Kiosztási jegyzék, átadás-átvételi dokumentum alapján lehet elszámolni. Végrehajtási határozat módosítása alapján a projektmenedzsmenthez kapcsolódó irodaszerek, irodai fogyóeszközök beszerzése, vendéglátás költsége a közvetett költségek között elszámolható el átalány díj alapján.

22. Elszámolható közvetlen költségek • Szolgáltatások („E3”): • Aprojekt célját nem közvetlenül megvalósító, de a projekt végrehajtásához szükséges, egyéb szolgáltatások költsége. • Pl.: biztosítás, tolmács, közbeszerzési eljárás megjelentetése, saját megvalósítású képzés esetén nyújtott szolgáltatások stb. • Beszerzési eljárások megfelelő alkalmazása (pl.: 3 árajánlat). • Általános szolgáltatások: telefon, Internet, posta, irodabérlés, iroda biztosítási költsége, takarítás, munkaerő bővítésének költségei,közszolgáltatási díjak, vendéglátás költsége 200 EUR alatt – „G” közvetett költségek között tervezendők a végrehajtási határozat módosítását követően.

23. Elszámolható közvetlen költségek Szakértői díjak („E4”): Jogi tanácsadás, műszaki szakértő, közbeszerzési szakértő stb. (könyvelő, projektmenedzsment nem!) költsége, amennyiben közvetlenül a projekthez kapcsolódik. Beszerzési eljárások megfelelő alkalmazása (pl.: 3 árajánlat). Uniós finanszírozással kapcsolatos költségek („E5”): Közvetlenül az uniós társfinanszírozásból adódó követelmények mint a nyilvánosság, láthatóság, projekt értékelésének költségei, fordítási költség (pl.: újságcikk, matrica, közlemény, emléktábla, logós termékek). Arculati kézikönyv előírásainak követése. KHA bélyegző elszámolása nem lehetséges, mivel a FH biztosította a pályázóknak a korábbi évek során.

24. Elszámolható közvetett költségek A projektcélhoz nem közvetlenül kapcsoló költség, ha nem lenne projekt, akkor is felmerülne. • Közvetett személyi költségek (pl.: vezető, könyvelő bére) • Igazgatási költségek (pl.: irodaszerek, vendéglátás ktge 200 EUR alatt.) • Rezsiköltségek (pl.: gáz, víz, telefon, Internet) • Egyéb közvetett költségek (pl.: elkülönített számla banki díjai és költségei) Államháztartási szervek nem számolhatnak el közvetett költséget. Végrehajtási határozat módosítása: aki nem részesül uniós működési támogatásban a közvetlen költségek 2,5 %-ig elszámolhat közvetett költséget átalánydíj alapján. (Megvalósításkor a tényleges felhasználás után kell számolni az arányt!) Aki akar elszámolni, tervezze be! Számítás: G/(F+I) = max. 2,5% Adatlap 19. pontjának kitöltése!

25. NEM támogatható költségek Uniós elszámolhatósági kézikönyv 12. fejezete (82. oldal). Természetbeli hozzájárulások: Olyan költségek, amit a pályázó önkéntes alapon biztosít a projekt részére, támogatást nem igényel rá, de emeli a projekt értékét pl.: képzés helyszínének biztosítása, munkaerő. ÁFA, kivéve ha: a projekt tevékenységével kapcsolatban nem jogosult áfa visszaigénylésre, vagy nem fog élni vele. Igazolása: pályázati adatlapon nyilatkozat (adatlap 16. pont), APEH igazolás záráskor, hogy tényleg nem élt vele. Földvásárlás Tőkehozam, adósság, hitelkamat, árfolyamveszteség, valutaváltás költsége, bírság, kötbér stb.

26. A projekt bevételei Projektek non-profit jellegűek. Bevételeknek is meg kell jelenni a könyvelésben. Bevételnek minősül: • - uniós támogatás: max. 75%, mivel Magyarország a Kohéziós Alap kedvezményezettje. - BM társfinanszírozás: max. 25 %, BM irányítása alá tartozó szervek esetén önerőnek minősül (célhoz kötött bevételből fedezett költségek mértéke miatt fontos). • önrész: Kedvezményezett vagy projektpartner hozzájárulása, BM hozzájárulást csökkenti. • projektbevétel: csökkenti az Uniós támogatás összegét, pl.: közbeszerzési dokumentáció értékesítése, banki kamat, bérleti díj, regisztrációs díj stb. Adatlap 17. pontja.

27. Köszönöm megtisztelő figyelmüket!Sikeres pályázást kívánok! Készítette: Csutiné Balogh Renáta Elérhetőség: BM Támogatás-koordinációs Főosztály 1051 Budapest, József A. u. 2-4. Telefon: 441-1976 (12-125) E-mail cím: renata.balogh@irm.gov.hu