我院科技档案管理介绍及相关要求

1. 我院科技档案管理介绍及相关要求 文秘档案业务知识培训 院办公室 辛红霞 2008年11月

2. 提　纲 • 档案的涵义及分类 • 我院科技档案管理现状 • 现行科研档案管理模式分析 • 完善科研档案管理措施探讨

3. 档案的涵义及分类 一、什么叫档案？ 人们在社会实践中形成的留存以备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。 科研单位：档案是在科研管理、科研实践活动过程形成的留存以备查的文字、图表、图像、声像及其他各种载体形式的原始记录，对后来的科研工作具有较强的参考价值。

4. 档案的涵义及分类 二、档案的分类 历史档案 按历史时期分 现行档案 文书档案 按内容性质分 科技档案 专门档案 纸质档案 照片档案 按载体分 电子档案 实物档案 声像档案 企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。科研档案是科研院所科技档案的核心内容。

5. 江苏省农科院档案分类示意图 江苏省农科院档案 电子档案 科技档案 文书档案 会计档案 声像档案 实物档案 科研档案 基建档案 仪器设备档案 按职能 部门分类 报　表 帐　册 凭　证 其　它 录　像 录　音 照　片 证 书 题 词 印 章 其 它

6. 提 纲 • 档案的涵义及分类 • 我院科技档案管理现状 • 现行科研档案管理模式的分析 • 完善科研档案管理措施探讨

7. 我院科技档案管理框架 成果档案 院集中管理 科研档案 科研综合档案 院办档案科 未形成成果的科研课题文件材料 基建档案 仪器设备档案 研究所及 项目组 项目组为纽带统一管理

8. 我院科技档案管理现状 • 科研档案 • 基建档案 • 仪器设备档案

9. 未形成成果科研档案管理模式 针对未形成成果的科研档案管理，自2003年起，我院开始推行“以项目组为纽带”的科研档案分级管理模式，建立以院为中心的全院系统五级档案管理网络，成立了档案工作领导小组, 院分管领导任组长,院办公室、科研处协同管理,各研究所分管科研所长为成员，科研秘书为兼职档案员。每个项目组指定专职人员负责日常档案资料的收集、整理工作，科研秘书具体指导本所的科研档案的业务以及与院职能部门的沟通，院办档案科总体负责全院科研档案的管理工作。

10. “项目组为纽带”科研档案管理网络 院分管领导 办　公　室 科　研　处 院 办 档 案 科 专业研究所（科管科长） 项目组（兼职档案员）

11. 科研档案文件材料归档范围 • 科研课题的形成材料 • 国家及部省重点实验室、工程中心、资源圃等 重要科研平台的形成材料 • 获奖、技术鉴定、品种审定材料 • 专利证书、植物新品种权证书等其它材料 • 注：除纸质档案材料外，应加强电子档案的收集、 • 整理，及时送档案科存档。一般以光盘作为 • 载体。 验收完毕未形成成果时，暂存项目组 定期移交院档案室 申报材料、奖状、证书、奖杯等

12. 科研课题形成材料归档内容 1.科研准备阶段 （1）项目申报材料（申请书、设计书、标书）； （2）项目立项材料（批准立项文件、经费来源证明等）； （3）项目任务部分（项目合同、横向委托协议、参加单位分工合同等）； （4）分年度实施方案； （5）课题经费预算。

13. 科研课题形成材料归档内容 2.研究实施阶段 （1）重要的室内、田间院四记录、化验分析测试 统计数据、配方等； （2）标本目录、图纸图表、照片、声像录像及所形成的电子文件； （3）阶段、年度、专题、基点工作总结、国内外业务考察、调研、学术交流、论著、论文集等材料； （4）课题更改、中断材料。

14. 科研课题形成材料归档内容 3. 成果推广应用、验收阶段 （1）项目技术总结、工作总结、验收证书等鉴定材料； （2）引进与育成品种（系）品比、区试、生产试验材料、 推广应用证明； （3）课题结束验收材料； （4）品种审定文件、专利证书、品种全授权证书； （5）经费使用决算、收集报告等材料； （6）推广应用类成果的经济效益、社会效益分析。

15. 科研课题形成材料归档内容 4.成果鉴定报奖阶段 （1）成果鉴定申请表、鉴定材料、鉴定证书； （2）奖励申报书、获奖奖状、证书； （3）成果转让合同等。

16. 科研课题形成材料建档要求 1.科研课题下达后领取档案盒开始建档 2.建立0号盒，放置本项目组科研课题汇总表、研究项目简介

17. 科研课题形成材料建档要求

18. 科研课题形成材料建档要求 3.在研课题档案材料按课题进行时间阶段编号排列，盒内放 置形成材料目录。

19. 科研课题形成材料建档要求 4.材料形成一律用A4纸，严禁用圆珠笔、蓝、红墨水书写及复印件归档； 5.盒内材料应按照目录顺序排列，形成材料及时补充到目录一上。每一份文件材料左上角标顺序，右上角标注页码。 6.试验记录一律使用符合归档要求的专用本，同一课题的试验记录应按实验顺序记录在固定的一个或多个记录本上；试验记录本的页数不得擅自私下、涂改、挖补、应保证完整无缺；带有密级的课题，其试验记录的左上角应注明密级，并按保密要求进行保管；试验记录字迹应工整、清楚、整洁，使用规范汉字；试验完成后，应将试验记录送交项目组兼职档案员保管。

20. 科研课题形成材料建档要求 7.科管科长每年年初将本所前一年度结束课题 “研究项目简介”和“形成材料目录表”，以及全所前一年度结束课题目录汇总表提交院办档案科； 8.科管科长负责本所日常在研课题档案检查和督促工作，院办公室、科研处定期对在研课题归档材料进行检查。

21. 科研档案归档流程 领取档案盒 科研课题下达 科管科长 兼职档案员 在研课题材料收集 院办公室 研究所 科研处 成果鉴定 材料整理 结题验收完毕，完成课 题档案材料的初步整理 项目组 在研课题材料收集 、管理情况检查 兼职档案员 暂存项目组 档案库房 兼职档案员 整理 鉴定编目 兼职档案员 成果鉴定材料移交 获奖材料材料移交

22. 我院现行科技档案管理 • 科研档案 • 基建档案 • 仪器设备档案

23. 基建档案（科研平台）归档范围 1. 立项材料：项目申报书、可行性报告、专家论证材料、项目合同、实施方案； 2. 项目实施材料：年度计划、年度执行情况、项目总结验收材料、项目调整报批材料、项目效益分析、效益证明； 3.工程建设资料：工程概况、招投标文件、施工单位材料、工程图表、工程预决算、工程竣工验收资料； 4.设备采购资料：设备型号、产地、功能及使用说明、采购报批手续、订购合同、安装试运行材料；

24. 基建档案（科研平台）归档范围 5. 经费及财务材料：项目经费预算、决算、经费使用情况报告、经费使用分类表、明细表、经费偿还合同； 6. 文件材料：立项文件、经费下达文件、检查验收文件； 7. 图片材料：科研平台的铜牌照片、实验室设施照片（电子版）； 8. 其它材料：与项目有关的其它材料，如研究报告、科研论文、科普资料、培训教材等；

25. 基建档案（科研平台）归档要求 • 建档步骤及要求同科研档案 • 已验收完毕的项目及时移交整套档案

26. 我院科技档案管理现状 • 科研档案 • 基建档案 • 仪器设备档案

27. 仪器设备档案归档范围 １．仪器设备申购、论证、审批档案 （1）申购单位提交的申购报告； （2）专家组的论证材料及审批意见，论证会议记录等； （3）主管部门的审批文件。 2. 仪器设备购置档案 （1）设备购置合同(副本)； （2）购置技术、经济分析评价（如询价书）； （3）与外商洽谈材料、备忘录及有关来往文件、免税文件（进口设备）。 3. 仪器设备的开箱验收档案 （1）检验合格证、保修单及相关附件；

28. 仪器设备档案归档范围 （2）仪器设备的名称、型号、规格，生产厂家，出厂日 期、出厂序号、设备的主要附件、随机的备件和维修 工具（有清单的应附详细清单一份）； （3）主要技术资料（包括：说明书、装配图、结构图、电路图）； （4）原售单位和售出单位的详细地址、电话、传真，联系人等资料， 指定维修、保修单位的详细地址、电话、传真和联系人等资料； （5）仪器设备装箱单及设备开箱检验记录。 4. 仪器设备安装调试记录档案: 按照订购合同所列功能参数及技术指标要求进行测试，这是仪器设备安装调试后的首次实验，测试数据及性能鉴定记录可作为以后维修及计量确认的参考。

29. 仪器设备档案归档范围 5. 仪器设备运行动态档案 （1）仪器设备使用记录：现任管理人员，前任管理人员及前任的走向； （2）仪器设备购进或调进时的状况记录（即原始验收记录），使用中出 现故障记录，应详细记载发生故障时的现象，故障发生部位，发生 的原因，发生故障的日期，当事人以及部门处理意见等)； （3）仪器设备年检记录：每年的年检日期、检验单位、检验员、检验负 责人，详细的检验项目（应按设备的各项技术指标进行），检验后 应有备注说明，包括精度和误差，误差的校正方法以及使用注意事 项；

30. 仪器设备档案归档范围 （4）仪器设备维修记录：送修日期、维修单位、维修人员、维修负责 人签字栏目和联系电话，送修前的故障现象，维修的具体项目和 部位，维修中更换的部件（要写明厂牌、规格、型号、单价）要 作详细的记载，维修后仍然存在的问题（包括技术指标的精度、 误差和使用注意事项）； （5）仪器设备的保养记录：保养单位，保养时间、保养人、联系电 活、设备保养具体项目、养护的具体措施等等)。 6. 停用或报废审批记录 包括停用或报废原因及逐级审批记录。

31. 仪器设备档案归档要求 • 新购仪器设备档案要按照归档范围要求及时建档，全套档案交院办档案科整理归档； • 部分常用材料（如使用说明书等）可复印留用，如确需使用原始档案，可到档案科借用，并办理登记手续； • 仪器设备运行动态档案由项目组一年整理一次，于每年的3月底交至档案室。

32. 提 纲 • 档案的涵义及分类 • 我院科技档案管理现状 • 现行科研档案管理模式的分析 • 完善科研档案管理措施探讨

33. 现行科研档案管理模式的分析 1.优点：实现超前管理和控制 • 由过去仅重视档案验收，成果申报材料齐全的指导，转向以过程管理和深化服务为中心的档案工作各个环节的指导； • 注重管理在研项目档案材料的形成，防止档案材料的流失； • 从重视归档后的监督管理转向文件材料形成过程和形成前的监督管理。

34. 现行科研档案管理模式的分析 2、值得重视的几个问题 • 科技人员的归档意识需要进一步加强； • 档案材料收集不全、乱丢乱放的现象依然存在； • 缺乏相关制度约束，导致有关档案材料流失； （调动、出国、退休、研究生毕业、博士后出站等原因造成人走档失的情况也时有发生。） • 形成材料的规范性和质量有待进一步提高； • 部分单位领导对档案工作不够重视。

35. 提 纲 • 档案的涵义及分类 • 我院科技档案管理现状 • 现行科研档案管理模式的分析 • 完善科研档案管理措施探讨

36. 完善科研档案管理措施探讨 • 坚持依法治档，加强档案法律知识宣传 成果的持有者应该是单位，私自出售、转让成果都属于违法行为，形成的成果材料应及时归档。 • 健全相关制度，强化科研档案管理 纳入日常科研管理工作（课题验收、鉴定、申报成果奖励）；纳入人事管理工作 （人员的流动、退休 、职称评聘 ）； 纳入知识产权管理工作（品种权、专利权） 。 • 结合文化建设，规范科研档案管理 • 兼职档案人员培训常规化