供應鏈金融期末報告採取電子付款系統：美國中小型公司的最佳作法

指導老師: 吳聰皓老師 班級: 碩財二甲組員:M9880108 陳怡秀 M9880202 陳芊蘋 M9880206 劉書汎 M9880207 郭歡緒供應鏈金融期末報告採取電子付款系統：美國中小型公司的最佳作法

摘要 • 電子付款系統的優點: -輕易取得。-比支票(paper chceques)便宜。-行政管理效率快。-提高公司能見度(visibility) 。-法規遵循(compliance)。

為什麼支票仍代表銀行系統一半以上的付款呢?為什麼支票仍代表銀行系統一半以上的付款呢? 根據“2008年Metavante支付進展指數”的結論為企業並不會過度的關注在他們的付款方式”。 • 作者認為:企業應認真評估電子付款轉變的過程是否適合他們，因此透過觀察賣方付款的程式並提供一些最佳的作法，並藉由電子付款來減少支票量。 • 電子付款系統主要探討: -委託轉帳代繳(代收代付系統ACH) -商務卡/商務信用卡 -銀行付款樞紐功能(payment hubs)有助於解決移轉到電子付款的問題。

減少使用支票的社會(THE CHEQUELESS SOCIETY) • 因為技術進步所以有可能移轉至資金電子化，以降低成本及方便管理。 • 根據聯邦儲備銀行2007年初的報告指出，雖然支票支付的數量一直穩定的下降，但在2006年仍有306億。相反地，所有非現金支付方式正在增加，而增幅最大的為轉帳卡及委託轉帳代繳支付(圖一)。

減少使用支票的社會(THE CHEQUELESS SOCIETY) • 從2003年至2006年，支票支付的平均價值從1104美元增加到1366美元，支票的整體價值一年增加了0.5%，達到41.7兆美元(圖二)。

財政部門使用支票會付出更昂貴的代價 • 支票付款會比電子付款的成本更高。 • 支票的發行成本接近1.25美元(成本、印刷、郵寄、核對) 。ACH的發行成本通常低於0.15美元，若在結算週期內繳納，則使用信用卡支付幾乎是免費。 • 電子付款已被證實的優勢為貨幣儲蓄、減少管理、提高透明度、一致性以及資料整合。 • 付款方式可能會因行業和公司規模不同而有所差異。 • 關於資料收集方面，公司必須使用加密資料夾(lockbox)，來處理支票付款。改善郵寄時間、處理時間和結算後，可提高組織資金的可用性。

公司無法從電子付款中立即受惠 • 公司持續使用支票的原因 -匯款訊息-支票的浮動量 • 目前支票結算使用“Check 21”(電子票據處理)，而大多數被結算的支票會藉由影像電子化或轉為ACH。 • 公司可能會缺少資源來解決電子付款的問題。大多數財政部門及相關領域有人手不足的情況，且這些計畫不易獲得額外資源。企業需要更深遠的策略性，以及結合額外自動化應付帳款後，來吸引更多的補助。

轉移到電子付款的步驟 • 先寫下當日支票，並將這些支票分類：-工資表-員工費用報銷-稅-供應商付款低於10000美元-供應商付款高於10000美元 • 每一個類別完成電子付款的方式有所不同。

薪資 • 薪資是最有機會轉移到電子支付的項目，將大多數員工的薪資直接存入銀行帳戶是消除大部分薪資支票最簡單的方法，而薪資處理公司可利用工具和資料讓註冊過程更加容易。 • 有大量臨時工、人員流動率高、或員工沒有銀行帳戶的公司都應該考慮使用薪資卡，並且可以透過薪資帳冊管理系統來管理和控制薪資。

員工費用報銷 • 員工費用報銷最簡單的方法是建立ACH。如果公司員工已註冊了ACH薪資直接存款的系統，便可添加一個”費用報銷”的複選項。 • 通常會使用薪資應用程式來支付這些款項，只需輸入每位員工的姓名、員工編號、社會安全號碼和銀行帳號即可進入網路銀行ACH的程式（如圖3所示）。當員工費用已獲得批准，只需輸入核准金額與應支付的日期，並提交處理，款項就會被直接執行。

使用ACH可以激勵員工，特別是那些為公司取得大筆生意的員工。這表示他們可以及時獲得資金，而不需要等待郵件通知和找時間去銀行。使用ACH可以激勵員工，特別是那些為公司取得大筆生意的員工。這表示他們可以及時獲得資金，而不需要等待郵件通知和找時間去銀行。 • 另一種選擇是透過代表公司的商業信用卡(BCC)來分發員工費用，它有許多不同帳單票據可供選擇，可讓BCC的使用符合公司的付款政策，這些票據功能可對所有的項目開出發票證明。 • 使用BCC的公司可為所有持卡人設定控制裝置，例如消費限制和規定適當的商戶類別代碼(MCCs)來讓持卡人使用。線上讀取亦可用來監控和管理，圖4顯示一般的讀取項目。

商業信用卡的最佳作法 • 至少指定兩個項目管理者來做雙重控制，以減少詐欺或其他形式的濫用。 • 當沒有一個獨立的第三者審查這些支出時，不允許項目管理者代表公司處理信用卡餘額的付款。 • 提交給企業資源規劃(ERP)系統或旅遊與娛樂(T＆E)系統前，要先對正確使用信用卡和確認收費的審查過程制定政策和程序。 • 建立每筆交易的合理化或每月消費的限制，並確認具體MCCs的採購。 • 根據消費者或供應商的需要來建立員工團體在消費和MCCs的限制，以降低濫用的風險。 • 要阻止所有MCCs的現金及預借現金，除非這類使用有清楚明確的政策且可被追蹤。

商業信用卡的最佳作法 • 建議員工簽署一份使用信用卡的同意書。公司應與人力資源合作，以確保該協議的規則會被強制執行或終止。 • 以員工姓名核發卡片，以保留扣款權力。 • 為員工未經授權或詐欺性收費的爭議建立程序，並確保財政部門可以追蹤這些糾紛。 • 財政部門被告知終止，使信用卡被取消或停卡。 • 考慮設置每筆交易和每一天的價值限制，避免獨立的供應商遭受詐欺的預防措施。 • 在涉嫌詐欺事件時可立即取消信用卡的使用。

商業信用卡的最佳做法 • 建立審計程序，確保費用是在正當的經營目的下產生。 • 確保審計工作是由獨立的持卡人或員工的經理所執行。 • 會計報表應與所有的信用卡對帳單一致，並通知發卡銀行任何不明的活動。 • 大型採購的部分，在完成購買前，使用信用卡的全權委託投資基金特性，以確保適當的採購或遵照批准程序。 • 在國稅局的規定下，要確保實際帳單都要被妥善保留。

ACH支付稅款 • 在聯邦政府、各州和地方各級已接受代收機構，也鼓勵以ACH來支付稅款。 • 網路銀行上的ACH程式可選擇特定的稅務機構支付，並填寫所要求的資料，這將更容易確保某機構或單位在要求的格式下提供正確的訊息。

假設供應商的款項在10,000美元以下 • 這些款項皆可利用BCC製作。 • 方法一:在訂單(PO)上註明，收到貨物、服務或發票時以信用卡支付。或公司可選擇在訂單產生時，提供BCC的號碼給供應商，而提供的BCC號碼可能是一張鬼卡(ghost card)。 • 方法二:提供一個特定帳戶號碼給每位主要供應商。首先卡片管理員可將金額限制設置為零，直到被核准的訂單付款到達特定時間，供應商再提交款項，此時金額限制就會被重新設定為特定金額，之後再重設為零。 • 方法三:ACH。為了使ACH成為供應商付款的解決方案，採購團隊必須與選定的供應商協議以ACH支付，蒐集銀行資料，並確定銀行發送付款的最低匯款訊息要求。匯款訊息可用EPN820的形式顯示，EPN820是一種新的格式，採用它的主要因素是因為它來自金融電子數據交換(EDI)系統，對組織而言，ACH可達到EDI無法勝任的簡化程序。新標準既簡單又具有普遍性，可適用於所有類型的行業。

電子付款的十個項目： • 顧客編號(必填)；顧客名字(必填)； • 發票號碼；發票日期； • 發票總金額；支付金額； • 折扣金額；採購訂單； • 調整金額；調整代碼。 • 在國際付款方面，許多銀行無法簡化跨國交易，因此，即將引進新的國際ACH交易(IAT) ，公司能使跨國電子付款的成本低於電匯的一半。

ACH的最佳作法 • 付款程序的範圍有關NACHA規則和ACH必要條件，包括ACH文件提交的特定時間、返回和通知時間、契約安排、責任和銀行提供的服務。 • 確保適當的控制以防止詐欺風險、操作風險、結算風險和監管風險。 • 發生意外情況時，要保留操作程序說明書、主要的銀行和金融服務供應者的文件或附件，並盡快與內部聯繫。 • 保證ACH付款授權形式符合NACHA準則，授權允許公司修正任何錯誤項目，而且清楚的說明糾紛如何解決。 • 將每個送出的ACH交易作為循環業務，並設定在可能的情況下做雙重控制。 • 利用來自貿易對象的文件，為循環的ACH付款設定銀行指示。 • 要確保ACH交易中銀行帳戶訊息的準確性。許多銀行忽略零美元的交易；所以應注意每一分錢的交易，都必須由銀行張貼。

供應商付款超過10000美元 • 對於大額付款，供應商可能不願意接受信用卡付款，因為包含了匯差。 • 當ACH在技術上被定義為一個低價值付款系统時，許多公司會使用此系統支付鉅額給供應商。若公司選用ACH，也已向賣方協議，就要讓銀行知道這個管道會增加潛在的費用。 • 另一種選擇是電匯，可藉由導線傳輸的方式，使接收者更容易接收訊息。金融專業人士協會（AFP:代表數千間公司和財務機構的財政專業人士組成的工業團體），遊說公司經營者並取得協議，讓他們使用Fedwire(聯邦儲備系統通訊網絡)和CHIPS來實現電匯格式的重大改變。

供應商付款超過10000美元 • 目前，美國有3個不同的[美元]支付系統:- ABA No. - 3個數位- CHIPS UID No. - 6個數位- Fedwire Routing No. - 12個數位(聯邦儲備系統通訊網絡) • 公司和銀行是增強CHIPS的角色，所以必須改變原有軟體來適應CHIPS的匯款訊息系統。銀行必須準備接收匯款訊息，並提供給他們的企業客戶。

如何申請電匯到正確帳戶，並可直接透過應收帳款系統處理付款?如何申請電匯到正確帳戶，並可直接透過應收帳款系統處理付款? 公司須採取的步驟為： • 讓電匯銀行知道獲得匯款資訊與電匯交易的好處。 • 向組織的IT(訊息技術)人員說明發送和接收電匯資訊軟體的使用。

電匯的最佳作法 • 盡量使用標準版的電匯。 • 確認訊息的準確性，來減少錯帳、維修費和附加費用。 • 要求設置或更改電匯系統的雙重控制。 • 限制改變參考欄位的能力，參考欄位的改變可能改變最後的受益人，造成內部電匯詐欺的情形。 • 要求輸入和匯出所有非重複電匯的雙重控制。 • 在每日營業時間結束前，審查銀行的電匯報告，結清所有交易，並確保電匯已成功執行。 • 建立電匯的截止期限並提交給財政部門，促進訊息的接收和確認付款資金的項目。

電匯的最佳作法 • 使用安全電子郵件系統通知財政部門執行電匯指示。 • 對於每個電匯要求，必須填寫及簽署授權個人權力的表格，並提交所有的備用文件給財政部門，例如採購訂單、收據、發票等給第二個人批准。 • 在國際支付方面，單一歐元使用地區(SEPA)必須使用國際銀行帳戶碼（IBAN）和銀行識別代碼（BIC）付款。 • 實付金額與預付金額不同是因為”Lifting fees”(比預期增加一些費用的因素)。國際銀行從電匯的資金中扣除了Lifting fee，但在SEPA(歐洲內的單一歐元使用地區)內，不用扣除Lifting fees。 • 在過去的文獻中，電子付款的重要資訊可能被中斷，這明顯降低了電子付款的成功性。尤其是銀行涉及國際付款時，更容易使資訊無法符合應收帳款的數據。

付款樞紐(payment hubs) • 付款樞紐可幫助公司更快轉變為電子付款，即提供了一個真正穩固的付款過程。這使付款會以電匯、ACH或支票的方式被結算。在未來，付款樞紐也許會以信用卡和其他國際系統，高價值和低價值的各種貨幣來結算。 • 隨著付款樞紐的全面使用，銀行不但要根據付款到期日、金額及收款人和受益人的標準去重新制定付款指令符合標準，也會決定哪種結算或解決系統是最有利的。此想法的困難有： • 收款人和受益人對銀行資訊的需求 – 若沒有銀行資訊，就會繼續使用支票付款(為了解決此問題，公司需要與他們的供應商更密切合作，去得到銀行的資訊，並使用電子付款來支付他們，且要在供應商的主要檔案中保持最新的資訊)； • 發展與檢測一個檔案的需求，從銀行的付款系統去確保它可以被製作並在適當的範圍內得到所需的資訊； • 傳遞的方法必須是確定可執行與可檢測的，這也許會受FTP、HTTPS或其他的安全傳遞協議所保護。

更透明化且更準確的資料收集 • 除了使用付款樞紐來確保付款檔案的正確性，也讓流通資金更透明化。藉由種類、金額或目的，報表可以顯示一間公司在一段期間內的所有付款。這些報表可幫助現金流量的預測，並決定使用支票付款的公司是否需要轉換成電子付款。 • 付款樞紐可藉由系統中一個或一批付款的流通狀況來提供更好的警訊以改善透明化，包括特定付款或許會因不正確或不足的資訊而被延遲或拒絕，當公司越快知道付款情況，付款機構也可以更快修正並盡快達到目的。

下一個步驟 • 公司負責人可接受電子付款，因此會要求部分的財政部門做出調整，使未來的電子付款過程更活躍。 • 以下建議三個關鍵因素: -成本效益分析 -策略利益報表 -最好的作法與供應商的選擇

成本效益分析 • 傳統書面付款的成本是很可觀的，一張支票約1.25美元，但ACH低於0.15美元，信用卡則是不需支付成本。管理者也許認為支票的浮動可以抵銷這項成本，然而，財政部門應該要知道使用電子付款可能會結束這項收入的來源，所以要徹底並客觀的來看待這個分析。

策略利益報表 • 貨幣儲蓄為電子付款的起源。一旦執行電子付款，公司會感受到管理的簡化、現金流通更透明化、文件承諾能力的改善、及因資料彙整而帶來的公司利益。 • 電子付款會讓查詢以及與交易對象付款決議的時間明顯減少，使員工更著重在策略性活動。

最好的作法和與供應商的選擇 • 執行電子付款系統是安全可靠且有效的，最佳作法可能是在本地或國際財政部門專業組織當中執行電子付款。在美國，最高水準的國家組織是AFP金融專業人士學會。 • 以上三個因素的結論 • 財政部門的動向值得探討，因為他們是電子付款交易成功與否的執行者。

The End

供應鏈金融期末報告 採取電子付款系統： 美國中小型公司的最佳作法