Novos Rumos do Workflow e a Integração com o ERP

1. Novos Rumos do Workflow e a Integração com o ERP Maria Luiza Reis,DSc. CDIA Diretora Lab245 Software

2. Workflow e ERP: temas abordados • Histórico da tecnologia de workflow • Histórico da tecnologia de ERP • Histórico da tecnologia de BPM • ERP e seus módulos implementados • Benefícios da Integração • Modelos de Integração • Exemplos

3. Histórico da Tecnologia de Workflow • A tecnologia de workflow surgiu no entre os anos 80 e início dos anos 90 com o conceito de groupware. • Muito ligado à tecnologia de GED, ele cresceu, voltado para substituir trâmite de processos de papel.

4.  Histórico da Tecnologia de Workflow • Contrariando as expectativas, o workflow foi recebido com pouco entusiasmo pelo mercado por causa de alguns fatores: • problemas nos resultados das primeiras implantações que enfrentaram muita dificuldade tecnológica e cultural. • concorrência com outros softwares de automação que foram implementados rapidamente em sistema de banco de dados dispensando a análise de papel.

5.  Histórico da Tecnologia de Workflow • Alguns fabricantes adotaram um modelo independente do GED e desenvolveram softwares de workflow específicos para o processamento de formulários eletrônicos. • Com o desenvolvimento da tecnologia web, o uso do workflow de formulários sofreu impulso, uma vez que, o seu uso foi popularizado e expandido para fora dos limites geográficos da empresa.

6. Histórico da Tecnologia ERP • Softwares de Gestão já existem no mercado há muito tempo. • Os softwares integrados: ERP surgiram no final da década de 1990. • Eles vinham com uma proposta de substituir diversos aplicativos corporativos por um único integrando dados e aumentando a gerência do negócio. • Alguns especialistas em TI acreditavam que os softwares de workflow só teriam espaço novamente no mercado de GED.

7. Histórico da tecnologia de BPM • BMP (Business Process Management) Reference Model foi publicado pelo Workflow Management Coalition em 2004 como um novo conceito de sistemas de workflow. • Este modelo sugere um software com recursos de workflow mais um conjuntos de ferramentas de monitoramento, desde de controles de bases externas até relatórios de controles e gráficos.

8. ERP, o que está faltando? • A maioria das grandes empresas tem 5 anos desde a implantação do ERP. • Neste período, elas obtiveram bons resultados mas algumas práticas do dia-a-dia corporativo, não poderiam ser substituídos por nenhum módulo pré-concebido do ERP. • Por outro lado, muitas tentativas de customizações destas ferramentas, foram de altíssimo custo e longa duração.

9. Nova demanda do Mercado • Aliar as funcionalidades especializadas dos módulos ERP com a flexibilidade das ferramentas de workflow.

10. Workflow é uma ferramenta de programação amigável

11. Benefícios da Integração: ERP • Estão presentes nos diversos módulos informações importantes: • Cadastro de fornecedores • Cadastro de produtos • Cadastro de operações financeiras • Cadastro de funcionários e tabela de alçadas • Folha de pagamento

12. Benefícios da Integração: workflow • Programação voltada para o processo: • Cadastro flexível de regras e etapas • Cadastro de formulários para acesso remoto via Internet. • Integração com GED • Programação de exceções • Triggers

13. Modelo de integração • Workflow gerenciando a tramitação dos processos • Leitura das bases do ERP para cadastros diversos • Monitoramento das bases do ERP para início dos processos de workflow. • Exportação dos dados para inclusão nas bases do ERP

14. Modelo de integração • Formas de integração: • Acesso direto a views. • Acesso à base duplicada. • Carga de dados exportados por uso de script do lado cliente • Exportação em formato padrão, texto, para carga no ERP.

15. Modelo de Integração • Como integrar com diversos fabricantes de software de gestão: SAP, Oracle PeopleSoft , RM.

16. Exemplos • Workflow de compras

18. Esta informação deve estar no ERP ou no Workflow?

20. Exemplos • Workflow de Eventos de Marketing: • Integração entre setores de produtos da empresa • Integração ERP -> Workflow • Carga e cadastro de dados de contratos • Cadastro de itens de compras • Consulta ao orçamento • Integração Workflow -> ERP • Carga dos dados de pagamentos e contratações via procedimento batch.

21. Exemplos • Workflow de Reembolso de Despesas Médicas • Integrações ERP -> Worflow: • Validação do usuário e carga de dados cadastrais • Validação do prestador de serviço • Integrações Workflow -> ERP • Aviso para pagamento • Integrações ERP -> BPM • Monitoramento para aviso de pagamento