Erfaring fra Helse Bergen – suksesskriterier for å lykkes i innovasjonsprosjekter

1. Erfaring fra Helse Bergen – suksesskriterier for å lykkes i innovasjonsprosjekter 24. Mai 2012

2. cv • Avd sjef Avd for Gastro- og Akutt kirurgi i Helse Bergen • 6 år som prosjektleder i Helse Bergen • Involvert i 3 innovasjonsprosjekt: • Kompetanseportalen (halvveis i prosjektet) • Verktøy for multidisiplinære team (planleggingsfasen) • Baderomsprosjekt (utprøving/implementering)

3. 1.1 Prosjektmetodikk Evaluering mål/KSF Prosjekt oppstart Analyse Løsnings-skisse Implemen-tering Overføres drift B B B Planlegge implementering, detaljering av løsningsforslag, innføring av endringer, måling av effekt. Overføre prosjekt til drift Definere mål, omfang/rammer, roller og ansvar, sikre forankring og et godt planlagt prosjekt Fremskaffe nødvendig bakgrunns-informasjon for å forstå problemstilling og sikre felles forståelse for utfordringer Identifisere løsninger på problemstillinger, og definere suksesskriterier for endringer. Beskrivelse • Ivareta fremdrift • Rapportere til styringsgruppe • Følge opp prosjektgruppe og prosjektmedarbeidere • Oppfølging interessenter • Ivareta fremdrift • Rapportere til styringsgruppe • Følge opp prosjektgruppe og prosjektmedarbeidere • Oppfølging interessenter • Ivareta fremdrift • Rapportere til styringsgruppe • Følge opp prosjektgruppe og prosjektmedarbeidere • Oppfølging interessenter • Bakgrunn for prosjekt • Definere mål/Kritiske Suksess Faktorer (KSF) • Definere omfang/kompleksitet • Utarbeide prosjektplan • Etablere felles standard Prosjekt-ledelse • Iverksette og følge opp kommunikasjons-aktiviteter • Sikre at eierskap til mål utvikles som forventet • Sikre en positiv endringskurve • Iverksette og følge opp kommunikasjons-aktiviteter • Sikre at eierskap til mål utvikles som forventet • Sikre en positiv endringskurve • Iverksette og følge opp kommunikasjons-aktiviteter • Sikre at eierskap til mål utvikles som forventet • Sikre en positiv endringskurve • Identifisere og kommunisere endringsbehov • Definere prosjektorganisasjon • Utarbeide kommunikasjonsplan Endrings-ledelse • Forankring • Fremdrift • Tilgjengelighet ressurser • Interessenter • Prosjektorganisasjon • Omfang • Forankring • Fremdrift • Tilgjengelighet ressurser • Interessenter • Prosjektorganisasjon • Omfang • Forankring • Fremdrift • Tilgjengelighet ressurser • Interessenter • Prosjektorganisasjon • Omfang • Forankring • Fremdrift • Tilgjengelighet ressurser • Interessenter • Prosjektorganisasjon • Omfang • Gevinster Risiko-matrise B = beslutningspunkt

4. Prosjekt oppstart Analyse Løsnings-skisse Implemen-tering Overføres drift B B B 6.4.1 Prosjektfaser - oppstart Prosjekt oppstart Vesentlige avklaringspunkter i denne fasen: • mål for prosjektet DELMÅL OG SLUTTLEVERANSE • omfang av prosjektet • prosjektorganisasjon • hva er bakgrunn for prosjektet • utarbeide prosjektplan HVA, TIDSPERSPEKTIV, RESSURSBEHOV • identifisere endringsbehov i organisasjonen HVORFOR OG HVA ER KONSEKVENSENE AV Å IKKE GJENNOMFØRE? • kommunikasjonsplan og interessentanalyse • rapportering og risikovurdering i prosjektet NÅR OG HVA Godkjennes av styringsgruppe Eies av prosjektleder og styringsgruppe Mål: definere mål, omfang/rammer, roller og ansvar, sikre forankring og et godt planlagt prosjekt

5. Tre ledetråder Mening at prosjektmedlemmer opplever at det prosjektet de driver med gir mening og er viktig, for omgivelsene, for pasienter/kunder, og lederne Fellesskap at medlemmene opplever et faglig og sosialt stimulerende fellesskap med sine prosjektkolleger, og at det har felles verdiplattform Inspirasjon at medarbeiderne opplever begeistring og inspirasjon, både overfor sine oppgaver i prosjektet, og fra prosjektleder, et felles, meningsfullt mål

6. Strategisk nivå Tenke nye tanker Taktisk nivå Nye teknikker, rutiner innføres Operativt Følger opp det etablerte Torodd strand

7. Risikoanalyse Sannsynlighet Høy FOKUSOMRÅDE Høy sannsynlighet, og lav konsekvens Høy sannsynlighet, og høy konsekvens Lav sannsynlighet, og lav konsekvens Lav sannsynlighet, og høy konsekvens Lav Konsekvens Lav Høy

8. Prosjekt oppstart Analyse Løsnings-skisse Implemen-tering Overføres drift B B B 6.4.2 Prosjektfaser - Analyse Analyse • Problemløsning må fundamenteres på fakta • Belyse problemet fra flere sider. Det er som oftest to sider av en sak. • Felles forståelse av utfordringsbildet. • Samstemt om utfordringene og beskrivelsen av nå-situasjon. Mål: fremskaffe nødvendig bakgrunns-informasjon for å forstå problemstilling og sikre felles forståelse for utfordringer

9. Prosjekt oppstart Analyse Løsnings-skisse Implemen-tering Overføres drift B B B 6.4.3 Prosjektfaser – Løsningsskisse Løsningsskisse Kreativ fase Idèmyldring – trekk gjerne inn ressurser utenfra (ressurspersoner) Bruke referansegruppen for avsjekk Styringsgruppen gi tilbakemelding til prosjektgruppen: Er forslagene i tråd med forventninger og mål for prosjektet? Hvilke forslag ønsker styringsgruppe nå prioritere? Prosjektgruppen: påpeke for styringsgruppen hvilke konsekvenser deres beslutninger har for forventet resultat og fremdrift. Dette gjelder spesielt i denne fasen av prosjektet. Beskrive nødvendig suksesskriterier for å oppnå resultater Mål: Identifisere løsninger på problemstillinger, og definere suksesskriterier for endringer.

10. Prosjekt oppstart Analyse Løsnings-skisse Implemen-tering Overføres drift B B B 6.4.4 Prosjektfaser – Implementering Implementering Overføres drift Detaljere løsningsforslagene, det må utarbeides realistisk implementeringsplan, samt revidere forutsetninger og effekter av tiltak. Tilpasse prosjektorganisasjonen til de nye oppgavene. Praktisk fase kan kreve ny kompetanse. Styringsgruppen: hovedfokus på fremdrift og resultater/gevinster. Først når ny løsning er en del av den daglige driften har vi fått til en varig endring. Mål: Planlegge implementering, detaljering av løsningsforslag, innføring av endringer, måling av effekt. Overføre prosjekt til drift

11. Fremtidens baderom på sykehusEt prosjekt mellom Helse Bergen og BANO AS støttet av IN og Forskningsrådet.

12. Bakgrunn og mål • Hensikten med prosjektet er å utvikle fremtidens baderom på sykehus, der man ivaretar så vel ergonomiske, helsemessige og hygieniske krav i et fremtidsperspektiv. • I 2010 ble prosjektet etablert med en prosjektgruppe og en styringsgruppe med representanter fra både ansatte og pasienter. Tidsramme på 2 år og avsluttes i 2012. • Stort behov for Innovasjon innenfor dette området på sykehus.

13. Behovskartlegging • I prosjektets fase 1 er gjennomført en behovskartlegging blant sykepleiere, ergo- og fysioterapeuter, pasienter og brukerorganisasjoner (eks. Handikap Forbundet). • Bad i Helse Bergen samt en rekke norske sykehus ble brukt som basis under behovskartleggingen.

14. Hjerteavd Gastrologisk avdeling Hjerteavd Revmatologisk Nordås Kirurgisk Øyeavd

15. Gamle bad for små, nye – for store: både pleiers arbeid og pasientens forflytning blir farefull Hjerteavd Kysthospitalet

16. Ønskes regulerbare WC og vask • Behov for gode kontrastfarger og en design som skaper en god atmosfære Gastrologisk Kirurgisk

17. Stort ønske om lett tilgjengelige hyller og knagger i en funksjonell høyde Gastrologisk avdeling Nordås Ålesund sykehus Kysthospitalet

18. Resultater av kvalitative data pasient/pleier • Bad er for små, eller for store. • Plassering av elementer som toalett, servant og dusj er ikke plassert optimalt i forhold til hverandre. • Mangel på støtteanordninger, • For høyt/lavt toalett og servant. • Glatte gulv. • Mangel på hyller/avlastningsplass.

19. Workshop • Har gjennomført en workshop, hvor prosjektdeltagerne + andre resurspersoner deltok. • I workshop delte man deltagerne inn i 3 grupper hvor hver av gruppene fikk ”bygge” sitt eget bad i 1:1 størrelse.

23. Fremdrift • Basert på behovskartlegging og workshop har vi i desember 2011 satt opp 3 testbad. • 1 bad på ØNH avd Haukeland sykehus, og 2 bad på Nordås Rehabiliteringssenter • Disse skal brukes og testes ut

25. Resultater • Testbadene har blitt laget med nyutvikla produkter/prototyper og endres kontinuerlig i samarbeid med pleier/produsent. • Foreløpige resultater er forbløffende. Det viser seg at en kan redusere arealet på badet med nærmest 2 m2 i forhold til dagen regelverk og retningslinjer. • Så langt er konklusjonen at badet er mindre, billigere, bedre for pasient og bedre for pleier.

26. Samfunnsøkonomi • Ved å bygge et bad slik som prosjektet så langt konkluderer med kan samfunnet spare over 250 mill årlig. (2 m2 x 80.000 x 3.000 bad) • Det viktigeste er likevel at løsningen gir økt trygghet og verdighet til pasient og reduserer fare for fall og bruddskader samt sørger for en bedre hverdag med mindre belastning på pleiere.

27. Veien videre • Prosjektet vil fortsette med testingen og sørge for solid dokumentasjon på resultater som kommer frem. • Det skal jobbes aktivt med myndigheter for å endre lovverk. • Videre er både Sverige, Nederland og Danmark sterkt engasjert som samarbeidspartnere i prosjektet.

28. Suksesskriterier • Forankring i toppledelse • Minst en ildsjel • God planlegging i forkant av prosjektstart og til hvert møte • Interessentanalyse og risikovurdering ved oppstart og underveis i prosjektet • Prosjektmedarbeidere på riktig nivå i organisasjonen • Prosjektleder som: • Forstår begge bedrifters kultur • Ligger et steg foran prosjektgruppen i planlegging • Holder fast kurs mot målet når gruppen tviler • Begge organisasjoner forplikter seg til å levere ressurser tilpasset oppgavene • Være tro mot den fasen prosjektet er i