ХАРТИЈА

1. ХАРТИЈА Квалитет и формат

2. Најосновнији потрошни материјал, који се свакодневно користи и троши а и сировина је за прављење других потрошних материјала (обрасци, фасцикле, регистратори...), • Hartis – грчка реч, а значи папир, лист, • Квалитет је условљен сировином од које се прави (дрво, кожа, тканине, целулоза и стара хартија). Најфинија је од свиле, најлошија од дрвета, • Показатељ квалитета хартије је њена тежина, односно грамажа – граматура, (тежина хартије од 1 м2 у грамима), • Данас се хартија према боји, квалитету и намени дели на:

5. Формат хартије-је величина односно димензија хартије, код које је однос краће и дуже странице увек исти и износи 1:1,414 Норме су одређене у Швајцарској 1933.г. Али су их Немци први применили, дајући им име DIN – DeutcheInddustireNormen

6. Индиго хартија – припада репрографском потрошном материјалу. Репрографија је поступак добијања већег броја примерака истог акта. С једне стране, премазана је бојом која при писању оставља отисак. Дели се зависно од боје, постојаности боје, броја примерака који даје, века трајања, начина обраде и др. Данас су познате врсте синекарбон и реакто. Производе се у табацима или ролнама. Чува се у посебним омотима и кутијама, треба спретно руковати с њом.

7. ОБРАЗАЦ - ФОРМУЛАР • Формулари или обрасци, настали су ради рационализације рада у канцеларији, нарочито оних који се често понављају и имају исти ток, односно циљ, • Од хартије су, настају копирањем или штампањем, • Различитог су формата, • Према садржају могу бити: текстуални (садржај је текст а празан простор намењен је променљивим подацима), растрирани (редови, колоне и рубрике), мешовити (комбинују се прве две врсте). • Образац треба да је јасан, прегледан и разумљив, правописно и граматички прецизан, лепог изгледа и тираж треба да је оптималан.

8. КОВЕРАТ - ОМОТ • Коверта чува пошиљку од оштећења и обезбеђује остваривање начела тајности, • Коверти се употребљавају од 18. века, • Постоје две врсте коверата: • Стандардизовани – Ц 6 (111 х 162) • Нестандардизовани - Ц 4, Ц 5, са рукавцем, са “прозорчетом” (штеди се у дуплом писању адресе).

9. ПЕЧАТИ, ЖИГОВИ И ШТАМБИЉИ • Печате израђују установе које су регистроване за ову делатност, овлашћене државне или приватне печаторезнице, на основу писменог захтева органа, установе или другог правног лица, • ПЕЧАТ је средство којим се оверава веродостојност – законитост докумената, аката, писама... • Печат је део сваког акта, • Округлог је облика, израђен у негативу, од гуме и пластике, • Причвршћени су за различите држаче (дрвене, металне, пластичне...), • Држач има ознаку како држати печат ради правилног отиска,

10. Уколико је акт по Закону веродостојан са једним потписником, отисак печата се ставља с леве стране у односу на потпис, тако да десним ободом захвати делимично функцију и име потписника, • Уколико потписују два лица, отисак печата се ставља између оба потписа, • Матрице печата чувају се у органима управе или се комисијски уништавају, • Уколико је печат оштећен, ставља се ван употребе и мора се комисијски уништити и о томе обавестити орган коме је достављен отисак печата, • Праве се у једном примерку, а ако их има више, морају бити обележени римском цифром.

11. Жиг је печат урезан у металу, • Текст жига је исти или сличан тексту печата, • Користи се за оверу поверљивих, строго поверљивих аката као свих пошиљки чију садржину желимо да сачувамо, • Овера жигомподразумева отисак у разливен печатни восак, за разлику од печата чији се отисак ставља помоћу печатне боје.

12. Штамбиљ – средство којим оверавамо акте у надлежности установа или их употребљавамо као помоћно средство у рационализацији канцеларијских послова, • Данас се користи преко 200 штамбиља, • Направљени су од гуме и пластике, • Различитих су облика, садржине и намене, • Отисак се оставља помоћу печатних боја, • Нарочито се користе за: отискивање текста заглавља аката и писама, потврде пријема, краће белешке, оверу потписа, преписа, копија рукописа и сл.