תעודות

1. תעודות שלג תוכנה ומחשבים בע"מ תובל 9 רמת גן 03-6137997

2. כללי • המונח 'תעודה' בתוכנה משמעותו: חשבונית, תעודות משלוח, הזמנת לקוח, הצעת מחיר, הזמנת רכש וכו' למעט קבלה והוראת תשלום. • אופן הכניסה למסך התעודות לחיצה על החץ מימין לכפתור "שק הדולר" תפתח את התפריט כמתואר בדוגמא שלפנינו:

3. מסך התעודות – כללי • סוג התעודה- יש ללחוץ על החץ השמאלי ולבחור מתוך הרשימה את התעודה הרצויה • מספר התעודה- לא ניתן לקבוע באופן ידני אלא זהו מספר רץ. וזאת על מנת למנוע שגיאות אנוש. • סוג הישות- עבורו מנפיקים את התעודה יכול להיות חברה, איש קשר או עובד של העסק • מספר הישות- ניתן לבחור את מספר הישות על ידי לחיצה על הכפתור הסמוך לשדה ואיתור היישות ולא לרשום ידנית את שמו. פרטיו ילקחו מתוך מאגר הנתונים.

4. מסך התעודות - כללי • לאחר שנלחץ על הכפתור הסמוך למספר הישות יפתח חלון האיתור. • בדוגמא שלנו מתואר חיפוש של חברת "שלג תוכנה" • לאחר שנלחץ על כפתור "בחירה" • נתוני החברה הרלוונטים יכנסו • לתעודה תחת המסגרת "לכבוד"

5. כפתורים בטבלה המופיעה במסך התעודות, יש לרשום את הפריטים עבורם אנו רוצים להנפיק תעודה לדוגמא: הסבר לגבי הכפתורים במסך זה: שמירה של התעודה. הוספת שורה לטבלה על מנת להוסיף פריט. מחיקת שורה מהטבלה. סוג אמצעי תשלום (העברה בנקאית, צ'יק, מזומן) כדי לעדכן בתעודה על תשלום מראש. שימושי כאשר משתמשים ב'חשבונית מס קבלה' או ב'הזמנת לקוח'.

6. כפתורים הדפסת התעודה :יודפסו מקור + העתק. מרגע זה לא יהיה ניתן לשנות פרטים בתעודה או למחוק אותה. ביטול תעודה:תעודות העוברות תהליך רישום חשבונאי הוצאת תעודה נגדית (סטורנו). למשל, ביטול של חשבונית הוא בעצם הוצאת חשבונית זיכוי וביטול קבלה הוא הוצאת חשבונית. במקרה של ביטול, תעודה המקורית תופיע במערכת במצב "מבוטל". • תעודות אשר לא עוברות רישום חשבונאי (אישורי הרשמה, בקשות להצעת מחיר, דו"ח ציונים וכדומה) תעודה מסוג זה מתבטלת על ידי "מחיקה" ללא הוצאת תעודה נגדית, כלומר, היא תופיע בתנועות הנה"ח עם קו מחיקה על שורה • הצגת תעודות פתוחות. שליפת פריטים מתוך תעודות פתוחות. לדוגמא, הפקת קבלה על חשבונית פתוחה. הזנת אמצעי תשלום קבועים של הלקוח. ניתן לשלוף אותם לפי הצורך.

7. גילום • משתמשים בגילום כדי לעגל את המחיר הסופי שיוצא לאחר הוספת המע"מ, על מנת שיהיה נוח לתשלום. • ראינו בשקופית הקודמת שהמחיר הסופי יצא 4776.50 כדי לעגל את המחיר יש לעמוד על השדה "סה"כ לתשלום" ואז יופיע הכפתור "גילום" • נרשום את המחיר החדש למשל 4776 ונלחץ על "גילום". ניתן לראות שהמחיר לפני מע"מ הסתדר כך שהמחיר הסופי יהיה מה שרצינו לקבל.

8. סדר עבודה סדר עבודה סטנדרטי, עם התעודות: • מוציאים ללקוח בקשה להצעת מחיר (במידת הצורך) • במידה והלקוח רוצה את המוצר מוציאים הזמנת לקוח (במידת הצורך- אם המוצר לא קיים במלאי) • לאחר שהלקוח קיבל את המוצר מוציאים חשבונית • בסופו של דבר, לאחר שהתקבל התשלום מוציאים קבלה סדר עבודה לעידכון מלאי: • כשמתבצעת קנייה מהספק ורוצים לעדכן כניסה חדשה של מוצרים למלאי מנפיקים תעודות כניסה • לאחר שמוכרים ללקוח את המוצר, יש לעדכן את המלאי ולהנפיק תעודת משלוח קבלה

9. קבלות והוראות תשלום • בדוגמא שלפנינו אנו רואים את מסך הקבלות והוראות התשלום. הכניסה לחלון זה זהה לאופן הכניסה למסך התעודות רק שבתפריט הנפתח יש לבחור את האופציה השניה. • ניתן לראות שיש 2 חלקים לקבלה החלק הימני הוא התשלום הנתקבל והחלק השמאלי מכיל את התעודה שעליה אנו רוצים להוציא קבלה. • את אופן התשלום ניתן לבחור מתוך סוג התקבול: מזומן, צ'ק, העברה בנקאית או באמצעות כרטיס אשראי.

10. 2 1 4 3 6 5 8 7 10 9 תפריט דוחות כספיים מסך זה מכיל תפריט של דוחות קבועים. בלחיצת כפתור מקבלים דו"ח מוכן

11. 1. דו"ח גביה • חשבוניות • חשבוניות זיכוי • קבלה

12. 2. דו"ח תשלומים • מראה כמה שילמנו, כלומר כמה יצא מהקופה. כולל: • חשבונית ספק • תשלום לספק • תעודת חיוב ספק ספק הוא ההפך מלקוח מבחינה הכספית, כלומר, זיכוי אצל ספק וחיוב של לקוח הם בעלי אותה משמעות של תנועות כספיות

13. 3. דו"ח מכירות • חשבוניות • חשבוניות זיכוי • חשבוניות מס קבלה

14. 4. דו"ח קניות • חשבונית ספק • חשבונית חיוב ספק

15. 5. מאזן בוחן= חייבים וזכאים • מראה יתרות של כל לקוח

16. 6. דו"ח יתרות מלאי

17. 7. דו"ח מע"מ • חשבוניות • חשבוניות מס קבלה • חשבוניות ספקים • חשבוניות חיוב ספקים • כל התעודות הנגדיות

18. 8. דו"ח תקבולים • קבלות • חשבוניות מס קבלה • כסף שנכנס לקופה לפי סוג תקבול:

19. 9. דו"ח שגויי אשראי • מראה את כל הניסויים

20. 10. דו"ח רישום כניסות • מראה את כל הכניסות והיציאות של משתמשי התוכנה

21. פעולות על הדו"חות