应用文书写作概述

应用文书写作概述

一、应用文书的涵义 • 应用文书是应用写作的文字表现形态。 • 应用文书是国家党政机关、企事业单位、社会团体或个人在工作、学习和生活中使用的，用以处理公或私事务、传播信息、表述意愿而撰写的具有一定的惯用体式的实用性文章。

二、应用文书的特点 • （一）实用性 • 这是应用文书最大、最本质的特点。 • 区别于文学作品和其它文体的主要标志。 • （二）思维的逻辑性 • 思维的逻辑性，体现在文章的结构上： • 条理清楚，段落之间具有明显的逻辑关系； • 陈述的事项界限清晰，不交叉； • 内容前后讲究因果，材料能够证明观点。 • 以具体的事件（或问题）为中心， • 阐述观点，分析前因后果、现象和本质时，多用逻辑思维的方式。

（三）真实性 • 文学作品的真实是艺术的真实。 • 应用文书写作对真实性的基本要求：从实际出发，按照客观规律行文，事实确凿可信，统计数据准确无误，有根有据， • （四）格式的稳定性 • 格式，如果被大家接受，约定俗成，就成为惯用格式； • 如果格式被法定固化，就称为规范格式。 • 应用文书多数有惯用格式，其中国家行政机关公文具有规范格式。 • 格式稳定性的作用：使不同的文种清晰醒目， • 便于写作、阅读、承办、归档、查询，达到行文的目的。

三、应用文书的分类 • 标准不同，应用文书的分类结果也不尽相同。 • 本书涉及的文种共同体46种。 • 本书把应用文书分成十大类： • 行政公文、规章文书、会务文书、事务文书、财经文书、 • 经济仲裁文书、经济诉讼文书、礼仪信函、职业文书和科技文书

四、主旨的概念和作用 • 主旨就是通过文章的具体材料所表达的中心思想、基本观点或要说明的主要问题，是作者对客观事物的评价和态度。 • 主旨的作用，主要表现在两个方面： • （一）主旨是文章的灵魂和生命 • （二）主旨对行文产生制约作用 • 主旨制约： • 材料取舍、布局谋篇、技巧运用，乃至拟订标题、遣词造句等 • 没有确定主旨就写作，难免“手忙脚乱”，甚至无法成篇。

五、对主旨的要求 • （一）正确 • 主旨正确的体现： • 符合国家的法律、法规，符合党和国家的路线、方针、政策 • 符合客观实际情况，能反映客观事物的本质规律，经得起实践和时间的检验 • （二）鲜明 • 应用文书的主旨不能像文学作品的主题那样含蓄隐晦, • 必须清楚、明白、突出。赞成或反对、提倡或禁止、肯定或否定，都一目了然。 • （三）集中 • 应用文书不可多中心，要求主旨集中单一，内容单一，一文一事。 • （四）体现领导意图 • 领导意图，是领导确立的工作指导思想和具体要求。 • 领导不会签发不能体现自己意图的文稿。

六、显示主旨的主要方法 • （一）标题点旨 • （二）开宗托旨，开门见山 • （三）小标题显旨 • （四）片言居要 • （五）呼应显旨 • （六）篇末点旨

七、选择材料的标准 • （一）真实 • 材料，准确无误。 • （二）切题 • 材料有针对性，能准确说明观点。 • 材料明确、具体、能观点 • （三）新颖 • 材料有时代感，能表现事物的发展变化趋势， • 反映客观事物的最新面貌，是新人、新事、新思想、新成果和新问题。

（四）恰当 • 恰当地选用材料： • 1．选择点面结合的材料说明观点； 2．选择对比材料说明观点 • 3．选择正反材料说明观点； 4．选择定性材料和定量材料说明观点 • 数据甚至图表作定量说明，更生动、直观，更具说服力。

八、材料处理的常用方法 • 一）筛选法 • 对材料进行鉴别、筛选，从纷繁复杂的材料中找到最切合主旨的材料的方法。 • （二）类化法 • 将材料进行梳理归类 • （三）截取法 • 选用完整事件的片断，或部分 • 如简报、通报、调查报告以及应用文书中叙事性较强的部分，常用此法。 • （四）撮要概述法 • 对材料加以概括压缩，使精华部分更为突出 • 对叙述性的事实材料，往往保留主干，抓住要点

九、材料与观点的组织形式 • （一）先亮观点，后列材料 • 常用层、段、条首句先概括亮出观点或问题，然后列举事例、陈述观点， • 或用理论材料和事实材料论述这个观点。 • 这种写法，观点鲜明，头绪清楚，先声夺人，引人注目（二）先列材料，后亮观点 • 先介绍事实，说明论据，或列举数字，然后归纳观点、推出结论。 • 由事到理，说服力强。 • 常用于叙事性较强的片断 • （三）边列材料，边亮观点 • 夹叙夹议的方式。 • 既摆事实又讲道理，层层深入，便于理解。

行政公文写作知识概述

一、文头格式 • 公文格式主要由文头、主文、文尾内容及写作规定组成。 • 一）文件名称 • 文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。 • 如“××省人民政府文件”、“ ××公司文件”。 • （二）发文字号 • 发文字号又称发文号、文号、文件字号 • 发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号 • 发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。 • 发文字号中三个部分的书写顺序是： • 先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。

（三）签发人 • 上报的公文需在首页标识签发人姓名。 • “签发人”是指批准发出公文的机关领导人， • 标明在发文字号右侧空两字位置处。 • （四）秘密等级（密级） • 秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。 • 秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 • 秘密标志为★。如“机密★5年”。 • （五）紧急程度（急度） • 紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。 • （六）份号 • 份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

二、主文部分 • 公文的主文，包括： • 标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等。 • （一）标题 • 公文标题是公文内容和作用的高度概括。 • 完整的公文标题： • 由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。 • 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 • 公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况： • 一是单位内部使用的公文，标题可省略发文单位； • 二是省略事由，如《新大地公司通知》。 • （二）题注 • 题注即注释、说明标题的文字。 • 一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。 • 有的题注用括号括住，有的用破折号标识。

（三）主送机关 • 主送机关，是指公文的主要受理机关。又叫“抬头”、“受文机关”或“上款”。 • 主送机关不止一个时的标点用法： • 同类型、相并列的机关之间用顿号间隔， • 不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。 • 如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关： • 各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局： • 普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校各直属单位”。 • 上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。 • 一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。

（四）正文 • 正文表述公文的具体内容，是公文的核心部分 • 正文内容一般分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。 • （五）发至级限 • 发至级限指文件发至层次。 • 发至级限要用圆括号括上。 • （六）附件 • 附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。 • 附件是正文的补充说明或参考材料 • 附件主要有随文发送的文件、报表、材料等。 • 不是所有公文都需附件，根据需要而定。 • 附件必须写所附内容的标题或名称 • 附件若不止一件，则应标序号。 • 序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）。 • 附件名称后不加标点符号。 • “附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。 • 对于被批转、转发的文件来说，不必再标之为“附件”， • ——因为作为按语的正文已写清附上这些文件、材料的名称

（七）发文机关 • 发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。 • 若是联合行文，主办机关排列在前。 • （八）签署 • 签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。 • （九）成文时间 • 1、一般文件，以领导人签发的日期为准； • 2、联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准； • 3、会议通过的公文，以通过日期为准； • 4、法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。 • 成文时间要用汉字将年、月、日标全； • “零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。 • （十）印章 • 公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。 • 印章要盖得端正、合乎规范。上不压正文，下要压年、月、日。 • 联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。 • 联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。

三、文尾部分 • 文尾部分格式，包括： • 主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。 • （一）主题词 • 主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须使用有关主题词表（如《国务院主题词表》《教育类公文主题词表》等）。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个， • 词与词之间，不写标点，空1个字的间距。

（二）抄送单位（抄送机关） • 指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。 • 应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。 • （三）印发机关、印发日期和印数 • 印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。印数，是指公文的实际印制份数， • （四）附注 • 附注用于说明其他项目不便说明的事项。 • 如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。 • 发至级限，有时也以附注的形式来说明。 • “请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。 • （五）页码 • 页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。 • （六）书写与用纸 • 文字从左至右横写、横排。 • 公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。

请示

一、请示的涵义和用途 • 请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示是常用的上行文。 • 请示的适用范围主要有如下几个方面： • 1．属超出本机关的工作职权范围须经请示批准才能办理的； • 2．对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定等不甚了解或有不同理解，需请上级机关解释或重新审定的； • 3．工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又无章可循，无法可依，有待上级机关批示的； • 4．遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的困难，需请上级机关支持、帮助的。 • 5．属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助。

二、请示的特点 • 1．事前行文性 • 得到上级机关批准后才能付诸实施，不可“先斩后奏”或“边斩边奏”。 • 2．请求批复性 • 请示行文的目的非常明确，即要求上级机关对请示的事项作出明确的批复。 • 3．一文一事性 • 即一份请示只能请求指示、批准一件事或解决一个问题。

三、请示的类型 • 1．请求指示的请示 • 2．请求批准的请示 • 3．请求支持、帮助的请示

四、请示的结构和写法 • （一）标题 • 由发文机关、事由和文种构成 • 标题中的事由要明确，语言要简明。 • “请示”本身含有请求、申请之意，因而标题中应尽量不再写“申请”、“请求”类词语。 • （二）正文 • 请示的正文由三部分组成： • 请示的缘由、事项、请示惯用结束语。

1．原由。即请示的理由或根据。 • 实事求是，有理有据，说明充分，条理清楚，开门见山。 • 比较复杂的原由必须写明必要的事实和数据， • 不能追求简要而作简单化处理， • 要让领导知晓批准或不批准这个请示将分别出现什么局面。 • 原由是写作请示的关键， • 原由直接关系到请示事项能否成立，关系到上级机关的审批态度。

2．事项 • 即请求上级机关给予或指示或批准或支持和帮助的具体内容。 • 要求： • 事项具体，有可行性，有可操作性。 • 如果内容比较复杂，则分条列项写。 • 用语要明确，不能含糊其辞。语气要得体

3．结语 • 通常使用的惯用语有： • “妥否、请批复”、“特此请示，请予批准”、 • “请批准”、“请审批”、“请指示”等。 • 请示结尾绝不能缺少以上类型的惯用语。

五、注意事项 • 1．请示只送给直接的上级机关，不越级请示。 • 2．不能一文多事。 • 3．不得抄送下级机关。 • 4．语言得体。不能使用指示性语言。 • 5 不滥用请示

课堂习题 • 盛达公司关于盛达制衣厂翻建房屋的请示报告 • 总公司： • 我公司下属盛达制衣厂于2005年10月开始翻建汽车库，且已经拆除了司机、装卸工宿舍、武装部办公室、基建科办公室等共计510平方米。因为以上办公用房的拆除，以致汽车无处停放，有关职工无处办公，严重影响正常工作。为缓和厂区占地紧张状况及结合全厂长远规划，故决定一层为汽车库，二层为办公用房。 • 为解决当前办公用房之急需，决定把已拆除的510平方米面积加在汽车库顶层，资金由本公司自行解决。 • 妥否，请批示。 • 盛达公司（公章） • 二○○五年十月三十日

通知

一、案例导入新课 • ××市人民政府 • 批转市科委关于加快我市软件产业发展实施意见的通知 • 各区、县人民政府，各委、局，各直属单位： • 市人民政府同意市科委《关于加快我市软件产业发展的实施意见》，现转发给你们，望遵照执行。 • ××市人民政府（公章） • 二○○五年十一月三十日 • 【提示】 • 这是一份批转下级机关文件的通知。仅一句话，由批转的文件和批示语组成，批转的文件即需执行的内容，批示语简洁明确，但却具有行政约束力。

国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知 • 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： • 现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。 • 中华人民共和国国务院办公厅 • 二000年八月二十四日

一、通知的涵义和用途 • 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布文件；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。 • 在目前所有使用的行政机关公文中，通知的适用范围最宽。 • 通知属于指示性、知照性公文。

二、通知的特点 • 1．使用范围的广泛性。通知不受发文单位级别、性质的限制。无论国家大事或是单位内部的具体事务，都可以通知的形式发布；无论是国家最高领导机关还是基层行政单位，都可使用通知。 • 2．准确具体。通知要求的忠实的传达内容。 • 3．明显的时效性。通知事项一般要求立即办理、执行或知晓，不容拖延。有的通知如会议通知等，只在特定的一段时间里有效。

三、通知的类型 • 1．处理文件的通知 • 2．布置性通知 • 3．知照性通知。 • 4．会议通知。 • 5．任免通知。

四、通知的结构和写法 • （一）标题 • 通知的标题因类型不同，写法也不同。 • 1．处理文件通知的标题。一般有两种写法： • （1）完全式。由“发文机关+发布（批转或转发）＋被发布（转发或批转）的文件标题＋文种”构成。被发布、批转、转发的公文若是法规、规章或重要的公文时，一般应加上书名号。有时由于被发布、批转、转发的公文标题中已有多个“关于”和“的通知”，或者被发布、批转、转发的公文标题已较长，这时，在再拟通知标题时，一般可保留末次发布（批转或转发）文件机关和始发文件机关，只保留一个“关于”和一个“的通知”字样。如：“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于转发人事部×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知〉的通知》”。这个标题有四个层次，用了三个“关于转发”、两个“的通知”，很不顺口。可把这个标题简化为“××县人民政府转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知”，至于省、地区等曾转发过等情况，可在正文中交待清楚。 • （2）省略发文机关式。如《关于印发〈××××××〉的通知》。 • 2．其他种类通知的标题，写法有三种：（1）完全式。（2）省略发文机关式。如《关于举办班际象棋邀请赛的通知》。（3）省略发文机关和事由，只写文种“通知”。这种写法只有在通知范围比较小，内容比较简单时才运用。

（二）主送机关 • 主送机关即受文对象，根据实际情况，可以是一个或几个甚至所有的有关单位。普发性通知可省去主送单位。 • （三）正文 • 不同类型的通知，其正文写法有所不同。 • 1．处理文件性通知。正文包括两个部分：第一是批语；第二是写批转、转发或印发的规章或文件。批语内容比较简单，只要说明批转、转发或印发的文件名称和有关要求就可以了。如：“现将《关于……的规定》印发（或批转、转发）给你们，请……。”对有些比较复杂的文件，则结尾或者对如何实施作具体说明，或者阐述该文件的意义所在等。 • 2．布置性通知（工作通知）。正文通常包括三部分。第一部分为引言，说明缘由。引言要简明扼要、抓住要害。第二部分为主体，即通知的具体内容，如果内容比较复杂，则要分条列项陈述。重要的内容详细写，放在前面；次要的内容，应尽量简化，放在后面。第三部分为结尾，结尾多提出贯彻执行的要求，如“请遵照执行”、“请认真贯彻执行”等。也有的通知不写结尾。 • 总的说来，工作通知的目的在于布置工作任务，要求下级遵照执行，因此，在撰写时，既要说明“办什么事”、“为什么办这些事”，又要说明“怎样办这些事”，以便受文单位更易理解、更方便执行。

3．知照性通知。这种通知行文的目的是让受文对象了解有关事项，因此正文把事项叙述清楚即可。3．知照性通知。这种通知行文的目的是让受文对象了解有关事项，因此正文把事项叙述清楚即可。 • 4．会议通知。由文件传递渠道发出的会议通知，正文一般包括会议名称、召开会议的原因与目的、会议议题、会议时间与地点、报到时间与地点、与会人员、与会者需准备的材料、差旅费报销办法、联系单位、联系人与联系方式等，有的通知还附上会议日程安排和与会的有关证件。当然，并非所有会议通知都必须包含这些事项。 • 会议通知通常采用分条列项式写法。 • 供机关、单位内部张贴或广播的会议通知，可不写受文对象，只需在正文中说明会议时间、地点、内容、准备材料及出席人员等。 • 5．任免通知。任免通知的写法比较简单，一般在写完任免决定的依据之后，写上任免人员的姓名及职务。 • （四）落款 • 如果发文机关在标题中已标明，落款时可以省略 • 处理文件性通知都要有附件随通知一并送达主送机关。

下面是一篇存在毛病的工作通知，试写出修改稿。下面是一篇存在毛病的工作通知，试写出修改稿。 • 机关游泳池办证的通知 • 机关各直属单位： • 机关游泳池定于6月1日正式开放，6月10日开始办理游泳证。请你们接此通知后，按下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳手续。 • 一、办证对象：仅限你单位干部或职工身体健康者。 • 二、办证方法：由你单位统一登记名单、加盖印章到俱乐部办理，交一张免冠照片。 • 三、每个游泳证收费伍角。 • 四、凭证入池游泳，主动示证，遵守纪律，听从管理人员指挥。不得将此证转让他人使用，违者没收作废。 • 五、家属游泳一律凭家属证，临时购买另票，在规定的开放时间内入池。 • ×××俱乐部 • ××××年×月×日

一、函的涵义和用途 • 函，适用于不相隶属机关之间、商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事。 • 函的用途主要包括四个方面： • 1．平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系、往来。 • 2．向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。 • 3．业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项。 • 4．机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等

二、函的特点 • 1．使用广泛 • 使用范围不受级别高低、单位大小的限制， • 收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系。 • 2．行文多向性 • 函可以上行、下行，但多数函作平行文。 • 3．用语谦敬性 • 用语得注重谦恭有礼，尊重对方。 • 函是最注重使用文言词汇的公文。 • 函是公文中最富有文学性的文种

三、函的类型 • 1．商洽函 • 2．询答函 • 3．批请函 • 4．告知函 • 按照文面格式分类，函可以分为——公函和便函。 • 按照行文去向分类，函又可以分为——去函和复函。

四、函的结构和写法 • （一）标题 • 函的标题一般由发文机关、事由和文种构成， • 有的只由事由和文种构成。 • （二）主送机关 • 函的主送机关一般只有一个 • （二）正文 • 1．开头 • 写行文的缘由、背景和依据。

（1）去函的开头 • 或说明根据上级的有关指示精神， • 或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。 • （2）复函的开头 • 引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题， • ——与批复的写法基本相同。 • 复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见

2．主体 • 写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。 • 函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。 • 如果事项比较复杂，则分条列项书写。 • ⒊　结语 • 不同类型的函结语有别。 • 不必对方回复的函，结语常用“特此函告”、“特此函达”。 • 要求对方复函的，用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。 • 请批函的结语多用—— • “请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”、“望准予××是荷”等惯用语。 • 复函的结语常用—— • “特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。 • 也有的函不写结语。

应用文书写作概述

应用文书写作概述

Presentation Transcript