فصل دوم اثرات سيستمهاي اطلاعاتي بر سازمان

1. فصل دوم اثرات سيستمهاي اطلاعاتي بر سازمان محمد آزادنيا azadnia@itrc.ac.ir 09391723415 پاييز 1389 samy007.blogfa.com

2. 1- اثرات ساختاري 2- اثرات رفتاري 3- اثرات اقتصادي 4- اثرات اجتماعي – فرهنگي اثرات سيستم ها و فناوري هاي ا طلاعاتي بر سازمان samy007.blogfa.com

3. الف- اثرات ساختاري 1- اثرات عام 2- اثرات خاص ساختار سازماني بيان كننده روابط تنظيم شده بين افراد و گروهها در يك سازمان است. در حقيقت، ساختار سازماني، نحوه آرايش و چيدمان نيروها و منابع سازمان در برابر محيط و عوامل محيطي را بيان مي دارد. ساختار سازماني حاوي مشخصات زير است: 1- تخصيص افراد و منابع به وظايف و سازوكارهاي عملياتي 2- نشان دهنده انتظارات مافوق از زيردست و سازوكارهاي تصميم گيري 3- كمك به تصميم گيري و پردازش اطلاعات مربوطه اثرات ساختاري samy007.blogfa.com

4. الف – 1: اثرات عام كوتاهتر شدن و تخت تر شدن هرم سازماني به دليل حذف مديريت هاي مياني تسهيل ارتباط بين كاركنان بخش هاي مختلف سازمان تسهيل ارتباط با مشتريان و ذينفعان سازمان تسهيل ايجاد زنجيره ارزش سازماني توجه: استراتژي برون سپاري و نيز سازمان هاي مجازي كه براي بهره گيري از فرصتي خاص در بازار بوجود مي آيند، مثالهاي مناسبي از تأثيرات ساختاري فناوري اطلاعات مي باشد. اثرات IT/IS بر ساختار سازمان از ديدگاه عام samy007.blogfa.com

5. تمركز (Centralization): تمركز، تجمع اختيار تصميم گيري در رأس هرم سازمان و به همين ترتيب، عدم تمركز يعني توزيع اختيار تصميم گيري در سراسر سازمان و در سطحي كه كار در آنجا انجام مي شود. رسميت (Formalization): مقررات، روش ها و مدارك كتبي است كه به موجب آنها، شرح وظايف، دستورالعمل ها و فرمان هايي كه كاركنان بايد آنها را رعايت و اجرا كنند، مشخص مي شود. پيچيدگي (Complexity): تعداد كارها يا سيستم هاي فرعي است كه درون يك سازمان انجام مي شود يا وجود دارد و داراي سه بُعد افقي، عمودي و جغرافيايي است. تفكيك افقي (Horizontaldifferentiation): ميزان تخصص گرايي، كه بوسيله تعداد متخصصان شغلي و مدت دوره آموزشي مورد نياز براي هر نفر اندازه گيري مي شود، را تفكيك افقي مي گويند. تفكيك عموديdifferentiation) (Vertical: به عمق يا ارتفاع سلسله مراتب در سازمان اشاره دارد. با افزايش سطوح سلسله مراتب سازماني، تفكيك عمودي سازمان افزايش يافته و پيچيدگي سازمان بيشتر مي شود. مولفه هاي اصلي هر ساختار سازماني samy007.blogfa.com

6. الف -2: اثرات خاص: 1- تأثير بر تمركز: سيستم ها و فناوري اطلاعات به دليل تسهيل دسترسي مديريت عالي سازمان به اطلاعات كليدي راهبردي از يكسو مي تواند تمركز در تصميمات راهبردي را افزايش دهد و از سويي ديگر، به دليل بالا بردن توان نظارتي مديران عالي مي تواند باعث تفويض اختيارات بيشتري از طرف آنان به مديران مياني و عملياتي گردد كه در نتيجه آن، عدم تمركز در تصميمات راهكاري و عملياتي را افزايش مي دهد. 2- تأثير بر رسميت: فناوري اطلاعات با ايجاد روابط انعطاف پذير و نيز تسريع در انتقال اطلاعات و مدارك، باعث برقراري روابطي نزديك بين افراد و كاهش بوروكراسي و كاغذ بازي خواهد شد. بعبارتي، فناوري اطلاعات، باعث كاهش رسميت و تسهيل و تسريع ارتباطات عمودي و افقي مي شود. 3- تأثير بر پيچيدگي: سيستم هاي اطلاعات، كاهش پيچيدگي عمودي (تعداد واحدهاي سازماني و پراكندگي جغرافيايي واحدها) را به همراه خواهد داشت. اثرات IT/IS بر ساختار سازمان از ديدگاه خاص samy007.blogfa.com

7. ب _ اثرات رفتاري: 1-سازمان هاي الكترونيكي و رفتار فردي - عواطف - اخلاق و امور شخصي - انگيزش - جبران خدمات اثرات رفتاري samy007.blogfa.com

8. ب _ اثرات رفتاري: 2- سازمان هاي الكترونيكي و رفتار گروهي - تصميم گيري - ارتباط سازماني - رهبري - تصميم گيري سريع - حفظ انعطاف - تمركز بر چشم انداز - اعتماد سازي - سياست هاي سازماني و شبكه اي شدن اثرات رفتاري samy007.blogfa.com

9. ب _ اثرات رفتاري: 3- سازمان هاي الكترونيكي و سيستم هاي سازماني - ساختار سازماني - طرح كار - انتخاب كاركنان - تعادل ميان كار و زندگي اثرات رفتاري samy007.blogfa.com

10. 1- قواعد مورد قبول عامه در اين سازمانها كمتر به چشم مي خورد چون اكثر سازمانهاي الكترونيكي نوپا بوده و لذا فاقد برنامه راهبردي هستند و ممكن است برخي از اقدامات آنها از طريق سعي و خطا صورت گيرد. 2- در سازمان هاي الكترونيكي، سرعت، حرف اول را مي زند. بايد به سرعت در مقابل رقبا واكنش نشان داد و از فرصتها بهره بُرد. شعار قديمي: آماده، هدف، آتش جاي خود را به آتش، آماده، هدف داده است. ويژگي هاي متمايز كننده سازمان هاي الكترونيكي از سازمان هاي سنتي samy007.blogfa.com

11. 3- در سازمان هاي الكترونيك، ساختار فيزيكي عامل تعيين كننده به حساب نمي آيد. كاركنان در مكانهاي دوردست مي توانند به بهترين و شفاف ترين شكل ممكن در دسترس باشند. در اين سازمانها، اطلاعات انسجام يافته حرف اول را مي زند و اجازه ناديده گرفتن يا درنورديدن سلسله مراتب سنتي را فراهم مي آورد. 4- سازمانهاي الكترونيكي بطور همزمان دو فرآيند متضاد را ترويج مي دهند. يعني در حالي كه فاصله فيزيكي ميان ميان كاركنان را افزايش مي دهند. در عين حال جامعه جهاني را نيز بوجود مي آورند. به بيان ديگر، اينترنت از طريق گردهم آوردن افرادي كه تفكرشان شبيه به هم است، يك جامعه متحد بوجود مي آورد (جامعيت) ويژگي هاي متمايز كننده سازمان هاي الكترونيكي از سازمان هاي سنتي samy007.blogfa.com

12. ب – 1: سازمان هاي الكترونيكي و رفتار فردي: عواطف: عواطف بخشي از زندگي سازماني افراد است. سازمانهاي الكترونيك به افراد اجازه مي دهند تا در مكانها و زمانهاي جداگانه اي با يكديگر به همكاري بپردازند كه اين خود باعث بوجود آمدن انزواي اجتماعي مي گردد. از اينرو افراد نياز دارند تا با صراحت كامل، احساسات و عواطف خود را با همكارانشان در ميان بگذارند و لذا عليرغم سازمانهاي سنتي، كه به تشويق كاركنان خود جهت پنهان نگهداشتن احساسات و عواطف خود، بگونه اي اثربخش عمل مي نمايند، در سازمانهاي الكترونيكي، كاركنان احساس مي كنند آزادانه مي توانند عواطف خود را بروز دهند. اخلاق و امور شخصي: نظارت الكترونيكي كاركنان توسط مديران، بحثي است كه تمايل سازمان مجازي براي كنترل كاركنان خود را در مقابل حق كاركنان براي امور شخصي قرار مي دهند. از آنجائيكه زندگي كاري و زندگي شخصي كاركنان بطور قابل ملاحظه اي درهم آميخته شده است (كار در منزل) لذا بحث اخلاقي بودن و قانوني بودن نظارت، مورد سوال و ترديد قرارگرفته است. سازمان هاي الكترونيكي و رفتار فردي samy007.blogfa.com

13. انگيزش: چنانچه ماهيت كار افراد جالب توجه نباشد يا استرس بيش از اندازه اي براي آنها ايجاد نمايد، احتمال اين مي رود كه كاركنان تحريك شوند تا كار ديگري ار غير از كار خود انجام دهند (مثلاً تماشاي اينترنت) راه حل اين مشكل، جذاب نمودن شغل و ايجاد زمان استراحت در طول ساعات كار رسمي براي رفع خستگي و نيز ارائه رهنمودهاي واقعي و مؤثر براي كاركنان است، كه آنها بدانند دائماً رفتارشان تحت نظارت است. جبران خدمات: براي يك سازمان الكترونيكي، استخدام، انتصاب و حفظ كاركنان متخصص و حرفه اي بسيار مشكل است. بسياري از اين سازمانها، يك ليست كامل و جامع شامل مشوق ها و مزايايي كه به ندرت شامل حال كاركنان غيرمتخصص در سازمانهاي معمولي مي شود براي اينگونه افراد در نظر مي گيرند. (نظير اعطاي سهام شركت) سازمان هاي الكترونيكي و رفتار فردي samy007.blogfa.com

14. ب – 2: سازمانهاي الكترونيكي و رفتار گروهي: تصميم گيري: احتمال مي رود مدلهاي تصميم گيري فردي جاي خود را به مدلهاي تصميم گيري گروهي بدهند و نيز مدلهايي عقلايي، كه بر ادبيات مديريت حاكم شده است، جاي خود را به مدلهاي كاربردي و عملي بدهند. از اينرو هيچ مدل كسب و كار ثابتي براي سازمان هاي الكترونيكي وجود نخواهد داشت. فرآيند تصميم گيري در سازمانهاي الكترونيكي وجود نخواهد داشت، فرآيند تصميم گيري در سازمانهاي الكترونيكي، در جريان مداومي از اصلاح و يادگيري مستمر تصميمات گذشته و حتي دست كشيدن از آنها، صورت مي گيرد. ارتباطات سازماني: سطوح سلسله مراتب سنتي نمي تواند ارتباطات سازماني را در سازمانهاي الكترونيكي كه حول شبكه هاي اطلاعاتي منسجم و جامع، طراحي شده اند، محدود نمايد. كاركنان مي توانند فوراً و در هر زماني با هر شخصي و يا هر جايي ارتباط برقرار نمايند و وظيفه خود را به انجام رسانند مانند جلسات مجازي، نقطه ضعف اينگونه شبكه هاي ارتباطي باز، اطلاعات بيش از اندازه است. اينگونه ارتباطات مي تواند وقت ارزشمند كاركنان را گرفته و توانايي آنها جهت تمركز بر امور ضروري را تحليل برده و بر بهره وري كار ايشان، اثر منفي برجاي بگذارد. سازمانهاي الكترونيكي و رفتار گروهي samy007.blogfa.com

15. رهبري: وجه تمايز سازمانهاي الكترونيكي و سنتي داراي سه محور اصلي است: 1- سرعت تصميم گيري 2- اهميت انعطاف پذيري 3- نياز به تغيير نگرش ها نسبت به آينده سازمانهاي الكترونيكي و رفتار گروهي samy007.blogfa.com

16. 1- تصميم گيري سريع: مديران در تمامي سازمانها، هيچ گاه به تمامي اطلاعات مورد نياز در هنگام تصميم گيري خود، دسترسي ندارند لذا بايد با توجه به اطلاعات در دسترسي تصميم گيري نمايند و به حل مسأله بپردازند. 2- حفظ انعطاف: مديران سازمانهاي الكترونيكي بايد خود را دائماً با تغييرات محيطي سازگار نموده و به هدايت سازمان خود بپردازند و بر اين اساس، آنها در تلاش براي تحقق اهداف سازمان برمبناي سعي و خطا برمي آيند. 3- تمركز بر چشم انداز: تكنولوژي، مديريت سازمانهاي تجاري را تغيير داده و متحول ساخته است، رهبران داراي بصيرت، نقشه ذهني مربوط به صنعت و فرصت هاي تجاري را طراحي و اجرا نموده و بطور مستمر، اين نقشه را كنترل مي نمايند. سازمانهاي الكترونيكي و رفتار گروهي samy007.blogfa.com

17. اعتمادسازي: مطالعات نشان مي دهد كه اهميت وجود اعتماد در شرايط تغيير و بي ثباتي افزايش مي يابد. هنگامي كه مقررات، سياست ها، هنجارها و كاركردهاي سنتي، قابل كاربرد نيستند افراد به روابط شخصي، جهتِ هدايت شدن متوسلمي شوند و كيفيت اين روابط، عمدتاً برمبناي سطح اعتماد ميان افراد در سازمان هاي الكترونيكي تعيين مي شود. سياست هاي سازماني و شبكه اي شدن: در سازمان هاي سنتي، سياست گذاران اثر بخش، ظاهر خود را حفظ نموده و از فنون مديريتِ اثرگذار بهرهمي گيرند و در فعاليت هايي كه باعث نزديك شدن آنها به افراد اثرگذار مي شود شركت مي كنند، اما در سازمانهاي الكترونيكي، الزاماً فعاليت هاي چهره به چهره وجود ندارد. آزارجنسي و بدرفتاري كلامي: تمامي سازمانها، خصوصاً سازمانهاي الكترونيكي به وجود خط مشي اي نياز دارند تا ارتباطات الكترونيكي نامناسب را تعريف نموده و حق مديريت جهت نظارت بر نحوه استفاده از اينترنت و پست هاي الكترونيكي را محفوظ داشته و مسائل انضباطي را نيز براي متخلفان، مشخص سازند. سازمانهاي الكترونيكي و رفتار گروهي samy007.blogfa.com

18. ب – 3: سازمانهاي الكترونيكي و سيستم هاي سازماني: ساختارهاي سازماني: برخلاف سازمانهاي سنتي، سلسله مراتب اختيارات سازماني در سازمانهاي الكترونيكي جايگاه خاصي ندارد. سازمانهاي الكترونيكي، نمايانگر ساختار ارگانيك هستند لذا به سمت ايجاد ارتباطات عمودي، افقي و موربِ توامان و سلسله مراتب متقاطع، تيم هاي وظيفه اي و رسميت پائين، جهت دستيابي به انعطاف پذيري ساختاري مي روند، براين اساس، سازمانهاي الكترونيكي داراي ساختارهاي مبتني بر تيم هستند كه پيرامون پروژه هاي الكترونيكي طراحي مي شوند. اين سازمانها به وجود كاركناني با ميزان بالايي از تحمل ابهام كه قادر به فعاليت در محيطي پويا، متلاطم و داراي مهارت هاي تيمي بالايي نيز هستند، نياز دارند نه كاركناني كه تمايل دارند تا ساختارهاي سازمان از طريق شرح شغل، مقررات، رويه ها و سرپرستاني كه به سهولت در دسترس آنها هستند، فراهم گردد. سازمانهاي الكترونيكي و سيستم هاي سازماني samy007.blogfa.com

19. طرح كار: شبكه ها و ارتباطات الكترونيكي به شكل دهي محل كار و طراحي مجدد مشاغل متناسب با كاركردهاي سازمانهاي الكترونيكي كمك مي كنند مانند آسان نمودن ارتباطات از راه دور، كار در منزل و ... انتخاب كاركنان: عليرغم اينكه در سازمانهاي الكترونيكي، برروي سرعت تمركزمي كنيم ولي در مسأله استخدام كاركنان دچار كُندي سرعت مي شويم. سرمايه گذاران ريسك پذير، به هنگام تصميم گيري در خصوص سرمايه گذاري يا عدم سرمايه گذاري در يك شركت مبتني بر اينترنت، بيشترين اهميت را براي افرادي كه در آن شركت كار مي كنند، قائل هستند اين سازمانها، از بين متقاضيان كار، به دقت نامزدهاي نهايي را جهت كسب اطمينان از اين كه متناسب با فرهنگ سازماني الكترونيكي هستند، انتخاب مي نمايند. سازمانهاي الكترونيكي و سيستم هاي سازماني samy007.blogfa.com

20. تعادل ميان كار و زندگي: سازمانهاي مجازي بطور فزاينده اي انتظار دارند تا افراد سازمان، بطور متوسط، 60 تا 70 ساعت در هفته كار كنند. علاوه بر توانايي تكنولوژي موجود در سازمانهاي الكترونيكي براي محو كردن خط تمايز ميان كار و زندگي، افزايش چشمگير تعداد زوج هاي شاغل در سازمان هاي الكترونيكي نيز مزيد علت مي شود تا افراد سازمان، مستعد بروز بحران باشند. سازمانهاي الكترونيكي و سيستم هاي سازماني samy007.blogfa.com

21. ج – اثرات اقتصادي 1- نظريه اقتصاد خرد 2- نظريه داد و ستد 3- نظريه نمايندگي سازمانهاي الكترونيكي و سيستم هاي سازماني samy007.blogfa.com

22. براساس اين نظريه، سيستم ها و فناوري هاي اطلاعاتي، يكي از عوامل توليد به شمار مي آيد كه به آساني مي تواند جانشين سرمايه و نيروي كار شود و به تدريج از هزينه و حجم نيروي انساني كاسته مي شود. بعبارتي ديگر شمار مديران و كاركنان دفتري (بواسطه كاربرد IT و IS )كاهش مي يابد. نظريه اقتصاد خرد samy007.blogfa.com

23. براساس اين ديدگاه، شركت ها مي كوشند ازهزينه هاي داد و ستد و تأمين منابع خود از بازار بكاهند. سيستم ها و فناوري هاي اطلاعاتي مي تواند با فراهم آوردن راه آسان بهره گيري از تأمين كنندگان برون سازماني به جاي بكاربردن منابع دروني، از هزينه هاي تماس با بازار و داد و ستد بكاهد. نظريه داده و ستد samy007.blogfa.com

24. براساس اين نظريه، كارفرما (مالك)، گروهي نماينده (عامل يا كارمند) استخداممي كند تا از جانب وي كارها را انجام دهند و اختيارات محدودي نيز به آنها تفويض مي كند. اين عمل موجب پيدايش هزينه اجراي نمايندگي و هزينه نظارت بر آنها مي شود. IT و ISهزينه هاي نمايندگي سرپرستي، مديريت و نظارت بر عاملان و نمايندگان را كاهش مي دهد. نظريه نمايندگي samy007.blogfa.com

25. د- اثرات اجتماعي – فرهنگي: دانشمندان معتقدند كه سيستم ها و فناوري هاي اطلاعاتي بايد با فرهنگ سازمان همخوان باشند و اگرنه پذيرفته نمي شود. آنگاه كه پيش فرض هاي فرهنگي با واقعيت ها و عملكردهاي سازمانها بالاخص در حوزه سيستم ها و فناوري هاي اطلاعاتي نخواند، كاركنان سازمان مي كوشند تا واقعيت را انكار و يا ناديده بگيرند و يا آنچنان دگرگون كنند كه با فرهنگ آنها هماهنگ شود. سيستم ها و فناوري اطلاعات مي تواند به تهديد يا پشتيباني از فرهنگ سازمان بپردازد. اثرات اجتماعي – فرهنگي samy007.blogfa.com

26. سئوالات؟ samy007.blogfa.com