الوحدة الثالثة الإنصات الفعال ومعــوقات الاتصال

1. الوحدة الثالثة الإنصات الفعال ومعــوقات الاتصال

2. عملية الانصات الفعال اضفاء معانى ودلالات للرسائل اللفظية التى يتم استقبالها التحقق من دقة المعانى • الاستيعاب والتحليل • تركيز الانتباه • إظهار الاهتمام • اعادة صياغة للمعانى • والاستجابة فى الوقت المناسب • استخدام كلمات قصيرة. • رسائل غير لفظية ( لغة الجسم )

3. الوصايا العشر فى الإنصات الجيد

4. ( 1) تتوقف عن الكــــــــلام قليـــلاً : ” أنت لا تستطيع الاستماع وأنت تتكلم ” ( 2) حاول أن تريح الطرف الآخــر: - امنح له الفرصة لأن يتكلم مثلك . - امنح له الفرصة ليقول ما يود التعبير عنه. - شجع الطرف الآخر لأن يعبر عن نفسه .

5. (3) أظهر للطرف الآخـــــــر أنك ترغب فى الاستماع إليه: •  استخدم لغة الجسم وخاصة تعبيرات وجهك لتوحى للطرف الآخر أنك مهتم للاستماع إليه. • لا تنشغل عنه بأشياء أخرى عند الاستماع إليـــــــه وتفرغ له تماما . • إنصت جيـــــــداً لكى تتفهم الموقف وليس لمجــــرد الإستماع .

6. (4) لا تشوش على عملية الإنصات : • لا تفر أوراقـــــــــــك أو تنفر بأصابعك . • يكون أفضل لو أغلقت الباب أو الشـــباك . ( 5) ضع نفسك مكان الطرف الآخر : ·  تصور أنك تتكلم بدلاً منه حتى تأخذ الإحساس وتتعاطف معه. ·  إمنحه الوقت الكافى للعـــــــرض . · تجنب ســـرعة التعمــــــــيم.

7. (6) ركــــــــــز وتتبع بصبر : ·لا تقاطع المتحدث . ·  حاول قراءة مالم يقله صراحة . ·  ركز على الأفكار الأساســـية . · لا تعبر برسالات غير لفظية عن السأم أو الضجر. · تنبه إلى تعبيراته غير اللفظية . · لا تنصـــــــــرف عنــــــــه . ·  تنبه إلى تحــــــيزاته .

8. (7) إحتفـــــــظ بهـــــــدؤك: • · تجنب تصنيف المتحدث وإطــــــلاق الأحكام • القطعية عليه . · لا تغضب أو تفقد أعصابك . · الغاضب يركز على المعانى الخطأ أو يسيىء تفسير الكلمات . · الغاضب يفقد القدرة على التركيز والإستيعاب .

9. (8) تقبل الإنتقادات والإعتراضات : · إظهر ترحيبك بالإعتراض أو النقد . · لا تجادل ، ففى الجدل خسارة للطرفين . · إنصت جيداً للإعتراض أو النقد وحاول تحليله منطقياً . · لا تنفعل بمجرد سماع النقد أو الإعتراض .

10. (9) إســئل فى الوقت المناســب: ·الأسئلة قد تشجع الطرف الآخر على الإسترسال . ·الأسئلة دليل على الإستيعاب الناتج عن الإنصات . ·لأسئلة تساعدك على الحصول على معلومات أكثر وضوحاً . (10) توقف عن الكلام قليـــــــــلاً: • ·هى الوصية الأولى والأخيرة وتعتمد عليها جميع • الوصايا الأخرى . ·لديك أُذنين ولسان واحد .. فإستمع أكثر مما تتحدث. ·إذا كان الكلام من فضه ، فالسكوت من ذهب.

11. معوقات عامة للإتصال معوقات خاصة بوسيلة الاتصال معوقات خاصة بالرسالة معوقات خاصة ببيئة الاتصال معوقات نفسية وإدراكية خاصة بأطراف الاتصال

12. الأنماط الشخصية والاتصالات ترجع معظم المشكلات التى تنشأ فى الاتصال بالآخرين الى نوعين رئيسيين من الاختلافات هما: الاختلافات فى الانماط الشخصية Personal Styles الاختلافات فى الادراك Perception

13. نافذة جوهارى للاتصال المعلومات المرتدة اكثر اقل اقل غير معروف لدى الاخرين معروف لدى الشخص اكثر غير معروف لدى الشخص

14. الوحدة الرابعة معوقات وطرق تحسين الاتصالات فى المنظمات

15. معوقاتالاتصالات التنظيمية معوقاتالإتصالات التنظيمية إستخدام اللغة الفنية إختلاف الإطارلمرجعى عدم مصداقيةالمصدر التنقية أو الغربلة الإنصات الإنتقائى ضغوطالوقـــــت إدراكاتالقيمــــة العبء الزائد للاتصال الإتصال فى إتجاهواحد إختلاف المكانة الوظيفية

16. طرق تحسين الاتصالات فى المنظمات تبسيط اللغة المتابعة التوقيت المناسب التكرار الاستفادة من التغذية المرتدة الانصات الفعال تنظيم تدفق المعلومات التعاطف/ التفاعل تشجيع الثقة المتبادلة

17. الوحدة الخامسة الاجتماعات/العرض الشفهى كنماذج عملية للاتصالات وجها لوجه

18. أهميــــــة الاجتماعاتMeetings ·أولا:الإجتماعات هى احدى وسائل الإتصال فى أى جامعة ( الاتصال الرأسى بين المدير ومرؤوسيه أو معاونيهسواء من أعلىلأسفل أو العكس/ الاتصال الأفقى بين الأقسام العلمية / الاتصال من خلال اللجان الفنية المتخصصة/ الاتصال بينالإدارات المختلفة / الاتصال مع الأطراف الخارجية فى المجتمع والبيئةالمحيطة ).

19. ثثانيا: الاجتماعات وسيلة لمعالجة وحل المشكلاتوإتخــــــــاذ القرارات من خلال المشاركة. • ·ثالثا: الاجتماعات وسيلة للحصول على المعلــــــوماتمن خلال المناقشة وتبادل الخبرات. • ·رابعا: الاجتماعات وسيلة للتفاعل الاجتماعى والتعارف. • خخامسا: الاجتماعات أداة هامة للمتابعة ولتقييم الأداء.

20. ععناصر الاجتماع vالعنصر البشرى ( الرئيس/ الأعضاء ). vالعنصر المادى ( مكان/ تجهيزات/تسهيلات) الموضــــــــوع / القضية. vالاتصال / التفاعل.

21. ينظر إلى الاجتماعات على أنها فعالة عندما : vيكون الغرض منها محدد بوضوح مسبقاً . vيتم توجيه الدعوة قبل الميعاد بوقت كافى . vيتم الإعداد الجيد لها . vيحضر الأعضاء بعد إعداد أنفسهم بشكل كافى . vيحسن اختيار الأعضاء للحضور . vيتم عقدها فى مواعيدها المحددة . vيتم إدارة جلسة الاجتماع بنجاح . vتكون المناقشة بناءة وهادفة . v تؤدى إلى اتخاذ قرارات مستهدفة/ توصيان محددة

22. ينظر إلى الاجتماعات على أنها غير فعالة عندما : vيبدو أن ليس هناك غرض محدد للاجتماع . vتصبح المسائل الواضحة والصريحة أكثر تعقيداً . vتصبح الاجتماعات مضيعة للوقت . vتعطى الفرصة للثرثرة من جانب البعض . vتؤدى إلى حدوث صراعات وخلافات . vتؤدى إلى تأجيل أو تأخير فى اتخاذ القرارات أوالتوصيات .

23. مراحل الاجتماع الفعال (1) مرحلة الإعداد الجيد للاجتماع 1/1- تحديد الهدف ( الأهداف ) من الاجتماع : وضع سياسات واتخاذ قرارات بخصوص .............. حــــــل مشكلة معينة تتعلق بــ .......................

24. 1/2- تحديد قضية أو موضوع الاجتماع : جداول الامتحانات / مواعيد الامتحانات . منح درجات علمية / تعيينات .المشاركة فى مؤتمرات / ندوات .منح وهـــدايا . 1/3- تحديد أعضــاء الاجتماع : تحديد الأفراد المستهدفين فى الاجتماع . مراعاة التمثيل القانونى للأعضاء . تحديد أمين الجلسة / أمين السر .

25. 1/4- تحديد الأدوار فى الاجتماع :·تحديد دور رئيس الاجتماع .·تحديد دور كل عضو .·تحديد دور منسق الاجتماع ( سكرتارية ) :-    تخصيص ملف للاجتماع- إعداد ملف للاجتماع . -      إعداد جدول أعمال الاجتماع . -      إعداد وإرسال الدعوة . -      تحديد قاعة الاجتماعات .

26. 1/5- توقيت الاجتماع وجدوله الزمنى:- ميعاد الاجتماع ( الأسبوع / اليوم / الساعة ) -  مـــدة الاجتماع . -  الجدول الزمنى للاجتماع المطول . 1/6- إعداد جدول أعمال الاجتماع: -موضوعات محددة . -   ما يستجد من أعمال .

27. 1/7- إعداد ملف الاجتماع .1/8- إعداد مكان الاجتماع: اختيار المكان / التجهيزات / الإضاءة / التسهيلات.1/9- إعداد وسائل العرض: خرائط / جداول / رسوم بيانية / أشرطة فيديو / سبورة ممغنطة /Flip chart ، Data show ، حاسب آلى .. الخ .1/10-إعداد ميزانية الاجتماع .

28. (2) مرحلة إدارة جلسة الاجتماع • حصر الحضور والتحقق من العدد القانونى . • الترحيب والافتتاحية . • تقديم الموضوع للمناقشة . • البدء فى المناقشــة . • عرض الإحصائيات والحقائق . • توجيه المناقشــة من خلال ما يلى : • جعلها بناءة / إشراك الجميع / المساعدة فى التعبير / عدم السيطرة على المناقشة/ عدم إحراج الأعضاء / عــــــدم إثارة غضب الأعضاء / الصبر/عدم الانفعال / عدم التحيز .

29. تكتيكات جعل المناقشة نشطة" حامية ":- إثارة الجدل بين اثنين من الأعضاء .- مناقشة مشكلة جانبية ذات علاقة ومثيرة. - استخدام الأسئلة.- التركيز على الآراء المتعارضة.

30. تكتيكات جعل المناقشة هادئة :-    تلخيص وجهات نظر الأعضاء . -      التنويه بالوقت الباقى . -      طلب استراحة والعودة . -      الرجوع إلى الموضوع الأساسى -      الانتقال إلى موضوع جديد.

31. معالجة الخروج عن الموضوع :-      إعادة صياغة المشكلة . -      الإشارة إلى قيود الوقت . -      طلب تأجيل الموضــــــوع .مهارات التعامل مع الأنماط المختلفة منالأعضاء( العدوانى/ الثرثار/ المتردد/ الطاووس/ الايجابى/ الودود/ المنافق/ السلبى/ الخجول.... الخ).

32. (3) مرحلة تقييم الاجتماع: 3 /1- سرعة صياغة محضر الاجتماع . 3 /2-اتخاذ القرارات التنفيذية المناسبة بخصوص توصيات الاجتماع . 3 /3-متابعة تنفيذ قرارات الاجتماع . 3 /4-تقييم مراحل الإعداد وإدارة الجلسة وتحديد مجالات الضعف واتخاذ اللازم لمعالجتها وتفاديها فى الاجتماعات القادمة . 3 /5-عرض نتائج المتابعة على الاجتماع القادم .

33. الوصايا العامة لزيادة فاعلية الاجتماعات ه1- تحديد الغرض من الاجتماع . ·   2- الإعداد الجيد لأجندة الاجتماع . ·   3- التوقيت المناسب للاجتماع . ·   4- توجيه الدعوة فى الوقت المناسب . ·   5- إعداد ملف الاجتماع .

34. 6- إعداد وتنظيم المكان. 7- الترحيب والاستقبال وحصر الحضور. 8- تقديم الموضوع للمناقشة. 9- تهيئة المناخ العام فى الجلسة. 10- المناقشة البناءة ( توجيه - تكتيكات ). 11-عرض الإحصائيات والخرائط. 12- معالجة الخروج عن الموضوعات / تنظيم الوقت. 13- التعامل مع الأنماط المختلفة للأعضاء. 14- القــــــــــرارات / التوصيـــات. 15- الإعداد الجيد لمحضر الاجتماع. 16- متابعة تنفيذ القرارات / التوصيات.

35. أسباب فشل الاجتماعات vسوء الإعداد والتخطيط الجيد للاجتماع . vسيطرة بعض الأعضاء على المناقشة فى الاجتماع. vسيطرة وتسلط رئيس الاجتماع / عدم الإنصات للآخرين. vعدم قدرة رئيس الاجتماع على إدارة الجلسة بفعالية. vافتقار رئيس الاجتماع لمهارات الاتصال الفعال. vعدم التزام الأعضاء بقواعد السلوك والتفاعل مع الآخرين. vالغياب أو التأخير فى الحضور لبعض الأعضاء. vالسعى إلى الرأى الوسط بغض النظر عن الآراء المعارضة فى بعض القضايا الهامة والحساسة. vضغط الوقت وعدم المناقشة الكافية.