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Requisiciones. Septiembre 2012. Objetivo. Presentar a la Comunidad Universitaria, el sistema de Requisiciones que se implantará en el próximo periodo de recepción, a realizarse del 24 de septiembre al 05 de octubre. Fechas presentación sistema Requisiciones. Antecedentes.
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Requisiciones • Septiembre 2012
Objetivo • Presentar a la Comunidad Universitaria, el sistema de Requisiciones que se implantará en el próximo periodo de recepción, a realizarse del 24 de septiembre al 05 de octubre.
Antecedentes • Programa de Trabajo 2009 - 2013 • Eje 1 Descentralización • La Secretaría de Administración y Finanzas en uno de sus objetivos contempla: la transferencia gradual de la gestión administrativa a las Vicerrectorías para proveerlas de las estructuras necesarias para su funcionamiento y operación, con mayor eficiencia y eficacia.
Antecedentes • Programa de Trabajo 2009 – 2013 • Con referencia específica en el Programa 2 la SAF elaboró el proyecto “Simplificación de los procesos administrativos”. • 1era. Etapa: Encuesta de Opinión. • 2da. Etapa: Visita a las Vicerrectorias. • 3era. Etapa: Propuesta de simplificación. • 4ta. Etapa: Implementación.
Antecedentes • Secretaría de Administración y Finanzas • Como resultado de la encuesta de opinión y de las visitas a las regiones, la comunidad universitaria solicitó mejorar el trámite de requisiciones.
Resultados generales de la encuesta Datos tomados de Análisis de la encuesta a la Comunidad Universitaria sobre la Simplificación Administrativa en los Trámites y Servicios, Reporte General de Resultados Básicos, Enero 2011.
Antecedentes • Por ser la Requisición uno de los trámites mas solicitados, se dio inicio al diseño del sistema de Requisiciones en coordinación con la Unidad del SIIU Finanzas y la Dirección de Servicios Informáticos Administrativos.
Catálogo de bienes • La base del sistema son los catálogos de bienes, los cuales deben cumplir con los lineamientos de la Ley General de Contabilidad Gubernamental publicados en 2010 y 2011, por lo que fue necesario reestructurarlos.
Puntos a considerar al elaborar una requisición • En el sistema de Requisiciones encontrará los catálogos de bienes que anteriormente se encontraban publicados en la Web. • Aquellos bienes que no se encuentren en los catálogos serán llamados bienes genéricos y deberán ir acompañados de una cotización. • La cotización deberá tener una vigencia de 45 días.
Puntos a considerar al elaborar una requisición • Elaborarán sus requisiciones por partida presupuestal. • Una requisición podrá estar integrada de varios artículos del catálogo, siempre y cuando pertenezcan al mismo tipo de bien. • En una misma requisición, no podrá elaborar requisiciones con bienes de catálogo y bienes genéricos. • Cuando requiera bienes genéricos deberán elaborar la requisición y capturar toda la descripción del artículo en el sistema.
Puntos a considerar al elaborar una requisición • La cotizaciones y oficios anexos, serán adjuntados en formato pdf, con un tamaño máximo de 1MB. Podrán adjuntar hasta 3 archivos de 1MB cada uno. • Si una requisición necesita visto bueno, este seguirá los caminos de autorización correspondientes dentro del sistema.
Puntos a considerar al elaborar una requisición ValidaciónPresupuestal. En automático el sistema verifica el presupuesto disponible en la fecha en que se envía la requisición. Esto aplica para todos los fondos y proyectos (previo consultar las formas FWRURES y FGIBAVL). Validación financiera Solo para algunos fondos, el sistema verificará que la disponibilidad financiera sea suficiente. En caso de que no alcance, entonces la requisición no podrá ser enviada.
Requisiciones en Web Ventajas DRM Eliminación de la captura de los bienes en el anexo técnico. Capturaba el usuario en excel. Capturaba el analista de adquisiciones en su anexo. Capturaba en SIIU. El anexo técnico de bienes será generado desde el sistema. Reducción en el tiempo de consolidación de los bienes.
