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國科會暨所屬機關 無紙公文線上簽核作業經驗分享

國科會暨所屬機關 無紙公文線上簽核作業經驗分享. 報告單位：國科會資訊小組. 中華民國 99 年 03 月. 實施策略. 係採用共享式資訊服務架構觀念，進行應用系統規劃建置，同時分三個階段逐步擴大無紙化業務推動。 第一階段（ 98 年 8 月至 12 月）實施範圍為全部電子收文之外來文 第二階段（ 99 年 1 月至 12 月）實施範圍擴大至創簽 / 創 發 公文 、紙本來文 第三階段於 100 年 1 月開始全面實施。. 系統架構. 整合功能架構.

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國科會暨所屬機關 無紙公文線上簽核作業經驗分享

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  1. 國科會暨所屬機關 無紙公文線上簽核作業經驗分享 報告單位：國科會資訊小組 中華民國 99 年 03 月

  2. 實施策略 • 係採用共享式資訊服務架構觀念，進行應用系統規劃建置，同時分三個階段逐步擴大無紙化業務推動。 • 第一階段（98年8月至12月）實施範圍為全部電子收文之外來文 • 第二階段（99年1月至12月）實施範圍擴大至創簽/創發公文、紙本來文 • 第三階段於100年1月開始全面實施。

  3. 系統架構

  4. 整合功能架構 以公文管理系統為核心，周圍透過介面程式與公文製作、公文電子表單、稽催管理、發文管理、檔案管理、影像管理等介接，並擴大整合各應用系統，成為本會與各所屬機關的共用性系統，提供所有公文處理人員文書作業的共用平台。

  5. 資訊安全 • 登錄系統：一律透過單一簽入(SSO)管控，使用者必須使用憑證(電子識別證或自然人憑證或國科會自發憑證)或帳號密碼登錄。 • 加/解簽：線上簽核作業一律採用電子識別證(或自然人憑證)。 • 網路傳輸：採用VPN+SSL(Secure Sockets Layer)確保資料傳輸安全。

  6. 線上簽核作業說明 • 總收文室：所有電子來文收文登錄時皆設定為線上簽核，總收文不需列印電子來文資料，得直接分送承辦單位。紙本來文：來文先貼上條碼再掃描，掃描後紙本來文先暫存於總收文，兩週後如未更動辦文方式再逕送檔案室統一保管。 • 承辦單位：應採用線上簽核方式辦理，若因業務需要，承辦單位得轉為紙本作業方式辦理。 • 會辦單位：必須依據承辦單位設定簽核方式辦理，不得任意變更。 • 決行單位：必須依據承辦單位設定簽核方式辦理，不得任意變更。 • 電子識別證：承辦、會辦、決行、發文、檔案室等單位(除登記桌)簽收/送出電子公文，均必須使用電子識別證或自然人憑證。

  7. 線上簽核作業－總收文

  8. 線上簽核作業－登記桌

  9. 線上簽核作業－待辦事項

  10. 線上簽核作業－承/會辦單位

  11. 線上簽核作業－承/會辦單位

  12. 線上簽核作業－決行單位

  13. 線上簽核作業－發文單位

  14. 線上簽核作業－發文單位

  15. 線上簽核作業－發文單位

  16. 線上簽核作業－檔案室

  17. 推動方式 • 初期：積極爭取各級長官的共識與充分支持，同時要求各機關分別成立推動小組，落實執行。 • 規劃設計：採用最大標準化、電子化，容許最小的差異性。對於推動優先順序，依公文文書電子化難易程度，分階段執行，並由本會優先試行，再擴大至各所屬機關。 • 上線：舉辦說明會與講習，協助培訓各機關內部種子人員。設置客服專線提供即時操作諮詢服務，統一問題蒐集及處理。

  18. 執行效益-減紙

  19. 執行效益-行政效率 本會暨所屬機關於去(98)年八、九月，陸續上線使用電子公文線上簽核作業，截至目前，一般公文發文平均使用天數。 與97年未使用電子公文線上簽核作業之比較

  20. 遭遇困難 • 公文批閱習慣的改變，需要時間去適應調整。 • 公文辦理時效未見顯著成效，係因紙本公文與電子公文平行作業，雖同時藉由Intranet入口網待辦事項區及e-mail方式提醒有電子公文待辦，但桌上沒見到實體公文容易忘記，日後當加強提醒方式。 • 公文內容的複雜性及整合性，未便於電腦上完整呈現。 • 部份公文線上簽核作業方式(如分會、批次、線上申辦、附件過大)推行不易

  21. 敬請指教

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