(Защо) процесен подход при одитите на системите за управление

1. (Защо) процесен подход при одитите на системите за управление Бойка Ненкова Ръководител ИСУ Надеждност – Безопасност – Мениджмънт Инженерингови услуги – Програмно осигуряване “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

2. РЕЗЮМЕ В този доклад е представен пример за подобряване ефективността и ефикасността на внедрената Интегрирана система за управление на качеството, околната среда, здравето и безопасността при работа, която е въведена в "Риск Инженеринг” АД чрез използване на процесния подход при провеждането на одити във фирмата. Показани са и са дискутирани резултатите от проведени вътрешни одити в последните три години (2010 – 2012) . “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г. 2

3. ПРОЦЕСЕН ПОДХОД За да функционира организацията ефикасно, тя трябва да определи и управлява множество взаимосвързани дейности. Процес - всяка дейност или съвкупност от дейности, която използва ресурси и се управлява, така че да бъде възможно превръщането на входните елементи в изходни елементи. “Процесен подход” - прилагането на система от процеси в организацията, както и тяхното идентифициране, взаимодействие и управление, за да се получи желания резултат. Предимства на процесния подход: постоянно управление на връзките между отделните процеси вътре в системата от процеси; комбиниране и взаимодействие между процесите; повишаване ефективността и ефикасността в дейностите на организацията в постигането на определените цели. “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

4. Ползи от процесния подход Обединяване и разпределение на процесите за даване на възможност за постигане на желаните цели; Способност за фокусиране върху ефикасността и ефективността на процеса; Прозрачност на действията в рамките на организацията; Ниски разходи и формиране на по-къси времеви цикли, чрез ефективно използване на ресурсите; Подобрени, съвместими и предсказуеми резултати; Осигуряване на възможности за фокусирани и приоритизирани инициативи за подобрение; Насърчаване включването на хората и изясняване на техните отговорности “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

5. Изисквания към управлението на процесите Определяне на критерии и методи необходими за гарантиране на ефективно изпълнение и контрол на процеса; Мониторинг и измерване на процеса; Анализ на процеса; Осигуряване на адекватни ресурси не само за изпълнение на процеса, но и за провеждане на контрол, мониторинг, измерване и планирани дейности за подобряване на процеса; “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

6. Мониторинг, измерване и анализ на процесите Степента на мониторинг и измерване на процесите в една компания зависи от естеството на процеса и неговата значимост за постигане на целите на компанията. Анализът на процесите се извършва на база на данни събрани по различни начини, включително събрани по време на вътрешни и външни одити. Одитът е метод, подпомагащ изследването, оценката и определянето на: Съответствие със заложените изисквания; Недостатъците, несъответствията в дейностите на организацията и несъответствията на продукта или процеса, който организацията предлага; Адекватността на системата за управление с политиката и целите на организацията. “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

7. Връзка на документацията с процесния подход Много по-важно е да се управляват процесите на системата за управление, отколкото да се осигури документ за всяко изискване; Процесите трябва да функционират под контрол, така че постоянно да отговарят на изискванията и да постигат планираните резултати; Документите могат да се групират в четири групи: Политика, цели и описание на системата (Наръчник); Процесни документи: документирани процедури в съответствие с изискванията на стандартите и всякакви други документи, необходими за гарантиране на ефективно планиране, функциониране и контрол на процесите; Инструкции; Записи “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

8. БИЗНЕС НАПРАВЛЕНИЯ Направление „Ядрена енергетика” предоставя: консултантски и инженерингови услуги в областта на ядрената енергетика в съответствие с най-съвременните стандарти за качество, опазване на околната среда и здравето и безопасността при работа. Консултантските и инженерингови услуги обхващат всички етапи от жизнения цикъл на едно ядрено съоръжение. “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

9. Направление „Конвенционална енергетика и енергоспестяващи технологии” осъществява; Проучвателна, консултантска и инженерингова дейност в областта на конвенционалната енергетика, електропреносните и електроразпределителните мрежи, топлофикацията; Проектиране, доставка, пуско-наладъчни дейности и въвеждане в експлоатация на системи за управление, контрол и диагностика на процесите в областта на енергопроизводството. БИЗНЕС НАПРАВЛЕНИЯ “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

10. Направление „Възобновяема енергия“: Отделя особено внимание на хидроенергетиката, включително проектиране и изграждане на нови съоръжения, рехабилитация и преоценка на съществуващи хидроенергийни обекти; Активно развива фотоволтаични проекти и предлага пълния набор услуги в тази област. Планира големи ветроенергийни паркове с мощност над 100 МW. Извършва комплексни оценки за въздействие върху околната среда на индустриални обекти и инсталации. БИЗНЕС НАПРАВЛЕНИЯ WWW.RISKENG.BG “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

11. Обхват на Интегрираната система за управление Дейността на „Риск Инженеринг” АД обхваща следните направления: Управление на проекти и инженерингови услуги - проектиране, изграждане, монтаж, въвеждане в експлоатация, ремонт и поддържане на промишлени обекти, обекти на техническата инфраструктура и енергийни съоръжения; Обследване за енергийна ефективност на сгради и промишлени системи, сертифициране на сгради и прилагане на технологии за енергийна ефективност; Поддържащи дейности за разработване на информационни системи и управление на конфигурацията в областта на енергетиката и промишлеността; “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

12. Обхват на Интегрираната система за управление Търговска дейност, в това число: внос на суровини, преработени продукти, оборудване, съоръжения и резервни части, съответстващи на основната дейност на фирмата; Консултантска дейност в промишлеността и енергетиката, както и консултант по смисъла на Закона за устройство на територията (ЗУТ); Изпълнение на проекти, свързани с управление на околната среда и отпадъците; Консултантски и инженерни услуги съобразно договори на ФИДИК “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

13. Йерархия на документите от Интегрираната системата за управление на Риск Инженеринг АД Наръчник на ИСУ Процедурии схеми на процеси Инструкции Форми, записи, обективни доказателства “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

14. Документация на ИСУ Наръчник на ИСУ, описващ Интегрираната система за управление на Риск Инженеринг АД и съдържащ документираните и обявени политика и цели по качеството, околната среда и здравето и безопасността при работа на Организацията; Документирани процедури, изисквани от стандартите: за управление на документите и записите; за управление на околната среда, за управление на здравето и безопасността при работа, за вътрешни одити и за управление на несъответстващ продукт, коригиращи и превантивни действия; “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

15. Документация на ИСУ Инструкции; Схеми на процесите с оглед осигуряване на планиране, функциониране и ефикасно управление на процесите Форми, създадени с цел ефикасно документиране на резултатите от дейностите; Правилник за организацията и дейността на Риск Инженеринг АД, описващ структурата на Организацията, функциите и задачите на нейните подразделения; Длъжностни характеристики, регламентиращи изискванията за квалификацията, отговорностите, правомощията и взаимодействията на персонала; Записи по качеството, околната среда и здравето и безопасността при работа. “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

16. Записите по качеството, околната среда и здравето и безопасността при работа, поддържани в Риск Инженеринг АД, включват: кореспонденция на Организацията; документи по договори; записи по качеството, околната среда и здравето и безопасността при работа; записи по открити проекти; архивни документи; Записите се управляват съгласно изискванията на процедура REL-QM-PR-001 „Управление на документите и записите”, където е указан начина и сроковете за съхранението им и отговорния персонал за поддържането им. Документация на ИСУ “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

17. Процеси контролирани от ИСУ А) Процеси на управлението: Стратегическо управление; Управление на човешките ресурси. Б) Процеси, описващи основните дейности: Процес на проектиране/разработване; Управление на проект/обект; Поддържане на промишлени обекти и обекти на техническата инфраструктура; Изграждане, монтаж, ремонт и експлоатация на енергийни съоръжения; “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

18. Процеси контролирани от ИСУ Търговска дейност и маркетинг; Закупуване на оборудване, материали и услуги; Обследване на енергийна ефективност в промишлени системи и сертифициране на сгради по отношение на енергийна ефективност; Консултантска дейност и упражняване на строителен надзор по смисъла на ЗУТ; Управление на околната среда и отпадъците; Управление на здравето и безопасността при работа. “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

19. Процеси контролирани от ИСУ C) Процеси на измерване, анализ и подобрение : Процеси на измерване Процеси на анализ Процеси на подобрение В документите на ИСУ, описващи процесите се отразяват : Последователността и взаимодействието на процесите; Осигуряване на ресурси за тяхното ефективно функциониране; Критериите и методите за наблюдение и контрол на процесите. “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

20. “Риск Инженеринг” АД прилага подходящи методи за мониторинг и измерване на ключовите процеси; Анализът на данните включва анализ на изпълнението на процесите и бъдещите тенденции; “Риск Инженеринг” АД използва експертни анализи на база на събрани данни, като : Анализ на резултати от офериране Анализ на изпълнени проекти Анализ на недостатъци – грешки/дефекти Всички анализи се изпълняват в съответствие с предварително определени критерии; Резултатите от анализа на данните се обсъждат на годишната среща с Ръководствотои се документират в протокол. Процеси контролирани от ИСУ “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

21. “Риск Инженеринг” АД поддържа документирана процедура за планиране и провеждане на вътрешни одити на качеството, околната среда и здравето и безопасността при работа с оглед определяне ефикасността на ИСУ и проверка за съответствието на дейностите, свързани с качеството, околната среда и здравето и безопасността при работа с резултатите от тях по отношение на планираните резултати; Резултатите от одити се регистрират в Доклад от одит и се предоставят на Ръководството за предприемане на коригиращи и превантивни действия в случай на регистрирани несъответствия и за отстраняване на причините за потенциални несъответствия. Измерване, анализ и подобрение на ИСУ “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

22. Показателите за измеримите цели за качество, околна среда и здраве и безопасност при работа при изпълнение на дейностите се оценяват ежегодно и са предмет на обсъждане при годишния преглед на функционирането на ИСУ от Ръководството; Резултатите от проведените вътрешни одити на функционирането на процесите за последните три години 2010 – 2012 г., са посочени на следващите фигури. Измерване, анализ и подобрение на ИСУ “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

23. Резултати от одити на процеси на управлението (за 2010 – 2012 г.) “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

24. Резултати от одити на процеси, описващи основната дейност (за 2010 – 2012 г.) “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

25. Резултати от анализа на одитите на процеси на управлението Оценката показва, че ИСУ по отношение на качеството е добре внедрена и функционира в съответствие с изискванията на ISO 9001:9008 (2010 - 2012 г); Откритите несъответствия и дадените препоръки са ориентирани главно към подобряване на системата относно приложението на изискванията на стандартите ISO 14001:2004 и BS OHSAS 180001:2007, както и към някои ново въведени документи от ИСУ касаещи тези стандарти (2011 г.); Някои препоръки изискваха преглед и изменение на клаузи в Наръчника; някои бяха свързани с настъпили изменения в нормативната база, но неотразени в документите на ИСУ; някои бяха свързани със спазване и контрол на изискванията; Извод – изискванията на ИСУ трябва да бъдат разбрани и възприети не само от Ръководството, но и от всички служители на фирмата. “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

26. Резултати от анализа на одитите на процеси на основната дейност Повечето несъответствия и препоръки бяха свързани с въвеждането на изискванията на ISO 14001:2004 и BS OHSAS 18001:2007. Несъответствия в процеса на изпълнение на дейността може да възникнат в резултат на: Несъответствия в доставения продукт от доставчика; Неспазване на изискванията на клиента, на нормативните или други изисквания (напр. на договора); Неспазване на изискванията за опазване на околната среда; Неспазване на изискванията за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд; Неточна технологична и конструктивна документация; Неспазване на технологичната последователност описана в схемите на процесите или в други документи на ИСУ; Използване на неподходящо оборудване или средства за измерване при изпълнение на задачата. “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

27. Одит на процес - пример “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

28. Одит на процес - пример “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

29. Одит на процес - пример “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

30. Работата на една компания може да бъде подобрена чрез прилагане на процесния подход; Информацията, получена от мониторинга и измерването на процесите се анализира и оценява с оглед получаване на количествени показатели за изпълнението на процесите; Информацията за резултатите от изпълнението на даден процес се сравнява с определените изисквания за процеса за потвърждаване на ефективността и ефикасността от неговото изпълнение и идентифициране на необходимост от неговото подобряване; Възможностите за подобряване на процеса се определят на база на резултатите от анализа на информацията за неговото функциониране; Заключение “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

31. Заключение ИСУ базирана на процесния подход допринася за подобряване управлението на фирмата и за подобряване на цялостната й дейност; Съгласуваността между БДС EN ISO 9001:2008; БДС EN ISO 14001:2005 и BS OHSAS 18001:2007 дава възможност за по-добро и по-надеждно управление на всички бизнес процеси;. Информацията, получена от одитите на процесите, прави възможно да се оцени тяхното функциониране и очертава необходимостта от подобрение на някои от тях, като по такъв начин допринася за усъвършенстването на ИМС; Поддържане и подобряване изпълнението на процес може да се постигне чрез прилагане на концепцията “PDCA” на всички нива. Може да се приложи за всички процеси, от стратегическите процеси на управление до основните процеси, описващи дейността на фирмата. “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г. “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.

32. БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО! “Управление на качеството” Елена, 10 – 12 юни 2013 г.