Effektiviseringsstrategi 2015-2018 Børne- og Ungdomsforvaltningens budgetseminar

1. Effektiviseringsstrategi 2015-2018 Børne- og Ungdomsforvaltningens budgetseminar 26. og 27. februar 2014

2. Hvorfor effektivise-ringer? Effektiviseringer – Hvorfor og hvor meget? • Sikre en effektiv opgaveløsning. • Rum til investeringer, udvikling og omprioriteringer. • Sikring af en sund nationaløkonomi og en effektiv offentlig sektor ligger loft over kommunernes serviceudgifter. • Vækst i børnetal vs. nulvækst i serviceudgifter medfører demografiudgifter på ca. 200 mio. kr., men ikke større budget i KK. Effektiviserings-behov Københavns kommunes effektiviseringsbehov udgør 300 mio. kr. i 2015. BUU skal bidrage årligt med ca.100-160 mio. kr. • Tværgående effektiviseringer 20 mio. kr. • Forvaltningsspecifikke effektiviseringer 100 mio. kr. • Dertil kommer andre finansieringsudfordringer 40 mio. kr. Ca. 43 pct.

3. Stigende krav til effektiviseringer i BUF BUF skal henover de næste fire år finde op mod 600 mio. kr. i effektiviseringer Ca. 600 mio. kr. over 4 år

4. Effektiviseringskravet ift. BUF’s budget Effektiviseringsbehovet udgør en begrænset del af BUF’s samlede driftsbudget på i alt 9,6 mia. kr., svarende til i omegnen af 1,5 % årligt. 78 pct. af det samlede budget til børne- og ungdomsområdet i 2014 ligger decentralt. Ca. 80 pct. udgøres af løn.

5. Siden 2007 er stigningen i antallet af børn (14,7 pct.) forløbet parallelt med stigningen i driftsbudget (14,9 pct.) Samlet billede – intet fald i udgifterne Konklusion: Hidtidige effektiviseringer og besparelser er vendt tilbage til området til at finansiere demografisk vækst, nye tiltag og initiativer.

6. Behov for effektiviseringer - for at kunne finansiere nye tiltag og initiativer Effektiviserings-måltal i KK

7. Hvad har BUU gjort tidligere? Resultat af effektiviseringer og tildelinger Mio. kr.

8. Hvad har BUU gjort tidligere?Eksempler Konkrete effektiviseringer som præciserer udmøntningen på skoler og institutioner • 2011: Indført ny institutionsstruktur og reduceret kompensationsordninger • 2012: Forhøjelse af lærernes undervisningstid • 2013: Ny budgetmodel for gårdmands- og rengøringsområdet for daginstitutioner • 2014: Ny budgetmodel for teknisk personale og rengøring på skoleområdet

9. Hvad har BUU fået tidligereEksempler på bevillinger som BUU har fået i budgetforhandlingerne Konkrete nye aktiviteter som BUU har fået midler til ved budgetforhandlingerne i BR • 2011: Styrket faglighed i folkeskolen og profilskoler • 2012: Flere timer i dansk og idræt. Inklusions- pædagoger og frokostordning • 2013: Skolemad til fattige børn, sociale normeringer og klubber til unge • 2014: Folkeskolereform og midler til sundhedsplejens arbejde med udsatte familier

10. Oplæg til effektiviseringsstrategi 2015-2018 • Langsigtet 4-årigt perspektiv • Integreret del af opgaveløsningen • Inddragelse • Måltal og politiske prioriteringer • Analyser og benchmark • Økonomisk plan med investerings- • og effektiviseringsperspektiv • Effektiviseringskatalog En flerårig strategi: • Forbedrer styringen • Giver mere intelligente effektiviseringer • Udnytter synergier • Tilgodeser langsigtet udvikling • Giver tid til at virke Vi har en effektiviseringskultur, hvor alle bidrager med konkrete effektiviseringer til gavn for vores samlede område Effektivisering er hverdag og konkrete effektiviseringer indtænkes i alle handlinger Målet

11. Strategiens tre hovedelementer Effektivise-ringer i driften Politisk besluttede effektiviseringer på tværs af driften

12. 3.Omlægninger Effektiviserings- behov 2. Prioriteringer 1.Effektiviseringsbidrag fra forvaltningens enheder To-deltstrategi 2015-2018 + + = Gensidigt forpligtende ”overenskomst” mellem BUU og forvaltningens ledere. Hvert år finder BUU ved omlægninger og prioriteringer halvdelen af effektiviseringsbehovet, mens lederne effektiviserer for op til den anden halvdel

13. 1. Prioriteringer • Mål: Børne- og Ungdomsudvalget træffer overordnede politiske prioriteringer i forhold til de kommunale kerneopgaver, serviceniveau, borgerinddragelse mv. • Middel: Børne- og Ungdomsforvaltningen leverer løbende materiale, som muliggør en prioritering af områderne. Dvs. grundige og gennemarbejde analyser, der opstiller økonomien og synliggør prioriteringsrum, anvender benchmark, effektanalyser mv.

14. 2. Omlægninger • Mål: Hver gang BUU præsenteres for en sag om omlægning af et tilbud, så skal der indarbejdes forslag om mulige effektiviseringer. • Middel: Effektiviseringer er hverdag og konkrete effektiviseringer indtænkes i alle dele af forvaltningens arbejde. Eksempler: • Ny institutionsstruktur (ny organisering og ledelsesstruktur gik hånd i hånd med effektivisieringsbidrag) • Folkeskolereformen (længere og mere varieret skoledag kombineret med ny organisering af og samarbejde omkring skoledagen) • Konkurrenceudsættelse, fx befordring via udbud • Bedre styring af STU-tilbud gennem annoncering

15. 3. Produktivitet – Ledernes effektiviseringsbidrag • Mål: Der arbejdes fokuseret med effektiviseringer, og det tænkes ind som en naturlig del i alle dele af forvaltningens arbejde. • Middel: Alle ledere gives et effektiviseringsmåltal. Dermed er ledere på alle niveauer ansvarlige for arbejdet med at effektivisere opgaveløsningen. • Medarbejderne inddrages i arbejdet, herunder medarbejderrepræsentanterne både centralt via HovedMED og lokalt i MED-strukturen. • Central understøttelse og facilitering og udarbejdelse af idekatalog med fx fokus på produktivitet

16. 3. Produktivitet – Ledernes effektiviseringsbidrag Hvorfor? Forvaltningen foreslår, at alle ledere med budgetansvar involveres i et fælles arbejde med at finde og selv udvælge gode lokale effektiviseringer således, at løsningerne vælges så tæt på opgaveløsningen som muligt. Der skabes løsninger tæt på driften - hvor der er størst viden om budget og forbrug, indsatser og effekt. En effektiviseringskultur hvor alle bidrager. Denne model ligger i tråd med kommunens fokus på tillidsbaseret ledelse. Der udmeldes et effektiviseringsmåltal (procentdel af eget budget) til alle enheder med budgetansvar. Måltallet kan reduceres, hvis der i løbet af året findes yderligere fælles effektiviseringer. Den enkelte leder tilrettelægger og gennemfører egne effektiviseringer. Medindflydelse Medbestemmelse Medansvar Skoleledere Klyngeledere, Klubledere Daginstitutionsledere Ledere af bydækkende tilbud Ledere af støttefunktioner chefer fra administrative enheder Hvordan? Måltallet ligger årligt i omegnen af 1%.

17. 3. Produktivitet – Ledernes effektiviseringsbidrag – Hvordan lykkedes vi? Perspektivet fra lederniveauet vedr. to-delt model i et 4-årigt perspektiv: • Budgetsikkerhed og stabile vilkår • Muligheder for langsigtede effektiviseringer • Muligheder for smidigere tilpasning på personaleområdet Udfordringer: • Kulturændring • Effektiviseringer fylder mere end tildelinger • Tveægget sværd: Løber fra ansvaret eller blander sig for meget? Løsning: • Gensidig forpligtelse • Inddragelse, inddragelse, inddragelse • Fortæl hele historien

18. 3. Inddragelse, workshops, vidensdeling Budgetmøder Vidensdeling Workshops Energi-optimering Senere workshops Idégenere-rende workshops i forlængelse af budget-møder Løbende forvaltnings-understøttelse Sygefravær Egne konkrete effektiviseringer X Z Y Afbureau-kratisering Skoleårets planlægning

19. Kommende budgetmøder med ledere Herudover løbende inddragelse af Hoved MED (næste møde 4. marts) og interesseorganisationer