Что хотим получить? – Цели от внедрения продукта

1. Открытое акционерное общество "Московский машиностроительный завод "Знамя" - ведущее предприятие в России по выпуску более 50 видов агрегатов для авиационной и наземной техники: гидравлических насосов различных типов; топливно-регулирующей аппаратуры; гидроагрегатов; воздушных компрессоров высокого давления. Изделия завода применяются на гражданских и военных самолетах и вертолетах, а также на специальной наземной и дорожно-строительной технике. Рулевые привода ОАО "ММЗ "Знамя", используются на российских самолетах нового поколения – ТУ-204, ТУ-214, ТУ-334, ИЛ-114.

2. Разработка концепции внедрения • Что хотим получить? – Цели от внедрения продукта • Какой продукт использовать? - Выбор программного продукта • Что для этого нужно? – Работы, которые необходимо выполнить • Какой эффект получим? - Эффекты от внедрения • Что может помешать? – Критические факторы успеха • Кто и за что отвечает? – Распределение ролей и ответственности • Что должны уметь сотрудники? –Требования к навыкам и способностям

3. Цели внедрения системы • Усиление контроля за исполнением решений. Автоматический контроль соблюдения сроков согласования документа и выполнения поручения по документу • Увеличение скорости обработки документа • Ускорение поиска информации в документах и сопроводительных данных • Снижение рисков финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов

4. Задачи внедрения системы • Автоматизация бизнес процессов организационно-распорядительной документацией • Автоматизация бизнес процессов согласования договоров • Автоматизация бизнес процессов согласования заявок на платеж • Автоматизация служб технической поддержки • Создание электронного архива документов • Разграничение прав доступа к документам

5. Преимущества системы • Различные типы карточек, развитое управление контентом (ввод, преобразование, обработка и хранение документов в различных форматах) • Бизнес-ориентированный механизм workflow (моделирование бизнес-процессов любой сложности) • Для работы с системой используются несколько интерфейсов: desktop-клиент веб-клиент, клиент для работы с почтой. • В системе присутствуют модули: управление электронными документами, канцелярия • Наличие развитого инструментария настройки системы и встроенного языка • Наличие средства мониторинга и анализа бизнес-процессов и показателей эффективности • В системе можно легко добавлять новые реквизиты, создавать новые вкладки • Простые принципы работы с системой: создание и управления задачами • Отчетность присутствует в базовой поставке

6. Изменение бизнес процессов • Создания подразделения Управление Делами (единая точка обработки документов) • Изменение бизнес процессов ведения Контрагентов. Разработка регламента ведения единого справочника, согласование со всеми подразделениями. • Ведущий справочник Контрагентов – в системе электронного документооборота (занесение новых контрагентов, корректировка данных) • Ведущий справочник Договоров – в системе электронного документооборота (занесение новых договоров, корректировка данных)

7. Интеграция с существующими системами MicrosoftExchange • Доставка заданий исполнителю с описанием задания и с ссылкой на задание • Мониторинг появления в почтовом ящике сообщений 1С • Интеграция справочников Контрагенты, Договора, • Сотрудники, Подразделения • Синхронизация непосредственно при сохранении изменений в ведущем справочнике. • Ведущие справочники организаций, договора – в системе DIRECTUM (занесение новых данных, корректировка данных) • Ведомые справочники – в 1С

8. Регламент контрагентов

9. Согласование договоров

10. Проблемы при внедрении • Консерватизм персонала, низкая образованность. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота. • Фактор руководителя "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. • Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

11. Результат внедрения • Снижение организационно-технических затрат • Сокращение времени прохождения документов • Полный контроль за документами и работой персонала с ними • Накопление данных, возможность их анализа • Минимизация потери информации и документов в процессах • Повышение производительности работ • Ускорение коммуникаций

12. Перспективы развития • Внедрение электронно-цифровой подписи; • Применение современных аппаратно-программных средств защиты информации • Создание задач в календаре Outlook при взятии задания в работу исполнителем • Создание финансового архива предприятия

13. Благодарю за внимание. Вопросы и ответы.