掌握公文時效品質

1. 掌握公文時效品質 要求他單位時限內回復的公文，須考量給予合理的回復作業時間。 須於時限內發文或核示的公文，應自行持陳，以免延誤時效。

2. 公文撰擬技巧 • 段落分明(二段式或三段式) • 語意完整(角度、立場及所提辦法應可行) • 體例一致(年份、數字、單位、符號、字體) • 整潔清晰(一文一事、一案一夾，文義肯定) • 簡明扼要(忌冗長赘述、重複) • 正確合理(避免錯漏、 情緒、八股) • 量化可行(儘量以圖表、數字顯示績效) • 通順連貫(文辭通順，語意連貫) • 簽稿相符(敘述前後呼應，避免遺漏、矛盾) • 同稿並敘(行文內容大同小異者，儘量合併)

3. 文稿內容須具體明確 (一)簽稿內容涉及人、事、時、地、物等事項，必須明確交代說明，切勿籠統含混不清。 (二)主旨必須統攝公文要旨及正確使用期望語。 (三)說明事實宜按時間順序，扼要精簡(過多的內 容請以附件處理)，論證推理必須依憑事實。 (四)擬辦事宜須確實列明請示，內容多時可列於說明的末項。 (五)注意來文要旨，以免答非所問。

4. 書寫受文者 • (1)用全銜，不用簡稱。 • (2)注意機關的排序： 先 中央 再 地方 主辦單 位最後 先 機關單位 再 個人 先 外部 再 內部

5. 檢點整備 附 件 公文簽稿所 提及之行事依據 及重要關鍵的文件必須列為附件， 俾各級核稿人員 參考。 重點 簽稿內文繁多.過於瑣細.可用圖表表達者，均請以附件方式處理 ， 俾使公文內容 精簡嚴謹。 簽稿之附件 必須分別標示清楚，並以「附件箋」或「見出紙」依序黏貼於右側頁緣。

6. 對上級或督導單位行文 避免使用「最速件」： 依文書流程管理規定，最速件處理時間 僅為１天，若以「最速件」發文，將給上級 承辦人極大的壓力，為增進公誼，避免 反效果，內部請以「特急件」持陳， 奉核後，電知文書單位以「特急件」辦理， 我們非常樂意配合（承辦人：張辦事員，電話2245）。

7. 對上級或督導單位行文 若非屬「必須核覆案件」公文， 期望語請勿用「請鑒核」： 表示上級必須核覆之意， 可用「請核備」，以免造成上級 困擾。

8. 公文書一律使用標楷體 • 公文書一律使用標楷體：簽陳請用１６點字，不可攙用斜體字。

9. 政府公文書參考格式規範

10. 校正章-使用個人職名章

11. 1 簽 2 稿 3 附件 4 前簽或來函 5 相關資料(魚尾夾) 裝訂次序(A4紙對齊１-２針)

12. 1 2 3 在原簽「說明」欄.完成說明後 列出所有「會辦單位意見」 承辦單位「綜合分析建議」 結(綜)簽

13. STEP1 全案 內容 完整 (附件) STEP2 重點 色筆 標示 STEP3 檢視 頁首 頁尾 STEP4 一案 一卷宗 簽案的檢查點（DOUBLE CHECK）

14. 公文字體規範 ２０級 １２級 一、字型：標楷體 二、大小： (一)20級：機關全銜 、發文文別。 (二)12級：聯絡方式 、郵遞區號、地 址、發文日期、 發文字號、速別 、密等及解密條 件或保密期限、 附件、正本、副 本等。 (三)16級：受文者、 本文、蓋章戳。 (四)10級：頁碼。 １６級 １２級 １６級 １２級 １６級 １０級 14 14

15. 若無他因.皆以國字標頭

16. 公訂的標題排序－５層 　　壹. 　　一. （一） 　　 １ 　　　　　　（１）

17. 承辦單位 會辦 決行 承辦人 單位主管 統一核章與會辦的位置 承辦欄可以縮小.會辦可增加為３欄

18. 騎縫章（職名章） 很重要 次頁空白.請用雙面列印解決. (職章請勿蓋在空白頁)

19. 檢視頁首頁尾 切換至頁尾

20. 與一案一夾 正確使用卷宗

21. 會稿原則 • 一律以「最速件」處理：除特殊案件處理須較長時間外，若有不當的積壓，將陳請議處失職人員。 • 對等原則：對方是一級主管核章會出的會辦單，應由單位一級主管核章會回，二級主管不合適代核章歸還。（除非是在代理的狀態）

22. 分層負責（研品） 第一層為院長.副院長 第二層為主任秘書 第三層為一級主管 第四層為二級主管

23. 簽 稿 可 發 如擬 奉發 相關指示 先發（須補陳） 核決簽稿的基本用語

24. 文稿複閱－節約各項成本 • 對各階層：檢視公文的修正，習得智慧財產，同性質公文不再犯同樣的錯誤，是在職的養成訓練，也節約未來作業的各項成本。 • 對承辦人：修正後送發文，防止錯誤後的修正重新發文，節約回收及更新所浪費的人力、耗材與郵資的成本（不可有2個版本在外流通，必須先回收才再發出）。

25. 文稿複閱規定-對全院 當 院長以下長官核批 「不同之意見或指示事項」時，應依原陳核順序的反向順序依次往下複閱，或列印核批之內容，提供相關主管複閱，以茲遵行。

26. 複閱規定 • 院本部：主任秘書以上長官自行註記重要文案，交代秘書登錄並管制追蹤其執行情形（主任秘書以上辦公室） • 全院各單位：各業務承辦人所簽擬之陳核文稿，該單位主管核稿時， 若有簽註「不同意見」時，該項文稿即不能送出該單位，應退還承辦人再研。

27. 加註指導下屬的執行意見 各級主管複閱後，「得」依據院長（或核批長官）的意旨，加註指導其下屬執行的意見，並核上職章（或簽字）日期、時分。

28. 急件公文與清稿 • 急件公文：應派員專送、緊急持陳，並依分層負責及職務代理人制度先行判發後，須正本補陳複閱（或影印分陳）。 • 清稿：稿件若改動較多，送回承辦人清稿後，須將修正的原稿附陳，以供比對。

29. 複閱控管 各層級的執行同仁為： 一.長官辦公室秘書。 二.一級單位登記桌。 三.各業管的承辦人。 四.文書組「總發文」（提醒）

30. 蓋上戳記 • 因橫式文稿空間有限，在核章欄附近的適當位置「蓋上戳記」，如 「主任已複閱」。 （橫式楷書藍色刻印3號字.相當於電腦字16號）。