セミナー運営ハンドブック（事務局運営編）

1. セミナー運営ハンドブック（事務局運営編） 2006年8月15日発行 【Contents】 　１．・・・ セミナー企画～運営までの流れ 　２．・・・ グランドデザイン 　３．・・・ 課題チェックシート 　４．・・・ セミナーデザイン① 　５．・・・ セミナーデザイン② 　６．・・・ セミナーデザイン③ 　７．・・・ セミナーデザイン④ 　８．・・・ 来場促進 　９．・・・ セミナー開催準備 　１０．・・ 事後フォロー① 　１１．・・ 事後フォロー② 　１２．・・ シャノンは、セミナー運営をトータルサポートいたします 　１３．・・ お問合せ

2. セミナー企画～運営までの流れ • セミナー運営事業で大切なのは仕組みの構築です。 • フェーズⅠ～フェーズⅤまでの仕組みを予め構築することから事業運営は始まります。 セミナー集客実施手順

3. グランドデザイン Aセミナーの開催 Bセミナー開催 開催頻度 次回セミナー告知 セミナー事前申込者 非お取引 来場促進 メルマガ配信 セミナー来場者 お取引 個別営業 セミナー非来場者 次回セミナー告知 ◆メルマガ配信 ◆ユーザー会の開催 • 継続的なセミナー運営を考えるにあたり、グランドデザイン（業務設計）を必ず実施してください。 • 場当たり的なセミナー運営では、継続的にセミナー運営を行う中で、必ず問題が発生します。 社内人員不足 予算制約・・etc リスクポイント・制約条件 セミナー開催目的 成果目標・経営成果 サブシステム・パートナー 基本設計 内策or アウトソース？ コンテンツ企画・講師手配 個別営業 訪問基準は？ ターゲット層 来場者データ属性 ターゲットは？ リスト数は？ 受付事務局・顧客フォロー システム開発・データメンテナンス WEBデザイン・アートディレクション マーケティング実務・媒体出稿 リスト整備・集客 告知・集客 ツールは？ 会場・備品手配 個別セミナー 収支プラン ターゲット プログラムテーマ 申込数 来場数 集客コスト 各開催セミナーデザイン 開催時期

4. 課題チェックシート • 既に問題は発生していませんか？ 貴社はいくつチェックがつきますか？ 　□　営業担当は顧客がセミナーに来場したか否か把握していない 　□　セミナー開催後すぐに御礼やフォローが出来ていない。 　□　社内に個人情報保護法対策やセキュリティ対策者が不在である。 　□　申込者データのバックアップは行っていない 　□　運営作業ごとにデータファイルを作成している 　□　申込者や来場者のデータは担当者のPCに蓄積している 　□　事前申込者に対して当日来場のためのフォローができていない 　□　受付完了メールは手作業で送る 　□　セミナー毎のアンケート情報は集計管理しない 　□　セミナー毎の申込者管理が出来ていない 　□　来場者集計は全て手作業で行っている 　□　申込受付時には、取引先にも毎回名刺情報を記述してもらっている 　□　事前申込者の過去のセミナー受講履歴は蓄積していない 　□　申込時に競合会社や講師の申込も全て受け付けている 　□　セミナー告知用WEBサイトは毎回異なるデザインで作成、使い捨てである セミナー運営に際しての課題チェック ！ 貴社の解決すべき課題はどこですか？ ！ ①データベース管理 ②業務効率性 　　　　③情報セキュリティ　 ④集計・分析 ⑤集客＆告知活動クオリティ　 ⑥営業効果

5. セミナーデザイン①　テーマ/ターゲット設定セミナーデザイン①　テーマ/ターゲット設定 テーマ設定～タイトル設定の際の留意点 • ◆プログラムテーマ • グランドデザインで設定したセミナー開催目的に合わせて各セミナーのプログラムテーマを選定しましょう。 • 単なる説明のみのプログラムは控え、あくまで顧客に何らかの「成果」を得てもらえるようなテーマを設定しましょう。 • 販促セミナーを開催する場合などは機能説明に終始したものが見受けられます。 • プログラムコンテンツと乖離したテーマ設定は、結果的に顧客離反につながるため、無理な設定は控えてください。 • ◆ターゲット • グランドデザインで設定したセミナー開催目的にあわせて、『～向けセミナー』 の、『～』　にキーワードが入れる • 形でターゲット顧客を設定してください。 • ターゲットは細かければ細かいほど来場者とプログラムテーマが合致するため来場者満足度は高まりますが、 • 　集客時の間口が狭くなるため、ある程度汎用化させることも重要です。 • ◆タイトル プログラムテーマがきまったら、ターゲットの関心を引きやすいタイトルを設定してください。 • タイトルには、トレンンドにあわせ、キーワード検索結果にかかりやすいものをタイトルに入れましょう。 オーバーチュアで入札したいキーワードの月間検索数を使うとキーワードの月間検索件数が表示されますので、 当該キーワードに対する一般消費者の関心度をある程度把握することができます。 ⇒オーバーチュア公式サイト http://www.overture.co.jp/ja_JP/arp/srch.php?mkt=jp&o=JP0188 ！ ！ ！ ！

6. セミナーデザイン②目標集客数設定と収支予測セミナーデザイン②目標集客数設定と収支予測 • セミナーのグランドデザインが定まったら、集客目標を立てます。 • 以下の項目を参考に集客目標を定めてください。 ！ ！

7. セミナーデザイン③日程・時間決定 • ターゲットが出席しやすい日程を考えていますか？ • ◆月・週 • toB向けセミナーの場合は、基本的には月初、月末、五十日（ゴトウビ）は避けましょう。 • 月、金曜日は避けたほうが得策です。企業は通常月、金曜日は社内会議が多く、忙しいため参加率が下がります。 • 土、日曜日は、自己啓発の要素の強いセミナーは、個人として参加する意欲の高いビジネスマン向けには • 　適していますが、トレーニング、研修、製品発表会などtoB向けのセミナーには適しません。 • ◆開始時間 • ターゲットの行動属性にあわせて開始時間を設定しましょう。 • 午前中は9：00始業の企業が大半ですから、適しません。 • 午後も、食事を用意しないセミナーであれば、昼食・異動時間を考慮し、午後一は避けましょう。 • 17：30～19：00の間から開始されるセミナーであれば直帰しやすい時間帯ですから狙い目です。 • 19：30を超えるとディナーの用意を考慮しなければなりません。 • 学生や個人向けセミナーの場合は各項目でPOINTが異なるので、長期休みなどのシーズンも考慮する必要があります。 • ◆尺数 • 人間の集中力は2時間を超えると急速に低下します。 • セミナーの時間数は最大2時間を1コマと考え、3～4時間に一度休憩を挟むなどの配慮が必要です。 • 顧客と最もコミュニケーション機会の取れる質疑応答も、予定時間内に収まるように設定しましょう。 日時設定のPOINT　～toB向けセミナーの場合～ ！ ！ ！

8. セミナーデザイン④会場・備品手配 • 会場収容数は集客数に合っているか --目標数を大幅に超える収容設備では、盛況感がなくなります。かといって、収容数ぎりぎりか、 越えるとスペースにゆとりがなくなり、かえって途中退席が増えてしまいます。 • 交通の便は良いか --駅から遠い、大通りから外れているなど、交通の便が悪いと、設備がよくても集客数を落とすことになります。 • プロジェクタ等の設備は整っているか --セミナー内容に応じて以下の設備を整える必要があります。 プロジェクター／スクリーン／ノートPC／ピンマイク／ポインタ／インターネット回線 • 飲食は可能か、整っているか ---2時間程度の講演会やセミナーであれば一般的な会議室で問題ありませんが、セミナー後に懇親会を開催 する場合や、セミナープログラムが長時間におよぶ場合、またはプログラム時間帯が食事時にかかる場合は、 飲食を準備する必要がありますので、飲食が可能な会場を選択する必要があります。 --飲食が必要なセミナーの場合は、貸会議室やセミナールームにはケータリングサービスを利用できますが、 ホテルの会議室のほうが選べるサービスも豊富なため、便利です。 • --会場の下見は必ず行ってください。当日のプログラム作りに役立ちます。 --スクリーンからプロジェクターの位置や、インターネットケーブルからノートPCまでの位置が遠い場合は、 延長コードやLANケーブルを別途用意しておく必要があります。 会場選択のPOINT • テーマ・ターゲット・目標来場数にあった会場を選択してください。 ！ ！ レイアウト テーマ・ターゲット・目標来場数にあったレイアウト作りを行ってください。

9. 来場促進 ①事前申込後 ③会期直前 ④会期直後 ②会期間前 会期 ①：【Thanks Mail】 事前申込直後は、申込内容を記述した登録受付完了の確認と、感謝の意をこめた文面でThanks Mailを送ります。 ②：【Remind Mail】 会期１週間前に、セミナーの見どころ情報や新着情報を記載した文面で、ユーザーがセミナーに来場予定であることをリマインドします。 ③【Remind MailⅡ】 アクセスMAPへのリンク付リマインドメール兼受講票送付で、行動制約をなくす！ ④【Thanks MailⅡ】 来場者と非来場者に別々の異なる文面のメールを配信。 来場者には感謝の意を、非来場者には開催報告メールを送ります。 • 事前登録がセミナー集客のＧＯＡＬではありません。 • 会期までには、来場率を高めるための申込者フォローが不可欠です。 　　申込者に対しては、イベントへの関心度が来場前日になるよう、会期当日までの間に細やかなリマインドが秘訣です。 　　来場がＦＩＸしない微妙な申込者に対しては、前日や前々日に直接電話確認をすることをお勧めします。 　　来場者フォローには、郵送よりも、何度もコンタクトのとれるリマインドメール配信（カウントダウンメール）がお勧めです。 来場フォロー 営業活動を行うかのような細やかなフォロー活動を実施してください。 カウントダウンメール実施プラン 例

10. セミナー開催準備～当日までの準備チェック • 当日までには様々な準備が必要です。 • 右図のチェックシートや以下のポイントをもとに • 万全の体制で当日を迎えられる準備事項をチェックしてください。 来場者フォロー • 受講票は送付しましたか？ • -来場者が事前申込者か飛び込みかを識別するために必ず送付し、 • 　当日持参してもらうようご案内してください。 • 会場までの地図は送付しましたか？ • -申込者は、会場までのアクセス経路が認識できない場合、行動に • 　ブレーキをかける傾向があります。かならず会場までの詳細な地図を • 　ご案内してください。 • 来場者はFIXしましたか？ • -来場者がFIXしなければ、配布物や飲食の手配もFIXしません。 配布物の準備 • 配布物・アンケート作成は終わりましたか？ • 資料、レジュメの準備は終わりましたか？ • -当日、講演資料と一緒に配布するアンケートを作成してください。 • 　セミナー受講後の感想や要望、今後のニーズなどを把握するための • 　重要な　データになります。 備品手配 • 会場での飲食物の手配は終わっていますか？ • 回線や備品の手配は終わっていますか？ 受付シミュレーション • 参加者名簿は作成しましたか？ • 役割分担は出来ていますか？ • -どの来場者にだれが対応するかを事前に打ち合わせすることで、 • 当日のコミュニケーションがスムーズにすすみます。 準備のためのチェックポイント

11. 事後フォロー①直後の来場者、欠席者フォロー事後フォロー①直後の来場者、欠席者フォロー • 来場者・欠席者フォロー • 　　来場者には当日中または翌日に御礼メールの送付と訪問アポイントを行いましょう。 • 　　セミナー当日は参加者の意識が最も高く、逆に時間を空けてしまうとせっかくフォローしても • 　　反応が鈍くなってしまいます。 • アンケート結果を踏まえてフォロー文面やアポイントトークなどのフォロー内容を切り替えてください。 • 　　来場者に対して通り一辺倒の対応を行うのではなく、個別に文面を切り替えることで、 • 　　参加者ロイヤルティが向上します。 • 当日中の席者フォロー • 　　欠席者は参加申込をしながら、当日何らかの理由で出席できなかった顧客です。 • 　　自社への関心度が高い潜在顧客ととらえ、欠席者に対しては　『セミナー講演資料送付』＋『電話』など、 • 　　手厚くかつ迅速なフォローを行ってください。 ！ ！ ！ • ◆講演資料の送付 • セミナーで使用した資料を送付することでセミナー欠席者のロイヤルティはアップしますので 　迅速な対応を行いましょう。 • ◆開催報告＋次回セミナー申込受付 • 同じテーマのセミナーを複数回開催する場合は、欠席者には、必ず次回セミナーの案内をして下さい。 • 開催報告を送ることでセミナーへの関心度を持続させ、かつ今回時間の都合でこれなかった申込者の 　参加確定させることができます。 欠席者へのフォロー例

12. 事後フォロー②会期後の継続的な情報発信 • セミナー来場者には以後、継続的に情報発信を行ってください。 • 販促セミナーにおいても、仮に直接アカウントに結びつかない場合も、 • 継続的に情報発信を行うことで来場者に対する自社の認知度は格段に向上します。 継続フォロー例 メールマガジン 定期アンケート実施

13. シャノンは、セミナー運営をトータルサポートいたしますシャノンは、セミナー運営をトータルサポートいたします 受付・事務局代行 来場フォロー 集客プロモーション アンケート ＳＥＭ、メール広告、サイト システム・WEB DB、DM、テレマーケティング データ化 FAX申込 来場御礼・アポ取得コール 受講票 リマインドメール お礼メール

14. お問合せ 発行・編集 東京都港区赤坂6-8-8　松原ビル1F 株式会社シャノン　事業統括本部 http://www.shanon.co.jp 本ハンドブック記載の各種サービス提供会社に関するお問合せはこちら TEL:03-5114-0670FAX:03-5114-0672 mail:sales@shanon.co.jp