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公文交换系统

公文交换系统. 杨志军. 公文交换系统简介. 公文交换系统是一个实现政府各机关单位公文交换的电子化传送和管理的信息系统。 通过政府公文交换系统的建设，可以加快政府机关内无纸化公文传输的进程，提高政府机关内公文流转的速度，进而可以提高政府机关行政事务的处理效率。 我旗所使用公文交换系统由市政府于 2009 年在全市范围内部署，受传统办公方式影响，我旗公文交换系统使用不是很理想，使用较好的有政府办、安监局等。. 目录. 一、准备工作 二、系统管理界面说明 三、收文管理 四、发文管理 五、特别事项说明. 准备工作. 公文交换系统的运行使用须做好以下几个方面的准备工作：

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Presentation Transcript

  1. 公文交换系统 杨志军

  2. 公文交换系统简介 公文交换系统是一个实现政府各机关单位公文交换的电子化传送和管理的信息系统。 通过政府公文交换系统的建设，可以加快政府机关内无纸化公文传输的进程，提高政府机关内公文流转的速度，进而可以提高政府机关行政事务的处理效率。 我旗所使用公文交换系统由市政府于2009年在全市范围内部署，受传统办公方式影响，我旗公文交换系统使用不是很理想，使用较好的有政府办、安监局等。

  3. 目录 一、准备工作 二、系统管理界面说明 三、收文管理 四、发文管理 五、特别事项说明

  4. 准备工作 公文交换系统的运行使用须做好以下几个方面的准备工作： 一、电子公章制作 二、浏览器设置 三、插件安装（2个） 四、注意事项

  5. 准备工作 —电子公章 电子公章是模拟传统实物印章的一种电子化印章，其加盖的电子文件具有与实物印章加盖的纸张文件相同的外观、相同的有效性和相似的使用方式。 电子公章在公文交换系统的使用中起着至关重要的作用（打印和发文）。 各单位自查电子公章情况（密钥、单位名称更改）如需新制作，请填写《电子公章申请表》并加盖较清晰的公章。

  6. 准备工作 —浏览器设置 （一）关闭弹出窗口阻止程序 点击IE浏览器中的“工具”─“弹出窗口阻止程序”─“关闭弹出窗口阻止程序”；

  7. 准备工作 —浏览器设置 （二）加入可信任站点 （1）打开IE浏览器，点击“工具”─“Internet选项”

  8. 准备工作 （2）点击“安全”选项卡中的“可信站点”，点击“站点”

  9. 准备工作 （3）将电子公文系统的地址（http://172.72.1.1 ）填入“将该网站添加到区域”，不要选择“对该区域中的所有站点要求服务器验证（https://），点击“添加”；

  10. 准备工作 （三）自定义级别设置 （1）点击“安全”选项 卡中“该区域的安全级 别“中”“自定义级别”

  11. 准备工作 （2）将选项中与Active 控件的相关选项全部选 择“启用”（建议全部 启用）

  12. 准备工作 —插件安装 （一）公文阅读软件Reader安装和卸载 安装过程： 1、下载Apabi Reader。 请在公文交换系统的“下载中心”下载“Reader”。 2、安装Apabi Reader。 可以选择保存下载到本机，也可以选择运行，直接安装

  13. 准备工作

  14. 准备工作

  15. 准备工作 卸载过程： 1、可以在“控制面板”――“添加/删除程序中卸载Reader” 2、再次执行reader的安装程序，选择卸载reader。

  16. 准备工作 （二）公文转换软件Maker安装和卸载

  17. 准备工作 解压 到C盘，点击Maker文件夹，运行setup.exe

  18. 准备工作

  19. 准备工作

  20. 准备工作 授权文件所 在路径为解 压文件里的 MakerKey.lic 然后下一步， 安装即可。

  21. 准备工作 —注意事项 公文交换系统仅支持XP系统

  22. 系统管理界面说明 部门管理员登陆后显示界面

  23. 系统管理界面说明 用户管理

  24. 系统管理界面说明 修改个人信息

  25. 系统管理界面说明 系统设置

  26. 系统界面说明 部门用户登陆后显示界面

  27. 收文管理 收文管理流程：

  28. 收文管理 （一）待签收公文

  29. 收文管理 （二）待处理公文

  30. 收文管理 1、转发公文

  31. 收文管理 2、打印公文

  32. 收文管理 （三）已处理公文

  33. 收文管理 （四）已收公文

  34. 发文管理

  35. 发文管理 （一）登记公文

  36. 发文管理 （二）签发公文

  37. 发文管理

  38. 发文管理 点击“添加部门”之后进入如下界面，在筛选依据下选择“全部部门”或者“收文组别”选择要发送的部门双击或者点击选择本部门或者本组，删除同样双击或者通过按钮进行，签发部门选择完成后点击“确定”按钮，进入下一步。

  39. 发文管理

  40. 发文管理 在这个界面内可以指定打印份数。再点击“确定”出现右图提示信息，如待发送的公文需要加盖公章，则画对勾“√”，点击“确定”，如不需要加盖公章，直接点击“确定”。

  41. 发文管理 选择需要加盖公章的单位，点击“盖章”，出现右图。

  42. 发文管理 点击“选择公章”，然后选择相应的公章，点击“确定”

  43. 发文管理 然后点击“盖章”按钮，把公章盖到相应位置，输入盖章口令（初始密码111111），点击“确定”。

  44. 发文管理 选择发送的公文，点击发送“按钮”，这样发文就成功了。

  45. 特别事项说明 联合发文 CEB转换 来文提醒及公章口令修改

  46. 联合发文 流程： 主办登记公文签发主办方盖章协方盖章发送协方点击“协方盖章”，然后“盖章”即可。

  47. CEB格式转换 发文文件格式必须为CEB格式，CEB格式转换仅支持word文档，且apabi maker转换CEB不支持反转。

  48. 来文提醒 公章口令修改 安装来文提醒软件，则接收单位收到新公文后，会接到提醒通知。 公章初始口令为111111，修改密码点击下载口令修改工具修改。 具体操作请参看公文交换系统下载中的“学习资料”。

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