第七章 秘书的公文处理
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第七章 秘书的公文处理. 公文、文书. 文书:所有文件材料的总称。(公务文书、私人文书) 公文:公务文件或公务文书。. 文书. 公文. 第七章 秘书的公文处理. 第一节 公文概述 第二节 公文的处理 第三节 公文的管理. 一、公文的涵义. 公文即公务文书,是指国家机关、人民团体、企事业单位和其他社会组织为行使职权、实施管理所形成的具有法定效力和规范体式的文书。. 二、公文的特点. 由法定作者制发 公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织 拟制、办理等具有程序性

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公文、文书

  • 文书:所有文件材料的总称。(公务文书、私人文书)

  • 公文:公务文件或公务文书。

文书

公文


第七章 秘书的公文处理

  • 第一节 公文概述

  • 第二节 公文的处理

  • 第三节 公文的管理


一、公文的涵义

  • 公文即公务文书,是指国家机关、人民团体、企事业单位和其他社会组织为行使职权、实施管理所形成的具有法定效力和规范体式的文书。


二、公文的特点

  • 由法定作者制发

    公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织

  • 拟制、办理等具有程序性

    公文的制发,须经过起草、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、印制、核发等程序;对收文的办理,包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序

  • 具有法定效力

    公文的法定效力,指公文的权威性和约束性

  • 具有规范的体式

    公文的规范体式,一是指撰写公文所采用的语体,即现代汉语语体;二是指文件的格式,即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式


上级领导机关给其所属的下级机关的行文,即自上而下的行文。 如命令、决定、指示、批复等。

下级向它所属的上级领导机关的行文,即自下而上的行文。

如报告、请示。

同级机关或者互不隶属机关之间的行文。

如函是最典型的平行文。

三、公文种类

从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。

上行文

下行文

平行文

同级机关或者互不隶属机关之间的行文。

如函是最典型的平行文。

上级领导机关给其所属的下级机关的行文,即自上而下的行文。 如命令、决定、指示、批复等。

下级向它所属的上级领导机关的行文,即自下而上的行文。

如报告、请示。


三、公文种类 如命令、决定、指示、批复等。

  • 党政机关公文: 2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》

  • (一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 (二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 (三)命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 (四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 (五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 (六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 (七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。


  • (九) 如命令、决定、指示、批复等。通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

  • (十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

  • (十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

  • (十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。

  • (十三)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

  • (十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

  • (十五)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。


(一)命令 如命令、决定、指示、批复等。

  • 1.命令(令)的由来及演变

  • 命令(令)起源于古代王命文书:“大王令众人曰胁田。”(甲骨文)先秦时期,“命”和“令”是两种公文的名称。 秦始皇把“命”改为“制”,把“令”改为“诏”。民国时期废止“制”、“诏”,重新用“令”这一文种。全国解放后保留命令、令,他们曾被当做同一类的两个文种,后来并为一个文种。


2. 如命令、决定、指示、批复等。命令(令)的适用范围(命令的作用)

(1)公布法律、行政法规和规章。

(2)宣布施行重大强制性行政措施。

(3)国家嘉奖有关单位及人员。


3. 如命令、决定、指示、批复等。命令的特点

(1) 极高的权威性。

(2) 极大的强制性。

(3)内容严肃庄重。


4. 如命令、决定、指示、批复等。命令(令)的写作要求

(1)制发命令(令)须十分慎重。

(2)行文十分庄重严肃,一字不苟。


5. 如命令、决定、指示、批复等。命令(令)的写作

正文的写作

(1)发布令的写作:内容单一简短,篇段合一。

(2)行政令的写作 内容包括:

  • 发布命令的原因、依据或目的。

  • 事项部分,提出所采取的行政措施、执行要求或执行的责任者。


(3)嘉奖令的写作 内容包括:


命令(令)格式 如命令、决定、指示、批复等。


命令(令)格式 如命令、决定、指示、批复等。

  • 中华人民共和国国务院令 第628号

  • 现公布《国务院关于修改和废止部分行政法规的决定》,自2013年1月1日起施行。

  • 总理 温家宝2012年11月9日


  • ×× 如命令、决定、指示、批复等。省人民政府关于清理道路检查站的命令

  • ×府〔201×〕72号

  • 各市、县、自治县人民政府,省府直属各单位:

  • 为制止在公路上随意设卡查车、乱罚乱扣的现象, 坚决纠正行业不正之风,促进经济、文化交流,保障人民群众和企业的合法权益,省人民政府决定清理在各地道理上设置的检查站(卡)。特发布命令如下 :

  • ………

  • ××省人民政府

  • 二〇×年×月×日


(二)通知 如命令、决定、指示、批复等。

适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

通知属发布、知照文告,针对的对象有特定范围,一般是限于有关单位有关人员,所以叫它“限知性”公文。它的发布方式,多是内部印发张贴,有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。


通知的种类有: 如命令、决定、指示、批复等。

1.发布性通知。用于发布法规规章。

2.批转性通知。用于批转或转发文件。

3.事项性通知。用于告知某一事项,如会议通知等。重要会议的通知属正式公文,标题写明什么单位召开什么会议的通知,要编发文号。一般会议的通知属日常事务文书,用得最多,标题可以只写“通知“二字,不编发文号。

4.任免通知。如:关于香港特别行政区政府曾荫培等2人职务任免的通知。

5.指示性通知。对下级机关有所指示,如认为其内容不宜用命令或指示发布的,可以用“通知”发布。


  • 练习:根据公文内容拟写标题: 如命令、决定、指示、批复等。

    1、某市劳动和社会保障局为了加强对城镇下岗失业人员的管理,进一步做好劳动就业工作,经市人民政府同意,决定对全市城镇下岗失业人员统一进行登记,为此,行文告知全市各级劳动和社会保障部门及有关单位。

    ××市劳动和社会保障局关于对全市城镇下岗失业人员

    统一进行登记的通知


(三)通报 如命令、决定、指示、批复等。

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。通报多限在机关体系内部使用,属于限知性公文。与通知相比,并非都是以上对下,不能有所部署,只能用于批评表扬和通报重要情况。

1.通报的种类:

(1)表彰性通报。表扬好人好事的,正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容;表扬先进典型、介绍先进经验的,正文应包括事迹、经验、决定等内容。如:国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报。


如命令、决定、指示、批复等。2)批评性通报。批评事故,正文要包括经过情况、原因和决定(包括防止办法);批评坏典型的通报,要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。如:国务院办公厅关于浙江省兰溪市非法成立金融机构并引发挤兑事件的通报。

(3)情况通报。传达重要情况和要各机关知道的事项。以情况为主,可以有分析、提要求。如:中共广东省委、广东省人民政府关于全省林业大检查的情况通报。


通报的写法: 如命令、决定、指示、批复等。

1) 叙述情况(事迹或错误);

2) 对事件评价(好的意义或经验,坏的性质或影响)

3) 提出意见(表彰决定及内容,处分决定或措施)

结语:号召、要求(希望)


改错 如命令、决定、指示、批复等。:

表彰通报

市××产业集团采取有力措施,切实贯彻《安全生产条例》,建立安全生产岗位责任制,实现全年生产无事故。成为市第一个安全生产年企业,为此,政府决定对××产业集团通报表彰。

  • ××市政府

  • 2012年07月20日

    问题:

    (1) 标题不规范。应由事由和文种组成。

    (2) 表彰事项不具体。文中只写“对×产业集团通报表彰,具体奖什么未写明。

    (3) 未写明产业集团是哪年实现安全生产年的,影响了本文的严肃性和真实性。

    (4) 正文内容残缺。应补写上号召和要求。

    (5) 标点不当。“事故”后的句号应改为逗号,以免割断其内在紧密联系。

    (6) 发文机关应写全称并标明印章。

    (7) 成文时间不编虚位


改为: 如命令、决定、指示、批复等。

关于对市××产业集团实现安全生产年的表彰通报

市××产业集团采取有力措施,切实贯彻《安全生产条例》,建立安全生产岗位责任制,2011年实现全年生产无事故,成为我市第一个安全生产年优秀企业。为此,市政府决定对××产业集团给予通报表扬,并奖给锦旗一面,奖金 ××万元。

市政府号召全市各企业以××产业集团为榜样,层层建立健全安全生产岗位责任制,扎扎实实抓好安全生产,争创安全生产年企业,把我市安全生产推上一个新台阶。

××市人民政府(印)

2012年7月20日


通知与通报的区别 如命令、决定、指示、批复等。

  • 1、告知的内容不同。

  • 通知:告知的主要是工作的情况,以及共同遵守执行的事项。

  • 通报:告知正反面典型,或有关重要的精神或情况。

  • 2、目的要求不同。

  • 通知:要求受文机关了解要办什么事,该怎样办理,要求遵照执行。

  • 通报:主要是交流、了解情况,起教育宣传作用。

  • 3、表现方法不同。

  • 通知:主要是叙述,告知人们做什么,怎样做,叙述具体。

  • 通报:兼用叙述、分析和议论,有较强的感情色彩。

  • 4、其他。

  • 通知:事实尚未发生:通报:以事实作前提。

  • 通报事情的性质、范围大于通知。


(四)请示 如命令、决定、指示、批复等。适用于向上级机关请求指示、批准

  • 1、请示的特点

  • 针对性

  • 单一性

  • 时效性

  • 呈批性

  • 2、请示的分类

  • 请求指示的请示

  • 有问题、有疑问、有分歧

  • 请求批准的请示

  • 批准规定、方案、规划;审批项目、指标;批转办法、措施


3 如命令、决定、指示、批复等。、请示的结构、内容和写法

标题(机关+事由+文种、事由+文种)

主送机关(只有一个主送机关,不能多头请示,不要越级请示)

请示缘由+请示事项

结语(妥否,请批示;当否,请批准为荷;以上意见妥否,请批示)

署名

成文时间


4 如命令、决定、指示、批复等。、请示应注意的问题

一文一事

材料真实

理由充分、要求明确

语气平气、恳切


拟稿: 如命令、决定、指示、批复等。

请代××局党委给市委组织部草拟一份请示

局党委委员、××处处长张××,因受贿、挪用公款,已被上级

有关部门“双规”。由于该处工作繁重,经局党委讨论决定,在组织

人事部门正式任命前,拟由副处长钱××代理处长。

××局党委关于拟由钱××副处长代理处长的请示

中共××市委组织部:

我局党委委员、××处处长张××,因受贿、挪用公款,已被上级有关部

门“双规”。由于该处工作繁重,经局党委讨论决定,在组织人事部门正式任命

前,拟由副处长钱××代理处长。

当否,请批复。

中共××局党委

二〇〇九年二月一日


对请示的评改 如命令、决定、指示、批复等。

  • 关于要求解决学生宿舍拥挤等问题的请示

  •   市人民政府、市教育局:

  •   我校今年由于住宿生急剧增加,已有的学生宿舍已无法容纳,现在住宿生基本上是一个床位两个人睡,严重影响学生的身心健康。为解决这一困难,我校决定再建一栋学生宿舍楼。另外,我校图书馆也尚未达到省“两基”标准,望上级部门给予适当支持。

  •   特此请示,请回复。

  • ××市二职

  • 2008年12月15日


(五)报告 如命令、决定、指示、批复等。

  是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关询问的陈述性公文。

1、请示与报告的区别


行文的单向性 如命令、决定、指示、批复等。

2、报告的特点

表达的陈述性

3、报告的分类

工作报告

情况报告

建议报告

答复报告

报送报告


4、报告的结构、内容和写法 如命令、决定、指示、批复等。

发文机关+事由+文种

标题

首部

事由+文种

主送机关(可以一个,也可多个)

开头(交待缘由、目的、意义、依据)

正文

主体(陈述说明报告事项)

结语(特此报告、专此报告、以上报告请审阅)


5 如命令、决定、指示、批复等。、写报告应注意的问题

  • 材料真实

  • 主旨鲜明

  • 防止错用文种


  • 关于我县遭受风雹灾害的报告 如命令、决定、指示、批复等。

  • 省××××:

  • 我县在七月九日下午三时许,遭到大风雹灾害,中心风力达1l级以上,冰雹集中的地方平均积雹一尺厚,雹粒大的有茶碗大,对农作物危害十分严重。全县受这次风雹危害的有坦途、东屏、保民、哈吐气、莫莫格、建平、沿江等七乡二十二个村,受灾面积达五万五千三十五亩。坦途乡红岗、哈拉干吐两村遭到了历史上罕见的毁灭性雹灾,二万三千八百九十五亩耕地全部绝收。雹区中心的庄稼被打平,树叶被打光,乌鸦、麻雀禽被打伤打死。全县被冰雹打死的羊50只、牛5头、马两匹,有87名正在田间劳动的农民被打伤。由于风力大、来势猛,全县刮折树木2648棵,刮折广播、电话线杆3845根。低压电柱2156根、高压电柱109根,刮坏变压器7台(220千伏安)、毁坏民房225间。莫莫格和建平银海羊场两栋。760平方米砖瓦结构的办公楼屋顶人字架和瓦都被风刮走。目前,我县的抗灾工作正在紧张地进行。我们决心在上级党和政府的带领下,团结一致.同心同德,坚决把抗灾斗争进行到底,把自然灾害造成的损失减少到最低限度,努力为国家做出新贡献。但是,由于我们财力紧张,在抗灾资金上和物资上尚有很大的实际困难,请上级尽早给予考虑安排。

  • 以上报告妥否,请指示。

  • ××县人民政府

  • 二〇〇五年七月十五日


(五)函 如命令、决定、指示、批复等。

适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一,与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、告知函、答复函、请求批准函

函的格式与书信大体相同,因为是郑重的公务,所以要有一定的格式,用语要得体,要讲礼貌,不亢不卑,不能用命令的口吻、粗暴的语气。


主要格式: 如命令、决定、指示、批复等。

1.函头。印有“名头”的发函纸,单编发函号,“发文字号”中加“函”字。函号在武文线下一行版心右边缘顶格标识。

(注意:文号有函字的不一定都是“函”,如国务院的批复用“国函”字样)

2.标题。有两种写法:机关+事由+复函对象+文种;事由+文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空一行居中标识。

3.上款。受函机关或领导人。


4 如命令、决定、指示、批复等。.正文。“发函”大体是开头提出问题,说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求,商洽什么,告知什么,请求什么,即要对方做什么。结尾要求何时答复及得体的礼貌用语,如“请大力协助为盼”,“望准予××是荷”,“望能同意”,“请即函复”,“盼复”,“望早日函告”等。“复函”与“批复”类似,说明是根据什么函所发的复函,表明态度,结尾一般用“特此函复”作结束语。



五、公文的文体、结构与格式 如命令、决定、指示、批复等。

(一)公文的文体

公文的文体是指公文的表达方式。属应用文体,但它又不同于一般的应用文,具有自身的特殊属性:

1.公文被规定以现代汉语的书面形式(即白话文)作为必须使用的符号系统。

2.公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。多用说明,少用议论;多用记叙,少用描写;基本不用抒情


(二)公文的结构 如命令、决定、指示、批复等。

公文的结构是指公文的组织结构,具有规范性和相对确定性。

公文一般由份号、发文机关署名、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。


1 如命令、决定、指示、批复等。.公文标题

  • 标准式:发文机关+发文事由+文种

    凡是有红色版头的文件,因已表明发文机关, 故发文机关名称可省略。

  • 特殊形式:

    (1)发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》

    (2)发文机关+转发文件名+文种,也称转文式标题,用于转发文件。


常见公文标题病误 如命令、决定、指示、批复等。

(1)标题要素不全

公文标题通式为:行文单位+关于+事由+的+文种

无行文单位

无事由 XX县人民政府决定

无文种

将一般公文误作为法定公文, 用“规划”“补充说明”、“解释”安排”。“要点”、“细则”等结尾,致使标题无文种。如《……关于……的规划》、 《……关于……的总结》,《关于报送二〇一一年下半年工作计划》,《关于精神文明单位十项达标评比标准》 《XX乡人民政府关干召开春耕生产会议的有关事宜》

缺文种:《XX市教委关于批转XX市第一中学开展勤工俭学工作的报告》

*批转、转发式公文中,既可省去标题的发文机关,也可省略文种


如命令、决定、指示、批复等。2)标题文种不伦不类

两个文种并用 如请示报告、任免决定的通知等。

混用错用文种 如将“请示”错用成“申请”“请示”“报告”混用, “函” 与“通知”混用 等 。

改《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告》

生造文种 如“条例”“规定”“办法”“总结”、“计划”

(3)事由表述不清

a:太繁杂冗赘

提炼不精:《××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》

用词重叠:《××县人民政府关于转发某市人民政府关于转发“××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知”的通知的通知》


  • b: 如命令、决定、指示、批复等。事由不明

  • .《××县人民政府关于粮食问题的请示》

  • 《XXX关于草原灭鼠的请示》

  • (4)隶属不清

  • 分不清“批转”“印发”、“转发” 三者之间的隶属关系和词性以及用途差别

  • 《XX县政府办公室关于批转XX市长在XX会议上讲话的通知》

  • 《国务院印发教育部面向二十一世纪教育振兴行动计划的通知》发给各省、自治区、直辖市人民政府


如命令、决定、指示、批复等。5)标题中乱用标点符号

公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

公文中乱用标点符号主要表现在:

转发和颁发法规、规章,不用书名号而用引号。不必用其他标点符号而随意使用。

如《关于对2010年“全民文明礼貌月活动”安排的通知》

XX县人民政府办公室关于印发<<xx同志在XX会议上讲话>>的通知

XX县工商局、税务局关于发布“ 县农村集贸市场管理暂行办法”的通知

(6)语句不符合语法规范

XX高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知

XX高校关于进一步搞活校办集体企业有关政策的试行办法

(7)标注不规范

多行标题分行不当: 关于广泛动员社会力量开展人口/普查工作的请示

排列布局不规范

字体使用不规范


2 如命令、决定、指示、批复等。.成文日期

  • 成文日期确定原则:

    (1)会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。

    (2)领导签发的,以签发日期为准。

    (3)联合行文,以最后签发机关的领导签发日期为准。

    (4)法规性文件以文件批准日期为准。

    (5)一般信函、电文以实际发出日期为准。

  • 成文日期必须写年月日,。


3 如命令、决定、指示、批复等。.用印

  • 一般的用印方法是:骑年压月,上大下小。

  • 国标《国家行政机关公文格式》规定:单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标成文时间。当印章下弧无文字时,仅以下弧压在成文时间上,当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。

    当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。


公文末页版式 如命令、决定、指示、批复等。


联合行文末页公文版式 如命令、决定、指示、批复等。


(三)公文的格式 如命令、决定、指示、批复等。

公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定。

1.公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为80%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.5~9.5。


2 如命令、决定、指示、批复等。.公文用纸幅面及版面尺寸

(1)公文用纸幅面尺寸:公文用纸一般采用GB/T148中规定的A4型(210mm×297mm)。

(2)公文页边与版心尺寸:

公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm

公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm

版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)


A4 如命令、决定、指示、批复等。型公文用纸页边及版心尺寸


3 如命令、决定、指示、批复等。.公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

4.排版规格与印制装订要求

(1)排版规格:文字符号从上至下、自左而右依次横写横排 。正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。

(2)制版要求:版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。


如命令、决定、指示、批复等。3)印刷要求:双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

(4)装订要求:公文应左侧装订,不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距版面上下边缘70mm处,允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm 。


5 如命令、决定、指示、批复等。.公文中各要素编排规则

版心诶的公文格式要素分为版头、主体、版记三部分。

(1)版头

份号:用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第1行。

秘密等级和保密期限:标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心左上角第二行,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。


紧急程度 如命令、决定、指示、批复等。:用3号黑体字,顶格标识在版心左上角。如需同时标识份号、秘密等级与紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。


发文机关标识 如命令、决定、指示、批复等。:由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm(信函为30mm,命令为20mm)。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。行政机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号 。


发文字号 如命令、决定、指示、批复等。:由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称(1995不能简写成95,2004不能写成04),用六角中括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。


签发人 如命令、决定、指示、批复等。:由”签发人“三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字。编排在发文机关标志下空二行位置。 ”签发人“三字用3号仿宋体字,后标全角冒号,冒号后用3号楷体字。如有多个签发人(会签人),签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排。主办单位签发人姓名置于第1行 ,

分隔线:发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。


如命令、决定、指示、批复等。2)主体

公文标题:红色分隔线下空2行,用2号小标宋体字(常见的公文标题一般都加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

主送机关:标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的抄送机关之上一行。


公文正文 如命令、决定、指示、批复等。:主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行(一个阿拉伯数字、年份不能分成两行)。

附件:公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件(或带序号)。


成文时间 如命令、决定、指示、批复等。:以领导人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见,协办单位依次会签,一般不使用复印件会签。成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报,以发出日期为准。

标法:用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。


公文生效标识 如命令、决定、指示、批复等。:公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。行政机关联合向上行文,为简化手续和提高效率,由主办单位加盖印章即可;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。

A.单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。


公文末页版式 如命令、决定、指示、批复等。


B 如命令、决定、指示、批复等。.联合行文印章 有两种情况:

当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切,相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。


联合行文末页公文版式 如命令、决定、指示、批复等。


特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

附注:公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。如:(此件发至县、团级,传达到全体党员)。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。


特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识3)版记

抄送:抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送,左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。


印发机关和印发时间特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识:位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

版记中的反线:版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。

版记的位置:版记应置于公文最的一页,版记的最后一个要素置于最后一行。

印刷份数:格式没有明文规定,根据约定俗成,一般是在最后一条反线下一行,用3号仿宋体字,置于小括号内,右空1字。


6特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识.页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,如“-1-”、“-2-”,一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。


7特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识.公文中表格

公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格( 大表) ,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)就为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。


第二节 文书的处理特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识

  • 一、公文办理程序

  • (一)收文办理程序

  • 1.签收:拆封和审校

  • 2.登记

  • 3.初审拟办和批办

  • 4. 承办

  • 5.传阅

  • 6.催办

  • 7.答复


  • 案例 特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识《人民日报》报导了一则罕见的“烟叶诈骗案”,某省土特产出口公司被港商骗去X X X万美元。 案件发生前四个月,该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这笔交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅,最后转到有关部门,可是款已经划出,文件成了“明日黄花”。 事后在处理有关领导的渎职罪时,有几个秘书也被处理。 问题讨论: 没有审批权力的秘书负的是什么责任?


  • (二)发文办理程序特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识

  • 1.复核

  • 2.登记

  • 3.印制

  • 4.核发


第三节 公文的管理特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识


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