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Guía de aprendizaje de Access 2007

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alfredovela
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  1. Access 2007 1 Índice INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 4 1. 2. CONCEPTOS BÁSICOS ..................................................................................................................... 4 NOVEDADES DE ACCESS 2007 ........................................................................................................ 5 2.1. Cambio en la interfaz ............................................................................................................ 5 2.2. Nuevo tipo de datos adjuntos ................................................................................................ 5 2.3. Más fácil el uso de macros .................................................................................................... 5 2.4. Páginas de acceso a datos ................................................................................................... 5 2.5. Diseñar una base de datos ................................................................................................... 5 3. INICIAR ACCESS .............................................................................................................................. 7 4. ABRIR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE ............................................................................................. 7 TABLA ....................................................................................................................................................10 1. 2. ELEMENTOS QUE INTEGRAN UNA TABLA .......................................................................................... 10 CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO .............................................................................................. 11 2.1. Propiedades del campo ....................................................................................................... 12 2.2. Establecer clave principal .................................................................................................... 13 2.3. Modificar diseño de tabla .................................................................................................... 13 2.4. Añadir un campo ................................................................................................................. 14 2.5. Eliminar un campo ............................................................................................................... 14 2.6. Copiar un campo ................................................................................................................. 14 2.7. Cambiar el formato del campo ............................................................................................ 14 2.8. Cambiar la máscara del campo ........................................................................................... 16 2.9. Cambiar el valor predeterminado ........................................................................................ 17 2.10. Cambiar la regla de validación ........................................................................................ 17 2.11. Editar índices de una tabla .............................................................................................. 19 2.12. Propiedades de una tabla ................................................................................................ 19 3. TRABAJO CON HOJA DE DATOS ....................................................................................................... 21 3.1. Movimientos e introducción de datos .................................................................................. 21 3.2. Editar dato de un registro .................................................................................................... 22 3.3. Filtro / orden avanzado ........................................................................................................ 22 3.4. Imprimir registros de una tabla ............................................................................................ 24 4. COPIAR ESTRUCTURA, ESTRUCTURA Y DATOS, SÓLO DATOS ............................................................ 24 5. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA TABLA ............................................................................................... 24 6. ELIMINAR UNA TABLA ..................................................................................................................... 25 7. IMPRIMIR ESTRUCTURA DE UNA TABLA ............................................................................................ 25 FORMULARIOS .....................................................................................................................................26 1. TIPOS DE FORMULARIOS ................................................................................................................ 26 1.1. Subformularios .................................................................................................................... 26 1.2. Formularios emergentes ..................................................................................................... 27 1.3. Formularios modales ........................................................................................................... 27 2. CREAR UN FORMULARIO ................................................................................................................ 27 2.1. Formulario en columna ........................................................................................................ 27 2.2. Formularios divididos .......................................................................................................... 27 2.3. Formularios continuos ( ....................................................................................................... 28 2.4. Formulario con asistente ..................................................................................................... 29 2.5. Formulario con la herramienta Formulario en blanco ......................................................... 29 3. PARTES DE LOS FORMULARIOS ...................................................................................................... 29 3.1. Secciones de un formulario ................................................................................................. 38 3.2. Controles de un formulario .................................................................................................. 40 3.3. Diseños de controles ........................................................................................................... 40 3.4. Uso de la lista de campos . Agregar controles .................................................................... 41 3.5. Herramientas del cuadro controles ..................................................................................... 42 3.6. Eliminar un control ............................................................................................................... 48 C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  2. Access 2007 2 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Alinear varios controles ....................................................................................................... 48 Igualar / aumentar / reducir espaciado entre controles ....................................................... 48 Ajustar el tamaño de varios controles ................................................................................. 49 Introducir el número de página ........................................................................................ 49 Introducir logotipo ............................................................................................................ 49 Introducir logotipo en el encabezado ............................................................................... 50 Introducir Fecha y hora .................................................................................................... 50 Formato condicional ........................................................................................................ 50 PROPIEDADES DE LOS CONTROLES ................................................................................................ 51 REFERENCIAS EN UN FORMULARIO ................................................................................................. 55 CAMBIAR EL NOMBRE A UN FORMULARIO ........................................................................................ 56 ELIMINAR UN FORMULARIO ............................................................................................................. 56 COPIAR UN FORMULARIO ............................................................................................................... 56 MODIFICAR EL DISEÑO DE UN FORMULARIO ..................................................................................... 56 CONSULTAS .........................................................................................................................................57 CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN EN VISTA DISEÑO ................................................................. 57 1.1. Agregar una tabla o consulta a la consulta ......................................................................... 60 1.2. Combinar varias tablas en una consulta ............................................................................. 60 1.3. Insertar / Eliminar criterios ................................................................................................... 60 1.4. Funciones de uso frecuente ................................................................................................ 61 2. CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN ....................................................................................................... 66 3. CONSULTA DE ELIMINACIÓN ........................................................................................................... 67 4. CONSULTA DE DATOS ANEXADOS ................................................................................................... 68 5. CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA ................................................................................................ 69 6. CREAR CONSULTAS UTILIZANDO EL ASISTENTE ............................................................................... 69 6.1. Consulta sencilla ................................................................................................................. 70 7. CONSULTA DE BUSCAR DUPLICADOS .............................................................................................. 71 8. CONSULTA DE BÚSQUEDA DE NO COINCIDENTES ............................................................................. 73 9. CONSULTA DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS .......................................................................... 74 10. CONSULTA DE UNIÓN ................................................................................................................. 76 1. INFORMES .............................................................................................................................................78 CREAR UN INFORME CON LA HERRAMIENTA INFORMES .................................................................... 78 1.1. Secciones del informe ......................................................................................................... 78 1.2. Más secciones del informe. Grupos .................................................................................... 80 1.3. Propiedades del informe ..................................................................................................... 81 1.4. Realizar cálculos en un informe .......................................................................................... 87 1.5. Configurar página ................................................................................................................ 88 1.6. Propiedad Forzar nueva página .......................................................................................... 90 1.7. Agregar saltos de página .................................................................................................... 90 2. CREAR UN INFORME DE ETIQUETAS ................................................................................................ 90 3. IMPRIMIR ...................................................................................................................................... 92 1. RELACIONES ........................................................................................................................................93 1. TIPOS DE RELACIONES .................................................................................................................. 93 1.1. Uno a uno ............................................................................................................................ 93 1.2. Relación uno es a varios ..................................................................................................... 93 1.3. Relación varios a varios ...................................................................................................... 93 2. DEFINIR RELACIONES .................................................................................................................... 94 3. MODIFICAR UNA RELACIÓN EXISTENTE ............................................................................................ 97 4. ELIMINAR UNA RELACIÓN EXISTENTE .............................................................................................. 97 5. IMPRIMIR LA VENTANA DE RELACIONES ........................................................................................... 97 MACROS. DISEÑO DE APLICACIONES .............................................................................................99 1. CREAR UNA MACRO ....................................................................................................................... 99 1.1. Columnas de la ventana macro ........................................................................................... 99 C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  3. Access 2007 3 1.2. Secuencia de acciones de la macro ................................................................................. 100 EJECUTAR UNA MACRO ................................................................................................................ 100 MODIFICAR MACRO ..................................................................................................................... 100 GRUPO DE MACROS .................................................................................................................... 100 TABLA DE MACROS ...................................................................................................................... 101 EVENTOS Y PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................... 105 ASIGNAR MACROS Y PROCEDIMIENTOS DE EVENTOS ..................................................................... 106 CREAR MACRO AUTOEXEC ........................................................................................................... 106 MENÚ PERSONALIZADO ............................................................................................................... 106 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. UTILIDADES ........................................................................................................................................108 1. 2. 3. 4. COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS ..................................................................................... 108 EXPORTAR DATOS A OTROS FORMATOS ........................................................................................ 109 IMPORTAR DATOS DE OTRAS APLICACIONES .................................................................................. 110 VINCULAR TABLAS ....................................................................................................................... 110 4.1. Actualizar vínculos ............................................................................................................ 111 5. OPCIONES DE INICIO .................................................................................................................... 111 C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  4. Access 2007 4 Introducción Microsoft ACCESS es un Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales bajo entorno WINDOWS. Con esta aplicación crearemos tablas de datos, formularios, consultas y elaboraremos listados a partir de la información almacenada en las tablas de datos. Todo ello de una forma sencilla por la gran variedad de herramientas de trabajo que ofrece. 1. Conceptos básicos Para trabajar con Microsoft Access, debe conocer los siguientes conceptos. Base de datos Colección de datos y objetos organizados con un propósito específico. Una base de datos de Microsoft Access puede contener tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Los archivos de base de datos de Access 2007 tienen extensión accdb y no mdb como en versiones anteriores. Desde 2007 puede abrir y manipular archivos de versiones anteriores. Tabla Estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena información sobre un determinado tema y organizada en registros (filas) y campos (columnas). Registro Colección de datos acerca de un miembro de una entidad. Un registro se representa como una fila en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario. Campo Elemento de una tabla que contiene un fragmento de información específico sobre un tema, como un apellido. Un campo se representa como una columna o celda en una hoja de datos. En un formulario, informe o página de acceso a datos se puede utilizar un control como, por ejemplo, un cuadro de texto, para presentar los datos de un campo. En algunas bases de datos, como por ejemplo Microsoft SQL Server, se utiliza el término "columna" en lugar de "campo". Existen diferentes tipos de campos. Base de datos relacional Se dice que una base de datos es relacional cuando la información está almacenada en tablas que se relacionan entre sí. Clientes, artículos, pedidos de los clientes Consulta Es un objeto de la base de datos que puede utilizarse para mostrar información de una o varias tablas (selección, referencias cruzadas, ...) o para modificar la información existente en una o varias tablas (eliminación, actualización, ...) Formulario Objeto de la base de datos donde se almacena el diseño de pantalla con el que mostrar los datos de una tabla o consulta. Desde un formulario además de poder ver información también podrá modificarla. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  5. Access 2007 5 Informe Objeto de la base de datos donde se almacena el diseño de listados con el que mostrar los datos de una tabla o consulta. Su objetivo final será imprimir en papel los listados. Macro Objeto de la base de datos donde se almacena la automatización de acciones específicas (que se repiten con cierta frecuencia) sin programar. Módulo Objeto de la base de datos donde utilizará programación para gestionar el funcionamiento de la base de datos. 2. Novedades de Access 2007 A continuación se describen algunas de las novedades de Access. 2007 respecto a versiones anteriores. 2.1. Cambio en la interfaz El modo de acceder a los comandos de Access es totalmente diferente. Como ocurre con todas las aplicaciones de Office 2007 presentan paneles en sustitución de la barra de menú fija y las barras de herramientas. Las ventanas de trabajo son muy diferentes de aspecto, aunque siguen teniendo validez la gran mayoría de las teclas de función que se utilizaban. 2.2. Nuevo tipo de datos adjuntos En este tipo de datos puede almacenar imágenes y otros tipos de archivos dentro del registro, mediante el uso de un concepto denominado “datos complejos”, que lo que hace es comprimir estos archivos para minimizar el tamaño global. 2.3. Más fácil el uso de macros Access 2007 presenta una utilidad de definición de macros, para facilitar la respuesta a los eventos. 2.4. Páginas de acceso a datos Access 2007 no soporta el diseño de páginas de acceso de datos (DAP). Utiliza Windows SharePoint Services para compartir datos en entornos corporativos. Por mantener la compatibilidad, es posible abrir archivos .mdb que contengan estas páginas de acceso a datos, pero desde 2007 no podrá crear nuevas páginas. 2.5. Diseñar una base de datos Antes de crear una base de datos, es conveniente que invierta algún tiempo en diseñarla. Para ello, debe tener en cuenta los siguientes puntos: Determinar la finalidad de la base de datos Debe saber qué información desea obtener de la base de datos, y a partir de ahí, podrá determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Es conveniente que hable con los usuarios que utilizarán la base de datos y que tenga en cuenta las preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  6. Access 2007 6 desea que produzca. Reúna los formularios que utilizan actualmente para registrar los datos. Si es posible, examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos Haga un boceto en papel, manteniendo estos principios: Una tabla no debe contener información duplicada. Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Determinar los campos que se necesitan en las tablas Al realizar el boceto de los campos de cada tabla siga estos principios: Relacione cada campo con el asunto de la tabla. No incluya datos ni derivados ni calculados. Incluya toda la información que necesite. Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas. Por ejemplo, almacene Nombre, Apellidos en lugar de un único campo con el Nombre completo. Identificar los campos con valores exclusivos en cada registro Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes, cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. A este campo o conjunto de campos se le denomina Clave principal (Primary Key). En Access se pueden definir tres tipos de claves principales: Claves principales de Autonumérico. Claves principales de un solo campo. Claves principales de varios campos. Determinar las relaciones entre las tablas Una vez que tiene la información clasificada en tablas, debe indicarle a Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello debe definir relaciones entre las tablas. Las relaciones pueden ser: Uno a varios. Uno a uno. Varios a varios. Perfeccionar el diseño. Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas. Si encuentra problemas, perfeccione el diseño. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  7. Access 2007 7 Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos que desee. Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias. 3. Iniciar Access Al entrar le mostrará la ventana siguiente Le presenta diferentes opciones, crear una nueva base de datos (en el panel central), abrir una existente (en el panel de la derecha) y utilizar diferentes plantillas (en el panel de la izquierda). 4. Abrir una base de datos existente Haga clic sobre Más… en el panel de la derecha C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  8. Access 2007 8 En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el archivo y pulse el botón Abrir. Botón de Office Cinta de opciones Barra de herramientas de acceso rápido Panel de exploración Formulario Alumnos C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  9. Access 2007 9 El botón de Office reemplaza al menú Archivo de versiones anteriores. A su derecha aparecen unos botones más pequeños, lo que se conoce como barra de herramientas de acceso rápido, con comandos como guardar, deshacer, rehacer. Esta barra se puede personalizar, de modo que permite añadir otros comandos y/o eliminar los que aparecen de forma predeterminada. Utilice para ello el botón que se muestra a la derecha de esta barra. Por debajo verá cuatro fichas (Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos), que contienen muchos comandos, opciones, cuadros de listas desplegables. Estas fichas se conocen como cinta de opciones y reemplaza a las barras de menú y barras de herramientas de versiones anteriores. Bajo la cinta de opciones aparece un mensaje de Advertencia de seguridad, que le informa que Access ha desactivado contenido posiblemente nocivo en la base de datos. En la parte izquierda de la pantalla está el panel de exploración, que reemplaza a la ventana de la base de datos de versiones anteriores. En ese panel encontrará los diferentes objetos de la base de datos (tablas, formularios, …). A la derecha (ventana principal) se abren los objetos, en la imagen está abierto el formulario Alumnos. En la parte inferior está la barra de estado que muestra las posibles descripciones de los controles de campo y los distintos ajustes de teclado (Bloq Mayús, Bloq Num y Bloq Despl). C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  10. Access 2007 10 Tabla Recuerde que una tabla es la estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas), por lo que se considera que es un contenedor. 1. Elementos que integran una tabla La información en la tabla se presenta estructurada en columnas - campos -, y en filas - registros -. En el caso de una tabla de estudiantes, cada fila contiene todos los datos de un estudiante. Una determinada columna presenta un dato específico, por ejemplo ciudad. Los campos -parte fundamental en el diseño de la tabla- se clasifican, de acuerdo al tipo de datos que pueden almacenar: Texto Admite datos alfanuméricos (números, letras, símbolos). Máximo 255 caracteres. Memo Se utiliza para almacenar gran cantidad de texto, hasta 1 Gb aproximadamente, pero los controles para mostrarle están limitados a los primeros 64.000 caracteres. Número Byte: Entero de 1 byte que contiene valores a 0 a 255. Entero: Entero de 2 bytes que contiene valores entre -32768 y 32768. Entero largo: Entero de 4 bytes que contiene valores entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple: Número de 4 bytes en punto flotante1, capaz de almacenar valores muy altos y un máximo de siete dígitos significativos. Doble: Número de 8 bytes en punto flotante, capaz de almacenar valores muy altos y un máximo de 15 dígitos significativos. Id. de réplica: Identificador de 16 bytes único a nivel global. Este tipo de campo se utiliza en bases de datos de Access 2003 y anteriores gestionadas por el administrador de replicaciones. Decimal: Entero de 12 bytes con una gran precisión decimal. Fecha/hora Fechas y horas (8 bytes). Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Permite hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y 4 cifras decimales (8 bytes). Siempre mostrará 2 decimales, por lo que Access redondeará los decimales a 2. Autonumérico Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro. 1Los números con formato de almacenamiento interno punto flotante son un poco imprecisos. Si el número que necesita almacenar contiene más de 7 dígitos significativos en un campo tamaño simple, o más de 15 en uno de tamaño doble, el número se redondeará. Para mayor precisión se recomienda campo Decimal o campo Moneda. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  11. Access 2007 11 Sí/No Admite sólo valores lógicos del tipo Sí / No. No admite indexaciones (ordenar los datos por su contenido. (1 bit). Almacena el valor numérico 0 para Falso y -1 para Verdadero. Objeto OLÉ Almacena imágenes digitalizadas, objetos procedentes de otras aplicaciones (gráfico, ...) vinculados o incrustados y objetos ActiveX de otra aplicación de Windoows. No admite indexaciones. Máximo 2Gb Hipervínculo Una dirección de enlace con un documento o archivo en la WWW, en una intranet, en una red de área local o en el propio ordenador local. Hasta 8.192 caracteres. Datos adjuntos Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos. Máximo 2 Gb Asistente para búsquedas Realmente no es un campo. Puede crear un campo que muestre uno de dos tipos de listas para facilitar la introducción de datos: Una lista de búsqueda que muestra valores buscados en una tabla o consulta existente o una lista de valores que muestra un conjunto fijo de valores introducidos al crear el campo. En las tablas se utilizarán índices para ordenar los datos por algún campo. Su finalidad es acelerar el proceso de búsqueda en ese campo o evitar duplicados en ese campo. 2. Crear una tabla en vista diseño Seleccione Crear en la Cinta de opciones, y haga clic en el botón Diseño de tabla. Muestra tres columnas: Nombre: indique el nombre del campo. Puede utilizar 64 caracteres como máximo. Están permitidos todos los caracteres especiales, excepto: el punto (.), el signo de admiración (!), Tipo de datos: seleccione el tipo de campo: texto, numérico, …. Descripción: escriba una descripción del campo. Este texto se mostrará en la barra de estado cuando seleccione el campo en un formulario. Es opcional. (255 caracteres máximo). C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  12. Access 2007 12 Rellene el cuadro correspondiente a las Propiedades del campo, en las fichas General y Búsqueda. Para cambiar de panel utilice el ratón o pulse la tecla de función F6. Para cambiar de ficha utilice el ratón o las teclas CONTROL + TABULADOR. Puede solicitar ayuda sobre cualquier punto pulsando la tecla F1. Mientras trabaja en la vista diseño, dispone de la ficha Diseño: Nº Descripción Ver: muestra las vistas disponibles para la ventana actual (hoja de datos, diseño, tabla dinámica y gráfico dinámico). 1 Clave principal: alterna entre establecer y eliminar un campo de clave principal. 2 Generador: Permite acceder al generador de máscaras, o al generador de expresiones. 3 Probar reglas de validación: Verifca si se cumplen o no las reglas de validación con la información contenida en la tabla. 4 Insertar filas: crea una fila en blanco antes de la fila seleccionada. 5 Eliminar filas: elimina la fila/s seleccionada/s. 6 Columna de búsqueda: Genera un nuevo campo que tomará los datos de una lista existente o de una lista de valores fijos. 7 Hoja de propiedades: presenta la hoja de propiedades de la tabla, en la parte derecha. 8 Índices: presenta la ventana índices para ver, modificar o crear índices. Los índices aceleran las búsquedas y las consultas cuando se manejan grandes volúmenes de datos. También pueden hacer más lenta la introducción de datos, ya que tienen que actualizarse cada vez que se agrega o modifica un registro. 9 Una vez definida la estructura completa de campos, guarde los cambios y utilice el botón de cerrar. 2.1. Propiedades del campo Aparece en la parte inferior de la pantalla de diseño de tabla, aparece la ficha General con las propiedades: que se describen a continuación. Dependiendo del tipo de datos del campo, mostrará más o menos. Tamaño del campo, número máximo de caracteres que podrá introducir en este campo, si el campo es de tipo texto. En el caso de los campos numéricos el tamaño determina el tipo de número que se puede almacenar. (Vea los tipos de campos numéricos, en la pág. 10) C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  13. Access 2007 13 Formato, diseño de presentación para el campo. Título, etiqueta para el campo que se utiliza en un formulario. Si no escribe título, la etiqueta que empleará será el nombre del campo. Valor predeterminado, valor que se introduce automáticamente en el campo para nuevos registros. Máscara de entrada, modelo para todos los datos introducidos en este campo. Regla de validación, expresión que debe ser verdadera , cuando introduzca o cambie datos en el campo.. Texto de validación, mensaje de error que aparece cuando introduce un valor prohibido por la regla de validación. Indexado, crea o no un índice para ese campo, de forma que las búsquedas por ese campo sean más rápidas. Lugares decimales, número de lugares decimales que aparecerán. Sólo con campos numéricos o monetarios. Requerido, establece si es obligatoria o no la entrada de datos en este campo. Permitir longitud cero, establece si permite o no cadenas de longitud cero (“”) en este campo. Compresión Unicode. A partir de la versión 2000 Access utiliza el esquema de codificación de caracteres Unicode, que utiliza 2 bytes para cada carácter, en lugar de uno por cada carácter como hacía el sistem anterior. Si la propiedad Compresión Unicode tiene el valor Sí, significa que cualquier carácter cuyo primer byte sea 0 se comprime al almacenarse y se descomprime al abrirse. Suele ocurrir para todos los caracteres latinos. Modo IME, controla la conversión de los caracteres en los juegos de caracteres kanji (japonés), haragana (japonés), katakana (japonés) y hangul (coreano). Etiquetas inteligentes, indica el nombre y la acción de la etiqueta inteligente registrada que desea asociar a este campo. 2.2. Establecer clave principal Clave principal es uno o más campos (columnas) cuyo valor o valores identifican de manera única cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice único. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas. - Seleccione el campo/s que desee definir como clave principal y pulse el botón derecho del ratón. En el menú contextual seleccione Clave principal. O también utilizando la herramienta del panel Diseño. 2.3. Modificar diseño de tabla Para cambiar el diseño de una tabla, seleccione la tabla en el panel de exploración y en el menú contextual seleccione Vista Diseño. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  14. Access 2007 14 2.4. Añadir un campo Desde la Vista Diseño sitúe el punto de inserción en la posición en la que desee el nuevo campo, seleccione Insertar filas (en la ficha Diseño). 2.5. Eliminar un campo Desde la Vista Diseño, sitúe el punto de inserción en la fila completa del campo que desee eliminar y pulse la tecla SUPR. 2.6. Copiar un campo En Vista Diseño seleccione la fila del campo que desee copiar y seleccione Copiar en el menú contextual. Seleccione la fila donde desee que aparezca la copia y elija Pegar en el menú contextual. Cambie el nombre al campo. Este campo será del mismo tipo que el original y con las mismas propiedades. Los datos contenidos en el campo original no se copian. Para copiar un campo con los datos utilice la vista Hoja de datos seleccione la columna del campo que desee copiar y utilice el comando Copiar del menú contextual. Seleccione la columna Agregar nuevo campo y utilice el comando Pegar del menú contextual. 2.7. Cambiar el formato del campo El formato de un campo tiene que ver con el aspecto que tendrán los datos de ese campo. Sitúe el cursor en el campo a editar (Nombre). Pase a la tabla de propiedades con F6. En el apartado Formato dependiendo del tipo de campo muestra una lista de formatos incorporados o no. En cualquier caso es posible crear formatos propios para campos numéricos, texto... FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS NUMÉRICOS Formato SIGNIFICADO Número General Moneda Muestra el número como se ha introducido. Muestra el separador de millar, los números negativos entre paréntesis, con dos decimales por defecto. Utiliza el formato Moneda con el símbolo del euro € Presenta como mínimo un dígito con dos decimales. Muestra el separador de millar y dos cifras decimales. Multiplica el valor por 100, añade el símbolo % y presenta dos cifras decimales. Muestra los números con la notación científica estándar. Euro Fijo Estándar Porcentaje Científico Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente, donde: La primera representa el formato de los números positivos. La segunda representa el formato de los números negativos. La tercera representa el formato de los valores cero. La cuarta representa el formato de los valores nulo. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  15. Access 2007 15 Puede crear formatos personalizados mediante los símbolos siguientes: CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS NUMERICOS Símbolo SIGNIFICADO , . 0 # % Separador decimal Separador de miles Representa un dígito. Muestra el 0 para valores 0 o si no se dio valor. Representa un dígito. No muestra el 0 si el valor es 0 o si no se dio valor. Porcentual. Multiplica el valor por 100 y muestra el símbolo % #.##0 ejemplos Aparece el separador de millar y el 0 cuando no se dio valor “Socio nº “ #.##0 #.### Como el anterior, pero aparecerá precedido del texto Socio nº. Aparece el separador de millar pero no muestra el 0 FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS FECHA/HORA Formato SIGNIFICADO General Fecha Larga Fecha Mediana Fecha Corta Hora larga Hora mediana Hora corta Configuración predeterminada Muestra la fecha larga con el formato del panel de control de Windows. 14-Ene-95 Muestra la fecha corta con el formato del panel de control de Windows. CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO FECHA Símbolo SIGNIFICADO : / d / dd ddd / dddd m / mm a aa / aaaa h / hh n / nn s /ss Separador de hora Separador de fecha Día del mes 1 – 31 / 01 – 31 . Día de la semana lun – dom / Lunes - Domingo Mes del año 1 – 12 / 01 – 12 Día del año 1 – 366. Año con dos dígitos 0 – 99. Año con cuatro dígitos 0100 – 9999 Horas Minutos Segundos dd/mm/aaaa Ejemplos Mostrará día/mes/año con cuatro dígitos Muestra el nombre completo del mes mmmm CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO TEXTO Símbolo SIGNIFICADO Espacio Texto entre comillas @   Presenta un espacio Muestra siempre el texto que hay entre comillas Muestra el contenido del campo Todos los caracteres en mayúsculas C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  16. Access 2007 16 CÓDIGOS DE FORMATO PARA CAMPOS DE TIPO TEXTO Símbolo SIGNIFICADO Todos los caracteres en minúsculas No se necesita un carácter de texto   & “Sr. “@ Ejemplos Aparecerá el tratamiento Sr. Delante del campo FORMATOS INCORPORADOS PARA CAMPOS SÍ / NO Formato SIGNIFICADO Sí/No Verdadero/Falso Activado/Desactivado Configuración predeterminada. Sí = -1 y No = 0 Verdadero = -1 y Falso = 0 Activado = -1 y Desactivado = 0 Para los campos de tipo Sí/No, puede definir formatos personalizados que contengan hasta tres secciones: La primera requiere el signo de punto y coma. La segunda indica el texto a mostrar en los valores sí La tercera indica el texto a mostrar en los valores no. ;”Aprobado”;”Suspenso” Si el valor es Sí mostrará el texto Aprobado, si el valor es No, mostrará el texto Suspenso. 2.8. Cambiar la máscara del campo Facilita la introducción de datos en un campo y controla los valores que introducen los usuarios en ese campo. Puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma: La primera especifica la máscara, propiamente dicha. La segunda especifica si Access debe almacenar los caracteres de visualización literales o no. 0 almacena; 1 no almacena. La tercera indica el símbolo que muestra Access para indicar al usuario que debe introducir un carácter por la máscara. Símbolo SIGNIFICADO Convierte en mayúsculas los caracteres de la derecha Convierte a minúsculas los caracteres de la derecha El campo se rellena de derecha a izquierda. Precede a un carácter, para que lo tome como normal. Dígitos, +, - y espacios en blanco, incluso valor vacío. Dígitos. Entrada obligatoria. Dígitos y espacios. Entrada no obligatoria. Letras. Entrada obligatoria. Letras. Entrada no obligatoria. Letras o dígitos. Entrada obligatoria.     ! \ # 0 9 L ? A C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  17. Access 2007 17 Símbolo SIGNIFICADO Letras o dígitos. Entrada no obligatoria. Cualquier carácter, espacio en blanco. Entrada obligatoria Cualquier carácter, espacio en blanco. Entrada no obligatoria. Separadores: decimal, millar, fecha y hora a & C , . / : 99-99-99;0;_ EJEMPLOS Para introducir números de 6 dígitos separado con guiones sin necesidad de incorporar el guión. Para escribir texto, con la primera letra en mayúsculas y el resto en minúsculas. >L<???? 2.9. Cambiar el valor predeterminado El valor predeterminado especifica un valor que se introduce automáticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. EJEMPLOS C. Numéricos 45 Para que aparezca siempre 45 por defecto al introducir un nuevo registro. C. Texto “LEÓN” Para que aparezca por defecto LEÓN como provincia. C. Fecha/hora #10/05/95# Para que aparezca la fecha 10/05/95 C. Sí/No Sí Aparecerá por defecto Sí. 2.10. Cambiar la regla de validación Especifica requisitos para la introducción de datos en el campo. (Máximo 2.048 caracteres). Si se cumplen los requisitos, el valor introducido lo valida Access, pero si no, mostrará un mensaje de alerta predeterminado o uno personalizado si escribe el texto de validación (máximo 255 caracteres). Puede introducir cualquier expresión - combinación de operadores, constantes, valores literales, funciones, nombres de campos (columnas), controles y propiedades que se evalúa como un único valor -. En la siguiente tabla se indica cómo se escriben expresiones, dependiendo de que su contenido sea texto, fecha, ... En la máscara de un campo no se puede hacer referencia a otro campo de la tabla. SINTAXIS Expresiones texto fecha número función campo “TEXTO” #dd/mm/aa# Número Nombrefunción(argumento1;argumento2;…) [campo C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  18. Access 2007 18 OPERADORES ARITMÉTICOS DESCRIPCIÓN Producto Suma Resta Divide dos números de coma flotante. Divide dos números enteros Eleva un número a un exponente. Devuelve el resto de dividir dos números   +     \ ^ Mod DESCRIPCIÓN EJEMPLOS OPERADORES COMPARACION Menor que Menor o igual que Distinto que Mayor que. Mayor o igual que Valor comprendido entre dos expresiones Prueba de un campo Texto o Memo para coincidir con una cadena de patrón. Deberá incluir una cadena de texto como valor de comparación que defina qué caracteres son válidos y en qué posiciones. Para ello Access le permite el uso de ciertos caracteres comodín. Requiere que el usuario introduzca un valor en el campo. Requiere que el campo esté vacío. Se utiliza antes de cualquier operador de comparación para realizar conversión, excepto para "NO ES NULO". < 65 < = 45000 < > “PALENCIA” > 30 > = #01/05/95# Entre #01/01/95# Y #31/12/95# Como "Lewis*"     =       = Entre Como NO ES NULO ES NULO NO la prueba de DESCRIPCIÓN Caracteres comodín COMO ? * Cualquier carácter individual Cualquier número de caracteres; se utiliza para definir cadenas al principio, al final o en medio, que no tienen que coincidir con ningún modelo de caracteres específico. Cualquier dígito individual # DESCRIPCIÓN OPERADORES LÓGICOS Eqv Imp Negado (Not) O OEx Y Realiza una equivalencia lógica entre dos expresiones. Realiza una implicación lógica entre dos expresiones. Niega una expresión numérica Disyunción. Permite elegir entre una expresión u otra. Realiza una exclusión entre dos expresiones. Realiza una intersección entre dos expresiones. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  19. Access 2007 19 DESCRIPCIÓN Ejemplos de reglas de validación COMO "?####X" Una cadena de 6 caracteres, que el primero es cualquier carácter, seguido de 4 dígitos y termina en una X Una cadena de 4 dígitos, cuyo primer carácter es cualquiera distinto de un número entre 0 y 3 y las letras R y T, seguido de cuatro dígitos. COMO "[!0-3RT]###" 2.11. Editar índices de una tabla Pulse el botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla que se encuentra en el Panel de exploración y seleccione Vista diseño en el menú contextual. Pulse el botón Índices del Panel de diseño. En la columna Nombre del índice escriba el nombre del índice. En la columna Nombre del campo seleccione el campo para el que desee establecer el índice. En ordenación defina el sentido de la ordenación del índice (Ascendente / descendente). la columna Criterio de En la parte inferior muestra las propiedades de ese índice: - Principal(Sí/No): Si especifica Sí este índice es clave principal. - Única (Sí/No): Si especifica Sí este índice ha de ser único (no admite duplicados). - Ignorar Nulos(Sí/No): Si especifica Sí los registros con valor Nulo serán excluidos del índice. 2.12. Propiedades de una tabla En la vista diseño, pulse el botón Hoja de propiedades del panel de diseño. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  20. Access 2007 20 PROPIEDAD OPCIONES DESCRIPCIÓN Mostrar vistas en el sitio de SharePoint NO mostrar Los datos de la tabla no están disponibles en un sitio de Windows SharePOint Service 3.0 Seguir configuración de base de datos Los datos de la tabla estarán o no disponibles en un sitio de Windows SharePoint Service 3.0 si lo activa o no para la base de datos en general Hoja secundaria de datos expandida Sí o No Todas las hojas secundarias aparecen expandidas al abrir esta tabla si indica Sí. Alto de hoja secundaria de datos Medida en cm. La hoja secundaria de datos se abre con la altura especificada. Si el valor es 0, la hoja secundaria se expande para mostrar todas las filas disponibles. Regla de validación Expresión comparación, que incluir funciones de Access de Esta regla se comprobará cuando guarde el registro o al cambiar de registro. permite Texto de validación Cadena de texto Es el mensaje que mostrará al usuario si infringe la regla de validación. Filtro Le permite almacenar un filtro que limita los registros a visualizar al abrir la hoja de datos. Ordenar por Le permite almacenar un criterio de orden, para que al abrir la hoja de datos siempre visualice a información ordenada de ese modo. Hoja secundaria de datos [Automático] Crea una hoja secundaria de datos con la primera tabla que tenga una relación de varios definida con esta tabla. [Ninguno] Desactiva la función Tabla.nombre Utiliza la tabla o consultas indicadas Consulta.nombre Vincular secundarios campos Campo campos tabla relacionada, separados punto y coma o la Define que campos de la tabla secundaria están relacionados con los campos clave principal de la tabla actual. de por Vincular principales campos Campo campos que son clave principal en esta separado punto y coma o Define los campos de clave principal de la tabla actual, que Access utilizará para relacionar con la tabla secundaria. tabla, por C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  21. Access 2007 21 3. Trabajo con hoja de datos Cuando se trabaja con una tabla en la forma de hoja de datos, dispone de la ficha Inicio: Grupo Vistas Si pulsa en el triángulo que muestra bajo 'Ver' tendrá opción a cambiar a otra vista: Grupo Portapapeles Con herramientas para cortar, copiar, copiar formato y pegar. En el deplegable de Pegar hallará diferentes opciones de pegado. Grupo Fuente Con herramientas para cambiar la fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, alineación, color de fuente, color de relleno, cuadrícula y colores de tema. Grupo Registros Con herramientas para: actualizar el registro actual o toda la tabla, añadir nuevo registro, eliminar registro/s seleccionado/s, realizar una revisión ortográfica, guardar. Muestra una novedad que es la posibilidad de activar una fila de totales, en la que para los campos numéricos podrá elegir el cálculo total a realizar (suma, cuenta, promedio, …) En el botón Más, encuentra las opciones de alto de fila, ancho de columna, inmovilizar columna, liberar, mostrar y ocultar columna. Grupo Ordenar y filtrar Con herramientas para ordenar de forma ascendente o descendente, diferentes opciones de filtro por selección, desplegar la ventana de filtro en la posición del cursor, o la posibilidad de ir a la ventana de filtro u orden avanzado. Grupo Ventana Con las opciones que permiten cambiar de ventana en la base de datos. Grupo Buscar Con herramientas para buscar, reemplazar, desplazarse por los registros y seleccionar registros. 3.1. Movimientos e introducción de datos Para avanzar al siguiente campo utilice la tecla TABULADOR o INTRO. Para retroceder al campo anterior pulse MAYÚSCULAS + TABULADOR. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  22. Access 2007 22 Si al pasar de registro desea escribir en uno de los campos la misma información que en el registro anterior, basta con pulsar las teclas CONTROL + ‘. Cuando hay varios registros ofrece la posibilidad de situar el cursor en cualquiera de ellos, con las flechas arriba / abajo o con la barra inferior (botones de desplazamiento). Ir al primer registro. Ir al registro siguiente. Ir al registro anterior Ir al último registro. Indica el nº de registro activo y el total de registros Nuevo registro, desplaza al final de la hoja de datos para introducir un nuevo registro. 3.2. Editar dato de un registro Si se trata de reemplazar un dato por otro seleccione el dato y escriba el nuevo valor (no será posible con los campos autonuméricos). Si sólo desea cambiar parte de un dato, una vez seleccionado pulse la tecla F2, le permitirá moverse por el texto de la celda al utilizar las flechas de desplazamiento. 3.3. Filtro / orden avanzado Filtro es el conjunto de criterios que se aplican a los datos para mostrar un subconjunto de los datos o para ordenarlos. Como se veía en el panel de Inicio en la ficha Ordenar y filtrar, utilice la herramienta . En el desplegable seleccione Filtro avanzado / Ordenar. Mostrarála siguiente ventana, para permitir la creación de un filtro que se aplicará a la hoja de datos. Agregue los campos sobre los que quiera incluir criterios a la cuadrícula de diseño. Para ello, haga doble clic sobre el campo en la lista de campos, o arrastre el campo desde la lista de campos a la cuadrícula de diseño a una celda de la fila Campo, o en una celda de la fila Campo, seleccione el campo. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  23. Access 2007 23 Puede establecer el orden ascendente o descendente en la fila de Orden. Especifique los criterios para ese campo en la cuadrícula de diseño: escriba una expresión en la fila Criterios de ese campo - columna -. Puede escribir criterios en la fila de criterios, de manera que los que estén en la misma fila han de cumplirse todos (ligados por operador Y), si utiliza diferentes filas los criterios quedan ligados con el operador O. Para escribir los criterios podrá hacer uso de los operadores vistos anteriormente (Pág. 17). Le resultará más fácil si utiliza el generador de expresiones: Pulse el botón derecho del ratón sobre la celda en la que quiera incluir la expresión, y en el menú contextual, seleccione –Generar. El cuadro de expresiones, es donde escribirá la expresión. Cuadro de expresiones Botones de operadores Elementos de expresiones El cuadro situado en la zona inferior izquierda contiene carpetas que muestran los objetos - tablas, consultas, formularios e informes - de la base de datos, las funciones incorporadas y las definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes. El cuadro inferior intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Así por ejemplo, si a la izquierda seleccionó funciones incorporadas, en el intermedio visualizara las diferentes categorías de funciones. El cuadro inferior derecho muestra los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Siguiendo con el ejemplo anterior, mostrará la lista de funciones incorporadas correspondientes a la categoría seleccionada en el cuadro intermedio. Utilice el botón Pegar para subir al cuadro de expresiones el elemento seleccionado en los cuadros inferiores. Para obtener un operador pulse el botón de operador correspondiente. También puede escribir libremente en el cuadro de expresiones. Una vez finalizada pulse el botón Aceptar. Access copiará la expresión en el lugar donde inició el Generador de Expresiones. Una vez que se ha establecido el filtro, haga clic sobre la herramienta Avanzadas y seleccione en el desplegable Aplicar filtro u ordenar. Mostrará la hoja de datos de la tabla con los registros que pasan el filtro. Para desactivarle utilice la herramienta Alternar filtro. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  24. Access 2007 24 3.4. Imprimir registros de una tabla Seleccione en el botón de Office Imprimir. Encontrará diferentes opciones: Vista preliminar, Imprimir, Impresión rápida. 4. Copiar estructura, estructura y datos, sólo datos Si desea tener una copia de la tabla creada. en otra tabla, desde el panel de exploración pulse el botón derecho del ratón sobre la tabla a copiar: En el menú contextual seleccione Copiar. Pulse el botón derecho del ratón sobre el fondo del panel de Exploración y en el menú contextual seleccione Pegar. Elija en Opciones de pegado lo que quiere copiar. 5. Cambiar el nombre de una tabla Pulse el botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla - en el panel de exploración- y en el menú contextual seleccione Cambiar nombre. Teclee el nuevo nombre y pulse la tecla Intro. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  25. Access 2007 25 6. Eliminar una tabla Pulse el botón derecho del ratón sobre la tabla a eliminar, en el panel de exploración y seleccione Eliminar. 7. Imprimir estructura de una tabla En el panel Herramientas de base de datos, utilice la herramienta , que se encuentra en el panel Herramientas de la base de datos, en la ficha Analizar. Marque los objetos que desee documentar y pulse el botón Aceptar. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  26. Access 2007 26 Formularios Los formularios son la interfaz entre usuarios y aplicación. Tienen diferentes finalidades: Presentar y editar datos Puede presentar la información contenida en una/varias tabla/s por pantalla, y le permite añadir, eliminar y modificar registros de una tabla. Mostrar mensajes Los formularios permiten proporcionar información acerca de errores cometidos, o sobre el modo de actuar en una aplicación. Cuadros de diálogo Pueden utilizarse para controlar el flujo de la aplicación, asignando macros o procedimientos de Visual Basic a eventos de sus controles. 1. Tipos de formularios 1.1. Subformularios Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios: El formulario principal muestra los datos de la parte "uno" de la relación.. El subformulario muestra los datos de la parte "varios" de la relación. Un formulario principal puede tener cualquier número de subformularios, si coloca cada subformulario en el formulario principal. Puede anidar hasta siete niveles de subformularios. Esto significa que puede tener un subformulario dentro de un formulario principal y que puede tener otro subformulario dentro de ese subformulario, y así sucesivamente. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  27. Access 2007 27 1.2. Formularios emergentes Son formularios que cuando se abren se mantienen siempre a la vista y permiten trabajar con las ventanas que quedan detrás. Un ejemplo de este tipo es la ventana de propiedades de los formularios. 1.3. Formularios modales Son formularios que requieren una respuesta antes de que el usuario pueda seguir trabajando en la aplicación. Mientras está abierto no permite llevar el cursor a un lugar fuera del mismo. 2. Crear un formulario 2.1. Formulario en columna En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. Haga clic en el grupo Formularios de la ficha Crear, en Formulario Access crea el formulario incluyendo todos los campos y lo muestra en la vista Presentación, que es la vista que permite hacer cambios en el diseño, al mismo tiempo que muestra el aspecto final en la pantalla. Si la tabla estuviese relacionada con una sola tabla de la forma uno a varios, mostrará en el formulario la hoja de datos de la tabla secundaria. Si la tabla estuviese relacionada con varias tablas, Access no muestra ninguna hoja de datos. 2.2. Formularios divididos Es una novedad en Access 2007. Muestra simultáneamente un registro en una vista de formulario normal y ver una lista de registros en la vista hoja de datos de la misma tabla. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  28. Access 2007 28 En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido . Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si selecciona un campo en una vista, se selecciona el mismo campo en la otra. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones). Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos: Puede usar la hoja de datos para localizar rápidamente un registro y, a continuación, usar la otra vista para ver o editar el registro. El registro que se muestra arriba, aparece remarcado en la parte inferior. 2.3. Formularios continuos ( En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Varios elementos . Le mostrará el formulario en la vista Presentación. El formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  29. Access 2007 29 2.4. Formulario con asistente En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios , y en el desplegable seleccione siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente. Si desea incluir campos de más e una tabla no haga clic en Siguiente ni en Finalizar. Ddespués de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. Luego haga clic en Siguiente o Finalizar. Asistente para formularios. A continuación 2.5. Formulario con la herramienta Formulario en blanco En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco Le muestra la lista de campos el siguiente modo: Haga clic en Mostrar todas las tablas y después haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario. 3. Partes de los formularios En un formulario hay secciones, áreas diferentes del formulario y controles que se colocan en las secciones. Cada uno de estos elementos tiene un conjunto de propiedades que se describen más adelante. Dependiendo del elemento que tenga seleccionado al visualizar la hoja de propiedades mostrará la ventana de propiedades de ese elemento en particular. Para seleccionar el formulario en la vista presentación, deberá hacer clic en el selector de registro. Para seleccionar el formulario en la vista diseño, deberá hacer clic en el cuadro que se encuentra a la izquierda de la regla horizontal y por encima de la regla vertical. Si las reglas no estuviesen visibles, puede mostrarlas utilizando la herramienta , que se encuentra en el grupo Mostrar u ocultar, de la página 38. Utilice la herramienta , que encontrará en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño de formulario. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  30. Access 2007 30 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Origen del registro Tabla, consulta o instrucción SQL en la que está basado el formulario. RecordSource Título Título del formulario Caption Emergente Si permanece encima de otras ventanas o no Popup Modal Si mantiene el enfoque hasta que se cierre Modal Mostrar SharePoint en el sitio de Indica si este formulario estará o no en disponible en un sitio de Windows SharePoint Service 3.0 DisplayOnSharePointSite Vista predeterminada Vista en la que se abre el formulario DefaultView Indica si el formulario especificado se puede ver en la vista Formulario Permitir vista Formulario AllowFormView Indica si el formulario especificado se puede ver en la vista Hoja de datos Permitir vista Hoja de datos AllowDatasheetView Indica si el formulario especificado se puede ver en la vista Tabla dinámica Permitir vista Tabla dinámica AllowPivotTableView Indica si el formulario especificado se puede ver en la vista Gráfico dinámico Permitir vista Gráfico dinámico AllowPivotChartView Indica si el formulario especificado se puede ver en la vista Presentación Permitir vista Presentación AllowLayoutView Imagen Nombre de archivo gráfico utilizado para el fondo del formulario Picture Mosaico de imágenes Si desea presentar la imagen en formato de mosaico en la ventana del formulario. PictureTiling Distribución de la imagen Alineación de la imagen dentro del formulario PictureAlignment Tipo de imagen Indicar si debe vincularse o incrustarse la imagen. Si está incrustada (0) pasa a formar parte del archivo de la base de datos. En caso contrario, la imagen se guarda en el disco duro y en el archivo de la base de datos solo guarda un puntero hasta su ubicación. PictureType Modo de tamaño de la imagen Controla la forma en que se cambia el tamaño de la imagen en el formulario: recortar (0), la imagen se recorta si es mayor en tamaño que el formulario. Extender (1) se extiende horizontal y verticalmente para rellenar el formulario completo, incluso si la relación original alto-ancho se distorsiona. Zoom (3), la imagen se alarga hasta su máxima extensión manteniendo su relación original alto-ancho PictureSizeMode Ancho Ancho del formulario Width C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  31. Access 2007 31 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Centrado automático Indica si se centra o no el formulario automáticamente en la ventana de la aplicación AutoCenter Ajuste de tamaño automático Si se ajusta el tamaño automáticamente para mostrar un registro completo. AutoResize Ajustar a la pantalla Establece si se reduce el ancho del formulario para ajustarse al ancho de la pantalla FitToScreen Estilo de los bordes Especifica el tipo de borde y elementos de borde (barra de título (barra de título: barra horizontal en la parte superior de una ventana, cuadro de diálogo o barra de herramientas que muestra el nombre del documento, programa o barra de herramientas.), menú Control, botones Minimizar y Maximizar o botón Cerrar) que se van a utilizar con el formulario. BorderStyle Selectores de registro Si se presentan o no los selectores de registro. RecordSelectors Botones de desplazamiento Si se muestran o no los botones de desplazamiento. NavigationButtons Título de exploración Establece el texto que aparece a la izquierda de los botones de desplazamiento (botones de exploración: botones que puede utilizar para desplazarse por los registros. Se encuentran en la esquina inferior izquierda de la ventana de las vistas Hoja de datos y Formulario. Están disponibles también en el modo de vista previa, de manera que puede desplazarse por las páginas del documento.) del formulario. NavigationCaption Separadores de registros Si se muestran o no las líneas entre registros DividingLines Barras de desplazamiento Si aparecen o no las barras de desplazamiento. ScrollBars Cuadro de control Mostrar o no el menú control en el formulario. ControlBox Boton Cerrar Mostrar o no el botón cerrar CloseButton Botones Minimizar y Maximizar Mostrar o no los botones de minimizar y maximizar MinMaxButtons Movible Establece si el usuario puede mover el formulario especificado. Moveable Tamaño del formulario dividido Para ajustar el tamaño del formulario y la hoja de datos. Cuanto más grandes sean los valores de la propiedad SplitFormSize, se mostrará más parte del formulario y menos de la hoja de datos SplitFormSize C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  32. Access 2007 32 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Orientación dividido del formulario Establece la posición de la hoja de datos con respecto al formulario cuando este se muestra en la vista Formulario dividido SplitFormOrientation Barra divisora del formulario dividido establece si la barra divisora está disponible cuando el formulario se muestra en modo Formulario dividido. SplitFormSplitterBar Hoja de datos del formulario dividido Establece si el usuario puede editar registros en la hoja de datos cuando un formulario se muestra en la vista Formulario dividido SplitFormDatasheet Impresión dividido del formulario Establece si el contenido del formulario o la hoja de datos se imprime al imprimir un formulario presentado en la vista Formulario dividido. SplitFormPrinting Guardar posición de la barra divisora Establece si la posición de la barra divisora se guarda cuando se cierra un formulario que se muestra en modo Formulario dividido SplitFormSplitterBarSave Hoja expandida secundaria de datos Determina el estado en que están guardadas todas las hojas secundarias de datos (hoja secundaria de datos: hoja de datos que está anidada en otra hoja de datos y que contiene datos relacionados o combinados con la primera hoja de datos.) SubdatasheetExpanded Alto expandida de hoja de datos Determinar el alto predeterminado con que se muestra una hoja secundaria de datos cuando se expande. SubdatasheetHeight Linea X Nº de subdivisiones por unidad de medida horizontal en la cuadrícula GridX Linea Y Nº de subdivisiones por unidad de medida vertical en la cuadrícula GridY Diseño a imprimir Inidcar si se usan fuentes de pantalla o de impresora. LayoutForPrint Para especificar o determinar la orientación de la vista. Orientación Orientation C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  33. Access 2007 33 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Tipo recordset Dependiendo del tipo que establezca podrá modificar o no un conjunto de registros: (0 ò Dynaset) Puede dependientes basados en una única tabla o en tablas con una relación uno a uno. Para controles dependientes de campos basados en tablas con una relación uno a varios, no se pueden modificar datos combinación del componente "uno" de la relación, a menos que se active una actualización en cascada entre las tablas. (1 ó Dynaset Actualizaciones no coherentes) Se pueden editar todas las tablas y los controles vinculados a sus campos. (2 ó Snapshot) No se puede editar las tablas o sus controles dependientes. RecordsetType modificar controles del campo de Valores predeterminados de búsqueda Indica si muestra los valores predeterminados para las nuevas filas en el formulario especificado antes de guardar la fila. FetchDefaults Filtro Filtro que se carga automáticamente con el formulario. es una expresión de cadena que consiste en una cláusula WHERE sin la palabra clave WHERE Filter Filtrar al cargar Establece si el filtro especificado por la propiedad Filter se aplica cuando se carga el formulario FilterOnLoad Ordenar por Para especificar cómo desea ordenar los registros del formulario. OrderBy Ordenar por al cargar Establece si la ordenación especificada por la propiedad OrderBy se aplica cuando se carga el formulario. OrderByOnLoad Entrada de datos Indicar si sólo se permite agregar nuevos registros desde el formulario. DataEntry Permitir agregar Indicar si es posible o no agregar registros desde el formulario AllowAdditions Permitir eliminación Inidcar si es posible o no eliminar registros desde el formulario AllowDeletions Permitir ediciones Indicar si se pueden modificar o no los registros desde el formulario AllowEdits Permitir filtros Indicar si se permite o no el filtrado de registros AllowFilters C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  34. Access 2007 34 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic OnCurrent Al activar registro (Current) Macro o función que se ejecuta cuando el enfoque se desplaza a un registro, haciendo que sea el registro actual, o cuando el formulario se actualiza o se somete a una nueva consulta. Al cargar Macro o función que se ejecuta cuando se carga el formulario, es decir cuando se abre y se muestran sus registros. Onload Al hacer clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace clic con el ratón sobre un objeto. OnClick Después de actualizar Macro o función que se ejecuta después de que el registro sea actualizado AfterUpdate Antes de actualizar Macro o función que se ejecuta antes de que el registro sea actualizado BeforeUpdate Antes de insertar Macro o función que se ejecuta cuando se teclea el primer carácter en un nuevo registro BeforeInsert Antes eliminación de confirmar la Macro o función que se ejecuta antes de confirmar una eliminación BeforeDelConfirm Al eliminar Macro o función que se ejecuta cuando un registro es eliminado OnDelete Después eliminación de confirmar la Macro o función que se ejecuta después de confirmar una eliminación AfterDelConfirm OnDirty En datos no guardados Macro o procedimiento que se ejecuta cuando cambia el contenido de un formulario o la parte de texto de un cuadro combinado. También ocurre al moverse de una página a otra en un control de ficha. Al recibir el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando un formulario recibe el enfoque OnGotFocus Al perder el enfoque Macro o función que se ejecuta cuando un formulario pierde el enfoque OnLostFocus Al hacer doble clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace doble clic con el ratón sobre un objeto. OnDblClick Al bajar el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se presione el botón del ratón mientras el puntero permanece sobre el objeto. OnMouseDown Al subir el mouse Macro o procedimiento que se ejecuta cuando el usuario suelta un botón del mouse (ratón). OnMouseUp Al mover el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se mueve el ratón sobre el objeto. OnMouseMove C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  35. Access 2007 35 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Al subir una tecla Macro o función que se ejecuta cuando se ha presionado una tecla mientras un formulario o control tiene el enfoque y se suelta. OnKeyUp Al bajar una tecla Macro o función que se ejecuta durante la acción de presionar una tecla OnKeyDown Al presionar una tecla Macro o función que se ejecuta cuando se ha presionado una tecla. OnKeyPress Al deshacer Macro o función que se ejecuta cuando se ha llevado a cabo una acción de deshacer. OnUndo Al abrir Macro o función que se ejecuta cuando se abre un formulario, pero antes de que se muestre el primer registro. OnOpen Al cerrar Macro o función que se ejecuta cuando un formulario se cierra y se quita de la pantalla. OnClose Al cambiar de tamaño Macro o función que se ejecuta al abrir un formulario y siempre que cambia su tamaño. OnResize Al activar Macro o función que se ejecuta cuando el formulario recibe el enfoque y se convierte en la ventana activa. OnActivate Al desactivar Macro o función que se ejecuta cuando el formulario o informe pierde el enfoque en favor de una ventana Tabla, Consulta, Formulario, Informe, Macro o Módulo, o de la ventana Base de datos. OnDeactivate Al descargar Macro o función que se ejecuta después de cerrar un formulario, pero antes de que desaparezca de la pantalla. OnUnload Al ocurrir un error Macro o función que se ejecuta al producirse un error en tiempo de ejecución en Microsoft Access cuando un formulario tiene el enfoque. OnError Al mover rueda del mouse MouseWheel Macro o función que se ejecuta al mover la rueda del ratón cuando un formulario tiene el enfoque. Al filtrar Macro o función que se ejecuta al modificar un filtro OnFilter Al aplicar el filtro Macro o función que se ejecuta cuando un filtro es aplicado o eliminado OnApplyFilter Al cronómetro Macro o función que se ejecuta cuando el intervalo de tiempo del cronómetro llega a cero OnTimer Intervalo de cronómetro Especificar el intervalo del cronómetro en milisegundos TimerInterval C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  36. Access 2007 36 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Al cambiar la selección Macro o función que se ejecuta cuando selecciona otro elemento en el formulario SelectionChange Antes de reproducción BeforeRender Después de reproducción final AfterFinalRender Después de reproducción AfterRender Después del diseño AfterLayout Al conectar OnConnect Al desconectar OnDisconnect Antes de la consulta BeforeQuery Al ejecutar la consulta Query Al cambiar los datos DataChange Al cambiar el conjunto de datos DataSetChange Al ejecutar el comando CommandExecute On Cmd Before Execute CommandBeforeExecute Al habilitar el comando CommandEnabled Al activar el comando CommandChecked Al cambiar la vista ViewChange Al cambiar la tabla dinámica PivotTableChange Antes de la sugerencia BeforeScreenTip Ciclo Para especificar qué sucede cuando se presiona la tecla TAB y el enfoque se encuentra en el último control de un formulario dependiente: 0 al primer control del registro siguiente. 1 al primer control de tabulación del mismo registro. 2, si está en el último control de una página, pasa al primer control de la página. Cycle Bloqueo de registros Para determinar cómo se bloquean los registros y qué sucede cuando dos usuarios intentan editar el mismo registro a la vez: 0 todos pueden cambiar, al segundo que lo intenta el sistema le pregunta. (bloqueo optimista). 1 mientras está abierto el formulario o la hoja de datos por un usuario todos los registros están bloquedados, nadie puede modificar, agregar o eliminar registros, sólo leer. 2, permanece bloqueado hasta que el usuario cambia de rgistro (bloqueo pesimista). RecordLocks C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  37. Access 2007 37 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Nombre de banda de opciones Establece el nombre de la Cinta de opciones personalizada que debe mostrarse cuando se carga el formulario especificado. RibbonName Barra de herramientas Especifica personalizada que mostrar para un formulario. una barra de herramientas Toolbar Menú contextual Para especificar si se muestra o no un menú contextual, cuando haga clic con el botón secundario del ratón en un objeto del formulario. ShortcutMenu Barra de menús Especifica un menú personalizado que mostrar para un formulario MenuBar Barra de menús contextuales Para especificar el menú contextual que aparecerá al hacer clic con el botón secundario del ratón en el objeto especificado. ShortcutMenuBar Archivo de ayuda Nombre de un archivo de Ayuda asociado con un formulario. HelpFile Id. del contexto de ayuda Especifica el identificador de contexto de un tema del archivo de Ayuda personalizado. HelpContextId Tiene un módulo asociado Para especificar o determinar si un formulario tiene un módulo de clase. HasModule Usar predeterminado tamaño de papel Impresión laser rápida Para especificar si las líneas y rectángulos se reemplazan por líneas de caracteres de texto, similares a los caracteres de subrayado (_) y barra vertical (|), al imprimir un formulario en la mayoría de las impresoras láser. FastLaserPrinting Información Adicional Cadena de texto que almacena información adicional del formulario. Tag C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  38. Access 2007 38 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Origen de la paleta Ruta y nombre del archivo para especificar la paleta de un formulario. Será de uno de estos formatos: PaletteSource .dib (archivo de mapa de bits (mapa de bits: imagen creada con una serie de puntos pequeños, como un trozo de papel milimetrado donde se han rellenado algunos cuadrados para crear formas y líneas. Cuando se almacenan como archivos, los mapas de bits suelen tener la extensión .bmp.) independiente del dispositivo) .pal (archivo de paleta de Windows) .ico (archivo de icono de Windows) .bmp (archivo de mapa de bits de Windows) .wmf o .emf, u otros archivos de gráficos para los que dispone de un filtro de gráficos. Tecla de vista previa Para procedimientos de evento del teclado en el nivel de formulario antes de llamar a los procedimientos de evento del teclado de un control. especificar si se llama a los KeyPreview 3.1. Secciones de un formulario Encabezado y pie de formulario Para mostrar u ocultar estas secciones utilice la herramienta Encabezado y pie de formulario que encontrará en el grupo Mostraru ocultar de la ficha Organizar, en la vista diseño de formulario. Los controles y objetos que se introducen en esta sección aparecen en la parte superior de la pantalla cuando se visualiza el formulario (para todos los registros), en el caso del encabezado o en la parte inferior de la pantalla, en el caso del pie.. Estas son las propiedades del Encabezado y del pie del formulario y se describen a continuación Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Nombre Indicar el nombre de la sección Name Visible Indicar si los elementos que contiene la sección son o no visibles Visible C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  39. Access 2007 39 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Alto Altura de la sección Height Color de fondo Color de fondo de la sección BackColor Efecto especial Apariencia de la sección SpecialEffect Alto automático Indicar si el alto se ajustará al alto de los elementos de la sección. AutoHeight Autoextensible Indicar si debe expandirse verticalmente la sección para ajustarse al texto. CanGrow Autocomprimible Indicar si la sección se comprimirá verticalmente de modo que los datos que contiene puedan imprimirse o verse en una vista previa sin dejar líneas en blanco. CanShrink Mostrar cuando Determina cuando se muestra la sección DisplayWhen Mantener juntos Indicar si se mantiene la sección en la misma página KeepTogether Forzar página nueva Para indicar dónde se iniciará la impresión. ForceNewPage Nueva columna fila o Dónde comienza a imprimirse la sección. NewRowOrCol Al hacer clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace clic sobre la sección. OnClick Al hacer doble clic Macro o función que se ejecuta cuando se hace doble clic sobre la sección. OnDblClick Al bajar el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se presiona el botón del ratón. OnMouseDown Al subir el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se suelta el botón del ratón. OnMouseUp Al mover el mouse Macro o función que se ejecuta cuando se mueve el ratón. OnMouseMove Al pintar Macro o función que se ejecuta cuando se vuelve a pintar la sección. OnPaint Información adicional Datos adicionales que deben guardarse con el objeto. Tag Puede escribir una cadena de texto de 2048 caracteres máximo. Detalle En esta sección se introducen los controles que muestren información de campos, cálculos, … Para seleccionar una sección del formulario haga clic en el selector de secciones, que se encuentra en la regla vertical, o en cualquier parte de la barra de sección, que es donde aparece el nombre de la sección, o en cualquier punto del fondo de la sección. El detalle presenta las mismas propiedades descritas en la sección anterior. Tiene una propiedad más: C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  40. Access 2007 40 Propiedad Descripción Referencia VisualBasic Color de fondo alternativo Establece el color de fondo que se debe mostrar en las filas alternas de la sección especificada. AlternateBackColor 3.2. Controles de un formulario Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información que mejora la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. El control más común es el cuadro de texto, pero también hay otros controles como etiquetas, casillas de verificación y controles de subformulario y subinforme. Los controles se clasifican en: dependientes, independientes y calculados. Control dependiente. Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente. Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos son controles independientes. Los controles independientes se usan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un campo se denomina control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define una expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores, nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. 3.3. Diseños de controles Son guías que permiten alinear los controles horizontal y verticalmente para proporcionar un aspecto uniforme. Es similar a una tabla donde cada celda contiene un control. Muestra un signo igual al selector de tabla que se conoce de Word. Los diseños de controles pueden ser de dos tipos: Diseños de controles tabulares. Los controles están organizados en filas y columnas, al igual que en una hoja de cálculo, con etiquetas en la parte superior. Los diseños de controles tabulares siempre se expanden en dos secciones de un formulario; en cualquier sección que haya controles, las etiquetas estarán en la sección de arriba. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  41. Access 2007 41 Diseños de controles apilados. Los controles se organizan verticalmente, al igual que se puede ver en un formulario en papel, con una etiqueta a la izquierda de cada control. Los diseños apilados están siempre incluidos en una sección de formulario simple. Si desea agregar otros controles al mismo diseño, selecciónelos manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, A continuación puede optar por uno de estos métodos: Haga clic en la herramienta Tabular Diseño de controles. o en Apilado En la ficha Organizar, en el grupo En el menú contextual de los controles seleccionados, elija Diseño  Apilado.  Tabular o Diseño   Para eliminar un control de un diseño de controles, seleccione el control y a continuación haga clic en la herramienta Quitar utilice el menú contextual. de la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles. O 3.4. Uso de la lista de campos . Agregar controles Para tener a la vista la lista de campos de la tabla activar la herramienta ‘Agregar campos existentes’ de la ficha Herramientas, del panel Diseño de la cinta Herramientas de formularios. La lista de campos puede mostrar dos aspectos, que se alternan pulsando en la parte inferior: Todos los campos de la base de datos Muestra la relación de Campos disponibles en esta vista, Campos disponibles en otras tablas relacionadas y Campos en otras tablas (si existiesen). (Ver Imagen 1) Sólo campos del origen de registros Muestra únicamente los campos disponibles para esta vista. (Ver imagen 2) C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  42. Access 2007 42 Imagen 1 Imagen 2 Así si desea presentar un campo en el formulario, seleccione dicho campo en la lista y con el ratón, arrastre hasta situarlo en el lugar deseado. El resultado será un control del tipo adecuado al campo (como esté establecido en el diseño de la tabla); también incorpora una etiqueta adjunta al control. Si desea cambiar el control que ha incorporado para un campo pulse el botón derecho del ratón sobre el control y en el menú contextual seleccione Cambiar a. Si esta opción no aparece, es que no es posible cambiar el tipo de control. También es posible presentar un campo, utilizando otro tipo de control distinto: cuadro combinado, cuadro de lista, casilla de selección... . La forma más sencilla de incorporar cualquier control es activar el asistente de controles , que se encuentra en la misma cinta de Herramientas de diseño de formulario, en el panel de Diseño, grupo de Controles, donde también encontrará las herramientas que le permitirán elegir cualquier otro control. El modo de incluir un control será haciendo clic sobre la herramienta del control y luego un clic sobre la posición de la cuadrícula donde estará la esquina superior izquierda del control, o en lugar de este clic, puede arrastrar, indicando con ello posición y tamaño final del control. 3.5. Herramientas del cuadro controles C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  43. Access 2007 43 Asistente de controles Puede usar los asistentes para que le ayuden a crear botones de comando, cuadros de lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. Actívela si no lo está. Seleccionar objetos Esta herramienta se utiliza para seleccionar. Haga clic sobre: Para seleccionar varios controles haga clic en el primero, y mantenga pulsada la tecla MAYÚSCULAS para seleccionar otros. Si los controles a seleccionar están seguidos, puede trazar un recuadro imaginario. Todos los controles que queden total o parcialmente incluidos en el mismo quedarán seleccionados. Si los controles a seleccionar están en la misma línea horizontal, lleve el cursor sobre la regla vertical y el puntero del ratón tomará el aspecto de una flecha horizontal. Pulse el botón izquierdo cuando el puntero del ratón señale la línea con los controles que desee seleccionar. Si pulsa y arrastra (hacia arriba /abajo) seleccionará todos los controles que incluya el barrido. De igual forma puede seleccionar controles que estén en la misma línea vertical, haciendo uso de la regla horizontal. Etiqueta Utilice este control para mostrar texto descriptivo como nombre de la empresa, instrucciones de manejo del formulario…Una vez seleccionada esta herramienta haga clic en el lugar donde desee incluir ese texto. Escriba el texto y pulse la tecla INTRO para terminar. Si desea incluir varias líneas pulse CONTROL + INTRO. Cuadro de texto Control que proporciona un espacio para escribir o ver texto en un formulario, informe o página de acceso a datos. Active la herramienta correspondiente y haga clic en el lugar deseado para el control. Muestre la hoja de propiedades del control En el Origen del control seleccione el campo o bien introduzca una expresión comenzando con el signo "=". También puede servirse del Generador de expresiones que aparecerá al pinchar en los tres puntos que aparecen a la derecha. Grupo de opciones Control que contiene un conjunto de casillas de verificación, botones de alternar o botones de opción. Sólo se puede elegir una opción de un grupo de opciones. Si el grupo de opciones es dependiente, la opción seleccionada determina el valor del campo base. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  44. Access 2007 44 Con el asistente de controles activado seleccione la herramienta Grupo de opciones y a continuación haga clic en el lugar donde desee emplazar el control. Le mostrará la siguiente ventana donde debe introducir la etiqueta que desea para cada valor alternativo (los diferentes cursos a realizar). En la siguiente ventana podrá elegir, si debe seleccionar una de las opciones de forma predeterminada. En la siguiente ventana debe introducir los valores (numéricos) que desee para cada opción. A continuación le mostrará otra ventana para que seleccione si los valores alternativos se presentarán con botones de alternar, botones de opción, … y el estilo que desea para los mismos. En la zona izquierda se ve una muestra de lo que será el resultado final. Por último debe introducir el título que desea para el grupo de opciones. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  45. Access 2007 45 Botón de alternar Control que actúa como un botón de activación/desactivación. Puede mostrar texto o una imagen, y puede aparecer solo o formar parte de un grupo de opciones. Active la herramienta botón de alternar. Arrastre el campo desde la lista de campos hasta la posición deseada. Muestre la tabla de propiedades del control y escriba el título. Botón de opción Control que puede estar seleccionado o desactivado. Los botones de opción se utilizan normalmente como parte de un grupo de opciones donde el usuario puede seleccionar una y sólo una opción, pero también se pueden utilizar fuera de un grupo de opciones para campos de tipo de datos Sí/No. Active la herramienta botón de opción y arrastre el campo desde la lista de campos y arrastre hasta la posición deseada. Aparece un botón con el nombre del campo. Casilla de verificación Indica si una opción está seleccionada o no. Cuando la opción está seleccionada, la casilla está marcada. Active la herramienta correspondiente y arrastre el campo desde la lista de campos hasta la posición deseada. Aparece una casilla con el nombre del campo. Cuadro combinado Combina las características de un cuadro de lista y un cuadro de texto. Puede escribir en el cuadro de texto o seleccionar un elemento en el cuadro de lista. El dato incorporado puede almacenarse en un campo o bien puede ser utilizado como herramienta de búsqueda. Activar la herramienta cuadro combinado y arrastre el campo desde la lista de campos hasta el lugar deseado. Puede elegir si la lista del combinado procede de otra tabla, hay que escribir cada uno de los posibles valores o si va a ser utilizado para buscar un registro en el formulario. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  46. Access 2007 46 En el caso de escribir la lista de valores indique el número e columnas y escriba su contenido. Debe tener en cuenta que se mostrará el contenido de la primera columna, aunque el valor que almacene con este control pueda determinarlo en la pantalla siguiente del asistente. Pulse el botón Siguiente. Asigne el campo asociado al control y pulse Siguiente. Por último establezca un título o etiqueta al control. Cuadro de lista Se utiliza para presentar una lista de valores. En la vista formulario permite seleccionar un valor de la lista para introducir un valor en un nuevo registro o para cambiar un valor en un registro existente. Al igual que los cuadros combinados también puede utilizarse para localizar un registro que contenga el dato seleccionado en la lista. Botón de comando Este control se emplea para realizar acciones por ejemplo desplazarse a un registro, imprimir un registro, … Active la herramienta Botón de comando y haga clic en la posición para el control. Si tiene activado el asistente de controles, le mostrará en pantalla la siguiente ventana donde podrá optar por distintas acciones clasificadas en categorías. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  47. Access 2007 47 Pulse el botón Siguiente y podrá asignar una imagen al botón o un texto. Por último deberá incluir el nombre del control. C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

  48. Access 2007 48 Imagen Se utiliza para presentar una imagen estática en un formulario o informe. Como la imagen estática no es un objeto OLÉ no se puede modificar una vez incluida en el formulario. Marco de objeto independiente Se utiliza para presentar un objeto OLÉ independiente, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, en un formulario. El objeto permanece constante al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente Se utiliza para mostrar objetos OLÉ, almacenados en un campo del origen de registros base del formulario. A medida que se desplaza de registro en registro se presenta un objeto diferente. Insertar o quitar salto de línea Se utiliza para comenzar una nueva pantalla en un formulario. Control ficha Con este control podrá crear un formulario con fichas de varias páginas o un cuadro de diálogo con fichas. Subformulario/subinforme Para presentar los datos procedentes de más de una tabla en un formulario o informe. Línea Para dar énfasis a la información especialmente importante. Rectángulo Para crear efectos gráficos como agrupar un conjunto de controles de un formulario o resaltar los datos importantes de un informe. 3.6. Eliminar un control Seleccione el control y pulse la tecla SUPR. 3.7. Alinear varios controles Seleccione los controles y utilice alguna herramienta del grupo Alineaciónde controles de la ficha Organizar 3.8. Igualar / aumentar / reducir espaciado entre controles Seleccione los controles y utilice alguna herramienta del grupo Posición de la ficha Organizar C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com

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