CFGM. Comunicación empresarial

1. CFGM. Comunicación empresarial Recepción, envío y registrode la correspondenciay su clasificación Unidad 4

2. CONTENIDOS 4.1. La comunicación escrita en la empresa 4.2. Principales características de la correspondencia comercial 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas 04 Comunicación oral 1

3. 4.1. Comunicación escrita en la empresa La empresa necesita relacionarse y comunicarse con particulares y con otras empresas privadasy públicas debido a su actividad mercantil. A. Normas de comunicación y expresión escrita • Exponer adecuadamente los asuntos a tratar. • Evitar adornos y un número de palabras excesivo. • No cometer faltas de ortografía. • Utilizar un vocabulario amplio. • Tratar de una forma individualizada los diferentes temas. • Evitar los pleonasmos (redundancia de palabras). • Huir del empleo excesivo del gerundio en el comienzo y en la despedida de las cartas comerciales. • Evitar las frases con demasiado formulismo. • No cometer cacofonías (repetición frecuente de unas mismas sílabas o letras). 2

4. 4.2. Principales características de la correspondencia comercial • Estructura de una carta comercial Una carta comercial modelo está formada por tres partes: 3

5. Inicio Contenido 4.2. Principales características de la correspondencia comercial • Estructura de una carta comercial Veamos detenidamente elemento por elemento: • Saludo • Membrete • Destinatario • Nuestra Referencia (N/Rfa.:) • Su Referencia (S/Rfa.:) • Asunto • Fecha 4

6. Contenido 4.2. Principales características de la correspondencia comercial • Estructura de una carta comercial • Texto 5

7. Final 4.2. Principales características de la correspondencia comercial • Estructura de una carta comercial • Despedida • Antefirma • Firma • Anexo • Posdata 6

8. 4.2. Principales características de la correspondencia comercial B. Estilos de la carta comercial En la carta comercial existen varios estilos. Los principales y más utilizados en el mundo empresarial son: moderno, moderno modificado, profesional y evolucionado. 7

9. 4.2. Principales características de la correspondencia comercial B. Estilos de la carta comercial 8

10. Cartas de informes Cartas de informes Cartas de pedido Cartas de reclamación Con dos tipos: 4.2. Principales características de la correspondencia comercial C. Clases de cartas comerciales Según el contenido o motivo de las cartas comerciales, las agrupamos en tres bloques: 9

11. Cartas de pedido 4.2. Principales características de la correspondencia comercial C. Clases de cartas comerciales Las más habituales son: 10

12. Cartas de reclamación 4.2. Principales características de la correspondencia comercial C. Clases de cartas comerciales Existen dos tipos: 11

13. 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Amdinistraciones públicas A. Documentos administrativos básicos El documento administrativo es el soporte físico que utilizan las diferentes Administraciones para materializar o plasmar sus actos. 12

14. Oficio 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas A. Documentos administrativos básicos El oficio es el documento que utilizan los órganos o unidades de la Administración pública, autonómica y local para comunicarse entre síy con los ciudadanos. Partes de que consta: Lugar Fecha Membrete Antefirma • Final • Inicio • Contenido Referencia Firma Asunto Identificación del firmante Destinatario 13

15. Nota interior 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresay en las Administraciones públicas Se trata del documento que se utiliza para la comunicación entre departamentoso unidades pertenecientes a un mismo órgano superior. 14

16. Notificación 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas La notificación es el trámite por el que el órgano competente comunicaal interesado o interesados una resolución o acuerdo. Fases del proceso: La ordenación de la notificación La práctica de la notificación El documento mediante el cual se pone en conocimiento del ciudadanola comunicación de una notificación es la acreditación de la notificación. Partes de que se compone: Lugar. Circunstancias de la notificación practicada. Membrete. Medio utilizado. • Contenido • Final • Inicio Lugar y fecha. Circunstancias de la notificación no practicada. Texto del inicio. 15 Firma.

17. Publicación o anuncio 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas La publicación o anuncio es una actuación material que consiste en la inserciónde un acto administrativo en un diario oficial con el fin de comunicarlo.

18. Solicitud 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas Se trata del documento que contiene una o más peticiones de un ciudadano o empresa con el objeto de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirige para satisfacer una o más pretensiones con fundamento de derecho subjetivo o un interés legítimo. Las partes de que se compone son: • Contenido • Inicio • Final • Medio preferente. • Nombre y apellidos del solicitante o representante. • Expone. • Solicita. • Lugar de notificación. • Complementos. • Número del DNI o NIF del solicitante. • Localidad y fecha de la solicitud. –Documentos requeridos –Datos e informaciones • Firma o rúbrica del solicitante. • Identificación del órgano.

19. Declaración 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas Partes: La declaración es el documento por el que tanto las personas físicas, jurídicas y otras organizaciones manifiestan la autenticidad de unos hechos ante los organismos públicos.

20. La carta 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas Tanto la Administración como los ciudadanos pueden dirigirse recíprocamente comunicaciones a través de cartas. Ejemplos:

21. Carta circular Saluda 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas B. Comunicaciones breves y de régimen interior Dentro de este apartado incluiremos aquellas cartas o escritos que contienen un asunto a tratar conciso o corto. Principales tipos:

22. Nota interior Avisos y anuncios 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas B. Comunicaciones breves y de régimen interior

23. El sobre 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas C. Medios físicos de la correspondencia comercial Es la cubierta donde se introduce la carta para su envío posterior. En él han de figurar los datos del destinatario, la persona a quien se envía la carta, los del remitente,la persona que la escribe, y el franqueo o el pago del servicio que se va a prestar mediante los selloso estampillas.

24. El sobre prefranqueado El código postal El papel La carta El certificado 4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas C. Medios físicos de la correspondencia comercial

25. Créditos: Autores del libro del alumno Gerardo Álvarez Alberto CadiñanosEdiciónEstudio177.com, Rocío Orovengua León 24